Прием на работу иностранных граждан в России требует не только соблюдения миграционного законодательства, но и корректного отражения всех операций в 1С:Зарплата и Управление Персоналом. Ошибки на этом этапе могут привести к штрафам от ФМС, налоговой или ПФР, а также к проблемам с выплатой зарплаты и отчетностью. В этой статье разберем пошаговый алгоритм оформления иностранца в 1С ЗУП — от проверки документов до настройки налогов и взносов.

Особенности трудоустройства иностранцев зависят от их статуса: граждане ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан), высококвалифицированные специалисты, работники по патенту или разрешению на работу. Каждый случай требует уникальных настроек в программе. Мы рассмотрим самые распространенные сценарии и типичные ошибки, которые допускают кадровики при работе с 1С.

Статья актуальна для 1С:ЗУП 3.1 (редакция 3.1.24 и выше) и учитывает изменения в миграционном законодательстве 2026–2026 годов. Если вы используете более раннюю версию программы, некоторые меню и настройки могут отличаться.

📊 Какой статус у иностранных сотрудников в вашей компании?
Граждане ЕАЭС
Работники по патенту
Высококвалифицированные специалисты
Иностранцы с РВП/ВНЖ
Нет иностранных сотрудников

1. Подготовка к приему: проверка документов иностранца

Прежде чем вносить данные в 1С ЗУП, необходимо убедиться, что у иностранного гражданина есть все разрешительные документы для работы в РФ. Отсутствие даже одного документа может сделать трудоустройство невозможным.

Минимальный пакет документов включает:

  • 🛂 Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) с нотариально заверенным переводом на русский язык.
  • 📄 Миграционная карта (для временно пребывающих) с отметкой о цели визита "работа".
  • 🏢 Регистрация по месту пребывания (временная или постоянная).
  • 💼 Разрешение на работу или патент (для граждан за пределами ЕАЭС), либо трудовой договор для граждан ЕАЭС.

Для граждан ЕАЭС не требуется разрешение на работу, но они должны предъявить трудовой договор, заключенный в соответствии с российским законодательством. Высококвалифицированные специалисты (ВКС) оформляются по отдельной процедуре — им нужно разрешение на работу, выданное на основании квоты.

⚠️ Внимание: С 2026 года для граждан Узбекистана и Таджикистана введены новые правила миграционного учета. Уточните актуальные требования на сайте МВД РФ перед оформлением.

После проверки документов можно приступать к внесению данных в 1С ЗУП. На этом этапе важно правильно указать статус иностранного гражданина, так как от него зависят налоги, взносы и отчетность.

2. Создание физического лица в 1С ЗУП

Первый шаг в программе — добавление иностранного гражданина в справочник Физические лица. Для этого:

  1. Перейдите в раздел Кадры → Физические лица.
  2. Нажмите Создать и выберите тип Иностранец.
  3. Заполните основные данные:
    • 👤 ФИО (латиницей и кириллицей, если есть перевод).
    • 📅 Дата рождения (указывайте точно, как в паспорте).
    • 🌍 Гражданство (выберите из классификатора стран).
    • 📋 Документ, удостоверяющий личность (паспорт, вид на жительство, РВП).

Особое внимание уделите полю Статус иностранного гражданина. Здесь нужно выбрать один из вариантов:

  • 🇷🇺 Гражданин ЕАЭС — для граждан Армении, Беларуси, Казахстана, Кыргызстана.
  • 📜 Временно пребывающий (по патенту/разрешению) — для работников из других стран.
  • 🏆 Высококвалифицированный специалист — если у сотрудника есть соответствующее разрешение.
  • 🏠 Постоянно проживающий (РВП/ВНЖ) — для иностранцев с видом на жительство.

Если статуса нет в справочнике, его можно добавить через Настройки → Классификаторы → Статусы иностранных граждан.

☑️ Проверка данных иностранца в 1С ЗУП

Выполнено: 0 / 5

3. Оформление трудового договора и приказа о приеме

После создания физического лица необходимо оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу. В 1С ЗУП это делается через документ Прием на работу:

  1. Перейдите в Кадры → Приемы на работу.
  2. Нажмите Создать и выберите сотрудника из справочника физических лиц.
  3. Заполните реквизиты договора:
    • 📝 Вид договора — обычно "Срочный" или "Бессрочный".
    • 💰 Оклад/тарифная ставка (указывайте в рублях).
    • 📅 Дата начала работы (не раньше даты получения патента/разрешения).
    • 🏢 Подразделение и должность (должны соответствовать разрешению на работу).
  • На вкладке Иностранный гражданин укажите:
    • 📄 Номер и дата патента/разрешения на работу.
    • 📅 Срок действия документа (программа будет следить за истечением).
    • 🏠 Адрес регистрации (обязательно для отчетности).

      • Для граждан ЕАЭС поле "Патент/разрешение" заполнять не нужно — достаточно указать статус в карточке физического лица.

      После заполнения проведите документ и распечатайте:

      - Трудовой договор (2 экземпляра).

      - Приказ о приеме на работу (форма Т-1).

      - Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем (для ФМС, если требуется).

      ⚠️ Внимание: Если иностранец работает по патенту, в трудовом договоре обязательно должно быть указано, что он действует в пределах срока действия патента. Иначе договор будет считаться недействительным.

      4. Настройка налогов и взносов для иностранного сотрудника

      Налогообложение и страховые взносы для иностранцев зависят от их статуса. В 1С ЗУП эти настройки автоматически подтягиваются из справочника физических лиц, но их нужно проверить и при необходимости скорректировать.

      Основные правила:

      Статус иностранца НДФЛ Страховые взносы Отчисления в ФСС
      Гражданин ЕАЭС 13% Да (22% ПФР, 5,1% ФОМС, 2,9% ФСС) Да (кроме несчастных случаев)
      Временно пребывающий (по патенту) 13% (если есть патент) или 30% (без патента) Нет (кроме взносов на травматизм) Только на травматизм (0,2–8,5%)
      Высококвалифицированный специалист 13% Да (полный пакет взносов) Да
      Постоянно проживающий (РВП/ВНЖ) 13% Да (как для россиян) Да

      Чтобы настроить налоги и взносы в 1С ЗУП:

      1. Откройте карточку сотрудника в разделе Кадры → Сотрудники.
      2. Перейдите на вкладку Налоги и взносы.
      3. Проверьте:
        • 💵 Ставка НДФЛ (должна соответствовать статусу).
        • 📊 Страховые взносы (отметьте галочками нужные фонды).
        • 🛡️ Взносы на травматизм (обязательны для всех иностранцев).

      Для работников по патенту в поле НДФЛ должна стоять ставка 13%, но только если патент действует. Если патент просрочен, программа автоматически переключит ставку на 30%.

      💡

      Если иностранец потерял патент или разрешение на работу, сразу внесите изменения в 1С ЗУП. Программа сама пересчитает НДФЛ и взносы за текущий месяц.

      5. Учет миграционной отчетности в 1С ЗУП

      Работодатель обязан уведомлять ФМС (теперь ГУВМ МВД) о заключении и расторжении трудового договора с иностранцем. В 1С ЗУП для этого предусмотрены специальные отчеты.

      Чтобы сформировать уведомление:

      1. Перейдите в Кадры → Отчеты по иностранцам.
      2. Выберите Уведомление о заключении трудового договора.
      3. Укажите период и сотрудника, затем нажмите Сформировать.
      4. Распечатайте уведомление в 2 экземплярах (один — в ФМС, второй — себе с отметкой о приеме).

    Срок подачи уведомления — 3 рабочих дня с момента заключения договора. За просрочку предусмотрен штраф до 800 000 рублей для организации.

    Кроме того, в 1С ЗУП ведется журнал учета иностранных работников. Чтобы его открыть, перейдите в Кадры → Журналы → Учет иностранных граждан. Здесь отображаются:

    • 📅 Даты приема и увольнения.
    • 📄 Номера и сроки действия патентов/разрешений.
    • 📋 История уведомлений в ФМС.
      • ⚠️ Внимание: Если иностранец работает в нескольких регионах, уведомления нужно подавать в каждом из них. 1С ЗУП не формирует такие отчеты автоматически — их придется создавать вручную.
      Что будет, если не подать уведомление в ФМС?

      Штраф для компании — от 400 000 до 800 000 рублей (по ст. 18.15 КоАП РФ). Для должностных лиц — от 35 000 до 70 000 рублей. Кроме того, иностранца могут депортировать, а компании запретить привлекать иностранную рабочую силу на срок до 2 лет.

      6. Начисление зарплаты и авторасчеты в 1С ЗУП

      Зарплата иностранным сотрудникам начисляется так же, как и российским, но с учетом особенностей налогообложения. В 1С ЗУП для этого используется документ Начисление зарплаты и взносов.

      Алгоритм начисления:

      1. Создайте документ Начисление зарплаты за нужный месяц.
      2. Добавьте иностранного сотрудника в список (если он там не отобразился автоматически).
      3. Проверьте:
        • 💰 Сумму оклада (должна совпадать с трудовym договором).
        • 📉 Удержания (НДФЛ, алименты, если есть).
        • 📈 Взносы (должны соответствовать статусу иностранца).
    • Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату.

    Для работников по патенту НДФЛ удерживается в размере 13%, но только если патент действует. Если патент просрочен, программа автоматически пересчитает налог по ставке 30% и сформирует корректирующие проводки.

    При выплате зарплаты иностранцу через банк проверьте, чтобы в платежном поручении был указан ИНН сотрудника (если он есть). Без ИНН банк может заблокировать перевод.

    💡

    Если иностранец работает неполный месяц (например, устроился 15-го числа), в 1С ЗУП автоматически рассчитает зарплату пропорционально отработанным дням. Но для граждан ЕАЭС и ВКС нужно вручную проверить страховые взносы — они начисляются с первого дня работы.

    7. Типичные ошибки и как их избежать

    При оформлении иностранцев в 1С ЗУП кадровики часто допускают одни и те же ошибки. Вот самые распространенные:

    • 🚫 Неверный статус иностранца — если выбрать "Гражданин РФ" вместо "Иностранец", программа не будет контролировать сроки патентов и не сформирует уведомления в ФМС.
    • 📅 Просроченные документы — 1С ЗУП не всегда автоматически отслеживает истечение срока патента. Нужно вручную проверять даты в карточке сотрудника.
    • 💸 Неправильная ставка НДФЛ — если не указать номер патента, программа будет удерживать 30% вместо 13%.
    • 📋 Отсутствие уведомлений в ФМС — многие забывают формировать отчеты, из-за чего компании получают штрафы.

    Чтобы избежать ошибок:

    • 🔍 Ежемесячно проверяйте список иностранных сотрудников в отчете Кадры → Отчеты по иностранцам → Сроки действия документов.
    • 📌 Используйте напоминания в 1С ЗУП о истечении патентов (настраиваются в Настройки → Напоминания).
    • 📊 Перед закрытием месяца сверяйте налоги и взносы иностранцев с помощью отчета Зарплата → Анализ начислений → Свод по сотрудникам.

    Если ошибка уже допущена (например, не удержан НДФЛ по ставке 30%), исправить ее можно документом Корректировка начислений в разделе Зарплата.

    8. Увольнение иностранного сотрудника: нюансы в 1С ЗУП

    При увольнении иностранца помимо стандартных процедур нужно:

    1. Сформировать уведомление в ФМС о расторжении трудового договора (в течение 3 дней).
    2. Проверьте, чтобы в документе Увольнение была указана правильная причина (например, "Истечение срока патента").
    3. Если иностранец работал по патенту, убедитесь, что в 1С ЗУП проставлена дата окончания действия патента — это нужно для корректного расчета НДФЛ за последний месяц.

    Чтобы увольнение прошло без ошибок:

    1. Создайте документ Увольнение в разделе Кадры → Увольнения.
    2. Укажите дату увольнения и основание (например, "Соглашение сторон" или "Истечение срока трудового договора").
    3. На вкладке Иностранный гражданин проверьте, чтобы стояла галочка Уведомление в ФМС требуется.
    4. После проведения документа сформируйте уведомление в ФМС через Кадры → Отчеты по иностранцам.

    Если иностранец уволен из-за просроченного патента, в 1С ЗУП автоматически пересчитает НДФЛ за последний месяц по ставке 30% (если патент истек до выплаты зарплаты).

    ⚠️ Внимание: При увольнении работника по патенту проверьте, чтобы в программе была указана точная дата окончания действия патента. Иначе НДФЛ может быть удержан неверно, и придется сдавать уточненную отчетность.

    FAQ: Частые вопросы по оформлению иностранцев в 1С ЗУП

    🔹 Нужно ли вносить данные миграционной карты в 1С ЗУП?

    Нет, миграционную карту в программу вносить не обязательно. Достаточно указать статус иностранца, номер патента/разрешения на работу и адрес регистрации. Однако оригинал миграционной карты должен храниться в личном деле сотрудника.

    🔹 Как в 1С ЗУП отразить, что иностранец работает на двух ставках?

    Если иностранец совмещает должности, оформите его как внутреннего совместителя. Для этого:

    1. Создайте второй документ Прием на работу с указанием другой должности.
    2. В карточке сотрудника на вкладке Трудовые договоры отобразятся обе записи.
    3. При начислении зарплаты программа автоматически учтет оба оклада.

    Обратите внимание: для работников по патенту совместительство возможно только в пределах одного патента (т.е. в одном регионе).

    🔹 Что делать, если патент иностранца аннулировали?

    Если патент аннулирован (например, за неуплату авансовых платежей), нужно:

    1. В карточке сотрудника в 1С ЗУП удалить номер патента и проставить дату аннуляции.
    2. Сформировать уведомление в ФМС о расторжении трудового договора (в течение 3 дней).
    3. Пересчитать НДФЛ за текущий месяц по ставке 30% (если патент аннулирован до выплаты зарплаты).

    Если патент аннулирован, но сотрудник продолжает работать, это нарушение — компания может получить штраф до 1 млн рублей.

    🔹 Можно ли в 1С ЗУП вести учет иностранцев без патента (по миграционной карте)?

    Нет, работать без патента или разрешения на работу могут только:

    • Граждане ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан).
    • Иностранцы с РВП или видом на жительство.
    • Высококвалифицированные специалисты (по квоте).

    Для остальных категорий миграционная карта не дает права на работу — нужен патент или разрешение. Если оформить такого сотрудника в 1С ЗУП без патента, программа будет удерживать НДФЛ по ставке 30%, но это не сделает трудоустройство легальным.

    🔹 Как в 1С ЗУП отразить авансовые платежи по патенту?

    Авансовые платежи по патенту иностранный сотрудник платит самостоятельно, но работодатель может удерживать их из зарплаты (по соглашению). Чтобы это отразить в 1С ЗУП:

    1. Создайте новый вид удержания в разделе Настройки → Удержания (назовите его, например, "Аванс по патенту").
    2. При начислении зарплаты добавьте это удержание в документ.
    3. Сумма удержания не должна превышать размер авансового платежа по патенту (уточните актуальную сумму на сайте ФНС).

    Важно: удержания по патенту не уменьшают налоговую базу по НДФЛ.