Начисление отпуска по беременности и родам в 1С: полная инструкция с примерами

Отпуск по беременности и родам (БиР) — один из самых ответственных этапов кадрового учета, где ошибка в расчетах может привести к штрафам от ФСС и недовольству сотрудницы. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП 3.1 или 2.5) этот процесс автоматизирован, но требует точного соблюдения последовательности действий и знания нюансов законодательства. В отличие от обычного отпуска, декретные выплаты рассчитываются по особым правилам, а их оформление затрагивает сразу несколько разделов программы: кадровый учет, расчет зарплаты и взаимодействие с ФСС.

В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию по начислению отпуска по БиР в 1С — от создания документа до проверки проводок и формирования отчетности. Мы разберем типичные ошибки (например, неправильный расчет среднего заработка или отсутствие больничного листа в системе), актуальные изменения 2026 года, а также дадим рекомендации по работе с нестандартными ситуациями — такими как смена работодателя во время беременности или совмещение декрета с другими выплатами. Инструкция подходит для всех актуальных релизов 1С:ЗУП, включая облачные версии.

Если вы впервые сталкиваетесь с оформлением декретных в 1С, начните с раздела «Подготовка документов» — там описаны все предварительные шаги. Опытные пользователи могут сразу перейти к блоку «Пошаговая инструкция по начислению», где приведены скриншоты и коды операций для быстрого выполнения задачи.

1. Подготовка документов перед начислением

Прежде чем приступать к начислению в 1С, убедитесь, что у вас на руках есть все необходимые документы от сотрудницы. Их отсутствие или некорректное оформление может привести к отказу ФСС в возмещении расходов. Вот полный список:

• 📄 Листок нетрудоспособности (больничный по БиР) — выдается медицинской организацией на сроке 30 недель (или 28 при многоплодной беременности). В 1С он вводится как отдельный документ.
• 📝 Заявление сотрудницы на предоставление отпуска по БиР — хотя по закону его наличие не обязательно, многие компании запрашивают его для внутреннего документооборота.
• 👶 Справка из женской консультации (при ранней постановке на учет) — нужна для дополнительной выплаты, если сотрудница встала на учет до 12 недель.
• 🔄 Справка о зарплате с предыдущего места работы — требуется, если сотрудница работала у другого работодателя в расчетном периоде (2 года перед декретом).

Особое внимание уделите больничному листу: в 1С он должен быть введен до создания документа «Отпуск по беременности и родам». Если сначала оформить отпуск, а потом добавить больничный, программа может некорректно рассчитать сумму пособия. Проверьте, чтобы в больничном были правильно указаны:

• 📅 Даты начала и окончания отпуска (обычно 140 дней, при осложненных родах — 156, при многоплодной беременности — 194).
• 💰 Средний заработок за расчетный период (если он указан — сверьте с данными в 1С).
• 🏥 Код причины нетрудоспособности — для БиР это всегда 05.

Если сотрудница принесла больничный на бумажном носителе, его данные нужно перенести в 1С вручную через документ Больничный лист (раздел «Зарплата» → «Больничные листы»). Электронные больничные (ЭЛН) загружаются автоматически из системы ФСС — для этого в настройках 1С должен быть подключен обмен с Единой интегрированной информационной системой «Соцстрах» (ЕИИСС).

2. Пошаговая инструкция по начислению отпуска по БиР

Теперь перейдем к непосредственному оформлению отпуска в 1С. Весь процесс состоит из 5 ключевых шагов. Следуйте им строго по порядку, чтобы избежать ошибок в расчетах.

Шаг 1. Ввод больничного листа

Откройте раздел Зарплата → Больничные листы и создайте новый документ. Заполните поля:

• 👤 Сотрудник — выберите из справочника.
• 📅 Период нетрудоспособности — даты из больничного.
• 🔢 Код нетрудоспособности — 05 (БиР).
• 💰 Средний заработок — если не указан в больничном, 1С рассчитает его автоматически.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Документ должен получить статус Утвержден.

Шаг 2. Создание документа «Отпуск по беременности и родам»

Перейдите в раздел Кадры → Отпуска и выберите Отпуска по беременности и родам. Нажмите «Создать» и заполните:

• 👤 Сотрудник — та же сотрудница, что и в больничном.
• 📅 Дата начала — должна совпадать с датой в больничном.
• 📅 Дата окончания — рассчитывается автоматически по продолжительности отпуска (140/156/194 дней).
• 📄 Основание — укажите номер и дату больничного листа.

На вкладке Начисления проверьте, что программа автоматически подтянула данные из больничного. Если сумма пособия не рассчитана, нажмите «Рассчитать».

Сверены даты в больничном и документе отпуска|Правильно указан код нетрудоспособности (05)|Сумма пособия рассчитана (не нулевая)|Сотрудница не находится в другом отпуске (проверьте календарь)

-->

Шаг 3. Проверка расчета пособия

1С рассчитывает декретные по формуле:

Сумма пособия = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

Где средний дневной заработок определяется как:

СДЗ = Сумма заработка за 2 года / 730 (или 731 для високосного года)

Проверьте расчет на вкладке Расчет:

- Убедитесь, что в расчетный период включены все выплаты, облагаемые страховыми взносами (зарплата, премии, отпускные).

- Исключены дни, когда сотрудница была на больничном или в отпуске по уходу за ребенком.

- Если заработок за 2 года меньше МРОТ, 1С должна автоматически подставить минимальную сумму (в 2026 году МРОТ — 19 242 рубля).

Что делать, если 1С неверно рассчитала средний заработок?

Если программа не учла какие-то выплаты (например, премию), проверьте:

1. Включена ли премия в состав начислений для расчета среднего (настройка в справочнике «Виды начислений»).

2. Правильно ли указаны периоды работы в карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники»).

3. Нет ли в расчетном периоде дней, исключаемых из расчета (отпуска, больничные).

Если ошибка сохраняется, рассчитайте СДЗ вручную и внесите корректировку через документ «Корректировка среднего заработка».

Шаг 4. Проводки и отражение в бухучете

После проведения документа «Отпуск по БиР» в 1С формируются следующие проводки:

Счет Дебет	Счет Кредит	Сумма	Описание
20 (26, 44)	70	Сумма пособия	Начислено пособие сотруднице
69.01.1	20 (26, 44)	Сумма пособия	Списана сумма пособия на ФСС
70	68.01	НДФЛ 13%	Удержан налог с пособия
70	51 (50)	Сумма к выплате	Выплачено пособие сотруднице

Проверьте проводки в отчете Анализ счета 70 (раздел «Отчеты» → «Зарплата»). Если счет ФСС (69.01.1) не используется, возможно, в настройках программы отключено ведение регламентированного учета. В этом случае пособие будет списано на 20/26 счет без дальнейшего возмещения.

Шаг 5. Выплата пособия и отчетность в ФСС

После начисления необходимо:

1. Сформировать ведомость на выплату (раздел «Зарплата» → «Ведомости на выплату»).
2. Выплатить пособие сотруднице через банк или кассу.
3. Сдать отчетность в ФСС:
   • 📋 4-ФСС — ежеквартально, где отражаются начисленные пособия.
   • 📊 СЗВ-СТАЖ — ежегодно, с указанием периода отпуска по БиР.
💡

Выплата пособия по БиР должна быть произведена в ближайший после начисления день выплаты зарплаты. Задержка более чем на 5 дней считается нарушением ст. 136 ТК РФ и может привести к штрафам.

3. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при оформлении декретных в 1С. Вот самые распространенные из них и способы их исправления:

• ❌ Несовпадение дат в больничном и документе отпуска

  Если в больничном указан период с 10.01.2026 по 28.05.2026, а в документе «Отпуск по БиР» проставлены другие даты, ФСС может отказать в возмещении. Всегда сверяйте даты и при необходимости корректируйте документ через кнопку «Изменить».

• ❌ Отсутствие больничного листа в базе

  Без введенного в 1С больничного программа не сможет рассчитать пособие. Если документ потерян, запросите дубликат в медучреждении или через портал Госуслуг.

• ❌ Неверный расчетный период

  1С по умолчанию берет 2 календарных года перед годом начала отпуска. Например, если декрет начинается в 2026 году, расчетный период — 2026–2026. Если сотрудница была в отпуске по уходу за предыдущим ребенком, эти дни исключаются из расчета.

• ❌ Неучтенные выплаты

  Премии, отпускные или другие доходы, не включенные в расчет среднего, занижают сумму пособия. Проверяйте состав начислений в справочнике «Виды расчета».

💡

Если сотрудница уходит в декрет сразу после отпуска или больничного, 1С может неправильно рассчитать средний заработок. В этом случае используйте документ «Корректировка среднего заработка» (раздел «Зарплата» → «Корректировки»).

Еще одна частая проблема — отсутствие возмещения от ФСС. Это происходит, если:

• 🔹 В настройках 1С не указан регистрационный номер в ФСС (проверьте в справочнике «Организации»).
• 🔹 Не сданы отчеты 4-ФСС или СЗВ-СТАЖ.
• 🔹 В больничном листе неверно указан код подчиненности медучреждения.

⚠️ Внимание: С 2026 года ФСС ужесточил контроль за правильностью заполнения электронных больничных. Если в 1С неверно указан СНИЛС сотрудницы или реквизиты организации, больничный может быть отклонен. Всегда сверяйте данные с оригиналом документа.

4. Особенности расчета в нестандартных ситуациях

Не всегда отпуск по БиР оформляется по стандартной схеме. Рассмотрим наиболее сложные случаи и их решение в 1С.

Сотрудница работала у нескольких работодателей

Если в расчетном периоде (2 года) сотрудница работала у других работодателей, она должна предоставить справку о заработке по форме 182н. В 1С:

1. Создайте документ «Ввод сведений о заработке у другого страхователя» (раздел «Зарплата» → «Справки о заработке»).
2. Укажите сумму заработка из справки.
3. При расчете пособия 1С автоматически учтет эти данные.

Сотрудница уходит в декрет в месяце приема на работу

Если сотрудница устроилась и сразу уходит в декрет (например, в январе 2026 года), расчетный период будет неполным. В этом случае:

• 1С возьмет за основу МРОТ на дату начала отпуска.
• Количество дней в расчетном периоде будет равно фактически отработанным дням.

Пример: если сотрудница проработала 10 дней в январе 2026, средний дневной заработок рассчитывается как:

СДЗ = (Зарплата за 10 дней / 10) × 30,4 (среднемесячное число дней)

Сотрудница работает на 0,5 ставки

Пособие по БиР рассчитывается исходя из фактического заработка, а не полной ставки. Если сотрудница работает на 0,5 ставки, 1С автоматически учтет это при расчете среднего. Однако сумма пособия не может быть меньше минимальной, рассчитанной исходя из МРОТ с учетом ставки.

Пример: при МРОТ 19 242 рубля и ставке 0,5 минимальное пособие за 140 дней составит:

Минимальное пособие = (19 242 × 0,5) / 30,4 × 140 ≈ 44 000 руб.

Сотрудница уходит в декрет во время испытательного срока

Испытательный срок не влияет на право сотрудницы на отпуск по БиР. 1С рассчитает пособие по стандартным правилам, но:

• 🔸 Если расчетный период меньше 2 лет, будут использоваться данные за фактически отработанное время.
• 🔸 Если заработка нет (например, сотрудница на испытательном сроке без оклада), пособие рассчитывается исходя из МРОТ.

⚠️ Внимание: Если сотрудница уходит в декрет в течение первого месяца работы, работодатель вправе запросить у нее справку о заработке с предыдущего места работы за последние 2 года. Без этой справки пособие будет рассчитано по МРОТ.

5. Отчетность и взаимодействие с ФСС

После начисления и выплаты пособия необходимо сдать отчетность в ФСС. В 1С для этого предусмотрены автоматизированные инструменты.

Отчет 4-ФСС

Отчет сдается ежеквартально не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В 1С:

1. Перейдите в раздел Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. Выберите 4-ФСС и создайте новый отчет.
3. На вкладке Пособия проверьте, что сумма по БиР отражена в разделе 1 таблицы 2.
4. Сформируйте файл для отправки в ФСС (формат XML).

Отчет СЗВ-СТАЖ

Ежегодный отчет, где указываются периоды работы и отпуска по БиР. В 1С:

1. Перейдите в Отчеты → ПФР → СЗВ-СТАЖ.
2. В разделе 3 укажите код ДЕКРЕТ и период отпуска.
3. Проверьте, что дни отпуска по БиР не пересекаются с другими периодами (например, отпуском по уходу за ребенком).

Электронный обмен с ФСС

Если ваша организация подключена к системе электронного документооборота (ЭДО) с ФСС, вы можете:

• 📤 Отправлять больничные листы и отчеты прямо из 1С.
• 📥 Получать уведомления о статусе обработки документов.
• 🔄 Автоматически загружать электронные больничные (ЭЛН).

Для настройки обмена перейдите в Администрирование → Настройка обмена → Обмен с ФСС.

6. Проверка корректности начислений

Перед отправкой отчетности в ФСС обязательно проверьте правильность начислений. Вот контрольные точки:

Проверка суммы пособия

Сверьте рассчитанную 1С сумму с ручным расчетом по формуле:

Пособие = (Сумма заработка за 2 года / 730) × Количество дней отпуска

Если сумма не совпадает:

• 🔹 Проверьте, все ли выплаты включены в расчет (премии, отпускные).
• 🔹 Убедитесь, что нет дней, исключаемых из расчетного периода (больничные, отпуска).
• 🔹 Сверьте количество дней в расчетном периоде (730 или 731 для високосного года).

Проверка проводок

Откройте отчет Карточка счета 70 по сотруднице и убедитесь, что:

• 🔸 Есть проводка по начислению пособия (Дт 20/26 — Кт 70).
• 🔸 Есть проводка по удержанию НДФЛ (Дт 70 — Кт 68.01).
• 🔸 Есть проводка по списанию на ФСС (Дт 69.01.1 — Кт 20/26).

Проверка отражения в 6-НДФЛ

Пособие по БиР облагается НДФЛ, поэтому должно быть отражено в разделе 2 формы 6-НДФЛ:

• 📅 Дата получения дохода — последний день месяца, в котором начислено пособие.
• 📅 Дата удержания налога — день выплаты пособия.
• 📅 Срок перечисления налога — не позднее следующего дня после выплаты.

⚠️ Внимание: Если пособие выплачено в декабре 2026 года, а перечислено в январе 2027, в 6-НДФЛ за 2026 год оно отражается в разделе 2 с датой удержания в декабре, но фактическое перечисление налога должно быть не позднее 10 января 2027 года.

7. Частые вопросы и ответы

🔹 Можно ли оформить отпуск по БиР задним числом в 1С?

Да, но с оговорками. В 1С можно создать документ с прошлой датой, однако:

• 📅 Дата начала отпуска не может быть раньше даты открытия больничного листа.
• 💰 Если пособие уже выплачено, задним числом его начислить нельзя — это приведет к двойной выплате.
• 📊 При задним числом оформлении проверьте, чтобы в расчетном периоде не было начислений, которые могли бы повлиять на средний заработок.

Если ошибка в датах обнаруžena после выплаты, лучше сделать корректирующие проводки, а не пересоздавать документ.

🔹 Как в 1С отразить досрочный выход из декрета?

Если сотрудница вышла на работу раньше окончания отпуска по БиР (например, через 100 дней вместо 140), нужно:

1. Создать документ «Прерывание отпуска» (раздел «Кадры» → «Отпуска»).
2. Указать дату фактического выхода.
3. В документе «Отпуск по БиР» скорректировать дату окончания.

Пособие будет пересчитано пропорционально фактически использованным дням. Излишне выплаченную сумму можно удержать из зарплаты (с согласия сотрудницы) или вернуть в ФСС.

🔹 Что делать, если 1С не видит электронный больничный?

Проблема может быть в:

• 🔌 Отсутствии подключения к ЕИИСС — проверьте настройки обмена в Администрирование → Настройка обмена.
• 👤 Несовпадении СНИЛС — сверьте СНИЛС сотрудницы в 1С и в больничном.
• 🔄 Задержке данных — электронные больничные могут поступать в 1С с задержкой до 3 дней.

Если проблема не решается, загрузите больничный вручную через Зарплата → Больничные листы → Загрузить из файла (формат XML).

🔹 Как начислить пособие, если сотрудница уволилась, но принесла больничный?

Если сотрудница уволилась, но в течение 30 дней принесла больничный по БиР, работодатель обязан начислить и выплатить пособие. В 1С:

1. Восстановите сотрудницу в базе (документ «Прием на работу» с датой, предшествующей дате увольнения).
2. Введите больничный лист и оформите отпуск по БиР.
3. После начисления снова уволите сотрудницу (документ «Уволение» с прежней датой).

Пособие выплачивается в обычном порядке, но в отчете 4-ФСС такие случаи отражаются отдельно.

🔹 Можно ли разделить отпуск по БиР на части?

Нет, отпуск по беременности и родам предоставляется одним непрерывным периодом. Разделение на части или перенос дат не допускается (ст. 255 ТК РФ). Если сотрудница хочет выйти на работу раньше, она может прервать отпуск, но оставшиеся дни «сгорят» — их нельзя использовать позже.

8. Заключение: контрольный чек-лист перед отправкой отчетности

Чтобы избежать ошибок и штрафов, перед сдачей отчетности в ФСС выполните финальную проверку:

Сверены даты в больничном и документе отпуска|Пособие рассчитано по правильной формуле (с учетом МРОТ, если нужно)|Проводки сформированы корректно (Дт 69.01.1 — Кт 20/26)|Отчет 4-ФСС включает сумму пособия в таблице 2|СЗВ-СТАЖ содержит код "ДЕКРЕТ" с правильным периодом|Электронный больничный подтвержден системой ФСС (статус "Принят")

-->

Если все пункты выполнены, можно смело отправлять отчетность. В случае сомнений используйте отчет «Анализ начислений по сотруднику» (раздел «Отчеты» → «Зарплата»), где подробно расписаны все начисления и удержания.

Помните: ошибки в расчете декретных могут стоить компании не только штрафов, но и репутационных потерь. Если случай сложный (например, сотрудница работала в нескольких организациях или уходит в декрет в месяце приема), лучше перепроверьте расчеты вручную или проконсультируйтесь с экспертом по 1С.