Выдача заработной платы наличными денежными средствами — процедура, требующая строгого соблюдения кассовой дисциплины и корректного отражения в учетной системе. В программах 1С:Предприятие этот процесс автоматизирован, но требует от бухгалтера последовательного выполнения ряда операций для формирования правильных проводок и печатных форм.
Независимо от того, используете ли вы конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Бухгалтерия предприятия, логика обработки ведомостей остается схожей. Ошибки на этапе создания документа могут привести к расхождениям между фактическим остатком в кассе и данными учета, что чревато штрафами при проверках.
В этой статье мы детально разберем весь цикл: от создания расчетной ведомости до закрытия кассового дня. Вы узнаете, как правильно оформить выдачу денег, учесть депонированные суммы и избежать типичных ошибок при работе с кассовыми документами в среде 1С.
Подготовительный этап: создание расчетной ведомости
Прежде чем приступить к физической выдаче денег, в системе должен быть сформирован документ, определяющий суммы к выплате каждому сотруднику. Обычно это делается на основании ранее рассчитанной зарплаты. В меню «Зарплата» необходимо выбрать пункт Все начисления и сформировать документ «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».
Ключевым моментом здесь является выбор вида выплаты. Если вы планируете выдачу наличных, в поле «Вид выплаты» следует указать значение «Через кассу организации». Система автоматически подтянет суммы, причитающиеся сотрудникам за выбранный период, исходя из данных расчета.
Перед созданием ведомости убедитесь, что все расчеты зарплаты за период проведены и документ «Начисление зарплаты» проведен. Иначе суммы в ведомости будут нулевыми или неактуальными.
После заполнения табличной части документ необходимо провести. Это действие зарезервирует суммы к выплате и подготовит базу для следующего шага — получения денег из банка или формирования ордера на выдачу. Без проведения ведомости последующие операции будут недоступны.
⚠️ Внимание: Если в вашей организации установлен лимит кассы, убедитесь, что общая сумма ведомости не превышает допустимый остаток наличных средств, который можно хранить в кассе сверх лимита только в день выдачи зарплаты (обычно до 3-5 рабочих дней).
Получение наличных денежных средств из банка
Для выплаты зарплаты наличными часто требуется предварительно снять деньги с расчетного счета. В 1С эта операция оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Получение наличных в кассу». Этот документ находится в разделе «Банк и касса».
При создании документа укажите получателя — ваше кассира, и корреспондирующий счет — 50.01 «Касса организации». Сумма должна соответствовать общей сумме к выдаче по ранее созданной ведомости, включая резерв на оплату больничных или отпускных, если они тоже выплачиваются наличными.
- 🏦 Проверьте соответствие суммы в чеке ККО и сумме в банковском ордере.
- 📄 Распечатайте чек для приобщения к банковским документам.
- 💰 Убедитесь, что деньги фактически поступили в кассу перед началом выплаты.
- 📝 Заверьте документы подписью руководителя и главного бухгалтера.
Проведение данного документа увеличит дебетовое сальдо по счету 50.01. Только после отражения поступления денег в кассу система позволит создать документ на их выдачу сотрудникам. Попытка выплатить зарплату при нулевом остатке по кассе приведет к ошибке контроля остатков.
Оформление документа «Ведомость в кассу»
Основным документом, фиксирующим факт выдачи заработной платы, является «Ведомость в кассу». Его можно создать вручную или на основании ранее сформированной расчетной ведомости. При создании на основании все данные о сотрудниках и суммах переносятся автоматически, что минимизирует риск опечаток.
В шапке документа необходимо указать дату фактической выдачи денег и срок, в течение которого сотрудники могут получить зарплату. По умолчанию этот срок составляет 3 рабочих дня, включая день получения денег в банке, но он может быть изменен в настройках учетной политики.
Меню: Зарплата и кадры -> Все начисления -> Создать -> Ведомость в кассуВ табличной части документа отображается список сотрудников, сумма к выдаче и графа «Получил». Изначально все строки помечены как невыплаченные. Статус выплаты меняется либо вручную при вводе данных о выдаче, либо автоматически при печати формы Т-53.
Что делать, если сотрудника нет в списке?
Если сотрудник отсутствует в ведомости, проверьте его график работы и период расчета. Возможно, он находится в отпуске без содержания или уволен до даты расчета. Добавить его можно кнопкой «Добавить» в нижней панели табличной части.
Процесс выдачи денег и работа с формой Т-53
Непосредственная выдача денег сопровождается заполнением расчетно-платежной ведомости по форме Т-53. В 1С этот документ генерируется на основании введенной «Ведомости в кассу». Кассир выдает деньги, сотрудник ставит подпись в ведомости, и кассир вносит отметку о выдаче в программу.
Для отражения факта выдачи в системе можно использовать два метода. Первый — ручной: в документе «Ведомость в кассу» в колонке «Получил» устанавливается флаг для каждого сотрудника по мере выплаты. Второй — автоматический: при печати формы Т-53 с опцией «Заполнять графу "Получил"» программа сама отметит выплаченные суммы, если вы введете данные о выдаче в печатную форму перед печатью.
| Статус в 1С | Действие кассира | Влияние на проводки |
|---|---|---|
| Не выплачено | Деньги не выданы, подпись отсутствует | Сальдо по счету 70 не меняется |
| Выплачено | Деньги выданы, подпись в Т-53 | Дт 70 Кт 50.01 (уменьшение долга) |
| Депонировано | Срок истек, деньги не получены | Дт 70 Кт 76.04 (перенос долга) |
Важно следить за тем, чтобы фактический остаток денег в кассе соответствовал данным учета после каждой операции выдачи. Если в течение дня выдаются и другие суммы (подотчет, возвраты), их необходимо учитывать в кассовой книге.
Документ «Ведомость в кассу» является основанием для списания денег с подотчета кассира. Без этого документа кассир несет полную материальную ответственность за всю сумму, полученную из банка.
Учет депонированной заработной платы
По истечении срока, отведенного на выдачу зарплаты (обычно 3-5 дней), все невыплаченные суммы считаются депонированными. В 1С этот процесс оформляется автоматически при закрытии ведомости или вручную с помощью специального документа.
Для корректного учета необходимо создать документ «Депонирование не выплаченной зарплаты». Он переносит суммы со счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на счет 76.04 «Депонированные доходы». Это критически важно для правильного отражения обязательств организации перед сотрудниками.
Депонированные суммы хранятся в кассе или возвращаются в банк, в зависимости от решения руководства и условий договора с банком. В 1С возврат невыплаченной зарплаты в банк оформляется документом «Внесение наличных» с указанием соответствующего вида операции.
⚠️ Внимание: Сроки хранения депонированной зарплаты составляют 3 года. По истечении этого срока невостребованные суммы должны быть включены в доход организации. Настройте напоминание в 1С или внешнем календаре, чтобы не пропустить этот момент.
Если сотрудник обращается за получением депонированной зарплаты позже, выплата оформляется через документ «Ведомость в кассу» с видом операции «Выплата депонированной зарплаты». Это позволит корректно закрыть долг по счету 76.04.
Завершение дня: кассовая книга и отчеты
В конце дня кассир обязан составить отчет о проделанной работе. В 1С для этого используется документ «Отчет кассира». Он формируется на основании всех кассовых документов за день: приходных и расходных ордеров, ведомостей на выдачу зарплаты.
Документ «Отчет кассира» выводит остаток денег в кассе на конец дня. Этот остаток должен совпадать с фактическим наличием денег в кассовой ячейке. Расхождения указывают на ошибку в оформлении документов или хищение средств.
- 📊 Проверьте итоговый остаток по данным 1С.
- 🔢 Пересчитайте фактические наличные деньги.
- ✍️ Сличите суммы и подпишите отчет кассира.
Также в конце дня формируется Кассовая книга. В современных версиях 1С она может вестись в электронном виде, но при наличии требований регулятора распечатывается и прошивается. Все документы, связанные с выплатой зарплаты, подшиваются в отдельную папку за соответствующий месяц.
☑️ Финальная проверка дня
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли выплатить зарплату из выручки, не снимая деньги с банка?
Да, это возможно, но с ограничениями. Согласно указанию ЦБ РФ, можно использовать наличную выручку для выплат сотрудникам, но только в пределах установленного лимита кассы на конец дня. Сумма сверх лимита должна быть сдана в банк. В 1С это оформляется приходным ордером на оприходование выручки и затем ведомостью на выдачу.
Что делать, если в ведомости ошибка в сумме перед проведением?
Если документ «Ведомость в кассу» еще не проведен, вы можете просто исправить сумму в табличной части. Если документ уже проведен и деньги выданы, необходимо сделать документ «Корректировка выплаты» или сторнировать ошибку и ввести правильный документ, чтобы выровнять остатки по счету 70.
Как в 1С распечатать форму Т-53 для нескольких ведомостей сразу?
В списке документов «Ведомость в кассу» выделите нужные строки, удерживая клавишу Ctrl. Затем нажмите кнопку «Печать» и выберите форму Т-53. Система сформирует единый отчет или пакет документов для печати, что удобно при массовой выдаче зарплаты по разным подразделениям.
Нужно ли создавать отдельную ведомость для отпускных?
Технически можно добавить отпускные в ту же ведомость, что и зарплату, если сроки выплаты совпадают. Однако, поскольку отпускные должны выплачиваться за 3 дня до отпуска, а зарплата — в дни, установленные в трудовом договоре, чаще всего создаются отдельные ведомости для разных видов выплат во избежание путаницы со сроками депонирования.