Увольнение сотрудника без 1С: полное руководство с документами и расчетами

Увольнение сотрудника без использования 1С:Зарплата и Управление Персоналом — задача, с которой сталкиваются малые предприятия, ИП или компании на этапе миграции между системами. Многие ошибочно считают, что без специализированного ПО процесс становится хаотичным или рискованным. На практике же ручное оформление увольнения при соблюдении всех норм Трудового кодекса РФ и правильной подготовке документов ничуть не уступает автоматизированному по надежности.

В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию с учетом актуальных требований 2026 года, включая образцы приказов, расчетные формулы, нюансы для разных оснований увольнения и проверенные способы минимизации ошибок. Особое внимание уделено типичным «подводным камням», которые возникают при отсутствии 1С: от расчета компенсаций до передачи данных в ПФР и ФНС.

1. Подготовка к увольнению: что нужно сделать до издания приказа

Прежде чем оформлять увольнение, необходимо выполнить ряд обязательных действий. Их пропуск может привести к спорам с сотрудником или штрафам от контролирующих органов. Начните с проверки:

• 📄 Трудовой договор: уточните дату заключения, условия испытательного срока (если он не истек), наличие дополнительных соглашений. Это поможет правильно определить основание увольнения.
• 📅 График работы: сверьте фактически отработанные дни в месяце увольнения — это критично для расчета зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск.
• 💰 Выплаты: проверьте, нет ли задолженности по зарплате, премиям или авансам. При увольнении все расчеты должны быть «обнулены».
• 📋 Кадровые документы: запросите у сотрудника заявление об увольнении (если инициатива исходит от него) или подготовьте уведомление о сокращении/уволении по инициативе работодателя.

Если сотрудник уволен по инициативе работодателя (например, по п. 2 ст. 81 ТК РФ — сокращение штата), заранее подготовьте уведомление о предстоящем увольнении. Его нужно вручить под роспись не менее чем за 2 месяца до даты увольнения (для массового сокращения — за 3 месяца). В уведомлении укажите:

• Причину увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ).
• Дата увольнения.
• Предложение альтернативных вакансий (если они есть).
• Информацию о выплатах (выходное пособие, компенсации).

⚠️ Внимание: Если сотрудник отказывается подписывать уведомление, составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Это защитит компанию от обвинений в несоблюдении процедуры.

2. Оформление приказа об увольнении: образец и нюансы

Приказ об увольнении — главный документ, подтверждающий расторжение трудового договора. Его форма не унифицирована, но содержать обязательные реквизиты:

• 🏢 Название организации (с указанием ОГРН/ИНН).
• 📅 Дата и номер приказа.
• 👤 ФИО и должность увольняемого сотрудника.
• 📜 Основание увольнения (со ссылкой на статью и пункт ТК РФ).
• 💸 Сведения о выплатах (зарплата, компенсации, выходное пособие).
• 🖋️ Подписи руководителя и сотрудника.

Ниже — шаблон приказа для наиболее распространенного случая: увольнение по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ).

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ"ПРИМЕР"
(ОГРН 1234567890123, ИНН 7701234567)

ПРИКАЗ № 45-к
г. Москва
15 мая 2026 г.

О прекращении трудового договора

В связи с расторжением трудового договора по инициативе работника (п. 3 ст. 77 ТК РФ)

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Уволить Иванова Ивана Ивановича, занимающего должность менеджера по продажам, с 29 мая 2026 года.
2. Произвести полный расчет с Ивановым И.И. в день увольнения в соответствии с ст. 140 ТК РФ.
3. Выдать Иванову И.И. трудовую книжку с записью об увольнении.

Основание: заявление Иванова И.И. от 15.05.2026 № 12.

Генеральный директор ________ /Петров П.П./
С приказом ознакомлен: ________ /Иванов И.И./

⚠️ Внимание: Если сотрудник отказывается подписывать приказ, сделайте отметку «От подписи отказался» и зафиксируйте факт отказа актом. Без подписи сотрудника приказ все равно действителен, но лучше заручиться доказательствами его ознакомления.

Для других оснований увольнения (сокращение, прогул, несоответствие должности) формулировки будут иными. Например, при увольнении за прогул (пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ) в приказе нужно указать:

• Дата и продолжительность прогула.
• Наличие объяснительной (или акт об отказе ее предоставить).
• Результаты служебного расследования.

Дата увольнения совпадает с датой в заявлении сотрудника|

Основание увольнения указано со ссылкой на ТК РФ|

Все выплаты рассчитаны и указаны в приказе|

Сотрудник ознакомлен с приказом под роспись-->

3. Расчет выплат при увольнении: формулы и примеры

При увольнении сотруднику полагаются:

1. Зарплата за отработанные дни в месяце увольнения.
2. Компенсация за неиспользованный отпуск (если есть).
3. Выходное пособие (при увольнении по некоторым основаниям, например, сокращение или ликвидация компании).

Рассмотрим каждый вид выплат подробно.

3.1. Зарплата за отработанные дни

Формула:

Зарплата = (Оклад / Норма дней в месяце) × Фактически отработанные дни

Пример: Оклад сотрудника — 50 000 ₽, в мае 2026 года норма рабочих дней — 20, отработано 15 дней.

Зарплата = (50 000 / 20) × 15 = 37 500 ₽

3.2. Компенсация за неиспользованный отпуск

Формула:

Компенсация = (Средний дневной заработок) × (Количество неиспользованных дней отпуска)

Средний дневной заработок рассчитывается по правилам Постановления Правительства РФ № 922:

Средний дневной заработок = (Сумма выплат за 12 месяцев) / (Среднемесячное число календарных дней × 12)
Среднемесячное число календарных дней = 29,3

Пример: Сотрудник отработал 11 месяцев, не использовал 14 дней отпуска. За 12 месяцев ему начислено 600 000 ₽.

Средний дневной заработок = 600 000 / (29,3 × 12) ≈ 1 706,48 ₽
Компенсация = 1 706,48 × 14 ≈ 23 890,72 ₽

3.3. Выходное пособие

Выплачивается в случаях, предусмотренных ст. 178 ТК РФ:

• 🔹 При сокращении штата — в размере среднего месячного заработка (может быть увеличено коллективным договором).
• 🔹 При ликвидации организации — также средний месячный заработок.
• 🔹 При увольнении по соглашению сторон — размер оговаривается индивидуально.

Пример расчета выходного пособия при сокращении:

Средний месячный заработок = Средний дневной заработок × Среднемесячное число рабочих дней
Для мая 2026 года (20 рабочих дней):
Средний месячный заработок = 1 706,48 × 20 ≈ 34 129,60 ₽

⚠️ Внимание: Все выплаты должны быть произведены в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если сотрудник в этот день не работал, расчет производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете.

4. Оформление трудовой книжки и передача сведений в ПФР

Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж. При увольнении без 1С запись вносится вручную, с соблюдением следующих правил:

• 📝 Запись делается шариковой ручкой (синего, фиолетового или черного цвета), без помарок и исправлений.
• 📅 Дата увольнения должна совпадать с датой в приказе.
• 📋 Основание увольнения указывается со ссылкой на статью и пункт ТК РФ (например, «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
• 🖋️ Запись заверяется подписью кадровика или руководителя и печатью организации (если она есть).

Пример записи в трудовой книжке:

1. Общество с ограниченной ответственностью"Пример"
(ОГРН 1234567890123)

2. Иванов Иван Иванович

3. Принят на должность менеджера по продажам
Приказ от 01.06.2023 № 25-к

4. Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77
Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от 29.05.2026 № 45-к

Подпись ________ /Петров П.П./
М.П. (если есть)

После внесения записи трудовую книжку выдают сотруднику под роспись в книге учета движения трудовых книжек. Если сотрудник не может получить книжку лично (например, уволен заочно), отправьте ее заказным письмом с уведомлением.

4.1. Передача сведений в ПФР

С 2026 года все работодатели обязаны ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников (в том числе об увольнении) в электронном виде через Единый портал госуслуг или личный кабинет работодателя на сайте ПФР. Для этого:

1. Сформируйте файл в формате XML (можно вручную или с помощью бесплатных сервисов, например, Контур.Экстерн).
2. Укажите:
   • Данные сотрудника (СНИЛС, ФИО).
   • Дата и основание увольнения.
   • Реквизиты приказа.

⚠️ Внимание: За несвоевременную подачу сведений в ПФР предусмотрен штраф до 50 000 ₽ (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Если у вас нет ЭЦП, получите ее заранее в удостоверяющем центре.

5. Увольнение по разным основаниям: особенности оформления

Процедура увольнения зависит от его основания. Рассмотрим наиболее распространенные случаи.

5.1. Увольнение по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ)

Инициатива исходит от сотрудника. Особенности:

• 📝 Сотрудник пишет заявление об увольнении за 2 недели до даты увольнения (если не согласован более короткий срок).
• 📅 Отсчет 14 дней начинается на следующий день после подачи заявления.
• 💡 Сотрудник может отозвать заявление до истечения срока (если на его место не приглашен другой работник).

5.2. Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ)

Самый гибкий вариант, так как дата и условия увольнения оговариваются индивидуально. Обязательно:

• 📄 Составьте соглашение о расторжении трудового договора в двух экземплярах (по одному для каждой стороны).
• 💰 Укажите в соглашении размер выходного пособия (если оно предусмотрено).
• 📅 Дата увольнения может быть любой (даже в день подписания соглашения).

5.3. Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)

Включает случаи, когда вина лежит на сотруднике (прогул, несоответствие должности) или когда увольнение неизбежно (сокращение, ликвидация). Ключевые моменты:

• 📋 При сокращении или ликвидации требуется уведомление сотрудника за 2 месяца.
• 🔍 При увольнении за виновные действия (прогул, хищение) необходимо провести служебное расследование и запросить у сотрудника объяснительную.
• 💼 При сокращении предлагайте сотруднику альтернативные вакансии (если они есть).

6. Типичные ошибки при увольнении без 1С и как их избежать

Отсутствие автоматизированной системы увеличивает риск ошибок. Вот самые распространенные из них и способы их предотвращения:

• 📅 Несоблюдение сроков уведомления (например, при сокращении уведомляют за 1 месяц вместо 2).

  Как избежать: Заведите календарь увольнений с напоминаниями о ключевых датах.

• 💰 Неполный расчет (забывают компенсацию за отпуск или выходное пособие).

  Как избежать: Используйте чек-лист выплат (см. раздел 3).

• 📝 Ошибки в трудовой книжке (неверная формулировка основания или даты).

  Как избежать: Проверяйте записи по шаблонам из ТК РФ.

• 📋 Несвоевременная сдача отчетности в ПФР или ФНС.

  Как избежать: Настройте напоминания в календаре на 10-е число каждого месяца.

• 🖋️ Отсутствие подписи сотрудника на приказе или трудовой книжке.

  Как избежать: Вручайте документы под роспись или фиксируйте отказ актом.

Еще одна частая ошибка — неправильный расчет среднего заработка для компенсации отпуска или выходного пособия. Например, включают в расчетный период дни болезни или отпуска, что запрещено Постановлением № 922.

Чтобы избежать этого:

1. Исключите из расчетного периода (12 месяцев перед увольнением) дни, когда сотрудник:
   • Болел (по больничному листу).
   • Был в отпуске (ежегодном, учебном, без сохранения зарплаты).
   • Получал пособия (по беременности и родам, по уходу за ребенком).

⚠️ Внимание: Если сотрудник отработал менее 12 месяцев, расчетный период берется с даты приема на работу. Если отработал менее месяца — средний заработок рассчитывается исходя из оклада.

7. Альтернативы 1С для ведения кадрового учета

Если ваша компания временно или постоянно обходится без 1С, рассмотрите альтернативные способы ведения кадрового учета:

• 📊 Электронные таблицы (Excel, Google Sheets):

  Подходят для микробизнеса (до 10 сотрудников). Можно создать шаблоны для расчета зарплаты, отпускных, компенсаций. Минус — ручной ввод данных и риск ошибок.

• 💼 Облачные сервисы:

  Платформы вроде Зарплата.ру, Контур.Персонал или БухСофт предлагают модули для кадрового учета, расчета зарплаты и сдачи отчетности. Стоимость — от 500 ₽/мес.

• 📋 Бумажный учет:

  Для ИП с 1-2 сотрудниками можно вести учет вручную (журналы учета трудовых книжек, приказы в бумажном виде). Риски — потеря документов и сложности при проверках.

• 🤖 Боты и чат-боты:

  Некоторые сервисы (например, Тинькофф Бизнес) предлагают интеграцию с мессенджерами для уведомлений об увольнениях, отпусках и выплатах.

Если вы временно обходитесь без 1С, но планируете вернуться к системе, ведите учет так, чтобы потом легко перенести данные. Например:

• Храните все приказы и соглашения в электронном виде (сканы или файлы PDF).
• Фиксируйте все выплаты в таблице с указанием даты, суммы и основания.
• Используйте унифицированные шаблоны документов (приказов, уведомлений).

8. Частые вопросы об увольнении без 1С

Дни отпуска = (Отработанные месяцы) × (2,33 дня)
Компенсация = Дни отпуска × Средний дневной заработок

Дни отпуска = 5 × 2,33 ≈ 11,65 (округляем до 12 дней)
Компенсация = 12 × 2 000 = 24 000 ₽