Начисление медосмотра в 1С ЗУП: полная инструкция от документа до проводок

Организация обязательных медицинских осмотров (медосмотров) для сотрудников — это не только требование Трудового кодекса РФ, но и важный элемент кадрового учета. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) начисление оплаты за медосмотры требует правильного оформления документов, учета НДФЛ и страховых взносов, а также корректного отражения в бухгалтерском и налоговом учете. Ошибки на этом этапе могут привести к претензиям со стороны проверяющих органов или искажению финансовой отчетности.

Эта статья поможет разобраться, как зафиксировать факт прохождения медосмотра, начислить компенсацию сотруднику (если она предусмотрена), учесть расходы компании и избежать типичных ошибок. Мы рассмотрим актуальные схемы для 1С:ЗУП 3.1 (редакция 3.1.24 и новее), включая нюансы для бюджетных учреждений и коммерческих организаций. Особое внимание уделим проводкам по дебету счета 20 (26, 44) и кредиту 70 — их часто путают с выплатами по больничным листам.

Если вы работаете с предшествующими версиями (например, 1С:ЗУП 2.5), часть интерфейсных путей может отличаться, но логика начислений остается аналогичной. Для уточнения актуальных реквизитов документов всегда сверяйтесь с последними обновлениями конфигурации.

1. Нормативная база: когда медосмотр оплачивает работодатель

Прежде чем начислять компенсацию в 1С ЗУП, необходимо понять, обязан ли работодатель оплачивать медосмотр. Согласно ст. 212 и 213 ТК РФ, обязательные медосмотры проходят:

• 🔹 Работники, занятые на вредных или опасных производствах (перечень утвержден Приказом Минздравсоцразвития № 302н).
• 🔹 Сотрудники пищевой промышленности, торговли, общепита (СанПиН 2.3.2.1324-03).
• 🔹 Водители транспортных средств (в т.ч. корпоративных автомобилей).
• 🔹 Несовершеннолетние и беременные женщины (вне зависимости от должности).

Во всех этих случаях оплата медосмотра ложится на работодателя. Если сотрудник проходит осмотр по собственной инициативе (например, для получения справки в бассейн), компенсация не предусмотрена. Исключение — когда это прописано в коллективном договоре или локальном акте компании.

⚠️ Внимание: С 2023 года введены новые правила для предварительных медосмотров при приеме на работу (Федеральный закон № 323-ФЗ). Теперь работодатель обязан оплатить осмотр до подписания трудового договора, если кандидат успешно прошел все этапы отбора. В 1С ЗУП такой случай оформляется как начисление "прочему физическому лицу" (не сотруднику).

Для бюджетных учреждений действуют дополнительные ограничения: оплата медосмотров осуществляется в рамках КОСГУ 226 ("Прочие работы, услуги") или КОСГУ 212 ("Прочие выплаты"), если речь идет о компенсации сотруднику. В коммерческих организациях расходы списываются на 20 (26, 44) счет в зависимости от подразделения.

2. Подготовка к начислению: какие документы нужны в 1С ЗУП

Чтобы начислить медосмотр в 1С:ЗУП, потребуется пакет документов:

1. Приказ о направлении на медосмотр (форма Т-40 или произвольная). В 1С его можно создать через Кадры → Приказы → Направление на медосмотр.
2. Договор с медицинским учреждением (если оплата идет напрямую клинике). В документе должны быть указаны реквизиты, стоимость и перечень услуг.
3. Акт выполненных работ (от медучреждения) или чеки/квитанции (если сотрудник оплатил осмотр самостоятельно).
4. Заключение медкомиссии (для подтверждения факта прохождения).

Если медосмотр оплачивает сотрудник, а компания потом компенсирует расходы, потребуется его заявление на возмещение с приложенными чеками. В 1С ЗУП такой случай оформляется через документ "Расчет с работником по прочим операциям".

Приказ о направлении на медосмотр (Т-40)

Договор с медучреждением (если оплата напрямую)

Акт/квитанция об оплате

Заключение медкомиссии

Заявление сотрудника (если компенсация)

-->

3. Пошаговая инструкция: как начислить медосмотр в 1С ЗУП 3.1

Рассмотрим два сценария: когда оплата идет напрямую медучреждению и когда компенсируются расходы сотрудника.

Сценарий 1: Оплата медучреждению (безналичный расчет)

1. Создайте документ "Поступление услуг и работ" (Покупки → Поступления → Услуги и работы). Укажите:
   • 📌 Контрагента (медицинское учреждение).
   • 📌 Договор (если он есть в базе).
   • 📌 Статью затрат (например, "Медосмотры сотрудников").
   • 📌 Счет затрат (20, 26 или 44).

Проведите документ и сформируйте "Счет-фактуру полученный" (если медучреждение — плательщик НДС).

Оплатите счет через "Списание с расчетного счета" (Банк → Банковские выписки).

Сценарий 2: Компенсация сотруднику

1. Создайте документ "Расчет с работником по прочим операциям" (Зарплата → Все начисления → Прочие начисления).
2. В поле "Вид операции" выберите "Возмещение расходов".
3. Укажите:
   • 📌 Сотрудника.
   • 📌 Сумму компенсации (без НДФЛ, если сумма ≤ 4 000 руб. в год).
   • 📌 Статью затрат (например, "Компенсация медосмотров").
   • 📌 Счет затрат (20, 26 или 44).
4. На закладке "НДФЛ" отметьте, облагается ли сумма налогом (см. раздел 4).
5. Проведите документ и сформируйте "Ведомость на выплату" (Зарплата → Выплаты → Ведомости на выплату).

Если медосмотр проходит кандидат при приеме на работу, используйте документ "Начисление по договору ГПХ" (Зарплата → Начисления внешним сотрудникам) с видом операции "Оплата услуг физического лица".

Что делать, если в 1С ЗУП нет статьи затрат для медосмотров?

Если в справочнике "Статьи затрат" (Предприятие → Статьи затрат) нет подходящей позиции, создайте новую:

1. Нажмите "Создать" и укажите наименование (например, "Медосмотры сотрудников").

2. В поле "Вид расхода" выберите "Прочие расходы, связанные с производством и реализацией".

3. Укажите счет учета (20, 26 или 44) и аналитику (подразделение, проект).

4. Сохраните и используйте в документах начисления.

4. НДФЛ и страховые взносы: как учесть налоги

Один из самых сложных моментов — правильное налогообложение компенсации за медосмотр. Здесь действуют следующие правила:

Ситуация	НДФЛ (13%)	Страховые взносы (30%)	Примечание
Оплата медучреждению напрямую	❌ Не удерживается	❌ Не начисляются	Расходы компании, не доход сотрудника
Компенсация сотруднику ≤ 4 000 руб. в год	❌ Не удерживается (ст. 217 НК РФ, п. 3)	❌ Не начисляются	Льгота действует на сумму до 4 000 руб. в совокупности за год
Компенсация сотруднику > 4 000 руб.	✅ Удерживается с суммы превышения	✅ Начисляются на всю сумму	Пример: компенсация 5 000 руб. → НДФЛ с 1 000 руб.
Оплата медосмотра кандидату при приеме	✅ Удерживается	✅ Начисляются	Считается доходом физлица

В 1С ЗУП налоги проставляются автоматически при проведении документа, но важно проверять корректность:

• 🔹 Для компенсаций ≤ 4 000 руб. в документе "Расчет с работником" на закладке "НДФЛ" должен стоять флажок "Не облагается".
• 🔹 Если сумма превышает лимит, НДФЛ рассчитывается только с разницы. Вручную это можно поправить в документе "Начисление НДФЛ" (Зарплата → НДФЛ → Начисление НДФЛ).

⚠️ Внимание: С 2026 года вступили в силу изменения в ст. 422 НК РФ, согласно которым страховые взносы не начисляются на компенсации медосмотров в пределах норм, установленных ТК РФ. Однако это не распространяется на "добровольные" осмотры, не предусмотренные законом. В 1С ЗУП проверьте актуальность настроек в справочнике "Виды начислений" (закладка "Страховые взносы").

5. Проводки и бухгалтерский учет: дебет и кредит

Корректное отражение медосмотров в бухгалтерском учете зависит от способа оплаты. Ниже приведены типовые проводки для 1С:Бухгалтерия 8 (интегрированной с ЗУП):

Операция	Дебет	Кредит	Сумма	Описание
Оплата медучреждению	20 (26, 44)	60.01	XXXXX	Стоимость услуг по договору
НДС по услугам (если есть)	19.03	60.01	XXXXX	Входящий НДС (при наличии счета-фактуры)
Компенсация сотруднику	20 (26, 44)	70	XXXXX	Возмещение расходов на медосмотр
Удержание НДФЛ (если сумма > 4 000 руб.)	70	68.01	XXXXX	Налог с суммы превышения
Начисление страховых взносов	20 (26, 44)	69.XX	XXXXX	Взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ (если применимо)

В 1С ЗУП проводки формируются автоматически при проведении документов, но их можно проверить:

1. Откройте документ начисления (например, "Расчет с работником").
2. Нажмите кнопку "Проводки" (или "Дт-Кт" в старых версиях).
3. Убедитесь, что счета и аналитика соответствуют таблице выше.

Для бюджетных учреждений вместо 20 (26, 44) используются счета:

• 🔹 109.60 ("Затраты на работы, услуги") — для казенных учреждений.
• 🔹 401.20 ("Расходы текущего финансового года") — для бюджетных и автономных.

6. Типичные ошибки и как их избежать

При начислении медосмотров в 1С ЗУП пользователи часто сталкиваются со следующими проблемами:

• 🚫 Ошибка 1: Начисление НДФЛ с полной суммы компенсации, даже если она ≤ 4 000 руб.
  Решение: В документе "Расчет с работником" на закладке "НДФЛ" установите флажок "Не облагается" и укажите основание — п. 3 ст. 217 НК РФ.
• 🚫 Ошибка 2: Отсутствие приказа о направлении на медосмотр.
  Решение: Создайте приказ через Кадры → Приказы → Направление на медосмотр. Без этого документа проверяющие органы могут не признать расходы.
• 🚫 Ошибка 3: Неправильный счет затрат (например, 91.02 вместо 20).
  Решение: Проверьте настройки статьи затрат в справочнике "Статьи затрат" (Предприятие → Статьи затрат).
• 🚫 Ошибка 4: Двойное начисление (и медучреждению, и сотруднику).
  Решение: Выберите один способ оплаты. Если медучреждение уже оплачено, компенсация сотруднику не требуется.

Еще одна распространенная проблема — несовпадение сумм в бухгалтерском и налоговом учете. Это происходит, если в 1С ЗУП не настроены регистры налогового учета. Чтобы исправить:

1. Перейдите в Настройки → Налоговый учет.
2. Убедитесь, что флажок "Вести налоговый учет" включен.
3. Проверьте соответствие счетов налогового учета в справочнике "Статьи затрат".

⚠️ Внимание: Если медосмотр проходит в выходной день, его оплата может квалифицироваться как работа в нерабочее время. В этом случае дополнительно начисляется компенсация за выходной (ст. 153 ТК РФ). В 1С ЗУП это оформляется отдельным начислением через документ "Начисление зарплаты и взносов" с видом "Оплата выходных/праздничных дней".

7. Отчетность: как отразить медосмотры в 6-НДФЛ и РСВ

Компенсации за медосмотры должны быть правильно отражены в отчетности:

6-НДФЛ

• 📌 Если сумма ≤ 4 000 руб. и не облагается НДФЛ — не включается в Раздел 2.
• 📌 Если сумма > 4 000 руб. — разница включается в строку 130 (доходы) и строку 140 (НДФЛ).

Расчет по страховым взносам (РСВ)

• 📌 Компенсации ≤ 4 000 руб. — не включаются в базу для взносов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
• 📌 Суммы свыше 4 000 руб. — включаются в Приложение 1 к Разделу 1.

В 1С ЗУП отчеты формируются автоматически, но рекомендуется:

1. Перед сдачей отчетности проверить "Отчет по страховым взносам" (Отчеты → Страховые взносы).
2. Убедиться, что компенсации медосмотров не попали в базу для взносов ошибочно.
3. В "6-НДФЛ" (Отчеты → НДФЛ) проверить Раздел 2 на наличие лишних сумм.

8. Автоматизация: как упростить работу с медосмотрами в 1С

Если в компании регулярно проходят медосмотры, можно настроить в 1С ЗУП шаблоны документов и автоматические начисления:

• 🔧 Шаблон приказа: Создайте типовой приказ о направлении на медосмотр (Кадры → Шаблоны приказов) и используйте его для всех сотрудников.
• 🔧 Регламентное задание: Настройте автоматическое создание документов "Расчет с работником" для компенсаций (Администрирование → Регламентные задания).
• 🔧 Групповая обработка: Для массового начисления компенсаций используйте документ "Групповое изменение начислений" (Зарплата → Все начисления).

Для интеграции с медучреждениями можно использовать обмен данными через XML:

1. Настройте формат обмена в Администрирование → Обмен данными.
2. Экспортируйте список сотрудников, которым требуется медосмотр.
3. Импортируйте акты выполненных работ от медучреждения.

Если в компании более 100 сотрудников, рекомендуется использовать дополнительные отчеты для контроля:

• 📊 "Реестр медосмотров" — список сотрудников с датами прохождения и суммами компенсаций.
• 📊 "Анализ расходов на медосмотры" — распределение затрат по подразделениям.

Эти отчеты можно создать через "Отчеты → Специализированные" или с помощью конструктора отчетов.

FAQ: Частые вопросы по начислению медосмотров в 1С ЗУП

🔹 Нужно ли создавать отдельный документ для каждого сотрудника, если медосмотр оплачивается медучреждению?

Нет, достаточно одного документа "Поступление услуг и работ" на всю группу сотрудников. В табличной части укажите всех, кто проходил осмотр, или прикрепите реестр. Если требуется детализация по сотрудникам (например, для аналитики), создайте отдельные строки с указанием ФИО в поле "Комментарий".

🔹 Как в 1С ЗУП отразить медосмотр, который сотрудник оплатил наличными, а компания компенсировала позже?

Используйте документ "Расчет с работником по прочим операциям" с видом операции "Возмещение расходов". Прикрепите скан чека к документу через кнопку "Файлы". Если сумма ≤ 4 000 руб., снимите флажок "Облагается НДФЛ" на закладке "Налоги".

🔹 Можно ли в 1С ЗУП начислить медосмотр сотруднику, который еще не принят на работу?

Да, но не через стандартные документы по зарплате. Создайте "Начисление по договору ГПХ" (Зарплата → Начисления внешним сотрудникам) с видом операции "Оплата услуг физического лица". В поле "Физическое лицо" укажите кандидата (предварительно добавьте его в справочник "Физические лица").

🔹 Какие счета использовать для медосмотров в бюджетном учреждении?

Для казенных учреждений:

• 🔹 Дебет 1.109.60.226 (затраты на услуги) — Кредит 1.302.26.730 (расчеты с поставщиками).
• 🔹 При компенсации сотруднику: Дебет 1.401.20.212 — Кредит 1.302.11.730.

Для бюджетных/автономных учреждений:

• 🔹 Дебет 0.401.20.226 — Кредит 0.302.26.730.

КОСГУ в обоих случаях — 226 (услуги) или 212 (компенсации).

🔹 Как исправить ошибку, если НДФЛ был удержан с компенсации ≤ 4 000 руб.?

Сделайте корректировку начислений:

1. Создайте документ "Корректировка записей регистров" (Зарплата → Корректировки).
2. Выберите ошибочное начисление и снимите флажок "Облагается НДФЛ".
3. Перепроведите документ и сформируйте уточненный "6-НДФЛ".

Если отчетность уже сдана, подайте уточненку.