Как сделать табель в 1С при увольнении сотрудника: инструкция с примерами

Увольнение сотрудника — это не только оформление приказа и расчет компенсаций, но и корректное отражение его последнего рабочего дня в табеле учета рабочего времени. Ошибки в этом документе могут привести к проблемам с налоговой, фондами и даже судебными разбирательствами. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия табель формируется автоматически, но при увольнении требуется ручная корректировка.

В этой статье вы узнаете, как правильно закрыть табель в 1С 8.3 при увольнении, какие коды использовать для последнего рабочего дня, как избежать типичных ошибок и что делать, если сотрудник уволился в середине месяца. Мы разберем процесс на примере актуальных версий программ и учтем все нюансы трудового законодательства 2026 года.

Важно: процедура может незначительно отличаться в зависимости от конфигурации (ЗУП 3.1, Бухгалтерия 3.0, ERP) и настроек учетной политики вашей организации. Если вы работаете с облачной версией 1С:ЗУП, проверьте доступные функции в личном кабинете — некоторые операции там выполняются иначе.

1. Подготовка к закрытию табеля: что нужно сделать ДО увольнения

Прежде чем вносить изменения в табель, убедитесь, что все предшествующие операции выполнены корректно. Это избавит вас от необходимости переделывать документы и пересчитывать зарплату.

Вот обязательный чек-лист перед работой с табелем:

Оформить приказ об увольнении (Т-8 или Т-8а)

Проверить дату последнего рабочего дня в приказе и трудовом договоре

Убедиться, что все начисления (зарплата, премии, компенсации) внесены в систему

Сверить данные сотрудника в справочнике "Физические лица"

Проверить, нет ли незакрытых больничных или отпусков-->

Особое внимание уделите дате увольнения в приказе. Она должна совпадать с последним днем работы, указанным в табеле. Если сотрудник уволился в последний день месяца, коды в табеле будут отличаться от случая, когда увольнение произошло в середине периода.

⚠️ Внимание: Если в организации используется автоматическое заполнение табеля по графику работы, перед увольнением проверьте, не сбились ли настройки. Иногда система продолжает "продлевать" рабочие дни сотрудника даже после его увольнения, что приводит к ошибкам в расчетах.

Также рекомендуется сверить данные с личной карточкой сотрудника (Т-2) и уточнить у него, не было ли в последний месяц работы:

• 📅 Отпусков (в том числе за свой счет)
• 🏥 Больничных листов
• ⏳ Командировок или других нестандартных ситуаций

2. Коды в табеле при увольнении: какие использовать и почему

В табеле учета рабочего времени каждый день отмечается двузначным кодом. При увольнении важно использовать правильные обозначения, чтобы:

• 📊 Корректно рассчиталась зарплата за отработанное время
• 📑 Не возникло вопросов при проверках трудовой инспекцией
• 💰 Правильно начислились компенсации (например, за неиспользованный отпуск)

Основные коды, которые понадобятся:

Код	Расшифровка	Когда использовать
Я или 01	Явка (рабочий день)	Для всех отработанных дней до увольнения
УВ или 20	Увольнение	Только для последнего рабочего дня
ОТ или 09	Отпуск (ежегодный основной)	Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением
Б или 19	Временная нетрудоспособность	Если увольнение произошло во время больничного

Самая распространенная ошибка — проставлять код УВ (20) за все дни месяца после увольнения. Это неправильно! Код УВ используется только в последний рабочий день. Все остальные дни до конца месяца должны оставаться пустыми или, если сотрудник уже не работает, отмечаться как НН (30) — "неявка по невыясненным причинам" (но это не рекомендуется, так как может вызвать вопросы у проверяющих).

3. Пошаговая инструкция: как закрыть табель в 1С при увольнении

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1. В других конфигурациях (например, 1С:Бухгалтерия 3.0) шаги могут незначительно отличаться, но общая логика остается той же.

Шаг 1. Откройте документ "Табель учета рабочего времени"

Перейдите в раздел Зарплата → Табель учета рабочего времени и найдите документ за текущий месяц. Если табель еще не создан, сформируйте его автоматически с помощью кнопки Создать.

Шаг 2. Найдите сотрудника в списке

В табличной части документа отыщите строку с фамилией увольняющегося. Если сотрудников много, воспользуйтесь фильтром по ФИО или табельному номеру.

Шаг 3. Откорректируйте коды

Для всех отработанных дней до увольнения должен стоять код Я (01). В последний рабочий день замените его на УВ (20). Если сотрудник уволился в середине месяца, оставшиеся дни оставьте пустыми (или проставьте НН (30), но это нежелательно).

Шаг 4. Проверьте начисления

После сохранения табеля перейдите в документ Начисление зарплаты и взносов и убедитесь, что:

• 💰 Зарплата рассчитана только за отработанные дни
• 🎁 Компенсация за неиспользованный отпуск учтена (если применимо)
• 📄 В расчетном листке отражены все удержания (НДФЛ, алименты и т.д.)

Шаг 5. Проведите документ

Нажмите Провести и закрыть. Система автоматически обновит данные в регистрах начислений и удержаний.

Что делать, если табель уже закрыт, а ошибку заметили позже?

Если табель уже проведен и включен в расчет зарплаты, исправить его можно только через документ "Корректировка регистров". Для этого:

1. Создайте новый документ "Корректировка регистров" в разделе "Зарплата".

2. Укажите период, за который нужно внести изменения.

3. Вручную откорректируйте данные по сотруднику (коды, количество дней).

4. Пересчитайте зарплату за этот период.

Обратите внимание: после корректировки придется переделывать отчетность (РСВ, 6-НДФЛ и др.), если ошибка была обнаружена после сдачи отчетов.

4. Особенности закрытия табеля в разных ситуациях

Не всегда увольнение происходит по стандартному сценарию. Рассмотрим наиболее сложные случаи и нюансы их отражения в табеле.

4.1. Увольнение в последний день месяца

Если сотрудник уволился 31 числа (или 30/28, в зависимости от месяца), в табеле достаточно проставить код Я (01) за этот день. Код УВ (20) не требуется, так как дата увольнения совпадает с последним днем месяца и последним рабочим днем.

4.2. Увольнение во время отпуска

Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, в табеле нужно:

1. Проставить код ОТ (09) за дни отпуска.
2. В последний день отпуска (он же день увольнения) указать код УВ (20).

Пример: сотрудник уходит в отпуск с 1 по 14 июня, а 14 июня — последний рабочий день. В табеле с 1 по 13 июня будет стоять ОТ (09), а 14 июня — УВ (20).

4.3. Увольнение во время больничного

По закону уволить сотрудника во время болезни нельзя, но если больничный открыт до увольнения и закрывается уже после, в табеле нужно:

• 🏥 Проставить код Б (19) за дни больничного до увольнения.
• 📅 В день увольнения указать УВ (20) (даже если это день больничного).

Важно: в этом случае расчет больничного и окончательный расчет при увольнении производятся отдельно.

4.4. Увольнение по соглашению сторон с отработкой

Если сотрудник уволился по соглашению сторон и отработал, например, 2 недели, в табеле:

• 📅 За отработанные дни — код Я (01).
• 🚪 В последний день — УВ (20).
• ⬜ Остальные дни месяца оставляем пустыми.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки при закрытии табеля. Вот самые распространенные из них и способы их предотвращения:

Ошибка	Последствия	Как избежать
Проставлен код УВ (20) за все дни после увольнения	Искажение данных для ПФР и ФСС, возможные штрафы	Использовать УВ только в последний рабочий день
Не учтены дни отпуска перед увольнением	Недоплата компенсации за неиспользованный отпуск	Проверять остатки отпуска в документе "Отпуска организаций"
Код Я (01) проставлен в день увольнения вместо УВ (20)	Некорректный расчет выходного пособия (если применимо)	Всегда использовать УВ (20) в последний день

Еще одна частая проблема — несовпадение данных табеля и приказа об увольнении. Например, в приказе указано, что последний рабочий день — 15 число, а в табеле код УВ (20) проставлен 16-го. Это может привести к:

• 💸 Неправильному расчету зарплаты (лишние или недостающие дни).
• 📄 Ошибкам в отчетности (РСВ, 6-НДФЛ).
• ⚖️ Спору с сотрудником при окончательном расчете.

⚠️ Внимание: Если в вашей организации используется электронный документооборот с ФСС, ошибки в табеле могут привести к отказу в выплате пособий. Например, если код Б (19) проставлен неправильно, фонд может не принять больничный лист к оплате.

6. Проверка и контроль: как убедиться, что все сделано верно

После закрытия табеля и начисления зарплаты обязательно выполните проверку. Вот что нужно сделать:

1. Сверьте данные табеля с приказом об увольнении

Убедитесь, что:

• 📅 Дата последнего рабочего дня в табеле совпадает с датой в приказе.
• 🔢 Количество отработанных дней корректно.
• 📋 Коды проставлены согласно инструкции (нет лишних УВ (20) или НН (30)).

2. Проверьте расчетный листок сотрудника

Откройте Расчетный листок (раздел Зарплата → Расчетный листок) и убедитесь, что:

• 💰 Зарплата начисляна только за отработанные дни.
• 🎁 Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитана (если применимо).
• 📊 Удержания (НДФЛ, алименты) соответствуют законодательству.

3. Сформируйте отчеты для кросс-проверки

Используйте стандартные отчеты 1С для контроля:

• 📊 Анализ начислений по сотрудникам — проверка сумм.
• 📅 Табель учета рабочего времени (сводный) — общая картина по организации.
• 📄 Справка о доходах (2-НДФЛ) — сверка с налоговой базой.

4. Экспортируйте данные для внешнего аудита

Если в вашей компании есть внутренний аудитор или вы сдаете отчетность через аутсорсинговую компанию, экспортируйте табель в Excel или PDF для дополнительной проверки. Для этого в документе "Табель" нажмите Печать → Табель учета рабочего времени (Т-13).

7. Автоматизация процесса: как упростить закрытие табеля

Если в вашей организации часто происходят увольнения, ручное закрытие табелей может отнимать много времени. Рассмотрим способы автоматизации этого процесса в 1С.

7.1. Настройка автоматического заполнения табеля

В 1С:ЗУП 3.1 можно настроить автоматическое заполнение табеля по графику работы. Для этого:

1. Перейдите в Настройки → Настройки зарплаты → Табель учета рабочего времени.
2. Установите флажок Заполнять табель автоматически по графику.
3. Выберите правило заполнения (например, "По графику работы сотрудников").

После этого система будет сама проставлять код Я (01) за рабочие дни, а вам останется только скорректировать код УВ (20) в день увольнения.

7.2. Использование обработок для массового закрытия

Для ускорения работы с большим количеством увольнений можно использовать внешние обработки. Например:

• 📥 "Закрытие табеля при увольнении" — позволяет массово проставлять код УВ (20) для выбранных сотрудников.
• 🔄 "Корректировка табеля" — исправляет ошибки в уже закрытых табелях.

Такие обработки можно найти на портале 1С:ИТС или в каталоге решений 1С-Битрикс.

7.3. Интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО)

Если ваша компания использует ЭДО (например, Контур.Диадок или СБИС), можно настроить автоматическую передачу данных о увольнении из 1С в эти системы. Для этого:

1. Настройте обмен данными между 1С и ЭДО (раздел Администрирование → Обмен данными).
2. Укажите, какие документы (в том числе табели и приказы об увольнении) должны передаваться автоматически.
3. Настройте правила преобразования кодов табеля для внешних систем.

⚠️ Внимание: При использовании внешних обработок или интеграций всегда проверяйте их совместимость с вашей версией 1С. Некоторые решения могут работать некорректно после обновления программы. Перед массовым применением протестируйте обработку на копии базы.

8. Отчетность после увольнения: что нужно сдать и когда

Закрытие табеля — это только часть процесса. После увольнения сотрудника необходимо сдать несколько отчетов, где данные из табеля будут использоваться.

Отчет	Срок сдачи	Где используются данные табеля
РСВ (Расчет по страховым взносам)	До 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом	Для расчета базы по взносам на ОПС, ОМС, ВНиМ
6-НДФЛ	До последнего числа месяца, следующего за отчетным кварталом	Для отражения доходов и удержанного НДФЛ
4-ФСС	До 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом	Для подтверждения дней нетрудоспособности (если были больничные)
СЗВ-ТД	Не позднее рабочего дня, следующего за днем увольнения	Для передачи данных о трудовой деятельности в ПФР

Особое внимание уделите СЗВ-ТД — это новый отчет, который сдается в Пенсионный фонд при каждом кадровом событии (в том числе увольнении). В нем должны быть указаны:

• 📅 Дата увольнения.
• 📄 Основание (статья ТК РФ).
• 💼 Последняя должность сотрудника.

Если в табеле были ошибки, они могут привести к расхождениям в отчетности. Например:

• В РСВ не совпадет база для начисления взносов.
• В 6-НДФЛ будет неверно указан доход за месяц.
• В СЗВ-ТД может быть некорректная дата последнего рабочего дня.

Чтобы избежать проблем, после закрытия табеля:

1. Сформируйте все отчеты в черновом варианте.
2. Сверьте данные с табелем и расчетными листками.
3. Исправьте ошибки до сдачи отчетности.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли проставлять код УВ (20), если сотрудник уволился в последний день месяца?

Нет, не нужно. Если дата увольнения совпадает с последним днем месяца и последним рабочим днем, достаточно проставить код Я (01). Код УВ (20) используется только в том случае, если последний рабочий день не совпадает с датой увольнения (например, при увольнении по сокращению, когда сотрудник отрабатывает 2 месяца).

Можно ли в табеле оставить пустые ячейки после увольнения сотрудника?

Да, это допустимо и даже рекомендуется. Пустые ячейки означают, что сотрудник в эти дни уже не работал в организации. Проставлять код НН (30) нежелательно, так как это может вызвать вопросы у проверяющих (почему не выяснены причины неявки, если сотрудник уже уволен).

Как быть, если сотрудник уволился, но в табеле уже стоят коды Я (01) за будущие дни?

В этом случае нужно вручную откорректировать табель:

1. Откройте документ "Табель учета рабочего времени".
2. Найдите строку с увольняющимся сотрудником.
3. Удалите коды Я (01) за дни после увольнения (оставьте ячейки пустыми).
4. В последний рабочий день проставьте код УВ (20).
5. Пересчитайте зарплату за месяц.

Если табель уже включен в расчет зарплаты, используйте документ "Корректировка регистров".

Что делать, если в табеле ошибка обнаруžena после сдачи отчетности?

Если ошибка не критичная (например, неверный код в один день), можно подать уточненный расчет. Для этого:

1. Исправьте табель и пересчитайте зарплату.
2. Сформируйте уточненные отчеты (РСВ, 6-НДФЛ и др.) с пометкой "Уточненный".
3. Сдайте их в налоговую и фонды.

Если ошибка серьезная (например, неверная дата увольнения), может потребоваться подача пояснений в ИФНС и ПФР. В некоторых случаях придется сдавать корректирующий СЗВ-ТД.

Можно ли делегировать закрытие табеля при увольнении бухгалтеру, а не кадровику?

Да, это допустимо, но только при условии, что бухгалтер:

• Имеет доступ к разделу "Зарплата" в 1С.
• Знает правила заполнения табеля и коды.
• Может сверить данные с приказом об увольнении.

Однако лучше, чтобы закрытие табеля контролировал кадровик, так как он отвечает за правильность кадровых документов. Оптимальный вариант — совместная работа: кадровик проверяет даты и коды, бухгалтер — расчеты.