График работы в 1С Бухгалтерия: пошаговая инструкция 2026

Настройка графиков работы в 1С: Бухгалтерия 8.3 — обязательный этап для корректного расчёта зарплаты, учёта рабочего времени и формирования отчётности. Без правильно заведённых графиков программа не сможет автоматически рассчитывать переработки, отпуска или больничные, а это чревато ошибками в начислениях и штрафами при проверках. В этой статье разберём, как создать график работы с нуля, настроить его под специфику предприятия (сменный режим, гибкий график, сокращённый день) и избежать типичных ошибок.

Важно понимать, что графики в 1С — это не просто расписание, а основа для всех кадровых операций. Они влияют на расчёт среднего заработка, компенсаций за неиспользованный отпуск, а также на формирование данных для СЗВ-ТД, 4-ФСС и других отчётов. Если у вас работают сотрудники с разными режимами (например, офисные работники на пятидневке и водители на суточных сменах), для каждой категории нужен отдельный график.

Статья актуальна для последних релизов 1С: Бухгалтерия 8.3 (включая облачные версии). Если вы используете 1С: Зарплата и Управление Персоналом, принципы аналогичны, но путь к настройкам может отличаться. Для удобства мы разобьём процесс на этапы — от создания шаблона до привязки графика к конкретному сотруднику.

1. Подготовка: что нужно знать перед созданием графика

Прежде чем приступать к настройке, проверьте три ключевых момента:

📌 Версия программы. В старых релизах 1С: Бухгалтерия 8.2 интерфейс отличается. Обновитесь до актуальной версии (не ниже 8.3.20), чтобы избежать проблем с совместимостью.
📅 Производственный календарь. Убедитесь, что в программе загружен актуальный календарь с праздничными и выходными днями. Его можно скачать с сайта 1С или из личного кабинета ИТС.
👥 Структура предприятия. Если у вас несколько подразделений с разными режимами работы (например, головной офис и филиалы), графики придётся настраивать отдельно для каждого.

Также учтите, что в 1С есть два типа графиков:

Индивидуальные — для конкретного сотрудника (например, если кто-то работает на полставки или по гибкому графику).
Типовые — шаблоны, которые можно назначить группе сотрудников (пятидневка, сменный график и т. д.).

Если вы впервые настраиваете графики, начните с типовых — это сэкономит время. Индивидуальные графики создаются на их основе.

2. Пошаговая инструкция: как создать график работы

Перейдём к практике. Откройте 1С: Бухгалтерия 8.3 и выполните следующие шаги:

Откройте раздел Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Графики работы.
Нажмите Создать и выберите тип графика. Для большинства случаев подойдёт График работы организации (если график будет общим) или Индивидуальный график (для одного сотрудника).
Заполните основные поля:
- 📝 Наименование — укажите понятное название (например, «Пятидневка 40 часов» или «Сменный график 2/2»).
- 📅 Дата действия — с какого числа график начинает работать. Если не указать, он будет действовать с даты создания.
- 🔄 Вид графика — выберите из списка (стандартный, сменный, гибкий и т. д.).

Нажмите Заполнить по умолчанию, чтобы программа сформировала шаблон (например, пятидневку с выходными в субботу и воскресенье).

Откорректируйте график под свои нужды:

🕒 Измените время начала и окончания рабочего дня (например, с 09:00 до 18:00 с перерывом на обед).
📅 Добавьте или удалите рабочие дни (например, сделайте субботу рабочей, если у вас шестидневка).
⚙️ Настройте сменность, если нужно (укажите количество смен, их продолжительность и интервалы).

Сохраните график кнопкой Записать и закрыть.

Проверено название графика (без опечаток)

Указана корректная дата начала действия

Время начала/окончания рабочего дня соответствует трудовому договору

Учтёны праздничные и выходные дни (сверено с производственным календарём)

При сменном графике указаны все смены и их продолжительность-->

Если вам нужно создать график для конкретного сотрудника, перейдите в его карточку (Сотрудники → выберите человека → вкладка График работы) и привяжите индивидуальный график.

3. Настройка сменного графика

Сменный график — один из самых сложных для настройки, но без него не обойтись, если у вас круглосуточная работа (например, в торговле, охране или производстве). Рассмотрим, как его создать на примере графика 2 через 2 (два дня работы, два дня отдыха).

Алгоритм действий:

Создайте новый график (как в предыдущем разделе) и выберите вид Сменный график.
В поле Количество смен укажите 2 (если смены повторяются).
Нажмите Настройка смен и заполните параметры:
- 🕒 Продолжительность смены — например, 12 часов (с 08:00 до 20:00).
- 🔄 Чередование смен — укажите последовательность (день/ночь или просто смена 1/смена 2).
- 📅 Период графика — например, 4 дня (2 рабочих + 2 выходных).

В календаре отметьте рабочие и выходные дни. Для графика 2/2 это будут чередующиеся блоки по 2 дня.
Сохраните и проверьте, как график выглядит в календаре (кнопка Просмотр).

Обратите внимание: при сменном графике 1С автоматически рассчитывает переработки, если смена выходит за пределы нормальной продолжительности рабочего времени (40 часов в неделю). Чтобы избежать ошибок, сверьте настройки с Трудовым кодексом РФ (ст. 91, 94, 104).

Что будет, если неверно указать продолжительность смены?

Если в графике указана смена длительностью 12 часов, но в трудовом договоре прописано 11 часов, программа будет считать лишний час переработкой. Это приведёт к:

- Неправильному расчёту оплаты за сверхурочные.

- Искажению данных в отчётах по рабочему времени (например, в форме Т-13).

- Возможным претензиям со стороны трудовой инспекции при проверке.

4. Гибкий график и неполное рабочее время

Если у вас сотрудники работают на гибком графике (например, удалённо с свободным расписанием) или на неполной ставке, настройка будет отличаться. Рассмотрим оба случая.

Гибкий график

Для гибкого графика:

Создайте новый график и выберите вид Гибкий график.
Укажите общую норму часов в месяц (например, 160 часов для полной ставки).
В поле Режим работы выберите Свободный или укажите фиксированные часы присутствия (например, с 10:00 до 16:00 — обязательное время на связи).
Сохраните график и назначьте его сотруднику.

В этом случае 1С будет отслеживать только общую выработку часов, а не конкретное расписание. Для учёта фактически отработанного времени используйте документ Табель учёта рабочего времени.

Неполное рабочее время

Для сотрудников на неполной ставке (например, на 0,5 или 0,75 ставки):

Создайте график на основе стандартного (например, пятидневки).
В поле Норма времени укажите процент ставки (например, 0.5 для половины ставки).
Скорректируйте рабочие дни:
- 🕒 Уменьшите продолжительность рабочего дня (например, с 09:00 до 13:00 вместо полного дня).
- 📅 Или сократите количество рабочих дней (например, только понедельник, среда, пятница).

Сохраните и назначьте график сотруднику.

При расчёте зарплаты 1С автоматически будет учитывать понижающий коэффициент. Например, если оклад по штатному расписанию 50 000 ₽, а ставка 0.5, то начисление составит 25 000 ₽.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при настройке графиков. Вот самые распространённые из них и способы их предотвратить:

Ошибка	Последствия	Как исправить
Не указан производственный календарь	Программа не учитывает праздники, из-за чего неправильно рассчитываются выходные и переработки.	Загрузите актуальный календарь в `Настройки зарплаты → Производственные календари`.
График не привязан к сотруднику	Сотрудник числится без графика, из-за чего не начисляется зарплата.	Откройте карточку сотрудника и на вкладке `График работы` выберите нужный график.
Неверная продолжительность смены	Переплаты или недоплаты за сверхурочные, ошибки в отчётах.	Проверьте трудовой договор и скорректируйте время смены в графике.
Не учтён перевод на другой график	Расчёт зарплаты идёт по старому графику, хотя сотрудник уже работает по новому.	Создайте документ `Кадровый перевод` и укажите новый график с даты перевода.

Ещё одна частая проблема — несовпадение графика в 1С и трудового договора. Например, в договоре прописана пятидневка с 9 до 18, а в программе указано с 8 до 17. Это может привести к конфликтам с сотрудниками и претензиям при проверках. Всегда сверяйте настройки с кадровыми документами!

💡

Если у вас много сотрудников с одинаковыми графиками (например, все офисные работники на пятидневке), создайте один типовой график и назначьте его группе через документ Приём на работу или Кадровый перевод. Это сэкономит время и уменьшит риск ошибок.

6. Как проверить корректность графика

После создания графика обязательно проверьте его работоспособность. Вот что нужно сделать:

Откройте график и нажмите Просмотр. Убедитесь, что рабочие и выходные дни отмечены верно, а время смен соответствует договору.
Сформируйте Табель учёта рабочего времени за текущий месяц и проверьте, что дни отражены корректно (нет лишних выходных или рабочих дней).
Просчитайте тестовую зарплату:
- 🧮 Создайте документ Начисление зарплаты.
- 🔍 Проверьте, что суммы начислений соответствуют графику (например, за полставки начислено 50% от оклада).

Если есть сменный график, проверьте расчёт сверхурочных:

🕒 В табеле отметьте фактическое время работы (например, 10 часов вместо 8).
💰 Убедитесь, что переработка оплачена в двойном размере (за первые 2 часа) и в полуторном (за последующие часы).

Если обнаружили расхождения, вернитесь в график и исправьте ошибки. Например, если в табеле отображаются лишние часы, проверьте настройки перерывов или продолжительность смены.

💡

Всегда тестируйте новый график на 1–2 сотрудников перед массовым назначением. Это поможет выявить ошибки без последствий для всей зарплаты.

7. Обновление и изменение графиков

Графики работы — не статичные данные. Их приходится обновлять при:

📅 Изменении законодательства (например, появились новые праздничные дни).
🏢 Реорганизации компании (смена режима работы, переход на удалёнку).
👔 Кадровых переводах (сотрудник перешёл на другой график).

Чтобы изменить график:

Откройте его в списке графиков (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Графики работы).
Нажмите Изменить и внесите правки (например, добавьте новый рабочий день или скорректируйте время смены).
Укажите дату, с которой изменения вступают в силу. Это важно, чтобы не пересчитывать прошлые периоды.
Сохраните и проверьте, как изменения отразились в табеле.

Если график изменился для группы сотрудников (например, весь отдел перешёл на четырёхдневку), проще создать новый график и массово переназначить его через документ Кадровый перевод.

Что делать, если график изменился задним числом?

Если вы обнаружили ошибку в графике за прошлый месяц (например, неверно указали выходной), не редактируйте его напрямую. Вместо этого:

1. Создайте новый график с правильными настройками.

2. Сделайте кадровый перевод с датой, когда ошибка началась.

3. Пересчитайте зарплату за этот период.

Это гарантирует, что все изменения будут зафиксированы корректно, а отчётность не пострадает.

8. Интеграция с другими модулями 1С

Графики работы в 1С: Бухгалтерия тесно связаны с другими разделами программы. Вот как они взаимодействуют:

💰 Расчёт зарплаты: на основе графика считаются оклады, премии, больничные и отпускные. Если график неверный, будут ошибки в начислениях.
📊 Отчётность: данные из графиков попадают в СЗВ-ТД, 4-ФСС, РСВ и другие формы. Например, в СЗВ-ТД указывается режим работы сотрудника.
📈 Управленческая отчётность: графики используются для анализа загруженности персонала, планирования смен и контроля переработок.

Если вы ведёте учёты в 1С: Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП), графики синхронизируются автоматически. В 1С: Бухгалтерия их придётся настраивать вручную или импортировать из ЗУП.

Также графики влияют на:

📅 Планирование отпусков: программа учитывает график при расчёте дней отпуска и компенсаций.
🏥 Больничные листы: оплата больничного зависит от среднего заработка, который рассчитывается с учётом отработанного времени по графику.
⏳ Командировки: если сотрудник в командировке, его график определяет, какие дни считаются рабочими, а какие — выходными.

💡

Если у вас сложная структура графиков (например, несколько филиалов с разными режимами), используйте Группы графиков. Это позволит быстро применять изменения ко всей группе, не редактируя каждый график отдельно.

Теперь вы знаете, как создать и настроить график работы в 1С: Бухгалтерия 8.3. Следующий шаг — автоматизировать учёт рабочего времени с помощью табеля и документа Начисление зарплаты. Если остались вопросы по конкретным настройкам, обратитесь к документации 1С или к специалисту по внедрению.

FAQ: Частые вопросы по графикам работы в 1С

Можно ли создать график с плавающими выходными (например, 2 дня через 2, но выходные не фиксированы)?

Да, для этого используйте Сменный график с настройкой чередования. В поле Период графика укажите количество дней в цикле (например, 4 дня: 2 рабочих + 2 выходных), а в календаре вручную отметьте, какие дни рабочие. Программа будет автоматически повторять этот цикл.

Как в 1С отразить работу в праздничные дни?

Если сотрудник работал в праздничный день (по производственному календарю), отметьте этот день в табеле как рабочий. Программа автоматически рассчитает оплату в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Убедитесь, что в графике праздники отмечены как выходные — иначе они не будут учтены как переработка.

Что делать, если график сотрудника изменился в середине месяца?

Создайте документ Кадровый перевод с датой изменения и укажите новый график. Программа автоматически разобьёт месяц на два периода с разными графиками и корректно рассчитает зарплату. Не редактируйте график задним числом — это может привести к ошибкам в отчётности.

Можно ли импортировать графики из Excel в 1С?

Да, но только через внешние обработки или конфигурацию 1С: Зарплата и Управление Персоналом. В стандартной 1С: Бухгалтерия такой функции нет. Альтернатива — создать графики вручную или использовать типовой шаблон, а затем скорректировать его под свои нужды.

Почему в табеле не отображаются выходные дни?

Это может происходить по трём причинам:

В графике выходные дни не отмечены (проверьте настройки графика).
Не загружен производственный календарь (обновите его в Настройки зарплаты).
В табеле стоит галочка Использовать график, но сам график не привязан к сотруднику.

Как создать график работы в 1С: Бухгалтерия 8.3 — пошаговое руководство с примерами