Как в 1С посмотреть возраст сотрудников: все способы от справочников до SQL-запросов

Информация о возрасте сотрудников в 1С:Предприятие требуется не только кадровым специалистам для планирования юбилеев или пенсий, но и бухгалтерам — например, при расчёте страховых взносов или льгот для молодых работников. Однако в стандартных конфигурациях (1С:ЗУП 3.1, 1С:БП 3.0, 1С:УТ 11) поле "Возраст" отсутствует как отдельный реквизит. Его приходится вычислять на основе даты рождения, которая хранится в карточке сотрудника.

Проблема в том, что не все пользователи знают, где именно искать эти данные и как их быстро извлечь. Кто-то тратит часы на ручной просмотр каждой карточки, кто-то пытается экспортировать данные в Excel через отчёты, а некоторые даже пишут SQL-запросы к базе. В этой статье мы разберём 5 проверенных способов — от простейших до продвинутых, — а также покажем, как автоматизировать процесс с помощью отчётов и внешних обработок.

⚠️ Внимание: Если вы работаете в облачной версии 1С (например, 1С:Fresh), некоторые методы (например, прямые SQL-запросы) могут быть недоступны из-за ограничений провайдера. Уточните возможности вашего тарифа в личном кабинете.

1. Просмотр даты рождения в карточке сотрудника

Самый очевидный, но и самый трудоёмкий способ — открывать карточку каждого сотрудника и смотреть дату рождения вручную. Этот метод подходит, если вам нужны данные по 1–2 людям, но абсолютно неэффективен для массовой выборки.

Как найти дату рождения:

1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники (в 1С:ЗУП) или Справочники → Физические лица (в 1С:БП).
2. Выберите нужного сотрудника двойным кликом.
3. Перейдите на вкладку Личные данные (или Основное, в зависимости от конфигурации).
4. Найдите поле Дата рождения. Возраст придётся рассчитывать самостоятельно.

⚠️ Внимание: В некоторых конфигурациях (например, 1С:УТ 11) дата рождения может храниться не в карточке сотрудника, а в справочнике Физические лица. Если поле пустое, проверьте привязку сотрудника к физическому лицу.

Чтобы ускорить процесс, можно воспользоваться поиском по справочнику:

• 🔍 В строке поиска введите фамилию или табельный номер.
• 📅 Нажмите Ctrl+F, чтобы быстро перемещаться между записями.
• 📊 Используйте фильтр по подразделению, если нужны данные только по одному отделу.

2. Использование стандартного отчёта «Список сотрудников»

Более продвинутый способ — сформировать отчёт, который выведет даты рождения всех сотрудников. В большинстве конфигураций (1С:ЗУП 3.1, 1С:БП 3.0) есть стандартный отчёт Список сотрудников, который можно настроить под эту задачу.

Пошаговая инструкция:

1. Перейдите в раздел Кадры → Отчёты → Список сотрудников.
2. В настройках отчёта добавьте колонку Дата рождения (если её нет по умолчанию).
3. Нажмите Сформировать.
4. Экспортируйте данные в Excel (Файл → Сохранить как...) и рассчитайте возраст с помощью формулы:

   =ГОД(СЕГОДНЯ()) - ГОД([@[Дата рождения]]) - ЕСЛИ(ДАТАМЕС(СЕГОДНЯ(); МЕСЯЦ([@[Дата рождения]]); ДЕНЬ([@[Дата рождения]])) > СЕГОДНЯ(); 1; 0)

💡 Полезный совет: Если отчёт не содержит колонки с датой рождения, проверьте, включена ли галочка Показывать личные данные в настройках отображения. В некоторых версиях 1С эти поля скрыты по умолчанию из-за политики конфиденциальности.

Добавить колонку "Дата рождения" в настройки отчёта|

Установить фильтр по подразделению (если нужно)|

Экспортировать данные в Excel|

Рассчитать возраст с помощью формулы-->

3. Создание пользовательского отчёта с расчётом возраста

Если стандартные отчёты не подходят, можно создать собственный отчёт с автоматическим расчётом возраста. Для этого не обязательно быть программистом — достаточно использовать Систему компоновки данных (СКД).

Инструкция для 1С:ЗУП 3.1:

1. Перейдите в Все функции → Отчёты.
2. Нажмите Создать → Новый отчёт.
3. В конструкторе выберите источник данных — справочник Сотрудники.
4. Добавьте поля:
   • 👤 ФИО
   • 📅 ДатаРождения
   • 🏢 Подразделение

Год(ТекущаяДата()) - Год(ДатаРождения) -
ЕСЛИ(Дата(Год(ТекущаяДата()), Месяц(ДатаРождения), День(ДатаРождения)) > ТекущаяДата(), 1, 0)

⚠️ Внимание: В некоторых конфигурациях (например, 1С:БП 3.0) дата рождения хранится не в справочнике Сотрудники, а в ФизическиеЛица. В этом случае в отчёте нужно использовать связь между этими справочниками через реквизит ФизЛицо.

Если вам сложно разобраться с СКД, можно скачать готовую внешнюю обработку с сайта infostart.ru или its.1c.ru. Например, обработка "Анализ возрастной структуры" автоматически рассчитывает возраст и строит диаграммы распределения по категориям (до 30 лет, 30–50 лет, старше 50).

4. Запрос к базе данных (для опытных пользователей)

Если вам нужно получить данные одним запросом без ручного экспорта, можно воспользоваться языком запросов 1С или SQL (для файловых баз). Этот метод требует знаний программирования, но даёт максимальную гибкость.

Пример запроса на языке 1С (для конфигурации ЗУП 3.1):

ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Наименование КАК ФИО,
Сотрудники.ФизЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
Год(ТекущаяДата()) - Год(Сотрудники.ФизЛицо.ДатаРождения) -
ЕСЛИ(Дата(Год(ТекущаяДата()), Месяц(Сотрудники.ФизЛицо.ДатаРождения), День(Сотрудники.ФизЛицо.ДатаРождения)) > ТекущаяДата(), 1, 0) КАК Возраст
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
Сотрудники.ФизЛицо.ДатаРождения <> ДАТАВРЕМЯ(1, 1, 1)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Возраст

Чтобы выполнить этот запрос:

1. Откройте Все функции → Запросы.
2. Вставьте текст запроса и нажмите Выполнить.
3. Результат можно сохранить в табличный документ или экспортировать в Excel.

💡 Полезный совет: Если вам нужны данные по конкретному подразделению, добавьте в запрос условие:

И Сотрудники.Подразделение = &Подразделение

Где &Подразделение — параметр, который будет запрашиваться при выполнении.

Для SQL-баз (например, Microsoft SQL Server или PostgreSQL) запрос будет выглядеть иначе. Пример для 1С:ЗУП 3.1 на MS SQL:

SELECT
T1.Descr100 AS ФИО,
T2.DateBirth AS ДатаРождения,
DATEDIFF(YEAR, T2.DateBirth, GETDATE()) -
CASE WHEN DATEADD(YEAR, DATEDIFF(YEAR, T2.DateBirth, GETDATE()), T2.DateBirth) > GETDATE()
THEN 1 ELSE 0 END AS Возраст
FROM
_Reference16 T1 -- Справочник.Сотрудники
INNER JOIN _Reference10 T2 -- Справочник.ФизЛица
ON T1._Fld197RRef = T2._IDRRef -- Связь по ФизЛицу
WHERE
T2.DateBirth IS NOT NULL
ORDER BY
Возраст

⚠️ Внимание: Прямые SQL-запросы к базе 1С могут нарушить целостность данных, если выполнены некорректно. Рекомендуется делать резервную копию перед экспериментами или использовать внешние отчёты с готовыми запросами.

5. Автоматизация через внешние обработки и расширения

Если вам регулярно нужны данные о возрасте сотрудников, имеет смысл автоматизировать процесс с помощью внешних обработок или расширений конфигурации. Это избавит от рутинных действий и снизит риск ошибок.

Где искать готовые решения:

• 🌐 Infostart.ru — крупнейшая база обработок для 1С (есть бесплатные и платные варианты).
• 🛠 ITS.1C.ru — официальный каталог решений от фирмы 1С.
• 📦 GitHub — открытые проекты (например, oscript-library для работы с данными).

Примеры полезных обработок:

Название обработки	Функционал	Ссылка (поиск)
Анализ возрастной структуры	Группировка сотрудников по возрасту, диаграммы, экспорт в Excel	Infostart ID: 123456
Кадровый мониторинг	Отслеживание юбилеев, пенсионного возраста, стажа	ITS.1C код: KADR-001
HR-дашборд	Визуализация возрастной пирамиды, текучести кадров	GitHub: 1c-hr-dashboard

🔧 Как установить обработку:

1. Скачайте файл с расширением .epf или .erf.
2. В 1С перейдите в Файл → Открыть... и выберите скачанный файл.
3. Следуйте инструкциям мастера установки.
4. После установки обработка появится в разделе Все функции → Дополнительные отчёты.