Как создать и настроить график работы в 1С ЗУП: инструкция с примерами

Настройка графиков работы в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 — одна из ключевых задач кадрового учёта, от которой зависит корректный расчёт зарплаты, отпусков и больничных. Даже небольшая ошибка в графике может привести к недостаче или переплате по зарплате, проблемам с трудовой инспекцией или неправильному начислению страховых взносов. В этой статье разберём, как создать график работы с нуля, настроить его под разные режимы труда (пятидневка, сменный, гибкий) и избежать типовых ошибок.

Многие пользователи 1С ЗУП сталкиваются с трудностями при настройке графиков из-за большого количества параметров: вид графика, расписание смен, учёт выходных и праздников, норма рабочего времени. Мы структурировали процесс так, чтобы даже начинающий кадровик или бухгалтер мог разобраться без помощи программиста. А для опытных пользователей приведём нюансы настройки скользящих графиков и работы с индивидуальными расписаниями для отдельных сотрудников.

Перед тем как приступить к настройке, убедитесь, что в вашей базе актуальные данные по:

• 📅 Производственному календарю (праздники и переносы выходных)
• 👥 Структуре подразделений (если графики привязаны к отделам)
• ⏰ Типовому расписанию смен (для сменной работы)

1. Подготовка к созданию графика: проверка настроек программы

Прежде чем создавать график, необходимо убедиться, что в 1С ЗУП корректно настроены базовые параметры, влияющие на расчёт рабочего времени. Без этого даже правильно созданный график может работать неверно.

Первое, что нужно проверить — это производственный календарь. Он определяет, какие дни считаются рабочими, выходными или праздничными. В 1С ЗУП 3.1 календарь обновляется автоматически при обновлении программы, но иногда требуется ручная корректировка (например, для региональных праздников). Проверить актуальность календаря можно в разделе:

Настройки → Производственный календарь

Второй важный момент — это настройки учёта рабочего времени. Они находятся в разделе Настройки → Кадровый учёт → Учёт рабочего времени. Здесь нужно убедиться, что:

• 🔹 Включён флаг Ведётся учёт рабочего времени
• 🔹 Указан правильный способ учёта (по табелю, по графику или смешанный)
• 🔹 Настроена периодичность учёта (ежемесячно, ежедневно)

⚠️ Внимание: Если в организации действуют локальные нормативные акты (например, коллективный договор с нестандартной продолжительностью рабочей недели), их параметры должны быть отражены в настройках 1С ЗУП до создания графиков. В противном случае расчёт нормы часов будет неверным.

2. Создание нового графика работы: пошаговая инструкция

Теперь перейдём непосредственно к созданию графика. В 1С ЗУП 3.1 это делается в разделе Кадры → Графики работы. Нажмите кнопку Создать и выберите тип графика в зависимости от режима работы:

• 📋 Пятидневная рабочая неделя — стандартный график с двумя выходными
• 🔄 Сменный график — для работы в 2, 3 или 4 смены
• ⏱️ Гибкий график — когда начало/окончание дня варьируется
• 📅 Скользящий график — выходные дни плавающие (например, 2 через 2)
• 👤 Индивидуальный график — для отдельных сотрудников

Рассмотрим создание пятидневного графика как самого распространённого варианта:

1. В карточке графика укажите наименование (например, "Пятидневка 40 часов").
2. Выберите вид графика — "Пятидневная рабочая неделя".
3. Укажите продолжительность рабочего дня (обычно 8 часов).
4. Настройте расписание недели:
   • Понедельник — Пятница: рабочие дни
   • Суббота, Воскресенье: выходные

Сохраните график кнопкой Записать и закрыть.

Для сменного графика дополнительно потребуется:

• 🔹 Создать смены в справочнике Кадры → Смены (например, "Дневная", "Ночная").
• 🔹 Указать время начала и окончания каждой смены.
• 🔹 Настроить чередование смен в графике (например, 2 дня через 2).

Указано корректное название графика|

Выбран правильный вид (пятидневка, сменный и т.д.)|

Проверена норма рабочих часов за месяц|

Учтён производственный календарь (праздники)|

Привязаны смены (для сменного графика)

-->

3. Настройка нормы рабочего времени и учёта праздников

Одной из самых распространённых ошибок при создании графиков является неверный расчёт нормы рабочего времени. В 1С ЗУП норма рассчитывается автоматически на основании:

• 📅 Производственного календаря (количество рабочих дней в месяце)
• ⏰ Продолжительности рабочего дня (по графику)
• 🔄 Вида графика (пятидневка, шестидневка и т.д.)

Чтобы проверить норму для конкретного графика:

1. Откройте карточку графика.
2. Перейдите на закладку Норма времени.
3. Нажмите Рассчитать норму — программа покажет количество рабочих дней и часов за месяц.

Если норма рассчитывается неверно, проверьте:

• 🔹 Производственный календарь — актуален ли он для текущего года?
• 🔹 Праздничные дни — учтены ли переносы выходных (например, в мае)?
• 🔹 Продолжительность рабочей недели — 40 часов или другая?

⚠️ Внимание: Если в вашей организации применяется сокращённая рабочая неделя (например, 36 часов для вредных условий труда), это должно быть отражено в настройках графика. В противном случае расчёт зарплаты будет завышен.

Для скользящих графиков (например, "2 через 2") норма рассчитывается иначе. Здесь важно правильно указать:

• 🔹 Период повторения (например, 4 дня: 2 рабочих + 2 выходных)
• 🔹 Количество рабочих дней в периоде
• 🔹 Среднюю норму часов за месяц

Как проверить норму для скользящего графика?

В карточке графика на закладке Норма времени нажмите Рассчитать норму по периодам. Программа покажет детализацию по каждому циклу (например, за 4 дня). Сравните полученные часы с фактической отработкой сотрудников. Если расхождения более 5%, проверьте настройки чередования дней.

4. Привязка графика к сотрудникам и подразделениям

Созданный график нужно присвоить сотрудникам. Это можно сделать двумя способами:

1. Через карточку сотрудника:
   1. Откройте Кадры → Сотрудники.
   2. Выберите сотрудника и перейдите на закладку График работы.
   3. Укажите дату начала действия графика и выберите его из справочника.
2. Групповое присваивание (для нескольких сотрудников):
   1. В списке сотрудников выделите нужных (можно фильтровать по подразделению).
   2. Нажмите Действия → Изменить график работы.
   3. Укажите график и дату начала его действия.

Если график присваивается всем сотрудникам подразделения, удобнее сделать это через настройки подразделения:

Кадры → Подразделения → [Выберите подразделение] → График работы

При групповом присваивании будьте внимательны:

• 🔹 График будет применён ко всем выбранным сотрудникам, включая тех, у кого уже был другой график.
• 🔹 Если у сотрудника индивидуальный график (например, по медицинским показаниям), его придётся назначать вручную.

⚠️ Внимание: Если сотрудник работает по нескольким графикам в разные периоды (например, сначала пятидневка, потом сменный), в 1С ЗУП нужно создать несколько записей с разными датами начала/окончания. Иначе программа будет использовать только последний график.

5. Типовые ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С ЗУП иногда допускают ошибки при настройке графиков. Вот самые распространённые из них и способы их исправления:

Ошибка	Причина	Как исправить
Неверная норма рабочих часов	Неактуальный производственный календарь или неправильная продолжительность рабочего дня	Обновите календарь в Настройки → Производственный календарь и пересчитайте норму
Сотрудник работает по старому графику	Не указана дата начала действия нового графика	Откройте карточку сотрудника и проверьте дату в поле Действует с
Переработки не учитываются	В графике не указано, что переработки оплачиваются	Настройте параметры оплаты переработок в Настройки → Расчёт зарплаты
Праздничные дни считаются рабочими	В графике не учтены праздники из производственного календаря	Проверьте флаг Учитывать праздники в настройках графика

Ещё одна частая проблема — это конфликт графиков при групповом присваивании. Например, если вы назначили новый график всем сотрудникам отдела, но у кого-то из них был индивидуальный график по медицинским показаниям, программа заменит его на общий. Чтобы этого избежать:

• 🔹 Перед групповым присваиванием экспортируйте список сотрудников с текущими графиками (отчёт Кадры → Отчёты по сотрудникам → Графики работы).
• 🔹 После присваивания вручную восстановите индивидуальные графики для исключений.

Если после настройки графика неверно рассчитывается зарплата, проверьте:

• 🔹 Совпадает ли норма часов в графике с фактической отработкой?
• 🔹 Учтён ли оклад или тарифная ставка сотрудника?
• 🔹 Правильно ли заполнен табель учёта рабочего времени?

6. Особенности настройки сменного и гибкого графиков

Сменный график требует более детальной настройки, чем пятидневка. Здесь важно правильно указать:

• 🔹 Продолжительность смены (например, 12 часов для "сутки через трое")
• 🔹 Время начала и окончания (ночная смена может начинаться в 20:00 и заканчиваться в 8:00)
• 🔹 Чередование смен (после дневной идёт ночная или выходной)
• 🔹 Перерывы (обеденный и технологические)

Пример настройки сменного графика "2 через 2":

1. Создайте две смены: "Дневная" (8:00–20:00) и "Ночная" (20:00–8:00).
2. В графике укажите чередование: Дневная → Дневная → Выходной → Выходной → Ночная → Ночная → Выходной → Выходной.
3. Настройте межсменный отдых (например, 12 часов между сменами).

Гибкий график подразумевает, что сотрудник сам выбирает время начала и окончания рабочего дня в рамках установленных границ. В 1С ЗУП такой график настраивается так:

1. Выберите вид графика — "Гибкий".
2. Укажите фиксированное время (обязательный период присутствия, например, с 10:00 до 16:00).
3. Настройте гибкие границы (например, с 7:00 до 20:00).
4. Укажите общую продолжительность рабочего дня (например, 8 часов).

⚠️ Внимание: При гибком графике табель учёта времени должен заполняться особенно внимательно. Если сотрудник отработал меньше нормы, это может повлиять на расчёт зарплаты. В настройках графика можно указать, учитывать ли недоработки как прогул или оплачивать их частично.

Для скользящих графиков (например, "день через день") важно:

• 🔹 Правильно указать период повторения (например, 2 дня: 1 рабочий + 1 выходной).
• 🔹 Настроить среднюю норму часов за месяц (она может отличаться от стандартной 40-часовой недели).
• 🔹 Учесть, что праздничные дни могут сбивать цикл (например, если выходной попадает на праздничный день).

7. Проверка корректности графика: отчёты и тестирование

После настройки графика необходимо проверить, как он работает на практике. Для этого в 1С ЗУП есть несколько полезных отчётов:

• 📊 Табель учёта рабочего времени (Зарплата → Табель) — показывает фактическую отработку по графику.
• 📈 Анализ нормы времени (Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ нормы времени) — сравнивает плановую и фактическую норму.
• 🔍 Сверка графиков (Кадры → Отчёты по сотрудникам → Графики работы) — выявляет сотрудников без графиков или с конфликтующими настройками.

Чтобы протестировать график:

1. Создайте тестового сотрудника и назначьте ему новый график.
2. Заполните табель за месяц (можно использовать Заполнить → По графику).
3. Просчитайте зарплату и проверьте:
   • 🔹 Совпадает ли норма часов с графиком?
   • 🔹 Правильно ли учитываются праздники и выходные?
   • 🔹 Корректно ли рассчитываются переработки и недоработки?

Если обнаружены расхождения, проверьте:

• 🔹 Настройки графика (особенно норму времени и учёт праздников).
• 🔹 Табель — нет ли в нём ошибок или дублирующих записей?
• 🔹 Настройки расчёта зарплаты (например, оплата по окладу или по часам).

8. Автоматизация и интеграция с табельным учётом

Если в вашей организации используется электронный табельный учёт (например, через терминалы или программу 1С:Табель), графики работы должны быть синхронизированы с этими системами. Для этого:

1. Проверьте, что в 1С ЗУП включена интеграция с табельной системой (Настройки → Интеграция → Табельный учёт).
2. Настройте соответствие графиков между 1С ЗУП и внешней системой.
3. Убедитесь, что идентификаторы графиков совпадают (иначе данные не будут передаваться).

Для автоматизации заполнения табеля по графику:

• 🔹 Используйте функцию Заполнить → По графику в табеле.
• 🔹 Настройте автоматическое заполнение по расписанию (например, каждый вечер).
• 🔹 Проверяйте исключения (отпуска, больничные, командировки) — они не должны перекрываться с графиком.

Если в организации действует суммированный учёт рабочего времени (например, за квартал), в настройках графика нужно указать:

• 🔹 Период суммирования (месяц, квартал, год).
• 🔹 Норму часов за этот период.
• 🔹 Правила учёта переработок (оплата или отгулы).

⚠️ Внимание: При суммированном учёте норма часов за месяц может отличаться от стандартной (например, 160 часов вместо 168). Это нормально, если общая норма за период (квартал) соблюдается. Однако в табеле такие отклонения могут выглядеть как недоработки — их нужно учитывать при проверке.

Что делать, если график не отображается в табеле?

Проверьте:

1. Привязан ли график к сотруднику на нужный период?

2. Совпадает ли дата начала действия графика с периодом табеля?

3. Включён ли учёт рабочего времени в настройках программы?

4. Нет ли конфликтов с другими графиками (например, у сотрудника одновременно действуют два графика)?

FAQ: Частые вопросы по графикам работы в 1С ЗУП

🔹 Как создать график для сотрудника с ненормированным рабочим днём?

Для ненормированного рабочего дня:

1. Создайте новый график с видом "Пятидневная рабочая неделя".
2. На закладке Дополнительно поставьте флаг Ненормированный рабочий день.
3. Укажите стандартную продолжительность рабочего дня (например, 8 часов), но в настройках оплаты настройте учёт переработок как компенсацию отгулами.

В табеле такие сотрудники будут отмечаться как отработавшие полный день, а переработки можно учитывать отдельно.

🔹 Можно ли в 1С ЗУП настроить график "сутки через трое"?

Да, для этого:

1. Создайте смену "Сутки" с продолжительностью 24 часа.
2. В графике укажите чередование: Сутки → Выходной → Выходной → Выходной.
3. Настройте межсменный отдых (не менее 48 часов между сменами, согласно ТК РФ).

Учтите, что при таком графике норма рабочего времени за месяц будет ниже стандартной (например, ~150 часов вместо 168).

🔹 Почему в табеле не отображаются праздничные дни как выходные?

Возможные причины:

• 🔹 В графике не включён учёт праздников (проверьте флаг Учитывать праздники).
• 🔹 Производственный календарь не актуализирован (обновите его в настройках).
• 🔹 В табеле используется неправильный вид времени (должен быть "Выходной/праздник").

Чтобы исправить, обновите календарь и перезаполните табель по графику.

🔹 Как перенести графики из старой версии 1С ЗУП в новую?

При переносе данных:

1. Сделайте выгрузку графиков через Администрирование → Выгрузка/загрузка данных.
2. В новой базе загрузите графики и проверьте их настройки (особенно норму времени и привязку к сотрудникам).
3. Сверьте производственные календари — в новой версии они могут отличаться.

Если графики не перенеслись корректно, их придётся создавать заново.

🔹 Можно ли в 1С ЗУП настроить график с плавающими выходными?

Да, для этого:

1. Создайте график вида "Скользящий".
2. Укажите период повторения (например, 5 дней: 4 рабочих + 1 выходной).
3. Настройте чередование выходных (например, выходной всегда пятый день цикла).

Такой график часто используется в торговле или сфере услуг, где выходные сотрудников не совпадают с общими.