Справки для больничного с предыдущего места работы: как выгрузить и оформить в 1С

Сотрудник принес больничный лист, но за последние 2 года работал в другой компании? Без справки о зарплате от предыдущего работодателя ФСС не примет расчет пособия — а значит, сотруднику не выплатят деньги. Оформить такой документ можно прямо в 1С, но здесь есть нюансы: от выбора правильного отчета до учета особенностей расчета среднего заработка. В этой статье разберем по шагам, как бухгалтеру выгрузить справку для больничного с предыдущего места работы, какие данные должны быть в документе, и что делать, если бывший работодатель отказывается ее предоставлять.

Ситуация осложняется тем, что с 2021 года действуют новые правила расчета пособий по временной нетрудоспособности, где учитываются доходы за 2 предшествующих календарных года (а не за 12 месяцев, как раньше). Это означает, что даже если сотрудник проработал на предыдущем месте всего несколько месяцев, справка все равно потребуется. А ошибки в ее оформлении могут привести к отказу ФСС в возмещении расходов компании. Далее — подробная инструкция с примерами из 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (редакция 3.1).

1. Какие справки нужны для больничного с предыдущего места работы

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности (или по беременности и родам) сотрудника, который работал в другой компании, потребуется справка о сумме заработка за 2 предшествующих года. Этот документ должен содержать:

• 📅 Периоды работы у предыдущего работодателя (даты приема и увольнения).
• 💰 Суммы начисленной зарплаты за каждый год (разбивка по месяцам не обязательна, но желательна для проверки).
• 📄 Количество дней исключаемых периодов (отпуска по уходу за ребенком, нетрудоспособности и т.д.).
• 🏢 Реквизиты компании (наименование, ИНН, адрес).

Важно: справка должна быть подписана руководителем или уполномоченным лицом (с указанием должности и ФИО) и заверена печатью (если она есть в компании). Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), также имеет юридическую силу.

С 2023 года ФСС принимает справки в двух форматах:

1. По форме 182н — унифицированный бланк, утвержденный Приказом Минтруда №182н от 30.04.2013. Подходит для всех видов пособий.
2. Свободная форма — если в справке указаны все обязательные реквизиты (суммы заработка, периоды, реквизиты компании).

Частая ошибка: бухгалтеры просят справку только за год увольнения, забывая, что для расчета пособия нужны данные за полные 2 календарных года перед годом наступления страхового случая. Например, если больничный открыт в 2026 году, потребуются сведения за 2022 и 2023 годы — даже если сотрудник уволился в январе 2023.

2. Как выгрузить справку для больничного в 1С: пошаговая инструкция

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (редакция 3.1) справку для больничного можно сформировать двумя способами: через отчет "Справка о заработке" или регламентированный отчет "2-НДФЛ". Первый вариант удобнее, так как документ сразу формируется в нужном формате.

Способ 1: Через отчет "Справка о заработке"

Перейдите в раздел Зарплата → Справки → Справка о заработке для расчета пособий. Далее:

1. Укажите сотрудника (через поиск по ФИО или табельному номеру).
2. Выберите период — 2 полных календарных года (например, 01.01.2022–31.12.2023).
3. Нажмите Сформировать — отчет сформируется в формате, пригодном для ФСС.
4. Экспортируйте документ в PDF или Excel для передачи сотруднику.

Способ 2: Через регламентированный отчет "2-НДФЛ"

Если нужна более детализированная информация (например, для проверки), используйте отчет Зарплата → Отчеты по сотрудникам → 2-НДФЛ:

• 🔹 Выберите сотрудника и период (2 года).
• 🔹 В настройках отметьте галочку Выводить суммы по месяцам.
• 🔹 Сформируйте отчет и сохраните в Excel.

Указаны ФИО сотрудника без ошибок|

Период соответствует 2 полным календарным годам|

Суммы заработка совпадают с данными 6-НДФЛ|

Документ подписан и заверен печатью (при наличии)-->

⚠️ Внимание: Если в 1С не велся учет по сотруднику (например, он работал в другой программе), данные придется вносить вручную через документ Ввод начальных остатков по зарплате (Зарплата → Начальные остатки).

Что делать, если в 1С нет данных о сотруднике?

Если сотрудник уволился давно, и его карточка удалена из базы, восстановите данные через архив или запросите выписку из Единого реестра застрахованных лиц (ЕРЗЛ) на портале ФСС. Для этого потребуется СНИЛС сотрудника и доступ к личному кабинету работодателя.

3. Типичные ошибки при оформлении справок и как их избежать

Ошибки в справках о заработке — одна из главных причин отказов ФСС в возмещении пособий. Рассмотрим самые распространенные:

Ошибка	Последствия	Как исправить
Неверный период (например, 12 месяцев вместо 2 лет)	ФСС откажет в возмещении, так как расчет среднего будет некорректным.	Переформировать справку за 2 полных календарных года.
Отсутствует подпись или печать	Документ не имеет юридической силы.	Заверить справку по всем правилам (электронная подпись также подходит).
Не указаны исключаемые периоды (декрет, больничные)	Заработок за эти периоды будет учтен в расчете, что исказит сумму пособия.	Добавить в справку количество дней исключаемых периодов.
Суммы в справке не совпадают с 6-НДФЛ	ФСС может запросить пояснения или отказать в выплате.	Сверить данные с отчетом 6-НДФЛ и пересчитать зарплату при необходимости.

Еще одна частая проблема: бывший работодатель отказывается выдавать справку. По закону (ст. 62 ТК РФ) компания обязана предоставить документы, связанные с работой, в течение 3 рабочих дней после запроса. Если отказ мотивирован "отсутствием времени" или "архив утерян", сотрудник может:

• 📧 Направить письменный запрос заказным письмом с уведомлением.
• 🏛 Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.
• 💻 Самостоятельно запросить выписку из ЕРЗЛ на портале ФСС (если работодатель сдавал отчетность).

В течение 3 дней по запросу|

Только при личном визите|

Отправляем по почте|

Отказываем (нет возможности восстановить данные)-->

4. Особенности расчета пособия при смене работы

Если сотрудник работал в нескольких компаниях за последние 2 года, пособие рассчитывается с учетом совокупного заработка у всех работодателей. Однако здесь есть нюансы:

• 📊 Средний дневной заработок рассчитывается по формуле:
  (Сумма заработка за 2 года) / 730 (минус исключаемые дни).
• 💸 Максимальный размер пособия ограничен предельной базой для взносов на ВНиМ:
  

  - 2022 год: 1 032 000 ₽
  

  - 2023 год: 1 150 000 ₽.

• ⚖️ Если сотрудник предоставил справку только от одного работодателя, пособие рассчитывается исходя из имеющихся данных (но это может привести к занижению суммы).

Пример расчета:

Сотрудник работал в компании А с 2022 по июнь 2023 (заработок за 2022 — 800 000 ₽, за 2023 — 400 000 ₽) и в компании Б с июля 2023 (заработок за 2023 — 300 000 ₽). В 2026 году он заболел. Для расчета пособия:

1. Суммируем заработок: 800 000 (А, 2022) + 400 000 (А, 2023) + 300 000 (Б, 2023) = 1 500 000 ₽.
2. Сравниваем с предельными базами: 1 500 000 ₽ не превышает лимиты (1 032 000 + 1 150 000), поэтому берем фактическую сумму.
3. Средний дневной заработок: 1 500 000 / 730 ≈ 2 055 ₽/день.

⚠️ Внимание: Если в справке от предыдущего работодателя указаны суммы выше предельной базы (например, 1 200 000 ₽ за 2022 год вместо максимальных 1 032 000 ₽), для расчета берется предельная величина. Это правило действует с 2021 года.

5. Как проверить правильность данных в справке

Перед тем как отдать справку сотруднику, бухгалтеру необходимо сверить данные с другими отчетами. Вот контрольные точки:

1. Сопоставление с 6-НДФЛ: суммы начисленной зарплаты в справке должны совпадать с разделом 2 отчета 6-НДФЛ за соответствующие годы.
2. Проверка исключаемых периодов: если сотрудник брал больничный или декрет, эти дни не должны учитываться в расчете среднего.
3. Сверка с РСВ: данные о зарплате должны совпадать с расчетом по страховым взносам (форма РСВ).

Для автоматической проверки в 1С:

1. Откройте отчет Зарплата → Анализ зарплаты → Сверка с 6-НДФЛ.
2. Выберите сотрудника и период (2 года).
3. Сравните суммы из справки с данными отчета.

Если обнаружились расхождения, причины могут быть следующими:

• 🔄 Ошибки в начислениях (например, неверно учтены премии или удержания).
• 📅 Несоответствие периодов (в справке указан 2022–2023, а в 6-НДФЛ — другие даты).
• 💻 Технические сбои (например, некорректный перенос данных при обновлении 1С).

⚠️ Внимание: Если сотрудник работал в компании менее 2 лет, в справке должны быть указаны только фактические периоды работы. Например, если он устроился в июле 2023 года, данные за 2022 год в справке не отражаются.

6. Альтернативные способы получения справки

Если бывший работодатель не отвечает на запросы или компания ликвидирована, есть несколько способов получить данные о заработке:

• 📄 Выписка из ЕРЗЛ (Единый реестр застрахованных лиц) — можно запросить на портале ФСС (fss.ru) через личный кабинет. Для этого потребуется СНИЛС сотрудника.
• 🏦 Справка из Пенсионного фонда — содержит данные о начисленных взносах, на основе которых можно восстановить зарплату.
• 📑 Архивные данные — если компания реорганизована, запрос направляется правопреемнику.

Для запроса выписки из ЕРЗЛ:

1. Сотрудник регистрируется на портале ФСС (через Госуслуги).
2. В личном кабинете выбирает раздел Электронные услуги → Справка о заработке.
3. Указывает период (2 года) и скачивает документ в формате PDF.

⚠️ Внимание: Выписка из ЕРЗЛ содержит данные только по тем работодателям, которые сдавали отчетность в ФСС. Если компания не платила взносы "в белую", информации там не будет.

Что делать, если в ЕРЗЛ нет данных?

В этом случае сотрудник может:

1. Обратиться в суд с иском о взыскании невыплаченных сумм пособия с предыдущего работодателя.

2. Предоставить другие доказательства заработка (например, копии платежных ведомостей или трудового договора).

3. Рассчитать пособие только по данным текущего работодателя (но сумма будет минимальной).

7. Обмен данными между работодателями: нюансы

Если сотрудник предоставил справку от предыдущего работодателя, текущая компания должна внести эти данные в 1С для корректного расчета пособия. Для этого:

1. Создайте документ Ввод сведений о заработке у другого страхователя (Зарплата → Персонифицированный учет).
2. Укажите данные из справки:
   • Период работы.
   • Сумму заработка.
   • Количество исключаемых дней.

Сохраните документ и проверьте расчет пособия через Больничный лист.

Пример заполнения документа в 1С:

Дата документа: 10.05.2026
Сотрудник: Иванов И.И.
Период: 01.01.2022–31.12.2023
Сумма заработка: 1 200 000 ₽
Исключаемые дни: 30 (больничный в марте 2023)

⚠️ Внимание: Если сотрудник работал в нескольких компаниях одновременно (по совместительству), данные из справок суммируются, но только в пределах предельной базы по взносам.

Частая ошибка: бухгалтеры вводят данные из справки вручную в документ Больничный лист, не создавая отдельный документ ввода сведений. Это приводит к тому, что:

• 🔴 Данные не учитываются в отчетах (6-НДФЛ, РСВ).
• 🔴 При проверке ФСС может потребовать подтверждающие документы.

8. Частые вопросы и ответы

Можно ли использовать справку в свободной форме, или обязательно форма 182н?

С 2023 года ФСС принимает справки как по форме 182н, так и в свободной форме, если в них указаны все обязательные реквизиты: ФИО сотрудника, период работы, суммы заработка, реквизиты компании, подпись и печать (при наличии). Однако форма 182н предпочтительнее, так как снижает риск отказа.

Что делать, если в справке от предыдущего работодателя ошибка в сумме?

Если ошибка незначительная (например, опечатка в копейках), можно внести исправления от руки, заверив их подписью и печатью. Если ошибка существенная (неверная сумма за год), нужно запросить у работодателя новую справку или подтверждающие документы (например, копии расчетных листов).

Как рассчитать пособие, если сотрудник не предоставил справку от предыдущего работодателя?

В этом случае пособие рассчитывается только по данным текущего работодателя. Если стаж сотрудника менее 6 месяцев, пособие выплачивается в размере не выше МРОТ (с 2026 года — 19 242 ₽ в месяц). Если стаж больше 6 месяцев, пособие рассчитывается исходя из фактического заработка у текущего работодателя.

Может ли ФСС запросить оригинал справки, если мы предоставили электронную копию?

Да, ФСС вправе запросить оригинал документа для проверки. Чтобы избежать проблем, рекомендуется:

• Хранить электронные копии справок с квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• При отправке документов в ФСС прикладывать скан справки с подписью и печатью (если она есть).

Нужно ли указывать в справке суммы выплат, не облагаемых страховыми взносами (например, материальную помощь)?

Нет, в справке для расчета пособия указываются только те выплаты, с которых уплачивались взносы на ВНиМ (взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством). Материальная помощь (свыше 4 000 ₽ в год), командировочные и другие необлагаемые выплаты в справку не включаются.