Ситуация с уходом сотрудника из жизни требует от бухгалтера не только тактичности и оперативности в общении с родственниками, но и безупречного технического оформления документов в учетной системе. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) процедура начисления социального пособия на погребение имеет свои особенности, отличающие её от стандартных выплат заработной платы или больничных листов. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам при возмещении средств из Фонда социального страхования или некорректному отражению расходов в налоговом учете.
Процесс оформления начинается с момента обращения родственников умершего работника с заявлением и предоставлением оригинала справки о смерти. Важно понимать, что данное пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами, что требует особого внимания при выборе вида начисления в системе. Программа предусматривает специальный механизм для таких выплат, который автоматически формирует необходимые бухгалтерские проводки и исключает ошибочное удержание налогов.
В этой статье мы детально разберем алгоритм действий кадровика и бухгалтера, начиная от создания карточки события в программе и заканчивая формированием ведомости на выплату. Мы рассмотрим нюансы заполнения полей, влияющие на отчетность, и ответим на частые вопросы, возникающие при работе с начислениями в связи со смертью сотрудника.
Подготовка нормативной базы и ввод данных о событии
Прежде чем приступать к техническому вводу данных в 1С:ЗУП, необходимо убедиться, что в системе корректно настроены справочники и виды начислений. По умолчанию в типовой конфигурации уже существует predefined элемент для социального пособия на погребение, однако в некоторых случаях, особенно при обновлении с старых версий или в сильно доработанных базах, может потребоваться проверка его настроек. Убедитесь, что в справочнике Начисления указан правильный код дохода для НДФЛ (обычно это код, не подлежащий налогообложению) и корректные статьи затрат.
Первым шагом в оформлении является регистрация самого факта смерти сотрудника в информационной базе. Это делается не через документ начисления, а через специальный документ кадрового учета. Вам необходимо перейти в раздел Кадры и выбрать пункт Приемы, переводы, увольнения. Здесь создается документ Увольнение, но с особенными параметрами. В поле «Причина увольнения» следует выбрать основание, связанное со смертью, например, «Смерть работника» (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Дата увольнения в этом случае проставляется датой смерти, указанной в свидетельстве.
Особое внимание следует уделить дате увольнения. Она критически важна для расчета compensations и определения периода, за который могут быть начислены иные выплаты. Если сотрудник умер в выходной или праздничный день, датой увольнения все равно считается именно этот день, а не следующий рабочий. После проведения документа «Увольнение» статус сотрудника в справочнике Физические лица изменится, что позволит системе корректно обрабатывать последующие начисления, не пытаясь удержать НДФЛ с социальных выплат.
⚠️ Внимание: Не пытайтесь оформить пособие на погребение через документ «Больничный лист». Хотя оба вида выплат относятся к социальному страхованию, механизм расчета и проводки у них принципиально разные. Использование больничного листа приведет к ошибочному расчету среднего заработка и некорректному отражению в отчетности ЕФС-1.
Всегда сканируйте и прикрепляйте копию свидетельства о смерти к электронному досье сотрудника в 1С. Это упростит работу при возможных налоговых проверках и подтвердит обоснованность выплаты.
Создание документа начисления пособия
После того как факт увольнения зарегистрирован, можно переходить к непосредственному начислению материальной помощи родственникам. В меню программы перейдите в раздел Зарплата и выберите документ Начисление зарплаты и взносов или, в более новых версиях интерфейса, специализированный документ Начисление единовременного пособия, если он выведен в список часто используемых. Однако универсальным способом остается использование документа «Начисление зарплаты» с ручным добавлением строки начисления.
В открывшейся форме документа необходимо указать организацию и месяц начисления. Месяц начисления должен соответствовать периоду, в котором фактически происходит выплата или принятие решения о ней, обычно это месяц обращения родственников. В табличную часть «Начисления» добавьте новую строку. В колонке «Сотрудник» выберите умершего работника — система позволит это сделать, несмотря на его статус «Уволен». В колонке «Начисление» выберите из справочника элемент Социальное пособие на погребение.
Сумма пособия вводится вручную. Согласно федеральному законодательству, размер пособия ежегодно индексируется. В 2026 году базовая сумма составляет 6 964 рубля 68 копеек, однако в регионах, где установлены районные коэффициенты, эта сумма увеличивается пропорционально коэффициенту. Программа 1С:ЗУП может автоматически подтянуть районный коэффициент, если он настроен в месте работы сотрудника, но бухгалтеру следует перепроверить итоговую сумму, сверив её с актуальными нормативами на дату выплаты.
☑️ Проверка перед проведением документа
Особенности налогообложения и страховых взносов
Одним из ключевых преимуществ работы с типовым механизмом начисления пособия на погребение в 1С:Зарплата и управление персоналом является автоматическое применение льгот по налогам. При правильном выборе вида начисления система автоматически исключает данную сумму из базы по НДФЛ. В печатной форме справки 2-НДФЛ эта сумма либо не отражается вовсе, либо отражается с кодом дохода, не подлежащим налогообложению, в зависимости от версии формы и настроек отчета.
Что касается страховых взносов, то здесь ситуация аналогичная. Пособие на погребение не облагается взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также взносами на травматизм. В документе начисления вы увидите, что в колонках с процентами взносов стоят нули или прочерки. Это гарантирует, что при формировании расчета по страховым взносам (РСВ) и отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1) данная сумма не исказит базу для начисления обязательств перед фондами.
Однако существует нюанс, связанный с региональными доплатами. Если регион устанавливает доплату к федеральному пособию сверх утвержденного лимита, то сумма превышения может подлежать обложению НДФЛ. В типовой конфигурации 1С этот момент нужно контролировать вручную. Если выплата производится строго в рамках федерального лимита с учетом районного коэффициента, то никаких дополнительных действий по настройке налогов не требуется.
| Вид платежа | НДФЛ | Страховые взносы | Взносы на травматизм |
|---|---|---|---|
| Федеральный лимит | Не облагается | Не облагается | Не облагается |
| Районный коэффициент | Не облагается | Не облагается | Не облагается |
| Региональная доплата (сверх лимита) | Облагается* | Не облагается | Не облагается |
| Материальная помощь от работодателя | Не облагается (до 4000 руб.) | Не облагается | Не облагается |
⚠️ Внимание: Законодательные нормы и предельные базы для взносов могут изменяться. Перед проведением массовых выплат в конце года обязательно сверьтесь с последними письмами ФНС и СФР, чтобы убедиться, что лимиты не были пересмотрены в текущем периоде.
Выплата денежных средств и выбор получателя
Вопрос получения денежных средств является одним из самых чувствительных в данной процедуре. Пособие на погребение выплачивается лицу, взявшему на себя обязанность осуществить похороны. Это может быть супруг, близкий родственник или любой другой человек, предоставивший справку о смерти и заявление. В программе 1С:ЗУП по умолчанию получателем числится сам сотрудник, но так как он умер, необходимо изменить получателя выплаты в документе.
Для этого в документе начисления или в subsequent документе «Ведомость в банк» (или «Ведомость в кассу») необходимо изменить поле «Получатель». В некоторых версиях интерфейса это делается через кнопку «Изменить получателя» в строке начисления. Вам потребуется создать или выбрать в справочнике Физические лица карточку родственника, который будет получать деньги. Важно указать его ИНН и банковские реквизиты для перечисления средств.
Если выплата производится через кассу, то в ведомости указывается родственник как получатель, и он же расписывается в получении денег. При безналичном расчете средства перечисляются на счет физического лица, не являющегося сотрудником организации. Система корректно сформирует платежное поручение, где в назначении платежа будет указано, что это пособие на погребение конкретного умершего сотрудника, выплачиваемое его родственнику.
Можно ли выплатить пособие наличными из кассы предприятия?
Да, это разрешено. Однако сумма выплаты из кассы не должна превышать лимитов, установленных Указанием Банка России для расчетов наличными между юридическими лицами, хотя в данном случае выплата производится физическому лицу, что снимает большинство ограничений. Главное — наличие расходного ордера с подписью получателя.
Отражение в бухгалтерском и налоговом учете
После проведения всех документов система автоматически сформирует бухгалтерские проводки. Для пособия на погребение, выплачиваемого за счет средств Фонда социального страхования (в рамках механизма прямых выплат или возмещения), используются счета расчетов с фондом. Типовая проводка выглядит как Дебет 69.01 Кредит 73.04 (или 76.xx), что означает уменьшение задолженности перед ФСС и возникновение задолженности перед получателем пособия.
В налоговом учете по налогу на прибыль данная сумма не учитывается в расходах организации, так как она финансируется за счет средств государственного внебюджетного фонда. Поэтому при закрытии месяца и расчете налога на прибыль убедитесь, что эта сумма не попала в базу расходов по умолчанию. В регистре налогового учета она должна быть отражена как расход, не принимаемый для целей налогообложения, либо не отражаться вовсе, в зависимости от метода учета доходов и расходов.
Если организация выплачивает дополнительную материальную помощь из собственных средств (сверх пособия от ФСС), то проводки будут другими: Дебет 91.02 (Прочие расходы) Кредит 73.04. Такие суммы могут учитываться в расходах по налогу на прибыль только в пределах 4000 рублей на одного умершего работника, согласно пункту 8 статьи 270 НК РФ. Все, что свыше этой суммы, увеличивает налогооблагаемую базу.
Автоматическое формирование проводок в 1С зависит от настроек вида начисления. Если проводки сформировались неверно (например, отнесены на себестоимость продукции), проверьте статью затрат в карточке начисления «Социальное пособие на погребение».
Отчетность и взаимодействие с фондами
Завершающим этапом процедуры является отражение выплаты в отчетности. С 2023 года объединение фондов привело к изменению форм отчетности. Сведения о пособии на погребение отражаются в единой форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Сведения о вознаграждении и начислениях»). В этом отчете сумма пособия указывается в отдельной строке, не входящей в базу для начисления взносов, что позволяет фонду видеть факт социальной выплаты.
В разделе «Прочие доходы» отчетности ЕФС-1 необходимо корректно заполнить код вида дохода. Для пособия на погребение используется специальный код, который сигнализирует инспекторам о природе выплаты. Программа 1С:ЗУП при обновлении до последних релизов автоматически подставляет актуальные коды классификаторов, но перед выгрузкой отчета рекомендуется сверить справочники кодов доходов.
Также не забудьте, что при прямых выплатах (когда деньги идут напрямую из СФР, а организация лишь передает сведения), роль бухгалтера сводится к передаче реестра сведений. В этом случае в 1С заполняется документ Заявление на выплату пособия или аналогичный интерфейс передачи данных в СФР. Организация не проводит деньги по своим счетам, а лишь выступает агентом по передаче информации.
⚠️ Внимание: Срок подачи сведений в СФР для назначения пособия в рамках прямых выплат строго регламентирован (обычно 3 рабочих дня с момента получения заявления от сотрудника/родственников). Нарушение сроков может привести к штрафам для организации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли начислить пособие, если сотрудник работал по договору ГПХ?
Нет, пособие на погребение выплачивается только в связи со смертью работника, состоявшего в трудовых отношениях. Для исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) данное пособие не предусмотрено законодательством о социальном страховании, так как с их вознаграждений не уплачиваются взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (за исключением взносов на травматизм, если они предусмотрены договором, но и они не дают права на это пособие).
Что делать, если родственники обратились за пособием спустя 6 месяцев?
Согласно Федеральному закону № 8-ФЗ, обращение за пособием на погребение возможно не позднее 6 месяцев со дня смерти. Если родственники пропустили этот срок, организация не имеет права начислять и выплачивать пособие за счет средств ФСС/СФР. В этом случае выплата может быть произведена только как материальная помощь из собственных средств организации (с обложением НДФЛ и учетом лимита 4000 руб. для налога на прибыль), и только по решению руководителя.
Нужно ли удерживать алименты из пособия на погребение?
Нет, пособие на погребение входит в перечень видов доходов, на которые не может быть обращено взыскание по исполнительным документам (в том числе по алиментам). В 1С:ЗУП при настройке видов удержаний следует проверить, что для данного вида начисления не установлен флаг «Подвергается алиментам». По умолчанию в типовых конфигурациях это ограничение уже установлено.
Как отразить выплату, если сотрудник был иностранцем?
Право на получение социального пособия на погребение не зависит от гражданства умершего. Если иностранный гражданин официально работал в организации по трудовому договору и умер на территории РФ, пособие выплачивается в общем порядке. В 1С необходимо лишь убедиться, что в карточке сотрудника корректно указан статус налогового резидентства для верного отражения в отчетности, хотя на сам факт выплаты пособия это не влияет.