Как создать расходную накладную в 1С: пошаговая инструкция 2026

Расходная накладная — один из ключевых документов в 1С, который фиксирует передачу товаров покупателю или списание со склада. Ошибки при её оформлении ведут к расхождениям в учёте, проблемам с налоговыми отчётами и конфликтам с контрагентами. В этой статье разберём пошаговый алгоритм создания расходной накладной в разных конфигурациях 1С:Предприятие 8.3, включая Управление торговлей 11, ERP и Бухгалтерию предприятия.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают пользователи: от неправильного выбора склада до неверного указания ставки НДС. Также покажем, как автоматизировать процесс с помощью шаблонов и как исправить документ, если он уже проведён с ошибками.

Если вы работаете с 1С:Розница или Комплексной автоматизацией, принципы будут схожи, но могут отличаться детали интерфейса. Для точности проверяйте настройки своей конфигурации — в статье приведены универсальные рекомендации, актуальные для большинства версий 2023–2026 годов.

1. Подготовка перед созданием расходной накладной

Прежде чем формировать документ, убедитесь, что в системе корректно заведены все необходимые справочники. Без этого 1С не позволит сохранить накладную или сделает это с ошибками.

Что нужно проверить:

📦 Склады — в справочнике Склады должен быть указан тот склад, с которого списываются товары. Если склада нет, создайте его через Справочники → Склады.
👤 Контрагенты — покупатель должен быть внесён в справочник Контрагенты с указанием ИНН, КПП и банковских реквизитов (если требуется для печати счёта-фактуры).
📋 Номенклатура — все товары/услуги должны быть заведены в справочнике Номенклатура с указанием единиц измерения, ставок НДС и цен.
💰 Типы цен — проверьте, что в настройках Типы цен указаны актуальные цены (оптовая, розничная и т.д.), которые будут подставляться в документ автоматически.

Если вы работаете с серийными номерами или партиями товаров, убедитесь, что в настройках учёта включён соответствующий функционал. Например, в УТ 11 это делается через Администрирование → Настройки номенклатуры → Учёт по сериям.

💡

Если в справочнике Контрагенты не указан договор, 1С создаст его автоматически при сохранении накладной. Однако лучше завести договор заранее, чтобы избежать ошибок с условиями оплаты или скидками.

⚠️ Внимание: Если в вашей конфигурации включён учёт по характеристикам (например, цвет, размер), обязательно укажите их в карточке номенклатуры. Иначе при проведении документа система может выдать ошибку о нехватке товара на складе.

2. Пошаговая инструкция: создание расходной накладной в 1С

Рассмотрим процесс на примере 1С:Управление торговлей 11. В других конфигурациях (ERP, Бухгалтерия) шаги аналогичны, но могут отличаться названия меню.

Алгоритм действий:

Откройте раздел Продажи (или Склад в некоторых конфигурациях).
Выберите пункт Расходные накладные (или Реализация товаров и услуг в Бухгалтерии).
Нажмите Создать — откроется форма нового документа.
Заполните шапку документа:
- 📅 Дата — дата отгрузки (по умолчанию текущая).
- 🏢 Организация — ваша компания (если их несколько).
- 📦 Склад — склад, с которого списываются товары.
- 👤 Контрагент — покупатель (выбирается из справочника).
- 📄 Договор — договор с покупателем (если не указан, 1С предложит создать новый).

В табличной части укажите товары:

Нажмите Добавить и выберите номенклатуру из справочника.
Укажите количество, цену (если не подставляется автоматически) и ставку НДС.
При необходимости укажите серийные номера или партии (если учётом этого предусмотрен).

Проверьте итоговые суммы и нажмите Провести и закрыть.

☑️ Проверка перед проведением накладной

Указан правильный складКонтрагент и договор соответствуют реальному покупателюЦены и количество товаров верныСтавка НДС соответствует типу операцииСерийные номера/партии указаны (если требуется)

Выполнено: 0 / 5

Если товары резервировались заранее (например, через документ Заказ покупателя), 1С может автоматически подставить их в накладную. Для этого используйте кнопку Заполнить → По заказу покупателя.

3. Особенности заполнения в разных конфигурациях 1С

Хотя принцип создания расходной накладной схож во всех конфигурациях, есть нюансы, которые важно учитывать.

Конфигурация	Отличия при создании накладной	Где находится документ
Управление торговлей 11	Есть возможность указать маршрут доставки. Поддерживает пакетное создание накладных по нескольким заказам.	`Продажи → Расходные накладные`
ERP 2	Интеграция с производственными заказами (можно списывать готую продукцию). Есть поле Проект для аналитики.	`Логистика → Отгрузка товаров`
Бухгалтерия предприятия 3.0	Автоматическое формирование счёта-фактуры при проведении. Есть вкладка Счета учёта для ручной корректировки проводок.	`Покупки и продажи → Реализация товаров и услуг`
Розница 2.3	Поддерживает чеки ККТ (можно сразу пробить чек после отгрузки). Есть поле Касса для указания точки продаж.	`Продажи → Чек ККТ (или Расходная накладная)`

В Бухгалтерии предприятия после проведения накладной автоматически формируются проводки по счётам 90.02 (себестоимость продаж) и 62.01 (дебиторская задолженность). Если проводки не появились, проверьте настройки учёта в Главное → Настройки → Параметры учёта.

⚠️ Внимание: В ERP 2 при отгрузке товаров со склада, где ведётся адресное хранение, система может потребовать указать ячейку. Если ячейка не указана, документ не проведётся.

4. Работа с серийными номерами и партиями

Если ваша компания учитывает товары по серийным номерам или партиям, при создании расходной накладной потребуется дополнительное заполнение. Этот функционал актуален для электроники, мебели, одежды и других товаров с уникальной маркировкой.

Как указать серийные номера:

В табличной части накладной выберите строку с товаром, для которого требуется указание серий.
Нажмите на кнопку Серийные номера (или Партии) в колонке товара.
В открывшемся окне:
- Для серийных номеров: введите номера вручную или отсканируйте штрихкоды (если подключено оборудование).
- Для партий: выберите партию из списка доступных (система покажет остатки).
Подтвердите выбор и вернитесь в документ.

Если серийные номера не указаны, а в настройках номенклатуры включён контроль по сериям, 1С выдаст ошибку:

Не указаны серийные номера для товара [Наименование]. Учёт по сериям обязателен.

Что делать, если серийный номер утерян?

Если серийный номер утерян, но товар нужно списать, можно использовать резервный номер (например, "БРАК" или "УТЕРЯН"). Для этого:

1. Создайте в справочнике Серийные номера новый элемент с пометкой "Утерян".

2. Укажите его в накладной.

3. После проведения документа оформите акт на списание с пояснением причины.

В 1С:ERP при работе с серийными номерами можно использовать функцию "Подбор по остаткам" — система покажет, какие серии доступны на складе, и позволит выбрать их без ручного ввода.

5. Печать и экспорт расходной накладной

После проведения документа его можно распечатать или экспортировать в другие форматы. В 1С предусмотрены стандартные печатные формы, но при необходимости их можно доработать.

Как распечатать накладную:

📄 Откройте проведённый документ и нажмите Печать.
📑 Выберите нужную форму:
- ТОРГ-12 — универсальная форма для отгрузки.
- УПД (Универсальный передаточный документ) — совмещает накладную и счёт-фактуру.
- Счёт-фактура — если требуется отдельный документ для НДС.
🖨️ Настройте параметры печати (количество копий, принтер) и подтвердите.

Если стандартная форма не подходит, её можно изменить:

Перейдите в Все функции → Печатные формы, отчёты и обработки.
Найдите нужную форму (например, ТОРГ12) и нажмите Изменить форму.
В конструкторе отредактируйте поля (добавьте логотип, измените шрифты и т.д.).
Сохраните изменения и обновите форму в документе.

💡

Если вы работаете с ЭДО (электронный документооборот), вместо печати можно отправить накладную напрямую через оператора (например, Диадок или Контур.Диадок). Для этого в документе нажмите Отправить через ЭДО.

Для экспорта в Excel или PDF используйте кнопку Ещё → Сохранить как и выберите нужный формат.

6. Типичные ошибки и как их исправить

Даже опытные пользователи 1С иногда сталкиваются с проблемами при работе с расходными накладными. Разберём наиболее частые ошибки и способы их устранения.

Ошибка 1: Не хватает товара на складе

🔍 Причина: В накладной указано количество, превышающее остатки.
⚙️ Решение:
- Проверьте остатки через отчёт Ведомость по товарам на складах.
- Если товар резервировался по заказу, убедитесь, что резерв не снят.
- При необходимости скорректируйте количество в накладной или сделайте инвентаризацию.

Ошибка 2: Неверная ставка НДС

🔍 Причина: В карточке номенклатуры или договоре указана одна ставка, а в накладной подставляется другая.
⚙️ Решение:
- Проверьте ставку НДС в справочнике Номенклатура для каждого товара.
- Убедитесь, что в договоре с контрагентом не переопределён НДС.
- Если ставка должна отличаться (например, для льготных товаров), укажите её вручную в табличной части.

Ошибка 3: Документ не проводится без ошибок

🔍 Причина: Чаще всего это связано с:
- Отсутствием обязательных реквизитов (например, не указан договор).
- Блокировкой ConductIT (если включена проверка перед проведением).
- Ошибками в серийных номерах или партиях.
⚙️ Решение:
- Нажмите Ещё → Показать проводки для диагностики.
- Проверьте логи ошибок в Журнале регистрации (Администрирование → Журнал регистрации).
- Если проблема в ConductIT, обратитесь к администратору за разблокировкой.

⚠️ Внимание: Если после исправления ошибок документ всё равно не проводится, попробуйте перезапустить 1С в режиме конфигуратора и выполнить тестирование и исправление базы (Администрирование → Тестирование и исправление). Это поможет устранить возможные повреждения данных.

7. Автоматизация создания расходных накладных

Если вы регулярно формируете накладные по одним и тем же шаблонам, можно автоматизировать процесс. Это сэкономит время и снизит риск ошибок.

Способы автоматизации:

📑 Шаблоны документов:
- Создайте типовую накладную с часто используемыми товарами.
- Сохраните её как шаблон через Ещё → Сохранить как шаблон.
- При создании нового документа выберите шаблон из списка.
⚙️ Обработки заполнения:
- Например, обработка Заполнение по остаткам автоматически подставит товары с нулевыми остатками.
- Или обработка Заполнение по заказу — перенесёт товары из заказа покупателя.
🤖 Регламентные задания:
- Настройте автоматическое создание накладных по расписанию (например, для регулярных отгрузок).
- Это делается через Администрирование → Регламентные задания.

Для продвинутых пользователей есть возможность написать собственный скрипт на встроенном языке 1С. Например, чтобы автоматически создавать накладные при достижении определённого уровня запасов на складе.

Пример кода для заполнения накладной по остаткам:

Процедура ЗаполнитьПоОстаткам(Документ)
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|   ОстаткиТоваров.Номенклатура КАК Номенклатура,
|   ОстаткиТоваров.КоличествоОстаток КАК Количество
|ИЗ
|   РегистрНакопления.ОстаткиТоваров.Остатки(&Дата, ) КАК ОстаткиТоваров
|ГДЕ
|   ОстаткиТоваров.КоличествоОстаток > 0";
Запрос.УстановитьПараметр("Дата", Документ.Дата);
Результат = Запрос.Выполнить();
Выборка = Результат.Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
НоваяСтрока = Документ.Товары.Добавить();
НоваяСтрока.Номенклатура = Выборка.Номенклатура;
НоваяСтрока.Количество = Выборка.Количество;
КонецЦикла;
КонецПроцедуры

💡

Если вы не владеете программированием на 1С, но хотите автоматизировать рутинные операции, обратитесь к партнёрам 1С — они разработают обработку под ваши задачи.

8. Интеграция с другими системами

Если ваша компания использует внешние сервисы (например, CRM, WMS, или маркетплейсы), расходные накладные можно передавать автоматически. Для этого настраивается обмен данными.

Popular integration options:

📦 Обмен с WMS-системами:
- Например, интеграция с 1С:WMS Логистика позволяет передавать данные об отгрузках в реальном времени.
- Настройка ведётся через Администрирование → Обмен данными.
🛒 Синхронизация с маркетплейсами:
- Модули для Ozon, Wildberries или Яндекс Маркет автоматически создают накладные при продаже.
- Требуется установка дополнительного решения (например, 1С:Интеграция с маркетплейсами).
📊 Экспорт в Excel/Google Sheets:
- Для анализа данных можно настроить автоматический экспорт накладных в таблицы.
- Используйте обработку Выгрузка в Excel или 1С:Drive для облачного хранения.

Для настройки обмена данными обычно требуется:

Установить дополнительный модуль или обработку.
Настроить правила сопоставления данных (какие поля из 1С соответствуют полям во внешней системе).
Запустить тестовый обмен и проверить корректность передачи.

⚠️ Внимание: При интеграции с маркетплейсами учитывайте их требования к формату документов. Например, Ozon требует указания штрихкодов и артикулов в накладной. Если эти данные не заполнены в 1С, обмен завершится с ошибкой.

FAQ: Частые вопросы по расходным накладным в 1С

Можно ли создать расходную накладную без заказа покупателя?

Да, это стандартная операция. В УТ 11 или ERP выберите Продажи → Расходные накладные → Создать и заполните данные вручную. Однако если у вас ведётся учёт по заказам, лучше сначала оформить Заказ покупателя, а затем на его основе создать накладную — это упростит контроль отгрузок.

Как аннулировать проведённую расходную накладную?

Чтобы отменить документ:

Откройте накладную и нажмите Ещё → Создать на основании → Корректировка реализации.
В новом документе укажите отрицательное количество товаров (или используйте операцию "Возврат").
Проведите документ — это сторнирует проводки.

В Бухгалтерии предприятия можно также использовать документ Корректировка долга.

Почему в печатной форме ТОРГ-12 не отображаются цены?

Это типичная проблема, связанная с настройками печатной формы. Решения:

Проверьте, что в настройках формы (Ещё → Изменить форму) не скрыта колонка с ценами.
Убедитесь, что в документе указан тип цен (например, "Оптовая").
Если используете доработанную форму, обновите её или вернитесь к стандартной.

Как в 1С указать в накладной несколько складов?

В стандартных конфигурациях одна расходная накладная привязана к одному складу. Если нужно списать товары с разных складов:

Создайте несколько накладных (по одной на каждый склад).
Или используйте документ Перемещение товаров, чтобы сначала собрать товары на одном складе, а затем оформить отгрузку.

В ERP 2 есть возможность оформить комплексную отгрузку с нескольких складов в одном документе.

Нужно ли в 1С формировать счёт-фактуру отдельно, если создаём УПД?

Нет, если вы используете Универсальный передаточный документ (УПД), он заменяет и накладную, и счёт-фактуру. В Бухгалтерии предприятия при проведении УПД автоматически формируются проводки по НДС. Однако если контрагент требует отдельный счёт-фактуру, его можно создать на основании УПД через Ещё → Создать на основании.

Как правильно оформить расходную накладную в 1С: инструкция с примерами