Воинский учет в 1С ЗУП: полное руководство по заполнению на 2026 год

Ведение воинского учета в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) — обязательная процедура для всех работодателей, у которых в штате есть военнообязанные сотрудники. Ошибки в заполнении могут привести к штрафам от ФНС (до 50 000 руб.) или претензиям от военкоматов. В этой статье разберем, как правильно вносить данные о воинском учете в 1С ЗУП 3.1, какие поля обязательны, а какие можно пропустить, а также типичные ошибки, которые допускают кадровики.

С 2023 года требования к воинскому учету ужесточились: теперь проверяют не только наличие данных, но и их актуальность. Например, если сотрудник предоставил новое удостоверение или изменил категорию годности, эти сведения нужно оперативно обновить в системе. Мы покажем, как это сделать без ошибок, используя стандартные инструменты 1С ЗУП.

Статья актуальна для версий 1С:ЗУП 3.1.24+ и 1С:ЗУП КОРП 3.1. Если у вас более ранняя редакция, некоторые пункты меню могут отличаться — проверьте их по документации вашей версии.

1. Кого нужно учитывать: категории сотрудников

Не все сотрудники подлежат воинскому учету. Согласно Федеральному закону №53-ФЗ, в 1С ЗУП требуется вносить данные только о:

• 👨‍💼 Мужчинах в возрасте от 18 до 27 лет (призывной возраст).
• 👨‍🔧 Мужчинах до 50 лет, состоящих в запасе (военнообязанные).
• 👩‍💼 Женщинах, имеющих военно-учетную специальность (ВУС).
• 👨‍🎓 Студентах очной формы (если они работают по трудовому договору).

Иностранные граждане и лица без гражданства не подлежат воинскому учету в РФ, даже если они работают в российской компании. Их данные вносить не нужно.

⚠️ Внимание: С 2026 года военкоматы начали активнее проверять компании на наличие данных о сотрудниках с отсрочками по мобилизации. Если у сотрудника есть отсрочка (например, по уходу за ребенком или по состоянию здоровья), это должно быть отражено в карточке в 1С ЗУП.

Чтобы не пропустить военнообязанных сотрудников, используйте отчет "Список военнообязанных" (Кадры → Отчеты по кадровому учету → Воинский учет). Он автоматически выгружает всех, кто подпадает под учет, с разделением по категориям.

2. Где в 1С ЗУП хранятся данные воинского учета

Информация о воинском учете в 1С:ЗУП хранится в двух местах:

1. Карточка сотрудника (Кадры → Сотрудники → [Выбрать сотрудника] → Закладка "Воинский учет"). Здесь вносятся основные сведения: категория запаса, ВУС, состав семьи и т.д.
2. Документ "Воинский учет" (Кадры → Воинский учет → Создать). Используется для массового внесения изменений (например, при обновлении данных после проверки).

Если у вас много сотрудников, удобнее работать через документ "Воинский учет" — он позволяет заполнять данные в табличном виде и выгружать их в формате для военкомата.

3. Пошаговая инструкция: как заполнить воинский учет в карточке сотрудника

Рассмотрим заполнение на примере карточки сотрудника. Откройте раздел Кадры → Сотрудники, выберите нужного работника и перейдите на закладку "Воинский учет".

3.1. Основные поля (обязательные к заполнению)

Поле в 1С ЗУП	Что указывать	Пример значения
Категория запаса	Указывается согласно военному билету (например, "Рядовой запаса", "Офицер запаса").	Рядовой запаса 2 разряда
ВУС (военно-учетная специальность)	Код специальности из военного билета (например, 031001 — стрелок).	100104А (водитель БТР)
Состав семьи	Количество иждивенцев (дети до 18 лет, нетрудоспособные родственники).	2 (ребенок 5 лет, жена в декрете)
Годность к военной службе	Категория из военного билета (А, Б, В, Г, Д).	Б-3 (годен с незначительными ограничениями)

Если сотрудник предоставил приписное свидетельство (для призывников), вместо военного билета заполняйте поля на его основе. В этом случае категория запаса будет Призывник.

3.2. Дополнительные поля (заполняются при наличии)

• 📄 Наименование военкомата — указывайте полное название (например, "Военный комиссариат г. Москвы, район Хорошево-Мневники").
• 🏥 Мобилизационное предписание — если сотрудник имеет отсрочку или освобождение, прикрепите скан документа в поле Файлы.
• 🔄 Изменения в данных — если сотрудник предоставил новое удостоверение, зафиксируйте дату изменения в поле Дата последнего обновления.

Указана категория запаса|Внесена ВУС (если есть)|Проверен состав семьи|Указан военкомат|Прикреплены сканы документов (при наличии)-->

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволен, его данные из воинского учета удалять нельзя! Они должны храниться в архиве в течение 5 лет с момента увольнения (требование п. 34 Положения о воинском учете).

4. Массовое заполнение воинского учета через документ

Если в компании более 50 военнообязанных сотрудников, заполнять данные вручную неэффективно. В 1С ЗУП для этого предусмотрен документ Воинский учет (Кадры → Воинский учет → Создать).

Алгоритм работы:

1. Создайте новый документ и укажите период отчетности (обычно это текущий квартал).
2. Нажмите Заполнить → Заполнить по сотрудникам — система автоматически подтянет всех военнообязанных.
3. Проверьте данные в таблице и откорректируйте их при необходимости.
4. Сохраните документ и сформируйте отчет для военкомата (Печать → Форма №6).

Если у вас есть экспорт в военкомат, используйте формат XML или DBF (в зависимости от требований регионального военкомата). В 1С ЗУП 3.1.25+ поддерживается автоматическая выгрузка в личный кабинет военкомата через 1С:Отчетность.

Что делать, если 1С не подтягивает сотрудника в отчет?

Если военнообязанный сотрудник не попал в отчет, проверьте:

1. Правильно ли указана его дата рождения (должен быть старше 18 лет).

2. Заполнено ли поле "Гражданство" (должно быть "Российская Федерация").

3. Нет ли ошибок в поле "Пол" (для женщин учитываются только те, у кого есть ВУС).

Если все верно, но сотрудник не отображается, обновите конфигурацию 1С или обратитесь в поддержку.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки в воинском учете — одна из главных причин штрафов. Рассмотрим самые распространенные:

5.1. Неактуальные данные

Многие компании вносят данные о воинском учете один раз (при приеме на работу) и не обновляют их. Это грубая ошибка: согласно п. 22 Положения о воинском учете, работодатель обязан ежегодно уточнять сведения у сотрудников.

Как исправить:

• 📅 Ежегодно (например, в январе) рассылайте сотрудникам уведомление о необходимости предоставить актуальные данные.
• 🔄 Используйте документ Воинский учет для массового обновления (см. раздел 4).
• 📊 Сформируйте отчет Сверка воинского учета (Кадры → Отчеты → Воинский учет) и сравните данные с военными билетами.

5.2. Неправильное заполнение ВУС

Код ВУС (военно-учетной специальности) часто вносят с ошибками. Например, вместо 100104А пишут 100104 (без буквы) или путают цифры. Такая ошибка может привести к тому, что сотрудник не попадет в нужную категорию при мобилизации.

Проверяйте ВУС по военному билету или на сайте Минобороны. Если сотрудник не помнит свой код, запросите у него копию документа.

5.3. Отсутствие данных о составе семьи

Состав семьи влияет на очередность мобилизации. Если у сотрудника есть дети или иждивенцы, это должно быть указано в карточке. Частая ошибка — не обновлять это поле после рождения ребенка или развода.

Пример правильного заполнения:

• 👶 Количество детей: 1 (2026 г.р.)
• 👵 Иждивенцы: мать-инвалид 1 группы

⚠️ Внимание: Если сотрудник скрыл наличие иждивенцев (например, не сообщил о рождении ребенка), работодатель не несет ответственности. Но если кадровик не запросил эти данные, штраф может быть наложен на компанию.

6. Отчетность по воинскому учету: формы и сроки

Работодатели обязаны предоставлять отчетность по воинскому учету в два органа:

1. Военкомат — форма №6 (ежегодно до 1 ноября).
2. ФНС — сведения включаются в РСВ (ежеквартально).

В 1С ЗУП обе формы генерируются автоматически:

• 📄 Форма №6: Кадры → Воинский учет → Печать → Форма №6.
• 📊 РСВ: Зарплата → Отчетность → РСВ (воинский учет отображается в разделе 3).

Если вы сдаете отчетность через 1С:Отчетность, система сама проверит данные на ошибки перед отправкой. Если же выгружаете файлы вручную, обязательно проверьте:

• 🔢 Корректность ИНН (должен совпадать с данными в ЕГРЮЛ).
• 📅 Актуальность дат (например, дата последнего обновления воинского учета не должна быть старше 1 года).
• 📎 Присутствие всех обязательных полей (категория запаса, ВУС, состав семьи).

7. Интеграция с другими системами

Если в вашей компании используется 1С:Документооборот или 1С:Управление холдингом, данные воинского учета можно синхронизировать между базами. Для этого:

1. Настройте обмен данными через Администрирование → Обмен данными.
2. В правила обмена добавьте объект ВоинскийУчетСотрудников.
3. Запустите синхронизацию (Действия → Выполнить обмен).

Если вы используете 1С:ЗУП вместе с 1С:Бухгалтерией, данные о воинском учете автоматически попадут в РСВ и 2-НДФЛ (если это требуется для отчетности).

Для компаний с филиалами удобно использовать распределенную информационную базу (РИБ). В этом случае данные воинского учета будут автоматически обновляться во всех филиалах.

8. Частые вопросы и ответы

🔹 Нужно ли вносить данные о воинском учете для сотрудников на удаленке?

Да, место работы (офис или удаленка) не влияет на обязанность ведения воинского учета. Если сотрудник является военнообязанным, его данные должны быть в 1С ЗУП, даже если он работает из другого региона.

🔹 Что делать, если сотрудник отказывается предоставлять военный билет?

Согласно ст. 4 Федерального закона №53-ФЗ, сотрудник обязан предоставить данные для воинского учета. Если он отказывается, работодатель должен:

1. Сделать официальный запрос (в письменном виде).
2. Если сотрудник игнорирует запрос, уведомить об этом военкомат.
3. В карточке сотрудника в 1С ЗУП сделать пометку: Отказался предоставлять данные (уведомлен военкомат).

🔹 Как в 1С ЗУП отразить, что сотрудник имеет отсрочку от мобилизации?

В карточке сотрудника на закладке "Воинский учет" есть поле Особенности воинского учета. Здесь нужно выбрать значение Имеет отсрочку и указать причину (например, "Уход за ребенком до 3 лет"). Также прикрепите скан документа, подтверждающего отсрочку.

🔹 Можно ли выгрузить данные воинского учета в Excel?

Да, в 1С ЗУП есть функция выгрузки в Excel:

1. Откройте отчет Список военнообязанных (Кадры → Отчеты → Воинский учет).
2. Нажмите Еще → Выгрузить в Excel.
3. Выберите нужные поля (например, ФИО, ВУС, категория запаса).

Готовый файл можно использовать для внутреннего анализа или передачи в военкомат (если они принимают данные в таком формате).

🔹 Что будет, если не вести воинский учет в 1С ЗУП?

Отсутствие или некорректное ведение воинского учета грозит:

• 💰 Штрафом от ФНС до 50 000 руб. (ст. 15.33.2 КоАП).
• 📋 Проверкой от военкомата с требованием предоставить данные за последние 5 лет.
• ⚖️ Приостановкой деятельности компании (в крайних случаях).

Кроме того, при мобилизации или призыве военкомат может обвинить компанию в сокрытии военнообязанных, что чревато уголовной ответственностью для руководителя.