Смерть близкого родственника — тяжелое испытание для сотрудника, и работодатель часто оказывает материальную поддержку в такой ситуации. В программах 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Бухгалтерия начисление такой выплаты имеет свои особенности: от правильного оформления документа до корректного учета налогов и взносов. Ошибки здесь могут привести к претензиям со стороны ФНС или недовольству сотрудников.

В этой статье разберем пошаговый алгоритм начисления материальной помощи в связи со смертью родственника: какие документы нужны, как оформить выплату в 1С, какие налоги и взносы применять, и как избежать типичных ошибок. Акцент сделаем на версиях 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0, но принципы применимы и к другим конфигурациям.

Особое внимание уделим налоговым нюансам 2026 года: суммы, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, а также случаи, когда выплата все-таки подлежит обложению. Если вы бухгалтер или кадровик, этот материал поможет избежать доначислений и штрафов.

1. Правовые основы выплаты материальной помощи

Прежде чем переходить к технической стороне начисления в 1С, разберемся с законодательством. Материальная помощь при смерти близкого родственника регулируется:

  • 📜 Налоговым кодексом РФ (ст. 217) — определяет, когда выплата не облагается НДФЛ;
  • 📜 Федеральным законом № 212-ФЗ — правила начисления страховых взносов;
  • 📜 Трудовым кодексом РФ (ст. 128) — основания для предоставления поддержки;
  • 📜 Локальными нормативными актами компании — порядок и размер выплат.

Согласно п. 8 ст. 217 НК РФ, материальная помощь до 50 000 рублей в год не облагается НДФЛ, если она выплачена в связи со смертью члена семьи или близкого родственника. К близким родственникам относятся:

  • 👨‍👩‍👧‍👦 Супруг(а), родители (в том числе усыновители);
  • 👶 Дети (в том числе усыновленные);
  • 👵 Дедушки, бабушки, внуки;
  • 👫 Полнородные и неполнородные братья/сестры.

Если сумма превышает 50 000 рублей, то разница облагается НДФЛ по ставке 13% (для резидентов). Страховые взносы на материальную помощь не начисляются независимо от суммы (п. 3 ст. 422 НК РФ).

⚠️ Внимание! Если сотрудник получил материальную помощь по другому основанию (например, к юбилею) в том же году, общая сумма не облагаемых НДФЛ выплат не должна превышать 50 000 рублей. Например, если ранее он получил 30 000 рублей на лечение, то на погребение можно выплатить только 20 000 рублей без налога.

2. Подготовка документов для начисления

Чтобы оформить выплату в 1С, потребуется пакет документов от сотрудника. Без них бухгалтерия не имеет права проводить начисление. Основные документы:

  • 📄 Заявление сотрудника на имя руководителя с просьбой о выплате материальной помощи (указывается сумма, основание и степень родства);
  • 📄 Свидетельство о смерти (копия, заверенная нотариусом или кадровой службой);
  • 📄 Документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении, браке, усыновлении и т.д.);
  • 📄 Справка с места работы покойного (если требуется по внутренним правилам компании).

В некоторых организациях дополнительно запрашивают:

  • 📄 Копию паспорта сотрудника (для подтверждения личности);
  • 📄 Реквизиты для перечисления (если выплата идет не через зарплату).

Все документы регистрируются в журнале входящей документации. Если сотрудник принес оригиналы, кадровик должен заверить копии и вернуть оригиналы владельцу.

📊 Какую программу 1С вы используете для начисления зарплаты?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:УНФ
1С:ERP
Другая конфигурация

3. Пошаговая инструкция по начислению в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим алгоритм на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Порядок действий:

  1. Создать документ "Начисление по среднему заработку":

    Перейдите в раздел Зарплата → Все начисления и нажмите Создать → Начисление по среднему заработку. В некоторых версиях путь может отличаться: Зарплата → Начисления → Материальная помощь.

  2. Заполнить шапку документа:

    Укажите организацию, месяц начисления и сотрудника. В поле "Вид начисления" выберите Материальная помощь (если такого вида нет, его нужно предварительно создать в справочнике "Виды начислений").

  3. Указать основание и сумму:

    В поле "Основание" введите: Материальная помощь в связи со смертью [указать степень родства]. Сумму пропишите в соответствии с локальным актом компании (обычно от 5 000 до 50 000 рублей).

  4. Проверить налоги и взносы:

    На закладке "НДФЛ и взносы" убедитесь, что стоят правильные флажки:

    • ✅ Не облагается НДФЛ (если сумма ≤ 50 000 рублей);
    • ✅ Не облагается страховыми взносами (всегда).

  • Провести и закрыть документ:

    Нажмите Провести и закрыть. Документ сформирует проводки и запись в регистре начислений.

    • Если в вашей базе нет вида начисления "Материальная помощь", его нужно создать:

    1. Перейдите в Настройка → Виды начислений;
    2. Нажмите Создать;
    3. Укажите наименование: Материальная помощь (смерть родственника);
    4. На закладке "Налоги и взносы" установите флажки:
      • ✅ Не облагается НДФЛ (с ограничением 50 000 рублей в год);
      • ✅ Не облагается страховыми взносами.

    ☑️ Проверка перед проведением документа

    Выполнено: 0 / 4

    4. Начисление в 1С:Бухгалтерия 3.0

    В 1С:Бухгалтерия 3.0 материальная помощь оформляется через документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет) или Начисление зарплаты, если ведется кадровый учет. Рассмотрим оба варианта.

    Вариант 1: Через документ "Операция"

    1. Перейдите в Операции → Операции, введенные вручную;
    2. Создайте новую операцию с типом Прочие операции с персоналом;
    3. Сформируйте проводки:
      Счет Дебет Счет Кредит Сумма Аналитика
      20 (26, 44) 73.02 Сумма помощи Сотрудник, основание
      73.02 50 (51) Сумма помощи Выдача наличных/перечисление
    4. Укажите в описании: Материальная помощь в связи со смертью [родственник].

      5. Вариант 2: Через документ "Начисление зарплаты"

      Если в компании ведется учет зарплаты:

      1. Перейдите в Зарплата и кадры → Все начисления;
      2. Создайте документ Начисление зарплаты;
      3. Добавьте строку с видом начисления Материальная помощь (если его нет, создайте аналогично 1С:ЗУП);
      4. Укажите сумму и основание;
      5. Проверьте, что НДФЛ и взносы не рассчитаны (если сумма ≤ 50 000 рублей).
        6. ⚠️ Внимание! В 1С:Бухгалтерия нет автоматического контроля за годовой суммой материальной помощи. Если сотрудник уже получал такие выплаты ранее, бухгалтеру нужно вручную проверить, не превышен ли лимит 50 000 рублей. Иначе ФНС доначислит НДФЛ.

        5. Проводки и налоговый учет

        Материальная помощь отражается в бухгалтерском и налоговом учете следующим образом:

        Операция Дебет Кредит Налоговый учет
        Начислена материальная помощь 20 (26, 44) 73.02 Не учитывается в расходах по налогу на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ)
        Выдана из кассы 73.02 50 —
        Перечислена на карту 73.02 51 —
        Удержан НДФЛ (если сумма > 50 000 руб.) 73.02 68.01 НДФЛ 13% с превышения

        Важные моменты:

        • 💰 Налог на прибыль: материальная помощь не уменьшает налоговую базу (п. 23 ст. 270 НК РФ);
        • 📊 Страховые взносы: не начисляются независимо от суммы (п. 3 ст. 422 НК РФ);
        • 📝 6-НДФЛ: если сумма ≤ 50 000 рублей, она не отражается в разделе 2 (не облагается НДФЛ). Если превышает — разница включается в базу.
        💡

        Если материальная помощь выплачивается не сотруднику, а бывшему работнику (например, пенсионеру), используйте счет 76.09 вместо 73.02.

        6. Типичные ошибки и как их избежать

        При начислении материальной помощи бухгалтеры часто допускают следующие ошибки:

        • 🔴 Превышение лимита 50 000 рублей:

          Если сотрудник уже получал материальную помощь в текущем году (например, на лечение), общая сумма не должна превышать 50 000 рублей. Иначе с превышения нужно удержать НДФЛ.

          Пример расчета НДФЛ при превышении лимита

          Допустим, сотрудник в марте получил 30 000 рублей на лечение (не облагается НДФЛ), а в ноябре — 40 000 рублей на погребение. Общая сумма — 70 000 рублей. С 20 000 рублей (70 000 - 50 000) нужно удержать НДФЛ 13% → 2 600 рублей.

        • 🔴 Неправильное оформление основания:

          В документе 1С должно быть четко указано, что помощь выплачена в связи со смертью близкого родственника. Если написать просто "материальная помощь", ФНС может доначислить налоги.

        • 🔴 Начисление взносов:

          Некоторые бухгалтеры ошибочно начисляют страховые взносы на материальную помощь. Это неправильно: взносы не начисляются независимо от суммы (п. 3 ст. 422 НК РФ).

        • 🔴 Отсутствие подтверждающих документов:

          Без свидетельства о смерти и документа о родстве выплата может быть признана необоснованной, а расходы — экономически неоправданными.

      Чтобы избежать ошибок, используйте чек-лист:

      ☑️ Проверка перед выплатой

      Выполнено: 0 / 5

      7. Отчетность: что и куда сдавать

      Материальная помощь отражается в следующих отчетах:

      Отчет Как отражается Срок сдачи
      6-НДФЛ Если сумма ≤ 50 000 рублей — не отражается. Если > 50 000 — разница включается в строку 020 (доходы) и 040 (НДФЛ) Ежеквартально, до последнего числа месяца, следующего за кварталом
      РСВ (расчет по страховым взносам) Не отражается (взносы не начисляются) Ежеквартально, до 30-го числа месяца, следующего за кварталом
      Декларация по налогу на прибыль Не включается в расходы (п. 23 ст. 270 НК РФ) Годовая — до 28 марта

      В справке 2-НДФЛ материальная помощь до 50 000 рублей не указывается. Если сумма больше, то превышение отражается в разделе "Доходы, облагаемые по ставке 13%".

      В бухгалтерской отчетности (баланс, ОФР) выплата отражается как прочие расходы (если не связана с производственной деятельностью).

      ⚠️ Внимание! Если материальная помощь выплачена не сотруднику, а другому физическому лицу (например, родственнику умершего работника), она полностью облагается НДФЛ по ставке 13% (30% для нерезидентов) и страховыми взносами (если не подпадает под исключения ст. 422 НК РФ).

      8. Частые вопросы и ответы

      🔹 Нужно ли удерживать НДФЛ, если сотрудник получил 50 000 рублей в январе и еще 10 000 рублей в декабре?

      Да, с 10 000 рублей нужно удержать НДФЛ 13% (1 300 рублей), так как общая сумма материальной помощи за год превысила 50 000 рублей. В 1С это отразится автоматически, если правильно настроен вид начисления.

      🔹 Можно ли выплатить материальную помощь бывшему сотруднику?

      Да, но в этом случае выплата не считается связанной с трудовыми отношениями. Она полностью облагается НДФЛ (13% или 30%) и страховыми взносами (если не подпадает под исключения). В 1С оформите операцию через счет 76.09 ("Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами").

      🔹 Как отразить материальную помощь в 1С, если родственник сотрудника умер за границей?

      Порядок тот же: потребуется свидетельство о смерти (можно с апостилем или консульской легализацией) и документ, подтверждающий родство. Если документы на иностранном языке, нужен нотариально заверенный перевод. В 1С в основании укажите: Материальная помощь в связи со смертью [родственник], подтверждено свидетельством о смерти №X от DD.MM.YYYY (страна).

      🔹 Что делать, если сотрудник отказался от материальной помощи?

      Если сотрудник написал заявление, но потом передумал, оформите в 1С документ "Корректировка начислений" или "Сторно" (в зависимости от конфигурации). В бухгалтерском учете сделайте обратные проводки. Документы от сотрудника (свидетельство о смерти и т.д.) верните ему под роспись.

      🔹 Можно ли выплатить материальную помощь наличными из кассы?

      Да, но нужно соблюдать лимит расчетов наличными (100 000 рублей по одному договору). Если сумма больше, перечислите на банковскую карту. В 1С при выплате из кассы используйте документ "Выдача наличных" (Касса → Выдача наличных) с указанием основания.