Прием на работу сотрудника, который уже трудится в другой организации, требует от кадровика и бухгалтера особой внимательности при ведении учета в 1С:Зарплата и управление персоналом. В отличие от внутренних совместителей, внешние работники не имеют основной записи о приеме в вашей базе данных, что формирует специфический алгоритм действий.
Система 1С ЗУП автоматически определяет статус совместительства на основании наличия или отсутствия основной работы в данной информационной базе. Если вы начинаете оформление нового лица, программа предложит выбрать вид занятости, и от этого выбора будут зависеть дальнейшие расчеты налогов, страховых взносов и начисление отпускных.
Некорректное оформление может привести к ошибкам в отчетности РСВ и персонифицированном учете, поэтому критически важно соблюдать последовательность действий. В этой статье мы разберем все нюансы: от создания карточки физического лица до расчета первой заработной платы и предоставления ежегодного отпуска.
Первичная регистрация физического лица и настройка данных
Первым шагом является создание карточки физического лица в справочнике Физические лица. Это фундаментальная запись, без которой невозможно завести кадровый документ. При вводе данных необходимо внимательно заполнить паспортные сведения и адрес регистрации, так как именно эти поля используются для формирования официальных отчетов.
Особое внимание следует уделить полям, отвечающим за налоговый статус. Если совместитель является налоговым резидентом, ставка НДФЛ составит стандартные 13% (или 15% для высоких доходов), в противном случае — 30%. Система автоматически рассчитывает статус резидентства на конец года, но текущие удержания зависят от введенных данных.
Также в карточке необходимо указать СНИЛС и ИНН. Отсутствие ИНН не является препятствием для приема на работу, но может усложнить взаимодействие с налоговыми органами в части сверок. Для внешних совместителей важно проверить, не заведено ли это лицо в базе ранее как контрагент или подотчетное лицо, чтобы избежать дублирования записей.
⚠️ Внимание: Если физическое лицо уже существует в базе (например, как получатель дивидендов или автор гонорара), система предложит выбрать существующую запись. Не создавайте дубликатов, иначе возникнут проблемы со сведением персональных данных в отчетах ЕФС-1.
Используйте функцию"Поиск по ФИО" с указанием первых букв фамилии, чтобы убедиться, что сотрудник действительно новый для вашей базы данных, прежде чем создавать новую карточку.
Создание документа приема на работу и выбор вида занятости
Непосредственное оформление трудовых отношений происходит через документ Прием на работу в разделе Кадры → Приемы, переводы, увольнения. При создании нового документа система запросит указание подразделения и должности. Здесь же ключевым моментом является выбор условия о работе по совместительству.
В поле"Вид занятости" необходимо выбрать значение Внешнее совместительство. Этот флаг сообщает программе, что у сотрудника есть основное место работы в другой организации, и ваша компания является вторичным работодателем. От этого зависит, как будут формироваться записи в трудовой книжке (которую вы не ведете) и в сведениях о трудовой деятельности.
Далее устанавливается режим рабочего времени. Для внешних совместителей часто применяется суммированный учет рабочего времени или простой поденный график с неполной занятостью. В окне настройки графика можно задать конкретные часы работы, например, с 18:00 до 21:00, что автоматически отразится в табеле учета рабочего времени.
☑️ Проверка документа приема
После проведения документа создается соответствующая запись в регистре сведений о работе сотрудников. Важно отметить, что для внешнего совместителя не требуется запись в бумажную трудовую книжку, если он сам не предоставит ее для хранения (что бывает крайне редко при внешнем совместительстве).
Организация графика работы и табелирование
Правильное отражение фактически отработанного времени — залог корректного начисления зарплаты. В 1С ЗУП для внешних совместителей обычно используется индивидуальный график, который создается на основании трудового договора. Перейдите в карточку графика работы и задайте необходимую периодичность.
Если сотрудник работает по ненормированному графику или имеет плавающее расписание, целесообразно использовать сменные графики. Это позволит гибко управлять расписанием без постоянного редактирования кадровых документов. Система будет автоматически подставлять плановые часы в табель при его формировании.
| Тип графика | Описание | Применение для совместителя |
|---|---|---|
| Пятидневка | Стандартные 40 часов в неделю | Редко, только при полной ставке (что запрещено для некоторых категорий) |
| Неполное время | Фиксированное количество часов в день | Наиболее частый вариант (0.5 или 0.25 ставки) |
| Сменный | График 2/2 или 3/3 | Подходит для курьеров, охранников, операторов |
| Гибкий | Скользящий график с фиксацией явок | Для творческих профессий и удаленных специалистов |
В конце месяца ответственный сотрудник должен сформировать и провести документ Табель учета рабочего времени. Для внешних совместителей важно следить, чтобы количество отработанных часов не превышало норм, установленных Трудовым кодексом для совместителей (как правило, не более 4 часов в день).
Расчет заработной платы и налоговые нюансы
Начисление оплаты труда внешнему совместителю производится теми же документами, что и для основного персонала: Начисление зарплаты. Однако существуют важные отличия в расчете некоторых показателей. Прежде всего, это касается расчета среднего заработка для командировок или простоев.
При расчете НДФЛ система учитывает все доходы, выплаченные данному физическому лицу в вашей организации. Поскольку вы не видите доходов с основного места работы, вычеты (например, на детей) применяются только на основании заявлений, предоставленных вам. Налоговый вычет предоставляется до тех пор, пока доход с начала года не превысит предельную величину.
Страховые взносы начисляются в полном объеме, независимо от того, является ли сотрудник совместителем. Тарифы зависят от применяемой системы налогообложения организации и категории застрахованного лица. Исключение составляют только отдельные виды выплат, не подлежащие обложению, но оклад совместителя к ним не относится.
⚠️ Внимание: Если внешний совместитель работает в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, ему также полагаются районные коэффициенты и северные надбавки, которые рассчитываются пропорционально отработанному времени.
В случае, если совместитель выполняет работы по договору ГПХ (гражданско-правового характера), используется документ Договор авторского заказа или Договор подряда. В этом случае начисления производятся по актам выполненных работ, а не по табелю, и отпускные не рассчитываются.
Оформление отпусков и расчет отпускных
Внешние совместители имеют полное право на ежегодный оплачиваемый отпуск, который должен предоставляться одновременно с отпуском по основной работе. Для оформления в 1С используется документ Отпуск. Проблема часто заключается в том, что кадровик не знает дат отпуска на основном месте.
Согласно законодательству, сотрудник обязан предоставить справку или копию приказа с основного места работы. На основании этих данных в 1С вводится период отпуска. Расчет среднего заработка производится исходя из доходов, полученных только в вашей организации за последние 12 месяцев.
Что делать, если стаж работы у вас менее 6 месяцев?
Если внешний совместитель работает у вас менее полугода, средний заработок для отпуска рассчитывается исходя из фактически отработанного времени и начисленной зарплаты за этот короткий период, либо по правилам, установленным для новых сотрудников (в зависимости от версии ЗУП и настроек).
При расчете отпускных система автоматически исключит периоды, когда сотрудник не работал (например, предыдущие отпуска или больничные). Важно проверить базу расчета, чтобы в нее не попали премии, начисленные не за тот период, или разовые выплаты, не участвующие в расчете среднего заработка.
Увольнение внешнего совместителя и кадровые перемещения
Процедура увольнения внешнего совместителя в 1С ЗУП стандартна и выполняется документом Увольнение. Основанием может быть собственное желание, соглашение сторон или окончание срока трудового договора. При увольнении необходимо рассчитать компенсацию за все неиспользованные отпуска.
Расчет компенсации производится пропорционально отработанному времени. Алгоритм 1С автоматически определит количество дней отпуска, заработанных сотрудником за период работы в вашей компании. Ошибки часто возникают при ручном вмешательстве в расчет, поэтому лучше довериться автоматике, предварительно проверив табель.
В последний рабочий день необходимо выдать сотруднику справку о доходах (2-НДФЛ) и справку о сумме заработка для расчета пособий (182н). Эти документы формируются через отчеты в разделе Отчеты по персоналу. Также в системе формируются сведения для ЕФС-1 о прекращении трудовых отношений.
При увольнении внешнего совместителя запись в его трудовую книжку не вносится, так как оригинал документа хранится по основному месту работы. Выдается только комплект обязательных справок.
Если сотрудник переходит из статуса внешнего совместителя во внутреннего (например, увольняется с основной работы и устраивается к вам на полную ставку), необходимо сначала оформить увольнение по совместительству, а затем новый документ приема как основного сотрудника. Прямой перевод между этими статусами в одном документе не предусмотрен логикой программы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли запрашивать трудовую книжку у внешнего совместителя?
Нет, трудовая книжка хранится по основному месту работы. При приеме на работу внешний совместитель предоставляет только паспорт, СНИЛС, документы об образовании (если работа требует специальных знаний) и справку с основного места работы (для оформления отпуска). Запись в трудовую книжку вносится только по желанию сотрудника основным работодателем на основании копии приказа.
Как в 1С ЗУП отразить, что сотрудник стал внутренним совместителем?
Для этого нужно оформить увольнение из внешнего совместительства и новый прием на работу с видом занятости"Внутреннее совместительство" или"Основное место работы". Если у сотрудника уже есть запись о приеме на основную работу в вашей базе, при создании нового документа приема система автоматически предложит выбрать"Внутреннее совместительство".
Может ли внешний совместитель работать у вас на полную ставку (40 часов)?
По общему правилу, продолжительность работы по совместительству не должна превышать 4 часов в день. Однако в дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен, он может работать по совместительству полный рабочий день. В 1С это контролируется настройками графика работы и лимитами часов, но юридическую ответственность несет работодатель.
Какие отчеты формируются на внешних совместителей?
На внешних совместителей формируются все те же отчеты, что и на основных сотрудников: РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 (раздел 1 и раздел 2 при приеме/увольнении), персонифицированные сведения. В отчетах они отражаются с теми же признаками застрахованных лиц, (различие) заключается лишь в том, что они не считаются основными сотрудниками в рамках вашей организации.