СЗВ-М в 1С ЗУП: как правильно сформировать и сдать отчёт в 2026 году

Формирование отчётности СЗВ-М в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) — обязательная ежемесячная процедура для всех работодателей, имеющих наёмных сотрудников. Этот отчёт содержит сведения о застрахованных лицах и передаётся в Пенсионный фонд России (ПФР) не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным. Ошибки в СЗВ-М грозят штрафами до 500 рублей за каждого сотрудника, поэтому важно понимать все нюансы его подготовки.

В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию с учётом актуальных требований ПФР на 2026 год, включая настройку программы, проверку данных перед отправкой и способы исправления типичных ошибок. Материал подходит для версий 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗУП КОРП 3.1, а также для пользователей с базовыми навыками работы в конфигурации. Если вы используете облачную версию или арендуете 1С через сервисы типа 1С:Fresh, часть шагов может отличаться — уточняйте детали в документации вашего провайдера.

Прежде чем приступить, убедитесь, что в базе актуальные данные по сотрудникам: ФИО, СНИЛС, паспортные данные и трудовой статус. Отсутствие или некорректность хотя бы одного реквизита приведёт к отказу в приёме отчёта.

1. Подготовка программы 1С ЗУП к формированию СЗВ-М

Перед созданием отчёта необходимо проверить и обновить несколько ключевых параметров в 1С:ЗУП. Это позволит избежать технических ошибок при генерации файла.

Во-первых, убедитесь, что у вас установлена актуальная версия регламентированной отчётности. Для этого:

1. Перейдите в раздел Администрирование → Поддержка и обслуживание → Обновление программы.
2. Нажмите Проверить наличие обновлений и при необходимости установите их.
3. После обновления перезапустите 1С.

Во-вторых, проверьте настройки организации и обособленных подразделений (если они есть):

• 📌 ИНН/КПП — должны совпадать с данными в ПФР.
• 📍 Адрес регистрации — актуальный, без опечаток.
• 📞 Контактный телефон — указать для связи с ПФР.

⚠️ Внимание: Если в вашей организации есть обособленные подразделения с отдельным КПП, для каждого из них формируется отдельный отчёт СЗВ-М. Необходимо убедиться, что все подразделения корректно внесены в справочник Организации.

Также рекомендуется проверить настройки пользователя, под которым будет формироваться отчёт. У него должны быть права на:

• 🔓 Чтение данных по сотрудникам.
• 📝 Формирование регламентированных отчётов.
• 📤 Экспорт/импорт файлов.

2. Пошаговая инструкция по формированию СЗВ-М

Теперь перейдём непосредственно к созданию отчёта. Следуйте инструкции, чтобы избежать ошибок:

1. Откройте раздел Зарплата → Регламентированные отчёты → СЗВ-М.

2. Нажмите Создать и выберите:

• 📅 Отчётный период (месяц, за который формируется отчёт).
• 🏢 Организацию (если их несколько).

3. В открывшемся окне нажмите Заполнить. Программа автоматически подтянет данные о сотрудниках, которые:

• 👔 Имели трудовой договор в отчётном периоде.
• 💰 Получали выплаты (даже если это был только аванс).
• 📝 Были в отпуске без сохранения заработной платы (если такой отпуск превышал 14 дней, они исключаются из отчёта).

4. Проверьте список сотрудников. Если кто-то отсутствует или указан некорректно, исправьте данные в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) и перезаполните отчёт.

5. Нажмите Проверить, чтобы программа выявила возможные ошибки (например, отсутствие СНИЛС или неверный формат ИНН).

6. Если проверка прошла успешно, нажмите Выгрузить и сохраните файл в формате .xml. Имя файла должно соответствовать шаблону:

СЗВМ_ИННОрганизации_КПП_ГГГГММДД_НН.xml

где НН — порядковый номер файла (если отправляете повторно).

Все сотрудники учтены (включая совместителей)|

СНИЛС указан для каждого сотрудника|

Данные организации (ИНН, КПП, адрес) актуальны|

Файл сохранён в формате XML с корректным именем-->

3. Типичные ошибки при формировании СЗВ-М и как их исправить

Даже опытные пользователи 1С:ЗУП сталкиваются с ошибками при подготовке СЗВ-М. Рассмотрим самые распространённые из них и способы их устранения.

Ошибка	Причина	Решение
Отсутствует СНИЛС у сотрудника	В карточке сотрудника не указан номер страхового свидетельства.	Открыть карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники), ввести СНИЛС в разделе Персональные данные.
Неверный формат ИНН	ИНН организации или сотрудника указан с опечаткой (например, 9 цифр вместо 10/12).	Проверить ИНН в справочнике Организации или карточке сотрудника. Для ИП — 12 цифр, для юрлиц — 10.
Сотрудник отсутствует в отчёте	Сотрудник уволен или не имел выплат в отчётном периоде.	Если сотрудник работал, проверить даты трудового договора. Если выплат не было, он не включается в СЗВ-М.
Ошибка контрольного соотношения	Количество строк в отчёте не совпадает с указанным в заголовке.	Перезаполнить отчёт, убедиться, что нет скрытых фильтров. При повторной ошибке — обратиться в поддержку 1С.

Особое внимание уделите совместителям. Они включаются в СЗВ-М только той организации, с которой у них заключён трудовой договор. Если сотрудник работает в нескольких местах, каждая организация формирует свой отчёт.

⚠️ Внимание: Если в отчётном периоде были кадровые перемещения (перевод на другую должность, изменение подразделения), убедитесь, что в карточке сотрудника указаны актуальные данные на конец месяца. ПФР требует отражать текущий статус сотрудника, а не исторические данные.

Ещё одна частая проблема — дублирование сотрудников в отчёте. Это происходит, если в базе есть две карточки на одного человека (например, из-за ошибки при приёме на работу). Чтобы исправить:

1. Найдите дубли в справочнике Сотрудники (отсортируйте по ФИО).
2. Объедините карточки через Действия → Объединить.
3. Перезаполните отчёт.

4. Проверка СЗВ-М перед отправкой в ПФР

После формирования отчёта его необходимо проверить на соответствие требованиям ПФР. Это можно сделать как в самой 1С:ЗУП, так и с помощью внешних сервисов.

Внутренняя проверка в 1С:

1. В окне отчёта нажмите Проверить.
2. Исправьте все выявленные ошибки (они будут подсвечены красным).
3. Если ошибок нет, но вы сомневаетесь в корректности данных, экспортируйте отчёт в Excel через кнопку Печать → Экспорт в Excel и проверьте вручную.

Проверка через сервис ПФР:

ПФР предоставляет бесплатный сервис «Честный ЗН» (через личный кабинет на сайте ПФР), где можно загрузить файл .xml и проверить его на ошибки. Это особенно полезно, если вы сдаёте отчёт впервые или внесли изменения в данные сотрудников.

Обратите внимание на следующие критерии:

• 🔢 Количество застрахованных лиц — должно совпадать с фактическим числом сотрудников, имевших выплаты в отчётном периоде.
• 📅 Дата формирования отчёта — не должна быть раньше даты окончания отчётного периода.
• 🔑 Электронная подпись — если отправляете через оператора ЭДО, убедитесь, что сертификат действующий.

⚠️ Внимание: Если вы отправляете СЗВ-М через оператора электронного документооборота (например, Такском, СКБ Контур), проверьте, что в личном кабинете оператора указаны те же реквизиты организации, что и в 1С. Расхождения в ИНН или КПП приведут к отказу в приёме отчёта.

Если вы обнаружили ошибку после выгрузки файла, исправьте данные в 1С, переформируйте отчёт и выгрузите его заново. Не редактируйте XML-файл вручную — это может привести к нечитаемому формату.

Что делать, если ПФР вернул отчёт с ошибкой?

Если ПФР отказал в приёме СЗВ-М, в протоколе проверки будет указан код ошибки. Расшифровку кодов можно найти на сайте ПФР или в справочнике 1С (Справка → Коды ошибок регламентированной отчётности). Например:

- 10 — неверный формат файла (пересохраните в UTF-8).

- 20 — отсутствует обязательный реквизит (проверьте СНИЛС, ИНН).

- 30 — несоответствие контрольных соотношений (пересчитайте количество строк).

После исправления сформируйте новый файл и отправьте его повторно.

5. Способы отправки СЗВ-М в ПФР

Отправить отчёт в ПФР можно несколькими способами. Выбор зависит от технических возможностей вашей организации и предпочтений.

1. Через оператора ЭДО (электронный документооборот)

Это самый надёжный и рекомендуемый способ. Популярные операторы:

• 📩 Такском
• 📩 СКБ Контур
• 📩 Калуга Астрал

Для отправки:

1. Загрузите файл .xml в личный кабинет оператора.
2. Подпишите отчёт электронной подписью (сертификат должен быть действующим).
3. Отправьте и дождитесь квитанции о приёме.

2. Через личный кабинет на сайте ПФР

Если у вас есть квалифицированная электронная подпись (КЭП), можно отправить отчёт напрямую:

1. Авторизуйтесь на портале ПФР.
2. Перейдите в раздел Отчётность работодателей → СЗВ-М.
3. Загрузите файл и подпишите его.

3. На бумажном носителе

Допускается только для организаций с числом застрахованных лиц менее 25 человек. Для этого:

1. Распечатайте отчёт из 1С (Печать → Печатная форма).
2. Подпишите у руководителя и главбуха.
3. Отнесите в территориальное отделение ПФР или отправьте почтой (с описью вложения).

⚠️ Внимание: С 2023 года ПФР ужесточил требования к электронной отчётности. Если в вашей организации более 10 сотрудников, отправка СЗВ-М на бумаге может быть расценена как нарушение, даже если ранее вам это разрешалось. Уточняйте актуальные правила в вашем региональном отделении ПФР.

После отправки сохраните квитанцию о приёме (если отправляли электронно) или корешок с отметкой ПФР (если на бумаге). Эти документы подтвердят факт сдачи отчётности в случае проверки.

6. Хранение и архивация СЗВ-М

Согласно законодательству, отчётность СЗВ-М необходимо хранить не менее 6 лет. В 1С:ЗУП все сформированные отчёты автоматически сохраняются в базе, но рекомендуется также вести внешний архив.

Для архивации:

1. Сохраните файл .xml на внешний носитель (например, в облачное хранилище или на жёсткий диск).
2. Распечатайте печатную форму отчёта и подшивайте в папку с отчётностью (если ведёте бумажный архив).
3. Сохраните квитанцию о приёме отчёта (если отправляли электронно).

В 1С:ЗУП можно настроить автоматическое резервное копирование отчётов:

Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Резервное копирование и включите опцию Сохранять регламентированные отчёты.

Если вам нужно найти ранее сформированный отчёт, воспользуйтесь журналом:

Зарплата → Регламентированные отчёты → Журнал отчётности.

Здесь отображаются все сданные отчёты с датами и статусами.

Обратите внимание, что при миграции на новую версию 1С или переносе базы на другой сервер архив отчётности может не сохраниться. Чтобы избежать потери данных, регулярно экспортируйте отчёты в отдельную папку.

7. Частые вопросы по СЗВ-М в 1С ЗУП

Разберём ответы на самые актуальные вопросы, которые возникают у пользователей при работе с СЗВ-М.

🔹 Нужно ли включать в СЗВ-М сотрудников в отпуске без сохранения заработной платы?

Нет, если отпуск без сохранения зарплаты длился более 14 календарных дней подряд. Такие сотрудники исключаются из отчётности. Если отпуск короче или был прерван (сотрудник вышел на работу), его нужно включить в СЗВ-М.

🔹 Как исправить ошибку "Недопустимый статус застрахованного лица"?

Эта ошибка возникает, если в карточке сотрудника неверно указан вид трудового договора или статус (например, "уволен", но дата увольнения не проставлена). Проверьте:

• Дата приёма/увольнения в трудовом договоре.
• Тип договора (срочный/бессрочный).
• Наличие приказа об увольнении (если сотрудник уволен).

После исправления переформируйте отчёт.

🔹 Можно ли сдать СЗВ-М после 15-го числа?

Да, но за каждый день просрочки начисляется штраф: 500 рублей за каждого сотрудника. Если вы опоздали по уважительной причине (например, болезнь бухгалтера), можно написать объяснительную в ПФР и попросить снять штраф. Однако лучше сдать отчёт вовремя — даже с опозданием на 1 день.

🔹 Как сдать СЗВ-М, если в организации нет сотрудников?

Если в отчётном периоде в организации не было застрахованных лиц (например, все уволены), всё равно нужно сдать нулевой СЗВ-М. Для этого:

1. Сформируйте отчёт как обычно.
2. Убедитесь, что в нём 0 строк с данными сотрудников.
3. Отправьте в ПФР (электронно или на бумаге).

Несдача нулевого отчёта приравнивается к нарушению и влечёт штраф.

🔹 Что делать, если в СЗВ-М попал уволенный сотрудник?

Удалите его из отчёта вручную:

1. Откройте сформированный СЗВ-М.
2. Найдите строку с уволенным сотрудником.
3. Нажмите Удалить (или Исключить, в зависимости от версии 1С).
4. Переформируйте отчёт.

Если сотрудник уволен в текущем периоде, но до конца месяца, его не нужно включать в СЗВ-М.

8. Автоматизация формирования СЗВ-М: полезные настройки в 1С ЗУП

Чтобы упростить подготовку СЗВ-М, в 1С:ЗУП можно настроить автоматическое заполнение некоторых данных и уведомления о сроках сдачи.

1. Настройка шаблонов отчётов

Сохраните шаблон СЗВ-М для быстрого формирования:

1. Сформируйте отчёт за любой период.
2. Нажмите Сохранить настройки и укажите название шаблона (например, "СЗВ-М 2026").
3. В следующий раз выберите этот шаблон — программа автоматически подтянет настройки.

2. Уведомления о сроках сдачи

Настройте напоминания в 1С:

Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Уведомления и добавьте новое уведомление:

• 📅 Дата — 10-е число каждого месяца (чтобы успеть подготовить отчёт).
• 📌 Текст — "Напоминание: до 15 числа нужно сдать СЗВ-М за прошлый месяц".
• 👤 Получатели — бухгалтер, руководитель.

3. Интеграция с ЭДО

Если вы регулярно отправляете отчёты через оператора ЭДО, настройте автоматическую выгрузку:

1. В личном кабинете оператора (например, Контур.Экстерн) получите данные для интеграции.
2. В 1С перейдите в Администрирование → Обмен данными → Настройка обмена с Контур.Экстерн (или другим оператором).
3. Укажите логины, пароли и пути сохранения файлов.

После этого отчёты можно будет отправлять прямо из 1С без ручной загрузки на сайт оператора.

4. Проверка актуальности данных сотрудников

Чтобы избежать ошибок из-за устаревших данных, используйте отчёт Анализ данных для СЗВ-М:

Перейдите в Зарплата → Отчёты → Анализ данных для СЗВ-М. Здесь отобразятся:

• Сотрудники без СНИЛС.
• Сотрудники с неверным ИНН.
• Дублирующиеся записи.

Исправляйте ошибки заранее, чтобы не тратить время на правки перед сдачей отчёта.

⚠️ Внимание: Если в вашей организации часто меняются кадровые данные (приём/увольнение сотрудников), рекомендуется ежемесячно запускать Анализ данных для СЗВ-М заранее — за 3–5 дней до срока сдачи. Это поможет избежать авральной правки отчёта.