Увольнение сотрудника — процедура, требующая не только юридической точности, но и корректного отражения в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с налоговой, фондами и даже судебными исками. В этой статье разберём весь процесс: от подготовки документов до финального расчёта, с учётом последних изменений в законодательстве и интерфейсе 1С ЗУП 3.1.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают даже опытные кадровики. Например, почему нельзя просто удалить запись о сотруднике из базы, как правильно закрывать больничные перед увольнением, и что делать, если программа не даёт провести документ. Все шаги проиллюстрированы скриншотами из актуальной версии программы (на момент публикации).

Если вы работаете с 1С ЗУП 2.5, часть функций может отличаться — об этом мы тоже упомянем в соответствующих разделах. Для сложных случаев (массовые увольнения, спорные ситуации) в конце статьи приведён чек-лист проверки.

1. Подготовка к увольнению: что проверить до создания документа

Прежде чем создавать приказ об увольнении в 1С ЗУП, необходимо убедиться, что все предшествующие процессы завершены. Это избавит от ошибок при проведении документа и перерасчётов.

Во-первых, проверьте отсутствие неоплаченных авансов или задолженностей по сотруднику. Для этого перейдите в отчёт Расчёты с сотрудниками по зарплате (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате) и отфильтруйте данные по нужному физическому лицу. Если есть невыплаченные суммы, их нужно либо погасить, либо учесть в финальном расчёте.

Во-вторых, убедитесь, что все больничные листы закрыты. Незакрытый больничный может заблокировать увольнение или привести к некорректному расчёту компенсации за неиспользованный отпуск. Чтобы проверить это, откройте журнал Больничные листы (Кадры → Больничные листы) и найдите записи по сотруднику.

  • 📄 Документы для проверки: трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы о дисциплинарных взысканиях (если увольнение по статье).
  • 💰 Финансовые начисления: авансы, премии, удержания (алименты, исполнительные листы).
  • ⏳ Отпуска: количество неиспользованных дней, переносы, отзывы из отпуска.
  • 📊 Отчёты: Свод по начислениям, Карточка сотрудника.
💡

Если сотрудник уволен по сокращению, предварительно проверьте в Штатно-должностном расписании (Кадры → Штаты), что должность действительно исключена. Иначе программа выдаст ошибку при проведении приказа.

Обратите внимание на дату увольнения. В 1С ЗУП она должна совпадать с последним рабочим днём сотрудника. Если дата попадает на выходной или праздничный день, программа автоматически перенесёт её на ближайший рабочий день — но это может исказить расчёт отпускных. В таких случаях лучше вручную указать корректную дату в документе.

2. Создание приказа об увольнении: пошаговая инструкция

Основной документ для увольнения в 1С ЗУП — Приказ о прекращении трудового договора. Он формирует запись в трудовой книжке (если ведётся в программе), рассчитывает финальные выплаты и закрывает все начисления. Рассмотрим процесс его создания.

Перейдите в раздел Кадры → Приказы → Приказы о прекращении трудового договора и нажмите Создать. В открывшейся форме:

  1. Выберите сотрудника из справочника. Если его нет в списке, проверьте, не архивирована ли запись (вкладка Все в справочнике Сотрудники).
  2. Укажите дату увольнения — она должна совпадать с датой в трудовом договоре.
  3. Выберите основание увольнения из классификатора. Например:
    • 🔹 По соглашению сторон (п.1 ст.77 ТК РФ)
    • 🔹 Собственное желание (п.3 ст.77 ТК РФ)
    • 🔹 Сокращение штата (п.2 ст.81 ТК РФ)
  • Заполните реквизиты документа-основания (например, номер заявления сотрудника).
  • Нажмите Заполнить — программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск (если она положена).

    • После заполнения проверьте вкладку Начисления. Здесь должны отобразиться:

    • 💵 Зарплата за отработанные дни текущего месяца.
    • 🏖️ Компенсация за неиспользованный отпуск (если есть остаток дней).
    • 📉 Удержания (НДФЛ, алименты, долги по подотчётным суммам).

    Указана корректная дата увольнения|Выбрано правильное основание (статья ТК РФ)|Заполнены реквизиты документа-основания|Рассчитана компенсация за отпуск (если положена)|Проверены удержания (НДФЛ, алименты)

    -->

    Если всё верно, нажмите Провести и закрыть. Программа сгенерирует запись в трудовой книжке (если ведётся электронная трудовая) и сформирует проводки для бухгалтерии.

    По собственному желанию|По соглашению сторон|Сокращение штата|По статье (прогул, несоответствие)|Другое-->

    3. Расчёт финальных выплат: зарплата, компенсации, удержания

    После создания приказа 1С ЗУП автоматически рассчитывает все причитающиеся сотруднику суммы. Однако в некоторых случаях требуется ручная корректировка. Разберёмся, как это сделать правильно.

    Основные виды выплат при увольнении:

    • 💼 Зарплата за отработанные дни — рассчитывается пропорционально отработанному времени в месяце увольнения.
    • 🏖️ Кompенсация за неиспользованный отпуск — оплачиваются все неотгулянные дни, включая дополнительные отпуска (если они предусмотрены).
    • 🎁 Премии и бонусы — если они предусмотрены локальными нормативными актами (например, премия за выслугу лет).
    • 📄 Выходное пособие — выплачивается при сокращении (ст. 178 ТК РФ) или ликвидации организации.

    Чтобы проверить расчёт компенсации за отпуск, откройте отчёт Карточка сотрудника по отпускам (Кадры → Отчёты по кадрам). Здесь видно количество накопленных и использованных дней. Если программа неверно рассчитала компенсацию, исправьте количество дней вручную в документе Приказ о прекращении трудового договора на вкладке Отпуска.

    Особое внимание уделите удержаниям:

    • 💸 НДФЛ — удерживается со всех выплат, кроме выходного пособия в пределах 3-х средних месячных зарплат (ст. 217 НК РФ).
    • 👶 Алименты — удерживаются даже с компенсации за отпуск (постановление Пленума ВС РФ №56 от 26.12.2017).
    • 📉 Долги по подотчётным суммам — если сотрудник не отчитался по авансовому отчёту.
    Что делать, если программа не рассчитала компенсацию за отпуск?

    Если в приказе об увольнении не появилась строка с компенсацией, проверьте:

    1. Настройки Параметров расчёта отпусков (Настройки → Кадровый учёт → Настройки отпусков) — включён ли флаг "Рассчитывать компенсацию при увольнении".

    2. Карточку сотрудника по отпускам — возможно, у него нет накопленных дней (например, если он отгулял авансом).

    3. Дату приёма на работу — если сотрудник проработал менее половины месяца, компенсация не положена (ст. 122 ТК РФ).

    Если проблема не решена, создайте документ Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск вручную (Зарплата → Расчёт компенсации отпуска).

    Важно: если сотрудник уволен в последний день месяца, зарплата за этот месяц должна быть начислена в полном объёме, даже если он отработал не все дни. Это правило действует только для увольнения по инициативе работодателя (ст. 140 ТК РФ).

    4. Оформление записей в трудовой книжке и СЗВ-ТД

    С 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд через форму СЗВ-ТД. В 1С ЗУП эта процедура автоматизирована, но требует контроля.

    После проведения приказа об увольнении:

    1. Перейдите в раздел Кадры → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД).
    2. Найдите запись о сотруднике и проверьте, что статус изменён на Уволен.
    3. Сформируйте отчёт СЗВ-ТД за текущий месяц и отправьте его в ПФР через 1С-Отчётность или личный кабинет на сайте фонда.

    Если вы ведёте электронные трудовые книжки, запись об увольнении формируется автоматически при проведении приказа. Для проверки откройте Кадры → Трудовые книжки → Электронные трудовые книжки и найдите сотрудника. Убедитесь, что:

    • 📅 Дата увольнения совпадает с приказом.
    • 📝 Основание увольнения указано корректно (со ссылкой на статью ТК РФ).
    • 🔄 Нет дублирующихся записей (иногда они появляются при повторном проведении документа).

    Для бумажных трудовых книжек необходимо:

    1. Распечатать запись об увольнении из 1С ЗУП (кнопка Печать → Трудовая книжка в приказе).
    2. Внести её в книжку вручную, заверив подписью и печатью.
    3. Выдать книжку сотруднику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
    💡

    Если сотрудник уволен по статье (например, за прогул), в СЗВ-ТД и трудовой книжке обязательно указывайте точную формулировку из ТК РФ. Некорректная запись может быть оспорена в суде.

    5. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С ЗУП допускают ошибки при увольнении. Вот самые распространённые из них и способы их предотвращения:

    Ошибка Последствия Как исправить
    Удаление записи о сотруднике вместо увольнения Потеря истории начислений, ошибки в отчётах (РСВ, 6-НДФЛ) Восстановить запись через Администрирование → Обслуживание → Восстановление данных или создать приказ об увольнении задним числом
    Некорректная дата увольнения (выходной день) Неправильный расчёт зарплаты и компенсации за отпуск Изменить дату вручную в приказе на последний рабочий день
    Неучтённые больничные или авансы Задолженность перед сотрудником или организацией Проверять отчёт Расчёты с сотрудниками по зарплате перед увольнением
    Непереданные сведения в ПФР (СЗВ-ТД) Штраф до 500 рублей за каждого сотрудника (ст. 17 Федерального закона №27-ФЗ) Отправить форму СЗВ-ТД не позднее 15 числа месяца, следующего за увольнением

    Ещё одна частая проблема — блокировка проведения приказа. Она может возникнуть по следующим причинам:

    • 🔒 Незакрытые документы — например, не проведённый больничный или не утверждённый авансовый отчёт.
    • 📅 Конфликт дат — если дата увольнения раньше даты последнего начисления зарплаты.
    • 💻 Ошибки в настройках — например, не указано место хранения трудовых книжек в параметрах кадрового учёта.
    💡

    Если приказ не проводится, откройте Журнал регистрации (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации) и найдите ошибку по времени создания документа. Чаще всего там указано, какой именно документ блокирует проведение.

    Особую осторожность проявляйте при массовых увольнениях. В этом случае:

    • 📋 Создавайте приказы пакетом через Групповую обработку документов.
    • 🔍 Проверяйте каждый документ на наличие ошибок перед проведением.
    • 📤 Отправляйте СЗВ-ТД одной пачкой, но не позднее установленного срока.

    6. Отчётность после увольнения: РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированный учёт

    Увольнение сотрудника влияет на несколько видов отчётности. Если не учесть эти нюансы, можно получить требования из налоговой или ПФР.

    Расчёт по страховым взносам (РСВ):

    • В разделе 3 включаются все начисления сотруднику за последний месяц, включая компенсацию за отпуск.
    • Если увольнение произошло в середине месяца, суммы указываются в РСВ за тот период, в котором они были начислены (даже если выплачены позже).

    6-НДФЛ:

    • Дата фактического получения дохода при увольнении — последний рабочий день.
    • Если выплата произведена позже (например, в следующем месяце), это отражается в разделе 2 формы 6-НДФЛ с датой перечисления.

    Персонифицированный учёт (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ):

    • В СЗВ-М за месяц увольнения сотрудник включается в отчёт.
    • В СЗВ-СТАЖ указывается период работы и основание увольнения (код из классификатора).

    Для проверки корректности отчётности используйте следующие отчёты в 1С ЗУП:

    • 📊 Анализ расчётов по страховым взносам (Зарплата → Отчёты по зарплате).
    • 📈 Свод начислений и удержаний по НДФЛ.
    • 📝 Контроль СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ (Кадры → Отчёты по кадрам).
    💡

    Если сотрудник уволен в декабре, но финальные выплаты произведены в январе, в 6-НДФЛ за 4 квартал эти суммы отражаются в разделе 1 (начислено), а в разделе 2 — в отчётности за 1 квартал следующего года (удержано/перечислено).

    7. Особенности увольнения в сложных случаях

    Не все увольнения проходят по стандартной схеме. Рассмотрим нюансы для нетипичных ситуаций.

    Увольнение во время больничного:

    • По инициативе работодателя увольнение во время больничного запрещено (ст. 81 ТК РФ).
    • Если сотрудник уволился по собственному желанию, больничный оплачивается в полном объёме, даже если лист нетрудоспособности открыт после подачи заявления.

    Увольнение беременной сотрудницы:

    • Расторжение трудового договора по инициативе работодателя недопустимо (ст. 261 ТК РФ).
    • Исключение — ликвидация организации или прекращение деятельности ИП.

    Увольнение совместителя:

    • В приказе обязательно указывайте, что увольнение происходит с должности по совместительству.
    • Кompенсация за отпуск рассчитывается пропорционально отработанному времени.

    Увольнение по сокращению:

    • Сотрудника нужно предупредить за 2 месяца (ст. 180 ТК РФ).
    • Выходное пособие выплачивается в размере среднего месячного заработка (а при увольнении в районах Крайнего Севера — до 6 месяцев).

    Для всех этих случаев в 1С ЗУП предусмотрены специальные настройки. Например, при увольнении беременной сотрудницы программа выдаст предупреждение о нарушении трудового законодательства.

    Как уволить сотрудника, который не вышел на работу?

    Если сотрудник не появляется на работе и не выходит на связь:

    1. Задокументируйте факт прогула актом (образец можно скачать в 1С ЗУП через Кадры → Шаблоны документов).

    2. Направьте сотруднику уведомление о необходимости дать объяснения (заказным письмом с уведомлением).

    3. Если объяснений не поступило, издайте приказ об увольнении по пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ (прогул).

    4. В 1С ЗУП создайте приказ с основанием "Прогул" и прикрепите скан акта о прогуле в поле Документы-основания.

    8. Архивация данных и контроль после увольнения

    После увольнения данные сотрудника остаются в базе 1С ЗУП, но их нужно правильно архивировать, чтобы не засорять текущие отчёты.

    Что делать с записью о сотруднике:

    • 🗃️ Перенести в архив: откройте карточку сотрудника, нажмите Ещё → Перенести в архив. Это скроет его из основных списков, но сохранит историю.
    • 🔍 Проверять отчёты: раз в квартал запускайте Анализ неактуальных данных (Администрирование → Обслуживание), чтобы очистить ненужные записи.
    • 📂 Сохранять документы: распечатайте и сохраните в бумажном виде приказ об увольнении, СЗВ-ТД, расчётные листки за последний месяц.

    Контроль после увольнения включает:

    • 📅 Сроки хранения: документы по увольнению нужно хранить не менее 5 лет (ст. 22.1 Федерального закона №125-ФЗ).
    • 🔄 Возврат сотрудников: если сотрудник снова устроится в компанию, не создавайте новую карточку — восстановите архивную запись.
    • 📊 Аудит: раз в год проверяйте, нет ли в базе "висящих" сотрудников (уволенных, но не архивированных).
    💡

    Чтобы быстро найти уволенных сотрудников, используйте отчёт Список сотрудников с фильтром по статусу "Уволен" (Кадры → Отчёты по кадрам).

    Важно: если организация ликвидируется, данные уволенных сотрудников должны быть переданы в архив или новую компанию-правопреемник. В 1С ЗУП для этого используется обработка Выгрузка данных в архив (Администрирование → Обслуживание).

    FAQ: Частые вопросы об увольнении в 1С ЗУП

    🔹 Как уволить сотрудника, если он в отпуске?

    Увольнение во время отпуска возможно только по инициативе сотрудника (по собственному желанию) или по соглашению сторон. Если сотрудник уволился, не выходя из отпуска, датой увольнения будет последний день отпуска. В 1С ЗУП при создании приказа укажите эту дату и проверьте, чтобы программа не начисляла отпускные за уже оплаченные дни.

    🔹 Почему в приказе об увольнении не рассчитывается компенсация за отпуск?

    Причин может быть несколько:

    1. У сотрудника нет накопленных дней отпуска (например, он отгулял их авансом).
    2. В настройках отпусков (Настройки → Кадровый учёт) отключён флаг "Рассчитывать компенсацию при увольнении".
    3. Сотрудник проработал менее половины месяца (компенсация не положена по ст. 122 ТК РФ).

    Проверьте Карточку сотрудника по отпускам и при необходимости рассчитайте компенсацию вручную через документ Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск.

    🔹 Можно ли уволить сотрудника задним числом?

    Технически в 1С ЗУП можно создать приказ с любой датой, но это нарушает трудовое законодательство. Увольнение задним числом допускается только в исключительных случаях (например, при ошибке в дате) и требует:

    • Согласия сотрудника (если он уволен по собственному желанию).
    • Корректировки всех связанных документов (начисления зарплаты, СЗВ-ТД).
    • Перерасчёта страховых взносов и НДФЛ.

    Лучше избегать таких ситуаций, так как они могут привести к штрафам от налоговой.

    🔹 Как исправить ошибку в основании увольнения?

    Если в приказе указано неверное основание (например, вместо "по собственному желанию" выбрано "сокращение"), нужно:

    1. Отменить проведённый приказ (кнопка Отменить проведение).
    2. Создать новый приказ с правильным основанием.
    3. Передать корректирующие сведения в ПФР (если СЗВ-ТД уже отправлена).

    Если ошибка обнаружена после увольнения, придётся издавать новый приказ с правильной формулировкой и вносить изменения в трудовую книжку.

    🔹 Нужно ли платить НДФЛ с компенсации за отпуск?

    Да, компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ в полном объёме (п. 3 ст. 217 НК РФ). Исключение — выходное пособие при сокращении в пределах 3-х средних месячных зарплат (не облагается НДФЛ). В 1С ЗУП налог рассчитывается автоматически, но лучше проверить его в отчёте Свод по НДФЛ.