Увольнение сотрудника — это не только организационный, но и документационный процесс, который требует точности как в юридическом, так и в программном плане. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия 8.3 ошибки при оформлении увольнения могут привести к проблемам с отчётностью в ПФР, ФНС и ФСС, а также к конфликтам с уволенным сотрудником. Эта статья поможет разобраться, как правильно провести процедуру увольнения в 1С, избежав типичных ошибок.

Мы рассмотрим весь процесс — от подготовки документов до закрытия лицевого счёта, включая нюансы для разных оснований увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, сокращение и т.д.). Инструкция актуальна для последних версий 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3, но основные принципы применимы и к более ранним редакциям. Если вы работаете с облачной версией 1С:ЗУП Корп или 1С:EDT, учтите, что интерфейс может незначительно отличаться.

Прежде чем приступать к работе в программе, убедитесь, что у вас есть все необходимые данные: дата увольнения, основание (статья ТК РФ), реквизиты приказа, информация о компенсациях и выплатах. Если увольнение связано с сокращением штата или неудовлетворительным результатом испытания, потребуются дополнительные документы (уведомления, акты и т.д.).

📊 Какую версию 1С вы используете для кадрового учёта?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 8.3
1С:ЗУП Корп (облако)
1С:EDT
Другая версия

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Перед тем как оформлять увольнение, необходимо убедиться, что все данные сотрудника в 1С актуальны. Это поможет избежать ошибок при расчёте компенсаций и формировании отчётности. Откройте карточку сотрудника в разделе Кадры → Сотрудники и проверьте:

  • 📝 Личные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные) — они должны совпадать с документами.
  • 📅 Дата приёма на работу и текущий трудовой договор — это влияет на расчёт компенсации за неиспользованный отпуск.
  • 💰 Начисления и удержания — проверьте, нет ли невыплаченных авансов или задолженностей.
  • 📄 Трудовая книжка — если ведётся в электронном виде, убедитесь, что все предыдущие записи внесены.

Особое внимание уделите графику работы и отпускам. Если сотрудник брал отпуск за свой счёт или работал по сменному графику, это может повлиять на расчёт компенсации. В 1С:ЗУП для проверки отпусков используйте отчёт Кадры → Отчёты по сотрудникам → Отпуска.

⚠️ Внимание: Если сотрудник имеет неотгулянный отпуск, его компенсация рассчитывается автоматически при увольнении. Однако если отпуск был предоставлен авансом, может возникнуть удержание за неотработанные дни — это нужно согласовать с сотрудником и отразить в приказе.
💡

Если сотрудник уволен по статье 81 ТК РФ (сокращение, прогул, несоответствие должности), в 1С необходимо указать точную формулировку основания — это повлияет на запись в трудовой книжке и отчётность в центр занятости.

2. Создание приказа об увольнении в 1С

Основной документ, который фиксирует увольнение в 1С, — это приказ об увольнении (Т-8). Чтобы его создать, перейдите в раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и нажмите Создать → Увольнение.

В открывшейся форме заполните следующие поля:

  • 👤 Сотрудник — выберите из справочника.
  • 📅 Дата увольнения — последний рабочий день (включительно).
  • 📜 Основание увольнения — выберите из классификатора (например, "По собственному желанию (ст. 77 ТК РФ)" или "Сокращение штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)").
  • 📝 Дополнительная информация — при необходимости укажите реквизиты заявления сотрудника или другого документа-основания.

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Система автоматически сгенерирует запись в трудовой книжке (если ведётся в 1С) и рассчитает компенсации. Если увольнение оформляется задним числом, убедитесь, что дата документа не превышает текущую — иначе могут возникнуть ошибки при проведении.

Поле в 1С Пример заполнения Что будет, если ошибётесь
Дата увольнения 15.05.2026 Неправильная дата приведёт к ошибкам в расчёте зарплаты и отчётности в ПФР.
Основание увольнения "По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)" Неверная статья ТК РФ может стать причиной судебного спора.
Компенсация отпуска 28 дней (полная компенсация) Если не указать, система не рассчитает выплату автоматически.

Дата увольнения совпадает с последним рабочим днём|

Основание увольнения выбрано из классификатора 1С|

Указаны реквизиты документа-основания (заявление, соглашение)|

Проведен расчёт компенсаций (отпуск, выходное пособие)

-->

3. Расчёт компенсаций и окончательный расчёт

При увольнении сотрудник имеет право на ряд выплат:

  • 💵 Заработная плата за отработанные дни (включая день увольнения).
  • 🏖️ Компенсация за неиспользованный отпуск (если есть остаток дней).
  • 🤝 Выходное пособие (при сокращении или ликвидации организации).

В 1С:ЗУП расчёт компенсаций происходит автоматически при проведении приказа об увольнении. Однако если у сотрудника были нестандартные начисления (премии, больничные, авансы), их нужно проверить вручную. Для этого:

  1. Откройте документ Увольнение и перейдите на вкладку Начисления.
  2. Проверьте суммы по строкам:
    • Оплата по окладу (пропорционально отработанным дням)
    • Компенсация за неиспользованный отпуск
    • Выходное пособие (если применимо)
  • Если есть расхождения, скорректируйте суммы вручную или пересчитайте документ.

    • Важно: если сотрудник брал отпуск авансом, 1С автоматически рассчитает удержание за неотработанные дни. Эта сумма будет вычтена из окончательного расчёта. Убедитесь, что сотрудник согласен с удержанием — иначе придётся корректировать документ.

    ⚠️ Внимание: Если увольнение происходит в последний день месяца, а зарплата выплачивается в начале следующего, в 1С может потребоваться ручная корректировка даты выплаты, чтобы избежать ошибок в 6-НДФЛ.
    Что делать, если 1С не рассчитала компенсацию за отпуск?

    Если компенсация не появилась автоматически, проверьте:

    1. Настройки Кадровый учёт → Настройки → Отпуска — включено ли автоматическое начисление компенсаций.

    2. Остаток дней отпуска у сотрудника (отчёт Отпуска сотрудников).

    3. Дату увольнения — если она совпадает с датой окончания отпуска, компенсация может не начисляться.

    Если проблема остаётся, создайте документ Начисление отпуска вручную с типом "Компенсация при увольнении".

    4. Формирование записей в трудовой книжке

    Если в вашей организации ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК) через 1С, запись об увольнении сформируется автоматически при проведении приказа. Для проверки:

    1. Откройте карточку сотрудника и перейдите на вкладку Трудовая книжка.
    2. Убедитесь, что появилась запись с правильной формулировкой (например, "Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ").
    3. Если запись отсутствует или неверна, проверьте настройки в Кадры → Настройки → Трудовые книжки.

    Для бумажных трудовых книжек 1С может сформировать печатную форму Т-8а. Чтобы её получить:

    1. Откройте документ Увольнение.
    2. Нажмите Печать → Трудовая книжка (Т-8а).
    3. Проверьте, чтобы в записи была указана правильная статья ТК РФ и дата.

      4. Если увольнение оформляется по сокращению штата или ликвидации организации, в трудовой книжке должна быть ссылка на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ. Ошибка в формулировке может привести к признанию увольнения незаконным.

      💡

      Запись в трудовой книжке должна точно соответствовать основанию увольнения в приказе. Если в 1С используется шаблонная формулировка, её нужно отредактировать вручную перед печатью.

      5. Закрытие лицевого счёта и окончательный расчёт

      После формирования приказа об увольнении необходимо закрыть лицевой счёт сотрудника. В 1С:ЗУП это делается автоматически при проведении документа Увольнение, но иногда требуется ручная проверка:

      • 🔍 Проверьте, что в разделе Зарплата → Лицевые счета у сотрудника стоит статус Закрыт.
      • 💳 Убедитесь, что все начисления и удержания списаны (нет задолженности по зарплате или авансам).
      • 📊 Сформируйте отчёт Анализ счёта 70 (в 1С:Бухгалтерия) для проверки остатков.

      Для окончательного расчёта создайте документ Выплата зарплаты (раздел Зарплата → Выплаты). В нём должны быть отражены:

      • Зарплата за отработанные дни.
      • Компенсация за отпуск.
      • Выходное пособие (если применимо).
      • Удержания (НДФЛ, алименты, долги по авансам).

      После выплаты сформируйте расчётный листок для сотрудника. В 1С это делается через документ Выплата зарплаты → Печать → Расчётный листок. Убедитесь, что все суммы совпадают с приказом об увольнении.

      ⚠️ Внимание: Если увольнение происходит в середине месяца, а зарплата выплачивается дважды в месяц (аванс + основная часть), может потребоваться перерасчёт аванса. В 1С это делается через документ Корректировка зарплаты.

      6. Формирование отчётности после увольнения

      После увольнения сотрудника необходимо обновить отчётность в контролирующие органы. В зависимости от основания увольнения могут потребоваться следующие действия:

      Вид отчётности Срок подачи Где формируется в 1С
      СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) Не позднее следующего рабочего дня после увольнения Отчёты → ПФР → СЗВ-ТД
      6-НДФЛ (раздел 2) В день выплаты окончательного расчёта Отчёты → ФНС → 6-НДФЛ
      4-ФСС (если были выплаты по больничным) До 25 числа месяца, следующего за кварталом Отчёты → ФСС → 4-ФСС
      Уведомление в центр занятости (при сокращении) За 2 месяца до увольнения (при групповом сокращении — за 3 месяца) Формируется вручную на основе отчёта Список уволенных

      Особое внимание уделите СЗВ-ТД — это самый срочный отчёт. Если не подать его вовремя, ПФР может оштрафовать организацию. В 1С отчёт формируется автоматически, но перед отправкой проверьте:

      • 📅 Дата увольнения совпадает с приказом.
      • 📜 Основание увольнения указано корректно (код по ОКУД).
      • 🔄 Если сотрудник был переведён перед увольнением, в СЗВ-ТД должны быть обе записи.

      Для 6-НДФЛ важно, чтобы дата получения дохода (день увольнения) и дата удержания НДФЛ (день выплаты) были указаны правильно. Если окончательный расчёт выплачивается позже даты увольнения, это может привести к ошибкам в отчётности.

      💡

      Если увольнение связано с сокращением или ликвидацией, в 1С необходимо сформировать дополнительный отчёт для центра занятости. Используйте обработку Кадры → Отчёты → Уволенные сотрудники и экспортируйте данные в Excel для дальнейшей отправки.

      7. Типичные ошибки и как их избежать

      Даже опытные кадровики и бухгалтеры допускают ошибки при увольнении в 1С. Вот самые распространённые из них и способы их предотвращения:

      • ❌ Неверная дата увольнения — если указать дату позже фактического увольнения, это приведёт к ошибкам в 6-НДФЛ и СЗВ-ТД.
        Решение: Всегда сверяйте дату с заявлением сотрудника или приказом.
      • ❌ Отсутствие компенсации за отпуск — если не проверить остаток дней, сотрудник может потребовать выплату через суд.
        Решение: Используйте отчёт Отпуска сотрудников перед увольнением.
      • ❌ Ошибка в основании увольнения — например, вместо "по собственному желанию" указано "по соглашению сторон".
        Решение: Внимательно выбирайте основание из классификатора 1С.
      • ❌ Несвоевременная подача СЗВ-ТД — штраф от ПФР до 500 рублей за каждого сотрудника.
        Решение: Настройте в 1С автоматическое напоминание об отчётности.

      Ещё одна частая проблема — некорректный расчёт НДФЛ при выплате компенсаций. Например, если компенсация за отпуск выплачивается отдельно от зарплаты, в 6-НДФЛ могут появиться лишние строки. Чтобы избежать этого, объединяйте все выплаты в один документ Выплата зарплаты.

      ⚠️ Внимание: Если сотрудник уволен задним числом, а отчётность за этот период уже сдана, придётся подавать корректирующие формы в ПФР и ФНС. В 1С это делается через раздел Отчёты → История отчётности.

      8. Особенности увольнения в разных ситуациях

      Процедура увольнения в 1С может отличаться в зависимости от основания. Рассмотрим наиболее распространённые случаи:

      Основание увольнения Особенности оформления в 1С Дополнительные документы
      По собственному желанию (ст. 77 ТК РФ) Требуется заявление сотрудника. В 1С указывается дата увольнения не ранее чем через 2 недели после подачи заявления (если нет соглашения о досрочном увольнении). Заявление об увольнении
      По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) Нужно приложить скан соглашения. В 1С выбирается соответствующее основание из классификатора. Соглашение об увольнении
      Сокращение штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) Требуется уведомление сотрудника за 2 месяца. В 1С формируется запись в трудовой книжке со ссылкой на статью 81 ТК РФ. Уведомление о сокращении, приказ о сокращении штата
      Прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) Необходимо приложить акт о прогуле и объяснительную сотрудника (или акт об отказе дать объяснения). Акт о прогуле, докладная записка
      Истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ) В 1С проверяется дата окончания договора. Если сотрудник продолжает работать, оформляется перевод на постоянную основу. Уведомление об истечении срока договора

      Если увольнение происходит в связи с выходом на пенсию, в 1С необходимо указать соответствующее основание ("Прекращение трудового договора в связи с выходом на пенсию, п. 3 ст. 77 ТК РФ"). Это повлияет на запись в трудовой книжке и отчётность в ПФР.

      Для иностранных сотрудников дополнительно проверяется:

      • 📄 Действительность патента или разрешения на работу.
      • 📅 Сроки уведомления миграционной службы (не позднее 3 дней с даты увольнения).
      • 💰 Начисление НДФЛ по ставке 30% (если применимо).
    Что делать, если сотрудник уволился, но не получил расчёт?

    Если окончательный расчёт не был выплачен в день увольнения (например, из-за отсутствия сотрудника), в 1С необходимо:

    1. Сформировать документ Депонирование зарплаты (раздел Зарплата → Депонирование).

    2. Указать дату фактической выплаты (когда сотрудник явится за деньгами).

    3. В 6-НДФЛ отразить дату получения дохода как день увольнения, а дату удержания НДФЛ — как день фактической выплаты.

    Частые вопросы об увольнении в 1С

    🔹 Как уволить сотрудника задним числом, если отчётность уже сдана?

    Если увольнение оформляется задним числом, а отчётность (например, СЗВ-ТД или 6-НДФЛ) за этот период уже подана, необходимо:

    1. Создать документ Увольнение с правильной датой.
    2. Сформировать корректирующие формы отчётности в разделе Отчёты → История отчётности.
    3. Отправить корректировки в ПФР и ФНС с пометкой "Уточнённая".

    Если в отчётности были ошибки, инспекция может запросить пояснения. В этом случае прикладывайте скан приказа об увольнении.

    🔹 Почему 1С не рассчитывает компенсацию за отпуск?

    Причин может быть несколько:

    • У сотрудника нет остатка дней отпуска (проверьте отчёт Отпуска сотрудников).
    • В настройках кадрового учёта (Кадры → Настройки → Отпуска) отключён автоматический расчёт компенсаций.
    • Дата увольнения совпадает с датой окончания отпуска — в этом случае компенсация не начисляется.
    • Сотрудник брал отпуск авансом, и сумма удержания превышает компенсацию.

    Если проблема не решается, создайте документ Начисление отпуска вручную с типом "Компенсация при увольнении".

    🔹 Как в 1С отразить увольнение по статье 78 ТК РФ (по соглашению сторон)?

    Для увольнения по соглашению сторон:

    1. В документе Увольнение выберите основание По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).
    2. Приложите скан соглашения в разделе Дополнительно → Файлы.
    3. Укажите реквизиты соглашения в поле Документ-основание.
    4. Если соглашением предусмотрено дополнительное выходное пособие, добавьте его вручную на вкладке Начисления.

    В трудовой книжке запись будет сформулирована как: "Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 статьи 78 Трудового кодекса РФ".

    🔹 Нужно ли в 1С формировать СЗВ-ТД, если сотрудник уволен до 2020 года?

    Нет, СЗВ-ТД подаётся только за период с 2020 года. Если сотрудник уволен раньше, сведения о нём отражаются в СЗВ-К (если запрашивает ПФР) или в архивных отчётах.

    Однако если увольнение оформляется задним числом (например, в 2026 году, но дата увольнения — 2019 год), СЗВ-ТД всё равно не формируется. В этом случае достаточно корректировки архивных данных.

    🔹 Как в 1С уволить совместителя?

    Процедура увольнения совместителя в 1С практически не отличается от основного сотрудника, но есть нюансы:

    • В карточке сотрудника должен быть указан вид занятости "Внешний совместитель" или "Внутренний совместитель".
    • При увольнении проверьте, чтобы в документе Увольнение было указано правильное место работы (если совместительство велось по другому подразделению).
    • Компенсация за отпуск рассчитывается пропорционально отработанному времени.

    В трудовой книжке (если она ведётся) запись об увольнении делается только по основному месту работы. Для совместителя достаточно приказа об увольнении.