Как оформить ежегодный отпуск в 1С: полное руководство с примерами

Оформление ежегодного отпуска в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия — рутинная, но критически важная задача для кадровых специалистов и бухгалтеров. Ошибки на этом этапе могут привести к неправильному начислению отпускных, конфликтам с сотрудниками или даже штрафам от трудовой инспекции. В 2026 году процедура претерпела ряд изменений, связанных с обновлениями законодательства и интерфейса программы, поэтому даже опытные пользователи 1С могут столкнуться с трудностями.

В этой статье мы разберём весь процесс — от проверки остатков отпусков до формирования приказа и начисления выплат — с учётом актуальных требований Трудового кодекса РФ и особенностей последних версий 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0. Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают пользователи, и способам их избежать. Если вы работаете с облачной версией 1С:ЗУП или локальной установкой — инструкции подойдут для обоих случаев.

Для удобства материал разбит на логические блоки: от подготовки данных до финальной печатной формы приказа. В конце статьи вы найдёте FAQ с ответами на самые частые вопросы и таблицу с кодами видов отпусков, которые пригодятся при заполнении документов.

1. Подготовка к оформлению отпуска: проверка остатков и графиков

Прежде чем создавать приказ на отпуск, необходимо убедиться, что у сотрудника есть неиспользованные дни отпуска, а сам отпуск соответствует утверждённому графику отпусков. Пропуск этого этапа может привести к конфликтам, если сотрудник уже отгулял все положенные дни или его отпуск не согласован с производственной необходимостью.

В 1С:ЗУП 3.1 проверка остатков отпусков осуществляется через отчёт Кадровый учет → Отчеты по кадрам → Остатки отпусков сотрудников. Здесь вы увидите:

• 📅 Количество неиспользованных дней (включая дополнительные отпуска)
• 🔄 Дата последнего отпуска сотрудника
• ⚠️ Просроченные отпуска (если сотрудник не был в отпуске более 2 лет)

Если остатки отсутствуют, а сотрудник настаивает на отпуске, проверьте:

1. Был ли он оформлен как совместитель (у них отдельный учёт отпусков).
2. Не переносился ли отпуск по производственной необходимости (должно быть подтверждающее распоряжение).
3. Не был ли он в отпуске по уходу за ребёнком (эти периоды не засчитываются в стаж для ежегодного отпуска).

⚠️ Внимание: С 2026 года в 1С:ЗУП изменён алгоритм расчёта стажа для отпуска. Теперь периоды больничных и отпусков за свой счёт свыше 14 дней могут не включаться в стаж автоматически. Проверьте настройки в Настройки → Кадровый учет → Параметры расчета стажа.

2. Создание приказа на отпуск: пошаговая инструкция

Основной документ для оформления отпуска — приказ (форма Т-6). В 1С:ЗУП 3.1 он создаётся через раздел Кадровику → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Отпуска. Рассмотрим процесс детально:

Шаг 1. Выбор типа отпуска

В открывшемся окне выберите:

• 🏖️ Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (код 01)
• 🏥 Дополнительный отпуск (если он предусмотрен коллективным договором)
• 👶 Отпуск по уходу за ребёнком (если оформляете одновременно)

Шаг 2. Заполнение данных сотрудника

Укажите:

• 👤 ФИО сотрудника (выбирается из справочника)
• 📅 Дата начала и окончания отпуска (программа автоматически рассчитает количество дней)
• 💰 Способ расчёта отпускных (по умолчанию — "По среднему заработку")

Шаг 3. Проверка и проводка документа

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Программа сгенерирует:

• 📄 Печатную форму приказа (Т-6)
• 💵 Запись в регистре начислений для бухгалтерии
• 📊 Данные для отчёта 6-НДФЛ (если отпускные облагаются НДФЛ)

Указан правильный тип отпуска (не "за свой счёт")|Дата начала отпуска не попадает на выходной|Количество дней соответствует графику|Сотрудник не находится в другом отпуске или на больничном-->

Код вида отпуска	Наименование	Оплачивается?	Входит в стаж?
01	Ежегодный основной	Да	Да
02	Дополнительный	Да	Да
09	Без сохранения зарплаты	Нет	Нет (свыше 14 дней)
14	По уходу за ребёнком	Частично (пособие)	Нет

3. Расчёт отпускных: формулы и особенности в 1С

Отпускные в 1С рассчитываются автоматически на основании среднего дневного заработка. Однако бухгалтеру важно понимать механизм расчёта, чтобы контролировать корректность начислений. Формула:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

Где средний дневной заработок рассчитывается как:

Сумма начислений за 12 месяцев / (12 × 29.3)

В 1С:ЗУП 3.1 расчёт выполняется в документе Начисление зарплаты и взносов, который создаётся автоматически при проводке приказа на отпуск. Однако есть нюансы:

• 💸 Премии включаются в расчёт, если они начислены в расчётном периоде.
• 🚫 Больничные и материальная помощь в расчёт не входят.
• ⏳ Если сотрудник отработал менее 12 месяцев, используется фактическое время.

В 2026 году в 1С изменился алгоритм учёта премий: теперь они распределяются пропорционально отработанному времени, даже если выплачены единовременно за квартал. Это может снизить сумму отпускных, если сотрудник брал больничные в расчётном периоде.

⚠️ Внимание: Если средний заработок сотрудника ниже МРОТ (в 2026 году — 19 242 ₽), отпускные должны быть скорректированы до уровня МРОТ. В 1С это делается вручную через документ Корректировка начислений.

Что делать, если программа неправильно рассчитала отпускные?

Если сумма в документе Начисление зарплаты кажется завышенной или заниженной:

1. Проверьте расчётный период (12 месяцев до месяца отпуска).

2. Убедитесь, что все начисления (премии, надбавки) включены в базу.

3. Сверьте количество дней в расчёте (29.3 — стандартное значение, но для неполных месяцев используется фактическое число дней).

4. Если ошибка сохраняется, создайте документ Ручная корректировка в разделе Зарплата → Корректировки.

4. Печать приказа и записка-расчёт: обязательные документы

После проводки приказа на отпуск необходимо:

1. Распечатать приказ (Т-6) для подписи сотрудником.
2. Сформировать записку-расчёт (Т-60) — она подтверждает сумму отпускных.
3. Передать документы в бухгалтерию для выплаты.

В 1С:ЗУП 3.1 печатные формы генерируются автоматически:

• 📄 Для приказа: Печать → Приказ (Т-6)
• 💰 Для записки-расчёта: Печать → Записка-расчёт (Т-60)

Обратите внимание на поля в записке-расчёте:

• 🔢 Табельный номер сотрудника (должен совпадать с личной карточкой).
• 📅 Расчётный период (12 месяцев перед отпуском).
• 💵 Сумма к выплате (с учётом НДФЛ и взносов).

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при оформлении отпусков. Вот самые распространённые:

1. Несовпадение дат в приказе и графике отпусков

Если сотрудник идёт в отпуск не по графику, требуется письменное согласование с руководством. В противном случае инспекция может оштрафовать организацию за нарушение ст. 123 ТК РФ.

2. Неучтённые дополнительные отпуска

Сотрудники с вредными условиями труда или ненормированным днём имеют право на дополнительные дни. Если их не указать в приказе, сотрудник может потребовать компенсацию.

3. Ошибки в расчёте среднего заработка

Часто забывают исключить из расчёта:

• 🏥 Больничные
• 🎁 Подарки и материальную помощь
• 👶 Декретные выплаты

4. Несвоевременная выплата отпускных

По ст. 136 ТК РФ, отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. В 1С это контролируется отчётом Контроль выплат → Сроки выплаты отпускных.

⚠️ Внимание: Если отпуск начинается в понедельник, отпускные должны быть перечислены в предыдущую пятницу. За нарушение сроков предусмотрен штраф до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ).

6. Отпуск с последующим увольнением: особенности оформления

Если сотрудник уволится сразу после отпуска, порядок оформления меняется:

1. Сначала создаётся приказ на отпуск (как обычно).
2. Затем оформляется увольнение с датой последнего дня отпуска.
3. В документе увольнения указывается причина По собственному желанию или другая (по соглашению сторон).

В этом случае:

• 💰 Отпускные выплачиваются до начала отпуска (как обычно).
• 💼 Зарплата и компенсация за неиспользованные дни (если они есть) выплачиваются в день увольнения.
• 📄 В трудовой книжке делается запись: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ".

В 1С:ЗУП это оформляется двумя документами:

1. Отпуска (раздел Кадровику)
2. Увольнение (раздел Кадровику → Увольнения)

7. Отчётность после оформления отпуска

После выплаты отпускных необходимо сформировать отчётность:

1. 6-НДФЛ

Отпускные включаются в раздел 2 отчёта с кодом дохода 2012 (отпускные) и вычетом 503 (стандартный вычет на детей, если применим). В 1С отчёт формируется автоматически по кнопке Отчетность → 6-НДФЛ.

2. СЗВ-ТД

С 2026 года все кадровые изменения (включая отпуска) передаются в ПФР через СЗВ-ТД. В 1С:ЗУП документ формируется в разделе Отчетность → СЗВ-ТД.

3. Расчёт по страховым взносам (РСВ)

Отпускные облагаются взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ. В отчёте они отражаются в разделе 3 с кодом 20 (выплаты в рамках трудовых отношений).

Отчёт	Срок сдачи	Код дохода/выплаты	Штраф за несдачу
6-НДФЛ	Последний день месяца, следующего за кварталом	2012	1 000 ₽ за каждый месяц просрочки
СЗВ-ТД	15-е число месяца, следующего за отчётным	ОТПУСК	500 ₽ за каждого сотрудника
РСВ	30-е число месяца, следующего за кварталом	20	5% от неуплаченных взносов за каждый месяц

FAQ: Ответы на частые вопросы

Можно ли оформить отпуск задним числом в 1С?

Технически — да, но это нарушает ст. 136 ТК РФ (отпускные должны быть выплачены за 3 дня до отпуска). Если отпуск уже начался, оформите его текущей датой и выплатите отпускные в день создания приказа. В поле "Дата начала отпуска" укажите фактическую дату.

Как в 1С посчитать количество неиспользованных дней отпуска?

Перейдите в отчёт Кадровику → Отчеты по кадрам → Остатки отпусков сотрудников. Здесь отображаются все неиспользованные дни, включая дополнительные отпуска. Для детализации дважды кликните по сотруднику.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска?

Отпуск продлевается или переносится на основании больничного листа (ст. 124 ТК РФ). В 1С:

1. Создайте больничный лист в разделе Зарплата → Больничные листы.
2. Отмените или скорректируйте приказ на отпуск (кнопка Создать на основании → Корректировка отпуска).
3. Оформите новый приказ с учётом дней болезни.

Как в 1С оформить отпуск по частям?

ТК РФ позволяет дробить отпуск на части, если одна из них не менее 14 дней. В 1С:

1. Создайте первый приказ на основную часть отпуска.
2. Для второй части создайте отдельный приказ с новой датой.
3. Убедитесь, что суммарное количество дней не превышает остаток.

В графике отпусков укажите обе части с пометкой "Часть 1" и "Часть 2".

Почему в 1С не рассчитываются отпускные?

Причины могут быть следующими:

• 🔴 Не заполнен расчётный период (отсутствуют начисления за 12 месяцев).
• 🔴 В настройках отключён флаг Начислять отпускные автоматически (проверьте в Настройки → Зарплата → Параметры расчета зарплаты).
• 🔴 Сотрудник не числится в штате на дату начала отпуска (проверьте кадровые документы).

Если проблема сохраняется, создайте документ Ручное начисление в разделе Зарплата → Все начисления.