Смерть сотрудника — трагическое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки, но и грамотного документального оформления. В российском законодательстве материальная помощь в таких случаях не облагается НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении ключевых условий. Однако ошибки в 1С при её начислении могут привести к проблемам с налоговой инспекцией, переплате взносов или необходимости подавать уточнённые декларации.
В этой статье разберём, как правильно отразить выплату в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия 8.3, какие документы потребуются, и на что обратить внимание при заполнении реквизитов. Особое внимание уделим новым правилам 2026 года по ограничению размера не облагаемой налогами помощи (50 000 рублей на одного сотрудника) и нюансам оформления для близких родственников умершего.
1. Нормативная база: что говорит закон
Выплаты в связи со смертью сотрудника регулируются сразу несколькими нормативными актами:
- 📜 Статья 217 НК РФ (п. 8) — освобождает от НДФЛ материальную помощь до
50 000 руб.на одного сотрудника в год, выплаченную в связи со смертью члена его семьи или близкого родственника. - 📜 Статья 422 НК РФ (пп. 3 п. 1) — аналогичное освобождение от страховых взносов (ПФР, ФОМС, ФСС).
- 📜 Письмо Минфина № 03-04-06/3388 от 20.01.2017 — разъясняет, что к близким родственникам относятся супруги, родители, дети (в том числе усыновлённые), братья/сёстры, бабушки/дедушки, внуки.
Важно: если помощь превышает 50 000 руб., то сумма свыше облагается НДФЛ (13%) и взносами (30%). Например, при выплате 70 000 руб. налогом облагается 20 000 руб..
⚠️ Внимание: С 2026 года ФНС ужесточила контроль за обоснованностью таких выплат. Если в 1С не будет прикреплено подтверждение родства (свидетельство о смерти, о браке, о рождении), инспекторы могут доначислить налоги.
2. Какие документы нужны для оформления
Перед тем как вносить данные в 1С, подготовьте пакет документов:
- 📄 Заявление от родственника (образец можно скачать в 1С через
Справочники → Шаблоны документов). В нём должны быть указаны: - ФИО умершего сотрудника;
- степень родства с заявителем;
- реквизиты для перечисления (если помощь выдаётся не наличными).
- 📄 Копия свидетельства о смерти (обязательно с гербовой печатью ЗАГСа).
- 📄 Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении и т.д.).
- 📄 Приказ руководителя о выплате помощи (формируется в 1С автоматически при создании документа).
Заявление от родственника с реквизитами|Копия свидетельства о смерти (заверенная)|Документ о родстве (свидетельство о браке/рождении)|Приказ о выплате (формируется в 1С)|Реквизиты банка (если перевод на счёт)
-->
Если помощь выплачивается не родственнику, а например, коллеге умершего, она будет облагаться налогами в полном объёме. В 1С это отражается как обычная материальная помощь без льгот.
3. Пошаговая инструкция в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП)
Рассмотрим алгоритм на примере 1С:ЗУП 8.3 (редакция 3.1). Если у вас другая версия, интерфейс может немного отличаться, но логика остаётся той же.
Шаг 1. Создание документа «Материальная помощь»
Перейдите в раздел Зарплата → Все начисления → Материальная помощь и нажмите Создать. В открывшейся форме:
- Укажите месяц начисления (дату смерти или текущий месяц).
- В поле
Сотрудниквыберите умершего работника (если он ещё не уволен) или создайтеФизическое лицодля родственника. - В поле
Вид начислениявыберитеМатериальная помощь в связи со смертью(если такого вида нет, его нужно создать заранее).
Шаг 2. Заполнение реквизитов
Вкладка Основное:
- 🔹 Сумма — укажите размер помощи (например,
50 000 руб.). - 🔹 Дата события — дата смерти (влияет на отчётность).
- 🔹 Основание — выберите
Смерть сотрудникаилиСмерть члена семьи.
Вкладка Налоги и взносы:
- 🔹 Проверьте, что стоят галочки
Не облагается НДФЛиНе облагается страховыми взносами. - 🔹 Если сумма превышает
50 000 руб., 1С автоматически разобьёт её на облагаемую и не облагаемую части.
Шаг 3. Прикрепление документов
На вкладке Дополнительно прикрепите отсканированные копии:
- 📎 Свидетельства о смерти;
- 📎 Документа о родстве;
- 📎 Заявления родственника.
Это обязательно для подтверждения льготы при проверке.
1С:ЗУП 8.3 (редакция 3.1)|1С:Бухгалтерия 8.3|1С:ERP|Другую версию|Не использую 1С-->
4. Отражение в 1С:Бухгалтерия 8.3
Если выплата оформляется в 1С:Бухгалтерия (без ЗУП), используйте документ Операция (бухгалтерский и налоговый учёт) или Выплата зарплаты.
Проводки при выплате
Типовые проводки для помощи в размере 50 000 руб.:
| Счёт Дебет | Счёт Кредит | Сумма (руб.) | Описание |
|---|---|---|---|
70 |
50.01 |
50 000 | Выплата из кассы |
91.02 |
70 |
50 000 | Начисление помощи (если не через фонд зарплаты) |
70 |
68.01 |
0 | НДФЛ не удерживается (льгота) |
Если помощь выплачивается после увольнения сотрудника, используйте счёт 76.04 («Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами») вместо 70.
⚠️ Внимание: В 1С:Бухгалтерия нет автоматического контроля за лимитом50 000 руб.. Если выплачиваете больше, вручную разделите сумму на две части: не облагаемую (50 000 руб.) и облагаемую (остаток).
5. Частые ошибки и как их избежать
Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при оформлении такой помощи. Вот самые распространённые:
- ❌ Неправильный вид начисления — если выбрать обычную «Материальную помощь» без указания причины, 1С не применит льготы по налогам.
- ❌ Отсутствие документов — без свидетельства о смерти и подтверждения родства ФНС может доначислить НДФЛ.
- ❌ Превышение лимита — если в течение года этому же сотруднику уже выплачивали помощь (например, при рождении ребёнка), общая сумма льгот не должна превышать
50 000 руб.. - ❌ Ошибка в дате события — если указать дату позже фактической смерти, это может вызвать вопросы при проверке.
Перед проведением документа в 1С проверьте настройку вида начисления: перейдите в Настройки → Виды начислений и убедитесь, что для материальной помощи в связи со смертью стоят галочки «Не облагается НДФЛ» и «Не облагается страховыми взносами».
Если ошибка уже допущена, исправлять её нужно через Корректировку записей регистров или Сторнирование. Например, если помощь была начислена без льгот, создайте сторнирующий документ и переоформите выплату правильно.
6. Особенности для разных категорий получателей
Льгота по налогам зависит от того, кому выплачивается помощь:
| Категория получателя | Льгота по НДФЛ | Льгота по взносам | Максимальная сумма (руб.) |
|---|---|---|---|
| Близкий родственник (супруг, родитель, ребёнок) | Да | Да | 50 000 |
| Другие родственники (дядя, тётя, племянник) | Нет | Нет | — |
| Коллега или иное лицо | Нет | Нет | — |
| Сотрудник (в связи со смертью его родственника) | Да | Да | 50 000 |
Например, если помощь выплачивается теще умершего сотрудника, она не попадает под льготу, так как теща не входит в перечень близких родственников по НК РФ. В 1С для неё нужно создать отдельный документ с обычным налогообложением.
Что делать, если родственник умершего не является гражданином РФ?
Если получатель помощи — иностранный гражданин, льгота по НДФЛ не применяется (п. 3 ст. 217 НК РФ). В 1С для него нужно создать физическое лицо с указанием статуса «Иностранный работник» и начислить помощь с удержанием 30% НДФЛ (для нерезидентов) или 13% (для резидентов). Страховые взносы не начисляются в обоих случаях.
7. Отчётность и контроль
Выплата материальной помощи должна быть отражена в следующих отчётах:
- 📊 6-НДФЛ — в разделе 2 укажите сумму помощи с кодом дохода
2760(«Материальная помощь, не облагаемая НДФЛ»). - 📊 РСВ (расчёт по страховым взносам) — помощь до
50 000 руб.не включается в базу для взносов. - 📊 2-НДФЛ/6-НДФЛ — если сумма превышает лимит, часть свыше
50 000 руб.указывается с кодом4800(«Иные доходы»).
Проверьте корректность отражения помощи в отчётах через Отчёты → 6-НДФЛ или Отчёты → РСВ. Если сумма попала в налогооблагаемую базу ошибочно, исправьте данные до сдачи отчётности.
⚠️ Внимание: С 2026 года ФНС автоматически сверяет данные из 6-НДФЛ с информацией из ЗАГСов о смерти граждан. Если в отчётности будет расхождение (например, помощь выплачена, но смерти не было), инспекция может запросить пояснения.
Всегда прикрепляйте к документу в 1С сканы подтверждающих документов (свидетельство о смерти, родство). Это защитит вас при камеральной проверке и избавит от необходимости предоставлять пояснения в ФНС.
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли выплатить помощь наличными из кассы?
Да, но нужно оформить Расходный кассовый ордер (РКО) в 1С с указанием основания «Материальная помощь в связи со смертью». Лимит наличных расчётов между юрлицами (100 000 руб. по одному договору) на этот случай не распространяется, так как выплата производится физическому лицу.
Нужно ли удерживать НДФЛ, если помощь выплачена через месяц после смерти?
Нет, срок выплаты не влияет на льготу. Главное — чтобы помощь была связана со смертью и выплачена в том же налоговом периоде (году), когда произошло событие. Однако если помощь выплачена в следующем году, льгота не применяется.
Как оформить помощь, если сотрудник умер за границей?
Порядок оформления не меняется, но потребуется легализованное свидетельство о смерти (с апостилем или консульской легализацией) и его перевод на русский язык. В 1С прикрепите скан переведённого документа.
Можно ли выплатить помощь в иностранной валюте?
Законодательство не запрещает выплату в валюте, но в 1С её нужно пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату выплаты. В документе укажите сумму в рублях, а в назначении платежа — эквивалент в валюте.
Что делать, если родственник отказался от помощи?
Оформите в 1С документ Отмена начисления или Сторнирование. Если деньги уже были перечислены, попросите родственника вернуть их на расчётный счёт организации (оформите как Возврат заёмных средств).