Увольнение сотрудника в 1С: пошаговый алгоритм от кадрового приказа до финального расчета

Увольнение сотрудника — процедура, требующая не только соблюдения трудового законодательства, но и корректного отражения в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП). Ошибки на этом этапе чреваты штрафами от трудовой инспекции, искажениями в отчетности и конфликтами с уволенным работником. В этой статье разберем полный цикл увольнения в 1С: от оформления кадрового приказа до сдачи отчетности в ФНС и ПФР, с учетом актуальных требований ТК РФ 2026 года и особенностей последних версий платформы 1С:Предприятие 8.3.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, из-за которых бухгалтеры и кадровики теряют дни на переделку документов. Например, многие забывают про автоматическое формирование записи в СЗВ-ТД при увольнении или неверно указывают код причины в СЗВ-СТАЖ. Также разберем, как в 1С правильно оформить увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по инициативе работодателя — с примерами заполнения документов и скриншотами ключевых экранов.

Статья будет полезна как начинающим пользователям 1С:ЗУП, так и опытным специалистам, которые хотят оптимизировать процесс и избежать досадных ошибок. Все инструкции даны для актуальных релизов программы (не ниже 3.1.24), но если вы работаете со старой версией — проверьте наличие нужных функций в вашем релизе.

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Прежде чем оформлять увольнение в 1С, необходимо убедиться, что все данные сотрудника актуальны. Это критично для корректного расчета компенсаций и формирования отчетности. Начните с проверки:

• 📝 Личная карточка Т-2: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС. Ошибки здесь приведут к проблемам в СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД.
• 💰 Начисления и удержания: проверьте, нет ли невыплаченных авансов, премий или задолженностей по исполнительным листам.
• 📅 График работы: актуальные данные о режиме труда (особенно если сотрудник работал на неполной ставке или по сменному графику).
• 🏥 Льготы и вычеты: наличие стандартных, социальных или имущественных вычетов, которые могут повлиять на расчет НДФЛ при финальном расчете.

Чтобы открыть карточку сотрудника в 1С:ЗУП, перейдите в раздел Кадры → Сотрудники, найдите нужного работника и откройте его карточку двойным кликом. Обратите внимание на вкладки:

• Личные данные — для проверки паспортных данных и СНИЛС;
• Трудовые отношения — для уточнения даты приема, должности и подразделения;
• Начисления — для анализа текущих начислений и удержаний.

Критическая ошибка: если в карточке сотрудника неверно указан СНИЛС, отчет СЗВ-СТАЖ не пройдет проверку в ПФР. В 2026 году Пенсионный фонд ужесточил контроль за корректностью сведений, поэтому при обнаружении ошибки исправьте её до оформления увольнения. Для этого:

1. Откройте карточку сотрудника.
2. Перейдите на вкладку Личные данные.
3. Нажмите Изменить рядом с полем СНИЛС.
4. Введите корректный номер и сохраните изменения.

2. Оформление кадрового приказа на увольнение

Основной документ, фиксирующий увольнение в 1С, — это приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8). Его оформление зависит от основания увольнения, которое выбирается из классификатора 1С в соответствии с ст. 77 ТК РФ. Рассмотрим пошагово, как создать приказ в программе.

Перейдите в раздел Кадры → Кадровые документы и нажмите Создать → Приказ о прекращении трудового договора. В открывшейся форме заполните:

• 📅 Дата документа — дата составления приказа (обычно совпадает с датой увольнения или предшествует ей).
• 👤 Сотрудник — выберите из справочника.
• 📜 Основание увольнения — выберите из списка (например, По собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) или Соглашение сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)).
• 💼 Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника (важно: для увольнения по собственному желанию это должна быть дата не ранее чем через 2 недели после подачи заявления, если иное не согласовано).

После заполнения основных полей программа автоматически сформирует текст приказа. Проверьте его на соответствие ст. 84.1 ТК РФ — в нем должны быть указаны:

• ФИО и должность сотрудника;
• основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ;
• дата увольнения;
• подписи сторон (если увольнение по соглашению).

Что делать, если в 1С нет нужного основания увольнения?

Если в справочнике Основания увольнения отсутствует требуемый пункт (например, для увольнения по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — сокращение штата), его можно добавить вручную. Для этого:

1. Откройте справочник Кадры → Настройки и справочники → Основания увольнения.

2. Нажмите Создать и заполните поля:

- Наименование (например, "Сокращение численности или штата работников");

- Код по ТК РФ (например, "81.2");

- Статья ТК РФ (укажите "п. 2 ч. 1 ст. 81").

3. Сохраните и используйте новое основание в приказе.

Внимание: если увольнение оформляется по инициативе работодателя (например, за прогул или сокращение), в 1С обязательно нужно указать дополнительное обоснование (акт о прогуле, приказ о сокращении и т.д.). Без этого документа отчет СЗВ-ТД может быть отклонен ПФР.

Основание увольнения	Код в 1С	Требуемые дополнительные документы	Особенности расчета
По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)	28	Заявление сотрудника	Компенсация за неиспользованный отпуск (если есть)
Соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ)	29	Дополнительное соглашение к трудовому договору	Возможна выплата компенсации сверх законных выплат
Сокращение штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)	30	Приказ о сокращении, уведомление сотрудника	Выходное пособие в размере среднего месячного заработка
Прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)	33	Акт о прогуле, объяснительная сотрудника	Расчет только за отработанные дни

3. Расчет компенсаций и финального расчета

После оформления кадрового приказа необходимо рассчитать все причитающиеся сотруднику выплаты. В 1С:ЗУП это делается с помощью документа Начисление зарплаты и взносов или Финальный расчет при увольнении (в зависимости от версии программы). Рассмотрим оба варианта.

Важно: финальный расчет должен включать:

• 💵 Зарплату за отработанные дни в месяце увольнения;
• 🏖️ Компенсацию за неиспользованный отпуск (если есть неотгулянные дни);
• 💼 Выходное пособие (при сокращении или ликвидации организации);
• 📄 Иные компенсации, предусмотренные трудовым договором или локальными актами.

Чтобы создать финальный расчет в 1С:ЗУП 3.1:

1. Перейдите в раздел Зарплата → Все начисления.
2. Нажмите Создать → Финальный расчет при увольнении.
3. Укажите сотрудника и дату увольнения (она должна совпадать с датой в приказе!).
4. Нажмите Заполнить — программа автоматически рассчитает суммы начислений и удержаний.
5. Проверьте расчет компенсации за отпуск (вкладка Отпуска). Если сотрудник отгулял больше дней, чем заработал, программа покажет удержание за использованный авансом отпуск.

Проверить соответствие даты увольнения в расчете и приказе|Убедиться, что все начисления за текущий месяц учтены|Сверить количество дней неиспользованного отпуска с отпускным графиком|Проверить корректность удержаний (НДФЛ, алименты, долги по исполнительным листам)|Сохранить документ и сформировать ведомость на выплату-->

Особое внимание уделите компенсации за неиспользованный отпуск. В 1С она рассчитывается автоматически по формуле:

Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска

Однако бывают случаи, когда программа ошибается. Например, если сотрудник брал отпуск за свой счет, эти дни могут неправильно учитываться в расчете стажа для отпуска. Чтобы избежать ошибок:

1. Откройте карточку сотрудника на вкладке Отпуска.
2. Проверьте Количество дней отпуска и Количество использованных дней.
3. Если данные неверны, скорректируйте их вручную или пересчитайте отпускной стаж с помощью документа Корректировка отпусков.

4. Формирование записей в СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ

С 2020 года работодатели обязаны ежемесячно сдавать в ПФР отчет СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности), а при увольнении — вносить запись в СЗВ-СТАЖ. В 1С:ЗУП эти отчеты формируются автоматически на основании кадровых документов, но требуют обязательной проверки.

Чтобы сформировать запись в СЗВ-ТД:

1. Перейдите в раздел Отчеты → Регламентированные отчеты → СЗВ-ТД.
2. Создайте новый отчет за месяц, в котором произошло увольнение.
3. Нажмите Заполнить — программа подтянет данные из приказов.
4. Найдите строку с уволенным сотрудником и проверьте:
   • 📅 Дата приема/увольнения;
   • 📜 Основание увольнения (должно совпадать с приказом);
   • 🔢 Код причины (например, 20 — увольнение по собственному желанию).

Для СЗВ-СТАЖ алгоритм аналогичный, но есть нюансы:

• 🔹 Код категории застрахованного лица при увольнении — НР (прекращение договора).
• 🔹 В разделе 3 указывается период работы (с даты приема по дату увольнения включительно).
• 🔹 Если сотрудник работал неполный месяц, дни указываются дробью (например, 15/31 для января).

Типичная ошибка: в СЗВ-СТАЖ неверно указывается территориальный код работодателя. Это приводит к отказу ПФР в приеме отчета. Чтобы исправить:

1. Откройте настройки организации (Главное → Организации).
2. Проверьте поле Код территориального органа ПФР.
3. Если код отсутствует или неверен, уточните его на сайте ПФР и внесите в 1С.

5. Выплата расчета и закрытие задолженностей

Согласно ст. 140 ТК РФ, все причитающиеся сотруднику суммы должны быть выплачены в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, выплата производится не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете. В 1С:ЗУП выплата оформляется документом Выплата зарплаты.

Чтобы выплатить финальный расчет:

1. Перейдите в раздел Зарплата → Выплаты.
2. Создайте новый документ Выплата зарплаты.
3. Укажите:
   • 📅 Период выплаты (месяц увольнения);
   • 👤 Сотрудника (выберите уволенного);
   • 💵 Сумму к выплате (должна совпадать с финальным расчетом);
   • 💳 Способ выплаты (наличные, перевод на карту).

Проведите документ и распечатайте Расчетный листок для сотрудника.

Если у сотрудника были удержания (например, по исполнительным листам или за материальный ущерб), их также нужно закрыть. В 1С это делается:

• Для алиментов: проверьте, что в документе Исполнительный лист стоит галочка Прекратить удержание при увольнении.
• Для займов или материального ущерба: создайте документ Корректировка долга и укажите сумму к погашению.

Внимание: если финальный расчет не был выплачен в день увольнения, в 1С необходимо:

1. Создать документ Депонирование зарплаты.
2. Указать сумму невыплаченного расчета.
3. После фактической выплаты оформить документ Выплата депонированной зарплаты.

6. Архивирование документов и сдача отчетности

После увольнения все документы должны быть архивированы, а сведения переданы в контролирующие органы. В 1С:ЗУП это включает:

• 📂 Формирование личного дела (в электронном виде);
• 📊 Сдачу отчетности в ФНС, ПФР и ФСС;
• 🔄 Обновление данных в системе (например, удаление сотрудника из графиков и планов).

Для архивирования документов:

1. Откройте карточку сотрудника.
2. Перейдите на вкладку Документы и проверьте наличие всех кадровых документов (приказ о приеме, переводы, увольнение).
3. Экспортируйте данные в PDF или печатную форму (кнопка Печать → Папка документов).

Отчетность, которую нужно сдать после увольнения:

Отчет	Срок сдачи	Куда сдавать	Особенности
СЗВ-ТД	Ежемесячно, до 15 числа	ПФР	Включает запись об увольнении
СЗВ-СТАЖ	Ежегодно, до 1 марта	ПФР	Указывается период работы и код причины увольнения
6-НДФЛ	Ежеквартально	ФНС	Учитываются выплаты при увольнении
РСВ (раздел 3)	Ежемесячно, до 15 числа	ФНС	Сведения о страховых взносах с финального расчета

Чтобы сформировать отчеты в 1С:

1. Перейдите в раздел Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. Выберите нужный отчет (например, СЗВ-ТД).
3. Заполните параметры (период, организация) и нажмите Сформировать.
4. Проверьте данные, особенно по уволенному сотруднику, и отправьте отчет электронно (через 1С-Отчетность или Контур.Экстерн).

7. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С:ЗУП допускают ошибки при увольнении сотрудников. Вот самые распространенные из них и способы их предотвращения:

• 🔴 Несовпадение дат в приказе и финальном расчете:

  Если в приказе указана одна дата увольнения, а в расчете — другая, это приведет к ошибкам в СЗВ-ТД. Всегда сверяйте даты!

• 🔴 Неучтенные дни отпуска:

  Программа может неверно рассчитать компенсацию, если в карточке сотрудника не отражены все отпуска. Проверяйте вкладку Отпуска перед расчетом.

• 🔴 Ошибки в кодах увольнения:

  Неверный код в СЗВ-СТАЖ (например, 20 вместо 29 для соглашения сторон) приведет к отказу ПФР.

• 🔴 Забытые удержания:

  Если сотрудник имел задолженность по подотчетным суммам или займам, её нужно закрыть до увольнения.

Как минимизировать риски?

1. Используйте чек-лист увольнения (см. виджет ниже).
2. Проверяйте отчеты СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ на наличие записей об уволенном сотруднике.
3. Сверяйте данные с трудовой книжкой (если она ведется в бумажном виде).

Проверить актуальность данных в карточке сотрудника|Сверить дату увольнения в приказе и расчете|Убедиться в корректности кода основания увольнения|Рассчитать компенсацию за отпуск и выходное пособие (если нужно)|Сформировать и проверить СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ|Выдать сотруднику расчетный листок и копии документов-->

Критическая ошибка: если в 1С не закрыть трудовой договор сотрудника (не провести приказ об увольнении), программа будет продолжать начислять ему зарплату и взносы! Это приведет к искажению отчетности и штрафам. Чтобы исправить, найдите не закрытый договор в отчете Анализ кадровых данных (раздел Кадры → Отчеты) и проведите увольнение задним числом.

8. Особенности увольнения в разных ситуациях

Некоторые случаи увольнения требуют особого подхода в 1С:ЗУП. Разберем наиболее сложные сценарии.

Увольнение по соглашению сторон с компенсацией

Если сотрудник уволился по соглашению с выплатой дополнительной компенсации (например, в размере 2-3 окладов), в 1С это оформляется так:

1. Создайте приказ об увольнении с основанием Соглашение сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
2. В документе Финальный расчет добавьте строку с типом начисления Компенсация при увольнении по соглашению.
3. Укажите сумму компенсации и проверьте начисление страховых взносов (с 2026 года такие выплаты не облагаются взносами, если не превышают 3-хкратный средний заработок).

Увольнение по сокращению штата

При сокращении в 1С необходимо:

• Зафиксировать уведомление сотрудника (документ Уведомление о сокращении в разделе Кадры).
• Выплатить выходное пособие в размере среднего месячного заработка (в документе Финальный расчет выберите соответствующее начисление).
• Если сотрудник не трудоустроился в течение 2 месяцев, выплатите второе пособие (оформляется отдельным документом Начисление зарплаты с типом Выходное пособие (второй месяц)).

Увольнение иностранного гражданина

Для иностранцев дополнительно нужно:

1. Снять с миграционного учета (документ Уведомление о прекращении трудового договора с иностранцем).
2. Проверьте, что в СЗВ-СТАЖ указан правильный код гражданства (например, 643 для граждан России, 398 для Казахстана).
3. Если иностранец работал по патенту, аннулируйте патент в документе Регистрация иностранного работника.

Внимание: если сотрудник уволился в период временной нетрудоспособности (на больничном), в 1С необходимо:

1. Закрыть листок нетрудоспособности документом Больничный лист с датой до увольнения.
2. В приказе об увольнении указать основание По собственному желанию (увольнение по инициативе работодателя в этот период запрещено ст. 81 ТК РФ!).
3. Выдать сотруднику расчет по больничному вместе с финальным расчетом.

FAQ: Частые вопросы об увольнении в 1С

Как в 1С уволить сотрудника задним числом?

Чтобы уволить сотрудника retroactively:

1. Создайте приказ об увольнении с нужной датой.
2. В документе Финальный расчет укажите ту же