Увольнение сотрудника в связи со смертью — деликатная процедура, требующая не только человеческого участия, но и строгого соблюдения бухгалтерских и кадровых норм. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) или 1С:Бухгалтерия это оформляется особым образом, чтобы избежать ошибок в отчётности, налоговых рисков и проблем с ПФР. Эта статья поможет разобраться, как правильно провести процедуру в программе, какие документы сформировать, и на что обратить внимание при закрытии лицевого счёта умершего работника.

Важно понимать, что смерть сотрудника — это не просто основание для увольнения по статье 83 ТК РФ (п.6), но и повод для перерасчёта налогов, страховых взносов и выплаты неполученной зарплаты наследникам. В 1С это отражается через специальные документы, и любой просчёт может привести к претензиям от налоговой или фондов. Мы подробно разберём пошаговый алгоритм, нюансы для разных версий программы (1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 8.3) и типичные ошибки, которые допускают бухгалтеры.

1. Юридические основы: что говорит ТК РФ и налоговое законодательство

Увольнение в связи со смертью сотрудника регламентируется п.6 ч.1 ст.83 ТК РФ — это единственное законное основание для прекращения трудового договора в такой ситуации. Важно, что:

  • 📜 Датой увольнения считается день смерти, указанный в свидетельстве (не день оформления документов!).
  • 💰 Заработная плата, не выплаченная при жизни, подлежит выдаче наследникам по ст.141 ТК РФ (в течение недели после предъявления документов).
  • 📊 Страховые взносы с выплат умершему не начисляются (письмо Минфина №03-04-06/3265 от 20.01.2017).
  • 📅 Срок хранения кадровых документов умершего — 75 лет (ст.22.1 ФЗ №125).

В налоговом учёте выплаты наследникам не облагаются НДФЛ (п.18 ст.217 НК РФ), но требуют правильного оформления в 1С через документ Выплата зарплаты с пометкой"Наследникам". Если этого не сделать, программа автоматически начисляет налоги, что приведёт к ошибкам в 6-НДФЛ и РСВ.

⚠️ Внимание: Если смерть наступила в период временной нетрудоспособности (больничный), листок нетрудоспособности не оплачивается с даты смерти (письмо ФСС №02-09-11/04-03-2849 от 20.03.2017). В 1С такой больничный нужно аннулировать или скорректировать.

2. Подготовка документов: что нужно иметь до внесения данных в 1С

Прежде чем приступать к работе в программе, соберите полный пакет документов. Без них оформление увольнения будет некорректным, а отчётность — с ошибками.

  • 📄 Свидетельство о смерти (оригинал или нотариальная копия) — основание для увольнения.
  • 📋 Заявление наследника (если выплачивается неполученная зарплата) с реквизитами для перевода.
  • 🏛️ Постановление нотариуса (при наличии) о наследниках и их долях.
  • 🔄 Акт инвентаризации лицевого счёта сотрудника (формируется в 1С перед увольнением).

Если документы от наследника поступают позже (например, через 2-3 месяца после смерти), в 1С сначала оформляется увольнение с датой смерти, а выплаты наследникам проводятся отдельным документом Выдача зарплаты с пометкой"Посмертная выплата".

Получить свидетельство о смерти|Сформировать акт инвентаризации лицевого счёта|Подготовить заявление наследника (при выплате зарплаты)|Проверить отсутствие неотгулянного отпуска|Уточнить дату последнего рабочего дня-->

3. Пошаговая инструкция: как уволить сотрудника в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим процесс на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ред. 3.1.23). Алгоритм актуален и для 1С:Бухгалтерия 8.3 с небольшими отличиями в меню.

Шаг 1. Проверка лицевого счёта

Перед увольнением убедитесь, что у сотрудника нет:

  • 💸 Невыплаченных авансов или зарплаты.
  • 🏖️ Неотгулянного отпуска (компенсация наследникам не выплачивается!).
  • 📉 Удержаний (алименты, кредиты) — их нужно списать или пересчитать.

Для этого:

  1. Откройте Кадры → Личные карточки → [ФИО сотрудника].
  2. Перейдите на вкладку Лицевой счёт.
  3. Нажмите Инвентаризация и сформируйте акт.

Шаг 2. Оформление увольнения

Создайте документ Увольнение:

  1. Перейдите в Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
  2. Нажмите Создать → Увольнение.
  3. Заполните поля:
    • Сотрудник — выберите из справочника.
    • Дата увольнения — укажите дату смерти (из свидетельства).
    • Основание увольнения — выберите Смерть работника (п.6 ч.1 ст.83 ТК РФ).
    • Документ-основание — введите реквизиты свидетельства о смерти.
  • Нажмите Провести и закрыть.

    • После проведения документа программа автоматически:

    • Закроет лицевой счёт.
    • Снимет начисления по зарплате и взносам с даты смерти.
    • Сформирует запись в СЗВ-ТД (с 2020 года обязательно указывать причину увольнения).
    Что делать, если дата смерти и дата увольнения не совпадают?

    Если сотрудник умер, например, 10 числа, а вы узнали об этом только 15-го, датой увольнения всё равно указывается 10-е число (день смерти). В 1С это отражается ретроактивно: программа пересчитает начисления и взносы за период с 10-го по 15-е число автоматически. Главное — правильно указать дату в документе Увольнение

    Шаг 3. Выплата зарплаты наследникам

    Если у умершего сотрудника осталась невыплаченная зарплата, оформите её выдачу через документ Выплата зарплаты:

    1. Перейдите в Зарплата → Выплаты зарплаты.
    2. Создайте новый документ, укажите:
      • Сотрудник — умерший работник.
      • Период выплаты — месяц, за который начислялась зарплата.
      • Сумма к выплате — остаток по лицевому счёту.
      • Назначение платежа — укажите"Выплата зарплаты наследникам [ФИО]".
      • Получатель — реквизиты наследника (ФИО, счёт).
  • На вкладке НДФЛ выберите Не облагается (п.18 ст.217 НК РФ).
  • Проведите документ.
    • ⚠️ Внимание: Если наследников несколько, сумму нужно разделить согласно постановлению нотариуса. В 1С оформляется отдельный документ Выплата зарплаты на каждого наследника с указанием его доли.

    4. Особенности для 1С:Бухгалтерия 8.3

    В 1С:Бухгалтерия процедура схожа, но есть нюансы:

    • 📌 Документ увольнения создаётся в Зарплата и кадры → Кадровые документы → Увольнения.
    • 💼 Для выплаты наследникам используется Выплата зарплаты в разделе Зарплата, но предварительно нужно проверить остатки по счёту 70.01 (расчёты с персоналом).
    • 📊 Проводки формируются автоматически:
      • Дт 70.01 Кт 50.01 — выплата наличными.
      • Дт 70.01 Кт 51 — перевод на счёт наследника.

    В 1С:Бухгалтерия отсутствует отдельный справочник лицевых счетов, поэтому перед увольнением проверьте остатки через отчёт Анализ счёта 70.01 по сотруднику. Если есть дебетовое сальдо (сотрудник должен организации), его списывают на 91.02 (прочие расходы) с пометкой"Списание долга в связи со смертью".

    Действие 1С:ЗУП 3.1 1С:Бухгалтерия 8.3
    Путь к документу увольнения Кадры → Приёмы, переводы, увольнения Зарплата и кадры → Кадровые документы
    Проверка лицевого счёта Вкладка Лицевой счёт в карточке сотрудника Отчёт Анализ счёта 70.01
    Выплата наследникам Зарплата → Выплаты зарплаты Зарплата → Выплаты зарплаты
    Списание дебетового сальдо Документ Корректировка долга Ручная операция Дт 91.02 Кт 70.01

    5. Налоговые и отчётные нюансы

    Увольнение умершего сотрудника влияет на несколько видов отчётности. Ошибки здесь чреваты штрафами от ИФНС и ПФР.

    5.1. 6-НДФЛ и справка 2-НДФЛ

    В 6-НДФЛ посмертные выплаты наследникам не включаются в раздел 1 (не облагаются НДФЛ). В разделе 2 они отражаются только если выплата произведена в том же периоде, когда была начислена зарплата (до смерти).

    В справке 2-НДФЛ (при ликвидации организации или по запросу налоговой) умерший сотрудник включается с пометкой:

    • Признак — 2 (прекращение трудового договора).
    • Дата прекращения — дата смерти.
    • Доходы — только те, что были начислены до смерти.

    5.2. РСВ и СЗВ-ТД

    В РСВ (расчёт по страховым взносам):

    • 📉 Взносы с зарплаты умершего не начисляются с даты смерти.
    • 📊 В разделе 3 указываются только начисления до даты увольнения.

    В СЗВ-ТД (с 2020 года) обязательно указывается:

    • Код причины увольнения — СМЕРТЬ.
    • Дата увольнения — дата смерти.
    • Основание — реквизиты свидетельства.
    ⚠️ Внимание: Если в 1С не указать правильный код причины в СЗВ-ТД, ПФР может заблокировать отчёт или запросить пояснения. В новых версиях программы (с 2023 года) код СМЕРТЬ подставляется автоматически при выборе основания п.6 ст.83 ТК РФ.

    1С:ЗУП 3.1|1С:Бухгалтерия 8.3|1С:Комплексная автоматизация|Другую (напишите в комментариях)-->

    6. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры допускают просчёты при оформлении увольнения умершего сотрудника. Вот самые распространённые:

    • 🔴 Неправильная дата увольнения — указывают день оформления документов, а не дату смерти. Это приводит к ошибкам в СЗВ-ТД и переплате взносов.
    • 🔴 Начисление НДФЛ на посмертные выплаты — забывают поставить пометку"Не облагается" в документе Выплата зарплаты.
    • 🔴 Несвоевременная выплата наследникам — по закону зарплату нужно выдать в течение недели после предъявления документов.
    • 🔴 Несписание дебетового сальдо — если сотрудник должен был организации, долг нужно списать, иначе он будет висеть в отчётности.

    Чтобы избежать ошибок:

    1. Всегда сверяйте дату увольнения с датой в свидетельстве о смерти.
    2. Перед выплатой наследникам проверяйте остатки по лицевому счёту через отчёт Анализ счёта 70.01.
    3. Используйте Акт инвентаризации для фиксации состояния расчётов на момент смерти.
    💡

    Если в 1С:ЗУП при увольнении по п.6 ст.83 ТК РФ не появляется код СМЕРТЬ в СЗВ-ТД, обновите программу до последней версии или вручную добавьте код через Настройки → Классификаторы → Причины увольнения

    7. Проверка корректности: контрольные отчёты

    После овольнения и выплат наследникам обязательно сформируйте контрольные отчёты:

    1. Кадровые отчёты → СЗВ-ТД — проверьте, что причина увольнения указана верно.
    2. Зарплата → Анализ счёта 70.01 — убедитесь, что сальдо по сотруднику нулевое.
    3. Налоги и взносы → 6-НДФЛ — посмертные выплаты не должны попасть в раздел 1.
    4. Налоги и взносы → РСВ — взносы не начисляются с даты смерти.

    Если расхождения:

    • 🔄 Перепроверьте дату увольнения в документе.
    • 🔄 Убедитесь, что в Выплате зарплаты стоит галочка"Не облагается НДФЛ".
    • 🔄 Сверьте суммы с актом инвентаризации.
    💡

    Самая частая ошибка — несовпадение даты увольнения и даты смерти. Это приводит к начислению лишних взносов и ошибкам в СЗВ-ТД. Всегда используйте дату из свидетельства!

    8. Дополнительные ситуации: больничный, отпуск, задолженность

    8.1. Смерть во время больничного

    Если сотрудник умер в период временной нетрудоспособности:

    1. Больничный лист не оплачивается с даты смерти.
    2. В 1С нужно:
      • Найти документ Больничный лист.
      • Скорректировать период оплаты до даты смерти.
      • Либо аннулировать документ и создать новый с правильным периодом.

    8.2. Неиспользованный отпуск

    Компенсация за неиспользованный отпуск не выплачивается наследникам (ст.127 ТК РФ). В 1С:

    1. Проверьте остатки отпусков через отчёт Остатки отпусков.
    2. Если есть неотгулянные дни, спишите их документа Корректировка отпусков с пометкой"Списание в связи со смертью".

      3. 8.3. Дебетовая задолженность (сотрудник должен организации)

      Если на момент смерти у сотрудника была задолженность перед организацией (например, по подотчётным суммам), её нужно списать:

      • В 1С:ЗУП — документ Корректировка долга.
      • В 1С:Бухгалтерия — ручная операция: 
        Дт 91.02"Прочие расходы"

        Кт 70.01"Расчёты с персоналом"

    ⚠️ Внимание: Дебетовую задолженность умершего сотрудника нельзя взыскать с наследников — это противоречит ГК РФ (ст.1175). Её можно только списать на убытки.

    FAQ: Частые вопросы по увольнению умершего сотрудника в 1С

    Нужно ли платить страховые взносы с зарплаты, начисленной до смерти, но выплаченной наследникам?

    Нет, страховые взносы начисляются только на выплаты, произведенные при жизни сотрудника. Если зарплата была начислена до смерти, но выплачена наследникам позже, взносы с неё не уплачиваются (письмо Минфина №03-04-06/3265). В 1С это отражается автоматически при правильном оформлении документа Увольнение.

    Как в 1С отразить выплату наследникам, если они предъявили документы через 3 месяца после смерти?

    В этом случае:

    1. Увольнение оформляется с датой смерти (ретроактивно).
    2. Выплата наследникам проводится документом Выплата зарплаты с датой фактической выплаты.
    3. В поле"Назначение платежа" указываете:"Посмертная выплата зарплаты за [месяц] наследникам [ФИО сотрудника]".
    4. НДФЛ не удерживается (п.18 ст.217 НК РФ).
    Можно ли уволить сотрудника по смерти без свидетельства, если родственники ещё не оформили документы?

    Нет, свидетельство о смерти — обязательный документ для увольнения по п.6 ст.83 ТК РФ. Без него нельзя:

    • Оформить документ Увольнение в 1С.
    • Закрыть лицевой счёт.
    • Снять начисления по взносам.

    До получения свидетельства сотрудника можно перевести в Неоплачиваемый отпуск (по согласованию с родственниками), но это временная мера.

    Как списать задолженность по подотчёту умершего сотрудника?

    В 1С:ЗУП:

    1. Создайте документ Корректировка долга (Зарплата → Корректировка долга).
    2. Укажите сотрудника, сумму долга и статью списания (например,"Списание в связи со смертью").
    3. Проведите документ — он сформирует проводку Дт 91.02 Кт 71.01.

    В 1С:Бухгалтерия списание оформляется ручной операцией с аналогичными счетами.

    Нужно ли сдавать СЗВ-ТД на умершего сотрудника?

    Да, СЗВ-ТД сдаётся в обычном порядке, но с указанием:

    • Код причины увольнения — СМЕРТЬ.
    • Дата увольнения — дата смерти.

    Если не указать правильный код, ПФР может вернуть отчёт с ошибкой. В новых версиях 1С код подставляется автоматически при выборе основания п.6 ст.83 ТК РФ.