С 1 января 2023 года кадровый документооборот претерпел кардинальные изменения: Пенсионный фонд (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединились в единый Социальный фонд России (СФР). Это повлекло за собой изменение форм отчетности и сроков сдачи. Теперь вместо привычной формы СЗВ-СТАЖ при увольнении необходимо сдавать новый отчет — ЕФС-1 (Единая форма сведений о страховых взносах и персонифицированном учете). Для пользователей программных продуктов 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 этот переход стал вызовом, требующим перестройки привычных алгоритмов работы.
Особенно критичным моментом является подготовка данных в момент расторжения трудового договора. Ошибка в датах стажа или неверно заполненный раздел 2 могут привести к штрафам и необходимости подачи корректировок, что затягивает процесс выдачи трудовой книжки сотруднику. В данной статье мы детально разберем, как корректно сформировать выписку из персонифицированных сведений в среде 1С 8.3, актуализировать настройки обмена с СФР и проверить данные перед отправкой, чтобы избежать бюрократических проволочек в 2023 году и последующих периодах.
Процесс формирования отчета неразрывно связан с корректностью ведения карточек сотрудников и начислений в течение всего периода работы. Система 1С:Предприятие автоматически агрегирует данные, но требует внимательной проверки пользователем, особенно в части периодов, не отраженных в налоговых регистрах (например, декретные отпуска или периоды ухода за ребенком). Понимание логики работы нового отчета позволит кадровику или бухгалтеру действовать уверенно и соблюдать жесткие трехдневные сроки сдачи информации в фонд.
Нормативная база и изменения в отчетности 2023 года
Введение единого тарифа на социальное страхование и создание СФР потребовало унификации отчетности. С 2023 года сведения о стаже при увольнении подаются в составе формы ЕФС-1, а именно в Разделе 2 «Сведения о трудовой деятельности». Ранее эти данные передавались через форму СЗВ-СТАЖ, срок сдачи которой составлял 14 дней после увольнения. Теперь же законодатель ужесточил требования: отчет необходимо направить не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Это создает высокую нагрузку на отделы кадров и требует отлаженных процессов в 1С.
Важно отметить, что форма ЕФС-1 является сводной. Она включает в себя не только персонифицированные сведения, но и данные о начисленных взносах (Раздел 1) и сведения о выплате больничных (Раздел 3). Однако при увольнении сотрудника нас интересует преимущественно Раздел 2, который фактически дублирует запись в трудовой книжке. Если в течение отчетного периода с сотрудником не происходило кадровых событий (прием, перевод, увольнение), то сдавать этот раздел не нужно, даже если начислялась зарплата.
⚠️ Внимание: Срок сдачи ЕФС-1 при увольнении исчисляется в рабочих днях. Если приказ подписан в пятницу, отчет необходимо сдать в понедельник. Пропуск срока даже на один день влечет штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного лица.
Для корректной работы в 1С 8.3 необходимо убедиться, что ваша конфигурация обновлена до последней версии, поддерживающей новые форматы обмена с СФР. Старые версии форматов могут не пройти контроль в шлюзе фонда. Также стоит помнить, что с 2023 года изменился формат уникального идентификатора документа (УИД) и правила подписания отчетности усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Перед началом работы проверьте дату обновления конфигурации 1С. Для работы с ЕФС-1 требуется поддержка форматов не ниже версии 1.0, актуальной на текущий квартал.
Подготовка данных сотрудника и проверка стажа
Качество формируемого отчета напрямую зависит от достоверности данных, введенных в карточку сотрудника. Перед тем как приступать к генерации файла выгрузки, необходимо провести аудит персональных данных и периодов стажа. В программе 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия (при ведении кадрового учета) откройте карточку увольняемого работника и перейдите в раздел, отвечающий за трудовой стаж.
Особое внимание следует уделить периодам, которые не попадают под стандартные начисления зарплаты. Это могут быть:
- 📅 Периоды отпуска по уходу за ребенком до 1.5 лет (код «ДЕТИ»).
- ✈️ Периоды прохождения военной службы по призыву (код «АРМИЯ»).
- 🎓 Периоды обучения по направлению центра занятости (код «ОБУЧ»).
- 🚫 Периоды отстранения от работы или простоя по вине работодателя.
Если такие периоды отсутствуют в базе, их необходимо добавить вручную через документ Изменение персональных данных или непосредственно в печатную форму отчета перед выгрузкой, если функционал позволяет редактирование. Система 1С автоматически подтягивает периоды, зарегистрированные документами «Прием», «Перевод», «Отпуск», «Больничный лист». Однако периоды, введенные ручной коррекцией стажа, часто теряются при формировании, если не проконтролировать настройку регистрации событий.
Проверьте также корректность указания должностей и структурных подразделений. Наименования должны строго соответствовать штатному расписанию и записям в трудовой книжке. Расхождение даже в одной букве может стать причиной отказа в приеме отчетности или проблем у сотрудника при дальнейшем трудоустройстве и назначении пенсии. В 1С 8.3 реализован механизм контроля соответствия, но он срабатывает не всегда, если справочники должностей ведутся небрежно.
Пошаговая инструкция: формирование отчета ЕФС-1 в 1С
Процесс создания отчета в современных версиях 1С максимально автоматизирован. Для начала убедитесь, что документ Увольнение проведен и дата увольнения зафиксирована в системе. Далее перейдите в раздел Отчетность, справки -> Персонифицированный учет. В списке доступных форм выберите ЕФС-1. Если форма отсутствует в списке, возможно, не установлен пакет обновления или не подключен сервис «1С-Отчетность».
При создании нового экземпляра отчета система предложит выбрать период. Для отчета при увольнении периодом является дата увольнения сотрудника. Нажмите кнопку Заполнить. Программа автоматически отберет сотрудников, у которых в выбранном периоде зафиксировано кадровое событие «Увольнение». Если список пуст, проверьте правильность даты периода и факт проведения документа увольнения.
После заполнения откройте форму отчета для просмотра. Вас интересует вкладка или раздел, помеченный как Раздел 2. Здесь отображается таблица с периодами работы. Проверьте, чтобы дата увольнения совпадала с датой в приказе. Если сотрудник работал неполный месяц, убедитесь, что дата приема и дата увольнения охватывают весь фактический период работы без разрывов, если таковых не предусмотрено законом.
☑️ Алгоритм формирования ЕФС-1
Важным этапом является проверка признака «Исходная» или «Корректирующая». При первичной сдаче отчета за уволенного сотрудника всегда выбирается признак Исходная. Корректирующий отчет формируется только в том случае, если вы обнаружили ошибку в ранее принятом фондом отчете. Не перепутайте эти признаки, иначе данные в лицевом счете сотрудника (ИЛС) могут задвоиться или исказиться.
Анализ разделов отчета и контроль ошибок
Перед отправкой файла в СФР необходимо провести тщательную визуальную и программную проверку. В интерфейсе 1С 8.3 предусмотрена кнопка Проверить, которая запускает встроенные алгоритмы контроля. Они проверяют формат дат, соответствие кодов оснований увольнения и наличие обязательных полей. Однако программная проверка не всегда видит логические несоответствия, поэтому ручной анализ обязателен.
Обратите внимание на графу «Основание увольнения». Код должен соответствовать статье Трудового кодекса РФ. Например, при увольнении по собственному желанию используется код «ИСТ», при сокращении штата — «СОК». Ошибка в коде может повлиять на право сотрудника на получение пособия по безработице в повышенном размере или на досрочный выход на пенсию.
| Код основания | Описание события | Типичная ошибка в 1С |
|---|---|---|
| ПРИЕМ | Прием на работу | Не указана дата приказа |
| ПЕРЕВ | Перевод на другую должность | Путаница с датами начала и окончания |
| УВОЛ | Увольнение | Неверный код причины (статья ТК) |
| ДЕТИ | Отпуск по уходу за ребенком | Отсутствие периода в карточке сотрудника |
Если в отчете отражаются периоды стажа, дающие право на досрочную пенсию (льготный стаж), убедитесь, что в соответствующих графах проставлены специальные коды позиций списков. В 1С эти данные часто подтягиваются из настроек должностей или видов начислений, но требуют перепроверки. Отсутствие кода льготного стажа в ЕФС-1 приведет к тому, что этот период не будет учтен Пенсионным фондом при расчете пенсии.
Что делать, если 1С не видит льготный стаж?
Чаще всего проблема кроется в том, что в карточке должности не заполнено поле «Позиция списка» или в документе начисления зарплаты не указан соответствующий код условия труда. Проверьте настройки вида начисления и привязку к должности.
⚠️ Внимание: С 2023 года в ЕФС-1 включаются сведения о совместителях. Если сотрудник увольняется с работы по совместительству, отчет сдается так же, как и по основному месту работы. Не игнорируйте эту категорию сотрудников.
Выгрузка, подписание и отправка в СФР
После того как вы убедились в корректности данных, отчет необходимо выгрузить в файл формата XML. В форме отчета ЕФС-1 нажмите кнопку Выгрузить или Сохранить в файл. Система предложит выбрать путь для сохранения. Полученный файл следует проверить в программе проверки файлов выгрузки (ПФД), предоставляемой СФР, хотя встроенная проверка 1С в последних версиях стала достаточно надежной.
Для отправки отчета через интернет вам потребуется действующий сертификат УКЭП (Усиленная Квалифицированная Электронная Подпись). В 2023 году произошли изменения в правилах выдачи сертификатов: теперь для юридических лиц и ИП сертификаты выпускаются только ФНС России, а для физических лиц — аккредитованными УЦ. Убедитесь, что ваш сертификат действителен и установлен в хранилище компьютера, с которого ведется отправка.
Отправка осуществляется через сервис 1С-Отчетность или через сторонние операторы ЭДО (Тензор, Контур и др.), если настроен прямой обмен. В интерфейсе 1С выберите файл отчета, нажмите Подписать и отправить. Статус отчета изменится на «Отправлен», а после обработки сервером СФР вы получите протокол проверки. Статус «Принят» означает, что данные успешно загружены в базу персонифицированного учета.
Успешная отправка отчета фиксируется положительным протоколом от СФР. Сохраняйте этот протокол в электронном виде не менее 5 лет, так как он является подтверждением исполнения обязательств страхователя.
Частные случаи и сложные ситуации при увольнении
На практике часто возникают ситуации, не укладывающиеся в стандартный сценарий. Например, что делать, если сотрудник увольняется в последний день месяца, а отчетность за этот месяц еще не сдана? В этом случае раздел 2 ЕФС-1 сдается отдельно и немедленно, не дожидаясь сдачи ежемесячных расчетов по взносам. Данные в разделе 1 (суммы взносов) будут отражены в общем расчете в следующем месяце.
Другой сложный случай — реорганизация предприятия. Если компания ликвидируется или реорганизуется, отчеты ЕФС-1 должны быть сданы за всех сотрудников до даты ликвидации. При этом правопреемник обязан предоставить сведения о переименовании или изменении организационно-правовой формы, чтобы стаж сотрудников не прерывался искусственно. В 1С 8.3 для этого используется механизм смены ИНН/КПП или создания новой организации с переносом данных.
Также стоит упомянуть ситуацию с дистанционными работниками. Если трудовая книжка ведется в электронном виде, выписка из персонифицированных сведений (ЕФС-1) является единственным документом, подтверждающим стаж. Бумажные копии больше не выдаются (за исключением случаев, когда сотрудник письменно попросил выдать сведения о трудовой деятельности на бумаге до конца 2020 года, но эти сроки уже прошли). Поэтому точность данных в ЕФС-1 становится критически важной для будущего пенсионера.
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если сотрудник уволился и сразу был принят обратно?
Да, нужно. Каждое кадровое событие (увольнение и последующий прием) требует отдельной фиксации в отчете ЕФС-1. Вы сформируете два разных отчета: один с событием «УВОЛ», второй с событием «ПРИЕМ». Даты в них будут совпадать или отличаться на один день, что является нормальной практикой.
Что делать, если СФР вернул отчет с ошибкой?
Необходимо проанализировать протокол ошибок. Если ошибка техническая (неверный формат), исправьте файл и отправьте снова. Если ошибка логическая (неверный стаж), сформируйте корректирующий отчет ЕФС-1 с признаком «Корректирующая», в котором исправьте неверные данные. Важно сделать это максимально быстро, чтобы не исказить лицевой счет сотрудника.
Можно ли отправить ЕФС-1 почтой или лично?
С 2023 года для работодателей со среднесписочной численностью более 10 человек отчетность сдается исключительно в электронном виде. Для малых работодателей (10 человек и менее) теоретически возможна сдача на бумаге, но учитывая скорость изменений и требования СФР, электронный формат является предпочтительным и единственно надежным способом соблюдения трехдневного срока.
Как отразить в ЕФС-1 период работы по совместительству?
Период работы по совместительству отражается в Разделе 2 так же, как и основная работа. В графе, указывающей на основное место работы, будет стоять отметка, что это совместительство. Важно, чтобы периоды не пересекались с основным местом работы в системе СФР, иначе возникнет ошибка наложения стажа.
Влияет ли ЕФС-1 на расчет больничных?
Нет, напрямую не влияет. Расчет больничных производится на основании данных о заработке за предыдущие два года, которые передаются в СФР через реестры больничных листов (Раздел 3 ЕФС-1 или отдельные реестры). Однако корректный стаж, отраженный в Разделе 2, влияет на процент оплаты больничного (60%, 80% или 100% от среднего заработка).