Списание товара в 1С: полная инструкция с примерами и проводками

Списание товара в 1С:Предприятие — рутинная, но критически важная операция для бухгалтеров, кладовщиков и руководителей. Ошибки здесь обходятся дорого: от искажения остатков на складе до проблем с налоговой инспекцией. В этой статье разберём не только базовые шаги (как создать документ списания), но и скрытые нюансы: как правильно оформить акты, какие счета задействовать для разных типов товаров, и почему списание по фактической себестоимости может привести к убыткам.

Мы рассмотрим процедуру для самых распространённых конфигураций: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:Розница 2.3. Особое внимание уделим разнице между списанием в рознице и оптовой торговле, а также тому, как избежать типичных ошибок при работе с серийными номерами, партиями и товарами с истёкшим сроком годности. Если вы списываете товар впервые или сталкиваетесь с нестандартными ситуациями (например, порча, хищение, уценка), эта инструкция поможет разобраться во всех деталях.

1. Когда требуется списание товара в 1С: законные основания

Списание товара — это не просто удаление позиции из базы. Это хозяйственная операция, которая должна быть документально обоснована. Без правильного оформления списание может быть расценено как сокрытие доходов или занижение налоговой базы. Вот законные причины для списания:

• 📅 Истёк срок годности — актуально для продуктов питания, лекарств, косметики. В 1С:Розница такие товары можно списать пакетом по дате.
• 🔥 Порча или бой — например, разбитая посуда, испорченная одежда. Требуется акт о порче (форма ТОРГ-15 или ТОРГ-16).
• 🕵️ Хищение или недостача — списание возможно только после инвентаризации и составления акта (форма ИНВ-22).
• 📉 Уценка до нулевой стоимости — если товар утратил потребительские свойства (например, устаревшая техника).
• 🔄 Пересортица — когда товар потерял первоначальные характеристики (например, смешались партии с разным сроком годности).

Важно: для налогового учёта списание должно быть подтверждено первичными документами. Без акта списание в 1С не имеет юридической силы! В конфигурациях 1С:Бухгалтерия и 1С:УТ есть встроенные печатные формы актов — их можно заполнить автоматически на основе документа списания.

⚠️ Внимание: Если товар списывается из-за брака поставщика, сначала оформите претензию (документ Претензия поставщику в 1С:УТ). Списание без претензии лишает вас права на возврат или компенсацию!

2. Пошаговая инструкция: как списать товар в 1С

Рассмотрим универсальный алгоритм списания на примере 1С:Управление торговлей 11.5. В других конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Розница) шаги аналогичны, но могут отличаться названия документов и меню.

Шаг 1. Выбор документа списания

В 1С есть несколько типов документов для списания. Выбор зависит от причины:

Причина списания	Документ в 1С	Где найти
Порча, бой, истечение срока годности	Списание товаров	Склад → Списание товаров
Хищение, недостача	Инвентаризация товаров + Списание товаров	Склад → Инвентаризация
Уценка до нулевой стоимости	Переоценка товаров → затем Списание	Склад → Переоценка
Пересортица	Корректировка записей регистров	Сервис → Корректировка регистров

Шаг 2. Заполнение документа Списание товаров

Откройте документ через меню Склад → Списание товаров → Создать. Заполните поля:

• 📅 Дата — дата списания (важно для налогового учёта!).
• 🏠 Склад — выберите склад, с которого списываете.
• 📝 Основание — укажите причину (например, "Истёк срок годности").
• 📄 Номер и дата акта — если акт уже составлен.

Далее добавьте товары в табличную часть. Здесь есть два критичных момента:

1. Если товар серийный (например, телефоны), укажите конкретные серийные номера в колонке Серии.
2. Если товар партионный (например, продукты), выберите партию с истёкшим сроком годности.

Указана корректная дата списания|

Выбран правильный склад|

Причина списания соответствует документу|

Товары добавлены с указанием серий/партий (если нужно)|

Сумма списания совпадает с бухгалтерскими данными-->

Шаг 3. Проводки и бухгалтерские счета

После проведения документа в 1С автоматически формируются проводки. Их логика зависит от типа товара и причины списания:

• 📦 Товары на складе: обычно списываются с кредита счёта 41.01 ("Товары на складах") в дебет 94 ("Недостачи и потери от порчи ценностей") или 20 ("Основное производство"), если списание связано с производством.
• 💊 Медикаменты/продукты: могут списываться напрямую на 91.02 ("Прочие расходы"), если срок годности истёк.
• 🔧 Оборудование/инструменты: списываются через 01.09 ("Выбытие основных средств").

Критичный нюанс: если товар списывается из-за порчи, но виноват поставщик, сумму нужно отнести на счёт 76.02 ("Расчёты по претензиям") — это позволит Later вернуть деньги или получить компенсацию.

3. Списание в рознице vs оптовая торговля: ключевые различия

Процедура списания в 1С:Розница и 1С:Управление торговлей внешне похожа, но есть существенные различия в настройках и последствиях. Разберём их в таблице:

Параметр	1С:Розница	1С:Управление торговлей (опт)
Документ списания	Списание товаров (простой)	Списание товаров или Корректировка записей регистров (для сложных случаев)
Учёт серийных номеров	Поддерживается, но часто отключено по умолчанию	Обязательно для техники, одежды с уникальными номерами
Партионный учёт	Автоматический (важно для продуктов)	Настраивается вручную (часто отключён)
Налоговые последствия	Списание влияет на ЕНВД/УСН (если применяется)	Списание учитывается в НДС и налоге на прибыль
Акты списания	Формируются автоматически (ТОРГ-15, ТОРГ-16)	Требуют ручного заполнения (часто используют ИНВ-22)

В рознице списание часто происходит пакетно — например, по истечении срока годности всей партии молока. В опте же каждый товар списывается индивидуально, с указанием причины и ответственного лица. Кроме того, в 1С:УТ можно настроить автоматическое списание просроченных товаров по расписанию (через Регламентные задания).

4. Типичные ошибки при списании и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при списании. Вот самые распространённые и способы их предотвращения:

• 🔄 Списание без акта — документ в 1С не имеет силы без первички. Решение: всегда формируйте акт (в 1С есть шаблоны ТОРГ-15, ТОРГ-16, ИНВ-22).
• 💰 Неправильный счёт списания — например, списание на 91.02 вместо 94. Решение: сверяйтесь с учётной политикой компании.
• 📦 Списание без указания серий/партий — приводит к расхождению остатков. Решение: всегда заполняйте колонки Серии и Партии.
• 📅 Неверная дата списания — если дата в документе раньше даты инвентаризации, налоговая может не принять расходы. Решение: списывайте только после составления акта.
• 🔄 Списание вместо пересортицы — если товар просто переместился на другой склад, списывать его нельзя. Решение: используйте документ Перемещение товаров.

Одна из самых коварных ошибок — списание по средней себестоимости, когда нужно списывать по ФИФО (первое пришло — первое ушло). Это искажает финансовый результат. Чтобы избежать проблемы, проверьте настройку метода списания в Учётная политика (раздел Запасы).

⚠️ Внимание: Если вы списываете товар, который был подарочным (например, бонус от поставщика), его стоимость должна быть равна нулю. В противном случае возникнет завышение расходов в налоговом учёте!

5. Списание товаров с истёкшим сроком годности: пошаговый разбор

Списание просроченных товаров — одна из самых частых операций в рознице и на складах с продуктами питания. Разберём процесс на примере 1С:Розница 2.3:

Шаг 1. Проверка сроков годности

Перед списанием нужно выявить просроченные товары. Сделать это можно двумя способами:

1. Через отчёт Анализ сроков годности (Отчёты → Склад → Анализ сроков годности).
2. Через обработку Просроченные товары (если она подключена в вашей конфигурации).

Шаг 2. Автоматическое списание

В 1С:Розница есть функция автоматического списания просроченных товаров:

1. Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Склад.
2. Включите опцию Автоматическое списание при истечении срока годности.
3. Укажите периодичность проверки (например, раз в неделю).

Система будет создавать документы списания автоматически, но их обязательно нужно проверять перед проведением!

Шаг 3. Ручное списание

Если автоматическое списание не настроено, создайте документ вручную:

1. Откройте Склад → Списание товаров → Создать.
2. В поле Основание укажите "Истёк срок годности".
3. Нажмите Заполнить → По остаткам с истёкшим сроком годности.
4. Проверьте список товаров и их количество.

Что делать, если срок годности истёк, но товар ещё можно продать?

Если товар сохранил потребительские свойства (например, сухие крупы, консервы), его можно уценить вместо списания. Для этого:

1. Создайте документ Установка цен номенклатуры (Ценообразование → Установка цен).

2. Укажите новую цену (например, 50% от первоначальной).

3. Продайте товар по уценённой стоимости.

Это позволит избежать убытков и проблем с налоговой.

Шаг 4. Формирование акта

После проведения документа списания сформируйте акт:

1. В документе списания нажмите Печать → Акт на списание товаров (ТОРГ-16).
2. Проверьте, что в акте указаны:
   • Наименование товара,
   • Количество и единица измерения,
   • Причина списания ("истёк срок годности"),
   • Подписи ответственных лиц.

6. Списание серийных товаров: нюансы и подводные камни

Товары с серийными номерами (телефоны, ноутбуки, бытовая техника) списываются по особой процедуре. Здесь важно точное сопоставление серийного номера и товара, иначе возникнут расхождения в учёте.

Как списать серийный товар

1. Откройте документ Списание товаров.
2. Добавьте номенклатуру в табличную часть.
3. В колонке Серии нажмите на кнопку ... и выберите конкретные серийные номера.
4. Если серийный номер не указан, 1С не позволит провести документ!

При списании серийных товаров часто возникают ошибки:

• 🔢 Серийный номер не найден — проверьте, что номер внесён в карточку товара (Номенклатура → Серии).
• 🔄 Серийный номер уже списан — значит, товар был списан ранее. Проверьте историю движений по складу.
• 📦 Несовпадение количества — если в документе указано 2 штуки, а серийных номеров выбрано 3, 1С выдаст ошибку.

Особенности для техники и гаджетов

При списании техники (ноутбуков, смартфонов) важно:

1. Проверять гарантийный статус — если техника на гарантии, списание возможно только после отказа сервисного центра в ремонте.
2. Фиксировать причину неисправности (например, "повреждён экран", "не включается").
3. Сопоставлять серийный номер с IMEI (для телефонов) или MAC-адресом (для сетевого оборудования).

⚠️ Внимание: Если серийный товар был в лизинге или в залоге, списание без согласия лизингодателя/банка может привести к судебным искам. Перед списанием проверьте статус товара в договоре!

7. Налоговые последствия списания: что нужно знать бухгалтеру

Списание товара — это не только складская операция, но и налоговое событие. Как оно отражается в учёте:

НДС при списании

Если товар списывается из-за порчи или истечения срока годности, НДС не восстанавливается, если:

• Товар был оплачен поставщику,
• НДС по нему был принят к вычету,
• Списание подтверждено актом.

Если же товар не был оплачен или списывается по другим причинам (например, хищение), НДС может потребоваться восстановить. Проверьте это в отчёте Книга покупок.

Налог на прибыль

Списание товара уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, но только если:

• Списание документально подтверждено (акт, инвентаризация),
• Товар был оплачен и принят к учёту,
• Причина списания признаётся обоснованной (например, порча, а не "просто так").

Если товар списывается из-за морального устаревания (например, устаревшие модели телефонов), его стоимость не уменьшает налоговую базу. В этом случае списывайте на счёт 91.02.

УСН и ЕНВД

Для компаний на упрощёнке или вменёнке списание товаров учитывается по-разному:

• 📊 УСН "Доходы минус расходы": списанные товары уменьшают налоговую базу, если они были оплачены и списание подтверждено документами.
• 💰 УСН "Доходы": списание не влияет на налог, так как расходы не учитываются.
• 🛒 ЕНВД: списание товаров не влияет на налог, так как он рассчитывается по вменённому доходу.

8. Автоматизация списания: как настроить в 1С

Ручное списание отнимает много времени, особенно если товаров много. В 1С есть инструменты для автоматизации:

1. Регламентные задания

Настройте автоматическое списание просроченных товаров:

1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание с типом Списание товаров с истёкшим сроком годности.
3. Укажите расписание (например, каждое 1-е число месяца).
4. Выберите склады, для которых будет работать автоматика.

2. Обработки для массового списания

Если нужно списать большое количество товаров по одной причине (например, после инвентаризации), используйте обработку Групповое списание товаров:

1. Скачайте обработку из Инфостарта или ITS (если у вас есть подписка).
2. Загрузите её в 1С через Файл → Открыть.
3. Укажите критерии отбора (склад, причина списания, период).
4. Нажмите Выполнить — обработка создаст документы списания автоматически.

3. Интеграция с оборудованием

Если на складе используется терминал сбора данных (ТСД) или сканер штрихкодов, можно настроить списание прямо с устройства:

• 📱 Сканер считывает штрихкод списываемого товара,
• 📋 Данные автоматически попадают в документ Списание товаров,
• 🖨️ Печатается акт списания.

⚠️ Внимание: Автоматическое списание может привести к ошибкам в учёте, если не настроены фильтры. Например, система может списать товары, у которых истёк срок годности, но они ещё пригодны для продажи (как в случае с долгохранящимися продуктами). Всегда проверяйте результаты автоматического списания!

FAQ: Частые вопросы по списанию товара в 1С

Можно ли списать товар без акта?

Нет, списание без акта не имеет юридической силы. В 1С документ проведётся, но при проверке налоговая может не принять такие расходы. Всегда формируйте акт (ТОРГ-15, ТОРГ-16, ИНВ-22) и прикрепляйте его к документу списания.

Как списать товар, если он был подарен поставщиком (бонус)?

Если товар получен бесплатно (бонус, подарок), его балансовая стоимость равна нулю. При списании:

1. Создайте документ Списание товаров.
2. В колонке Сумма укажите 0.
3. В поле Основание напишите "Списание бонусного товара".

Такой товар не влияет на налог на прибыль, так как его стоимость не была учтена в расходах.

Что делать, если списанный товар вдруг оказался пригодным?

Если товар был ошибочно списан, но ещё можно использовать:

1. Создайте документ Оприходование товаров (Склад → Оприходование).
2. Укажите тот же склад и номенклатуру, что и в списании.
3. В поле Основание напишите "Восстановление ошибочно списанного товара".
4. Сформируйте новый акт (например, "Акт о восстановлении товара").

Важно: если товар уже был учтён в расходах, его восстановление может потребовать корректировки налоговой базы.

Как списать товар, если он был украден?

При хищении порядок списания такой:

1. Проведите инвентаризацию (документ Инвентаризация товаров).
2. Составьте акт о хищении (форма ИНВ-22).
3. Спишите товар документом Списание товаров с основанием "Хищение".
4. Если виновник найден, оформите Претензию работнику или Возмещение ущерба.

Налоговые последствия: стоимость украденного товара можно учесть в расходах только после признания хищения (решение суда или постановление об отказе в возбуждении дела).

Можно ли списать товар задним числом?

Технически в 1С можно указать любую дату списания, но налоговые риски высоки:

• Если дата списания раньше даты инвентаризации, налоговая может не принять расходы.
• Если дата позже фактического списания, это искажает остатки и финансовую отчётность.

Рекомендация: списывайте товар в тот же день, когда составлен акт, или на следующий рабочий день.