Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным этапом цифровизации кадрового учета в России, и теперь каждый работодатель обязан корректно зафиксировать выбор сотрудника. В системе 1С:Зарплата и управление персоналом этот процесс автоматизирован, однако требует внимательного ввода исходных данных для корректного формирования отчетности в Социальный фонд России (СФР). Ошибки на этапе приема заявлений могут привести к искажению стажа работника или штрафам за несвоевременную сдачу сведений.
Процедура оформления начинается с момента, когда сотрудник письменно уведомляет организацию о своем желании перейти на ЭТК или сохранить бумажную книжку. 1С:ЗУП предоставляет готовые формы документов, которые автоматически подтягивают необходимые реквизиты из карточки сотрудника. Важно понимать, что сроки подачи сведений зависят от даты подачи заявления: до конца 2020 года требовалась срочная сдача, сейчас же действуют стандартные регламенты ежемесячной отчетности, за исключением случаев приема или увольнения.
В данной статье мы детально разберем алгоритм действий кадровика или бухгалтера в интерфейсе программы. Мы рассмотрим, где найти нужные документы, как правильно заполнить поля формы и как проконтролировать выгрузку данных в файл ЕФС-1. Особое внимание уделим нюансам работы с новыми сотрудниками, которые впервые трудоустраиваются и не имеют бумажных трудовых книжек.
Регистрация заявления о выборе формы трудовой книжки
Основанием для смены формата учета стажа является письменное волеизъявление сотрудника. В программе 1С:ЗУП (версии 3.1 и выше) для этого предусмотрен специальный документ, который находится в разделе кадрового учета. Чтобы начать работу, необходимо перейти по пути Кадры → Заявления о выборе формы трудовой книжки и нажать кнопку Создать. Это действие откроет форму нового документа, где система предложит выбрать конкретного работника из списка.
При создании документа система автоматически проверяет текущий статус сотрудника. Если ранее выбор уже был зафиксирован, программа может выдать предупреждение о дублировании. В поле «Вид заявления» необходимо выбрать один из двух вариантов: «О переходе на электронную трудовую» или «О сохранении бумажной трудовой». Выбор зависит от того, какое решение принял сотрудник в установленный законом срок. Для сотрудников, принятых на работу после 1 января 2021 года, подача такого заявления не требуется, так как они ведут только ЭТК по умолчанию.
Заполнение документа требует указания даты подачи заявления сотрудником. Именно от этой даты отсчитываются сроки предоставления сведений в контролирующие органы. В нижней части формы обычно отображается история подобных заявлений по данному сотруднику, что позволяет избежать путаницы при повторном обращении. После ввода всех данных документ следует провести и сохранить, чтобы он вступил в силу и обновил сведения в карточке сотрудника.
⚠️ Внимание: Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, но позже передумал, отозвать заявление невозможно. Законодательство не предусматривает механизма возврата к бумажной форме для тех, кто уже сделал выбор в пользу цифрового формата.
После проведения документа данные автоматически попадают в регистры сведений о трудовой деятельности. Это гарантирует, что при формировании ежемесячного отчета ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) информация о выборе формы будет отражена корректно. Не забывайте проверять поле «Дата подачи», так как ошибка в одном дне может сдвинуть отчетный период и привести к нарушению сроков сдачи.
Оформление приема на работу и выбор ЭТК для новых сотрудников
Ситуация с новыми сотрудниками, принятыми на работу начиная с 2021 года, имеет свои особенности. Для них бумажные трудовые книжки больше не заводятся, а весь стаж ведется исключительно в электронном виде. В 1С:ЗУП при оформлении приема на работу такого сотрудника нет необходимости создавать отдельное заявление о выборе формы, так как этот выбор уже предопределен законодательно.
Тем не менее, в карточке физического лица и в документе Прием на работу должны быть корректно заполнены сведения о документах, удостоверяющих личность, и СНИЛС. Отсутствие СНИЛС сделает невозможным формирование отчета в СФР. При вводе документа приема убедитесь, что в разделе «Трудовая деятельность» стоит отметка о ведении электронной книжки. Система по умолчанию должна подставлять этот статус для дат приема после 01.01.2021.
Если же к вам устраивается сотрудник, который ранее работал в других организациях и имеет выбор в пользу бумажной трудовой, он обязан предоставить выписку из своей ЭТК или саму бумажную книжку. В этом случае в 1С вносится информация о предыдущем стаже вручную или путем загрузки файла. Важно правильно указать период работы и причину увольнения, чтобы непрерывность стажа не нарушилась в базе данных фонда.
При приеме сотрудника, который ранее вел бумажную трудовую, обязательно запросите у него копию последней страницы книжки или выписку из ЭТК для сверки записей перед вводом данных в 1С.
Для массового приема сотрудников удобно использовать группу операций или обработку загрузки данных. Однако каждый документ приема должен быть индивидуально проверен на наличие СНИЛС и корректность подразделения. Ошибки в этих полях являются наиболее частой причиной получения протоколов ошибок при проверке отчетов в СФР.
Формирование и выгрузка отчета ЕФС-1 (СЗВ-ТД)
После того как все заявления зарегистрированы и документы по кадрам проведены, наступает этап формирования отчетности. В 1С:ЗУП отчет, содержащий сведения о трудовой деятельности, теперь входит в состав единого формы ЕФС-1. Для доступа к нему перейдите в раздел Отчеты → 1С-Отчетность или используйте универсальный механизм отчетов в зависимости от вашей конфигурации.
При создании нового отчета выберите вид «ЕФС-1» и укажите отчетный период. Если вы сдаете сведения о переходе на ЭТК за конкретный месяц, убедитесь, что в настройках отчета выбран соответствующий подраздел. Программа автоматически соберет данные по всем сотрудникам, по которым в отчетном периоде были зафиксированы заявления или кадровые перемещения. Перед выгрузкой обязательно нажмите кнопку «Проверить», чтобы система провела предварительный контроль заполненности полей.
Выгрузка файла происходит в формате XML, который готов к отправке через операторов электронного документооборота или напрямую через личный кабинет страхователя. В таблице ниже приведены основные разделы отчета, которые заполняются при работе с электронными трудовыми:
| Раздел отчета | Назначение | Периодичность сдачи |
|---|---|---|
| Раздел 1 (Сведения о застрахованных) | Базовые данные о сотрудниках | Ежемесячно |
| Раздел 2 (Сведения о трудовой деятельности) | Фиксация выбора формы ЭТК, прием, увольнение | При событии или ежемесячно |
| Раздел 3 (Сведения о стаже) | Данные для назначения пенсии | Ежегодно |
При приеме или увольнении сотрудника отчет сдается не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Если же происходит только выбор формы трудовой книжки (без приема/увольнения), данные включаются в ежемесячный отчет, который сдается до 25 числа месяца, следующего за отчетным.
☑️ Проверка перед отправкой ЕФС-1
Корректировка сведений и исправление ошибок
В кадровой работе нередки ситуации, когда после отправки отчета обнаруживаются ошибки: опечатка в фамилии, неверная дата заявления или ошибочный код функции. В 1С:ЗУП механизм исправления реализован через создание корректирующих записей. Нельзя просто удалить старый документ, так как история должна быть прозрачной для проверяющих органов.
Для исправления ошибок в ранее переданных сведениях необходимо создать новый документ заявления или кадрового перевода с правильными данными. При формировании следующего отчета система увидит расхождение и сформирует запись с признаком «Корректирующая». В отчете ЕФС-1 такие строки помечаются специальным маркером, указывающим на то, что данные уточняют предыдущий период.
Если ошибка была критической и отчет еще не был принят фондом, можно использовать механизм аннулирования. Для этого в документе-основании устанавливается флаг аннулирования, и при выгрузке в отчет попадает запись с нулевыми значениями или пометкой об отмене. Однако этот метод работает только в строго определенных регламентом случаях.
⚠️ Внимание: Интерфейс и названия разделов в 1С могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации (3.1.х) и обновлений платформы. Всегда сверяйтесь с официальными релиз-нотами фирмы «1С» при переходе на новую версию.
После внесения исправлений обязательно сформируйте тестовый файл отчета и проверьте его через внешние проверочные программы (например, CheckXML от СФР), если такая возможность есть в вашем контуре. Это позволит избежать блокировки отчета на стороне фонда и сэкономит время на переделку.
Что делать, если сотрудник потерял СНИЛС?
Если сотрудник не может предоставить СНИЛС, работодатель обязан запросить эти сведения в СФР самостоятельно. В 1С можно оставить поле пустым временно, но сдать отчет без СНИЛС не получится — система выдаст ошибку при проверке.
Печатные формы и выдача выписок сотрудникам
Хотя основная информация хранится в электронном виде, сотрудники часто запрашивают подтверждение своего стажа для банков, визовых центров или личных архивов. В 1С:ЗУП реализована возможность формирования выписки из электронной трудовой книжки. Этот документ имеет юридическую силу и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя при отправке или печатью при выдаче на бумаге.
Чтобы распечатать выписку, откройте карточку сотрудника или список заявлений, выделите нужный документ и выберите команду Печать → Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Форма СТД-Р содержит полную информацию о периодах работы, должностях и основаниях записей, которые были переданы в СФР. Убедитесь, что в настройках печати выбран актуальный бланк, соответствующий текущим требованиям Минтруда.
Выдача выписки сотруднику фиксируется в журнале учета выдачи документов, если это требуется внутренними правилами организации. Электронную копию выписки можно отправить работнику через защищенные каналы связи, предварительно подписав её ЭЦП. Это особенно удобно для удаленных сотрудников, которые не могут посетить офис кадров.
При формировании печатной формы обращайте внимание на полноту данных. Если стаж сотрудника включает периоды работы до 2020 года в других организациях, они должны быть предварительно введены в базу 1С, иначе выписка будет неполной. Для этого используется механизм импорта данных из бумажных трудовых книжек или файлов выгрузок от предыдущих работодателей.
Выписка СТД-Р, сформированная в 1С, является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж, и принимается всеми государственными и коммерческими структурами наравне с бумажной трудовой книжкой.
Контроль сроков и актуальность законодательства
Законодательство в сфере пенсионного обеспечения и кадрового учета динамично меняется. Сроки сдачи отчетности, форматы файлов и требования к заполнению полей могут корректироваться распоряжениями СФР и Минтруда. В 1С эти изменения отражаются в регулярных обновлениях конфигурации, поэтому критически важно своевременно устанавливать релизы.
Игнорирование обновлений может привести к тому, что ваша версия 1С сформирует отчет по устаревшему шаблону, который будет отклонен принимающей стороной. Особенно это касается переходных периодов, когда меняются коды классификаторов или добавляются новые основания для записей в трудовую книжку. Следите за новостями в системе «1С:ИТС» и оперативно применяйте патчи.
Для автоматизации контроля можно настроить в системе напоминания о приближении сроков сдачи ЕФС-1. Это поможет избежать штрафов за просрочку, которые начисляются за каждый день задержки. Помните, что ответственность за достоверность сведений несет работодатель, даже если ошибку допустила программа из-за отсутствия обновлений.
Нужно ли подавать заявление, если сотрудник не определился с выбором?
Да, если сотрудник не подал заявление до конца 2020 года, работодатель обязан был сохранить ему бумажную трудовую. Для новых сотрудников (после 2021 года) заявление не требуется, они автоматически ведут ЭТК.
Можно ли изменить выбор формы трудовой книжки позже?
Нет, законодательство РФ не позволяет изменить выбор, сделанный один раз. Если сотрудник выбрал электронную форму, возврат к бумажной невозможен.
Что делать, если в 1С нет обновления для новой формы ЕФС-1?
Необходимо срочно обратиться к вашему партнеру по сопровождению 1С или обновить конфигурацию через сервис 1С:ИТС. Работа в устаревшей версии рискованна.
Как ввести стаж сотрудника, если у него нет бумажной трудовой?
Стаж до 2020 года вводится вручную на основании архивных справок или выписок из предыдущих мест работы. Данные заносятся в регистр «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника.
Обязательно ли печатать форму СТД-Р при увольнении?
Да, при увольнении работодатель обязан выдать сотруднику заверенную выписку из электронной трудовой (форма СТД-Р) в последний день работы.