Совмещение должностей — распространённая практика в компаниях, где требуется временно расширить обязанности сотрудника без приёма нового специалиста. Однако оформление такого совмещения в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) часто вызывает вопросы у кадровиков и бухгалтеров. Ошибки здесь чреваты проблемами с налоговой, ФСС и даже трудовой инспекцией.

В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию по созданию приказа на совмещение в 1С:ЗУП 3.1 (актуально и для более новых версий), разберём ключевые настройки, которые 90% пользователей упускают при первом оформлении, а также покажем, как избежать типичных ошибок при расчёте зарплаты и налогов. Материал будет полезен как начинающим кадровикам, так и опытным специалистам, которые хотят автоматизировать процесс без рисков.

1. Подготовка: что нужно проверить до создания приказа

Прежде чем приступать к оформлению совмещения в 1С, убедитесь, что все кадровые и организационные моменты учтены. Это сэкономит время и предотвратит ошибки в расчётах.

Во-первых, проверьте трудовой договор основного сотрудника: в нём должно быть прописано право работодателя поручать дополнительную работу (ст. 60.2 ТК РФ). Если такого пункта нет, придётся заключать дополнительное соглашение — иначе приказ будет юридически ничтожен.

  • 📄 Трудовой договор: наличие пункта о совмещении или дополнительное соглашение.
  • 💰 Оплата: согласован ли размер доплаты с сотрудником (не ниже МРОТ за дополнительные обязанности!).
  • ⏳ Сроки: совмещение может быть бессрочным или временным (до 1 года). Уточните даты.
  • 👥 Штатное расписание: должность, которую будет совмещать сотрудник, должна существовать в штатке.

Во-вторых, в 1С:ЗУП должны быть заведены:

  • 🏢 Организация (если их несколько — выберите правильную).
  • 👤 Физическое лицо (карточка сотрудника с актуальными данными).
  • 📊 Должности (и основная, и совмещаемая должны быть в справочнике).
💡

Если совмещаемая должность отсутствует в штатном расписании, сначала создайте её через Справочники → Штатное расписание. Иначе 1С не даст оформить приказ.

2. Пошаговая инструкция: как создать приказ на совмещение в 1С:ЗУП

Переходим к практике. Откройте 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 и следуйте алгоритму:

  1. Откройте раздел «Кадры» → выберите Приказы по организации.
  2. Нажмите «Создать» → в списке типов приказов найдите Совмещение должностей.
  3. Заполните шапку приказа:
    • 📅 Дата документа — дата подписания приказа (не раньше даты согласования с сотрудником!).
    • 🏢 Организация — выберите из справочника.
    • 👤 Сотрудник — укажите ФИО из карточки.
  4. На вкладке «Совмещение» укажите:
    • 🔹 Должность — выберите совмещаемую должность из справочника.
    • 🔹 Подразделение — если оно отличается от основного.
    • 🔹 Вид совмещения: «Внутреннее» (если сотрудник остаётся в той же организации) или «Внешнее» (если совмещает должность в другой компании холдинга).
    • 🔹 Размер доплаты — фиксированная сумма или процент от оклада.
  • Укажите сроки:
    • 📅 С даты — начало совмещения (не раньше даты приказа!).
    • 📅 По дату — если совмещение временное.
    • Сохраните и проведите документ (кнопка Провести и закрыть).

    Дата приказа ≠ дате начала совмещения (должна быть раньше)

    Размер доплаты указан и согласован с сотрудником

    Совмещаемая должность есть в штатном расписании

    Сотрудник не имеет действующего приказа на совмещение этой должности-->

    После проведения приказа в 1С автоматически:

    • 📝 Сформируется печатная форма приказа (можно распечатать для подписи).
    • 💵 В карточке сотрудника появится запись о совмещении (видно в Кадровая история).
    • 📊 Начисляемая зарплата будет учитывать доплату (проверьте в Зарплата → Начисления).

    3.1 (базовая)

    3.1 (ПРОФ)

    2.5 (устаревшая)

    Другая-->

    3. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при оформлении совмещения. Вот самые распространённые:

    Ошибка Последствия Как исправить
    Дата приказа позже даты начала совмещения Налоговая может признать доплату необоснованной Переоформить приказ с корректной датой
    Не указана совмещаемая должность в штатном расписании 1С не даст провести документ Добавить должность через Справочники → Штатное расписание
    Доплата не прописана в приказе Сотрудник не получит причитающиеся деньги Отредактировать приказ и перепровести
    Совмещение оформлено как внешнее, хотя сотрудник в той же организации Ошибки в отчётности по НДФЛ и страховым взносам Переоформить с правильным видом совмещения

    Критическая ошибка, которую многие упускают: если сотрудник уже имеет действующий приказ на совмещение этой же должности, 1С не заблокирует создание дубля. Но при расчёте зарплаты доплата будет учтена дважды! Всегда проверяйте Кадровую историю сотрудника перед оформлением.

    Что делать, если приказ уже проведён с ошибкой?

    Если ошибка найдена до начисления зарплаты, просто отмените проведение приказа (кнопка Отменить проведение), исправьте данные и проведите заново.

    Если ошибка обнаружена после начисления зарплаты, придётся:

    1. Создать документ Корректировка зарплаты для исправления начислений.

    2. Переоформить приказ на совмещение с правильными данными.

    3. Пересчитать зарплату и отчётность (НДФЛ, страховые взносы).

    В сложных случаях лучше создать новый приказ с правильными данными и указать в нём, что он отменяет предыдущий (ссылка на номер старого приказа).

    4. Настройка доплаты за совмещение: фиксированная сумма vs процент

    В 1С есть два способа указать размер доплаты за совмещение. Выбор зависит от внутренних регламентов компании и договённости с сотрудником.

    1. Фиксированная сумма — удобно, если доплата не привязана к окладу (например, 5 000 руб. за дополнительные обязанности). В приказе просто укажите сумму в поле Размер доплаты.

    2. Процент от оклада — используется, если доплата рассчитывается как доля от оклада по совмещаемой должности (например, 30% от оклада менеджера). В этом случае:

    1. В приказе выберите Вид доплаты → Процент от оклада.
    2. Укажите процент (например, 30).
    3. В поле Оклад по должности выберите совмещаемую должность из справочника.

    Важно: если оклад по совмещаемой должности меняется (например, при индексации), процентная доплата в 1С автоматически пересчитается. При фиксированной сумме придётся вручную корректировать приказ.

    💡

    Процентная доплата выгоднее для компании, если оклады регулярно индексируются — не нужно каждый раз редактировать приказ. Фиксированная сумма удобнее для сотрудника, так как гарантирует стабильный доход.

    5. Как совмещение отражается в расчёте зарплаты и отчётности

    После оформления приказа 1С автоматически учитывает доплату при начислении зарплаты. Однако есть нюансы, которые влияют на отчётность:

    • 💵 НДФЛ: доплата за совмещение облагается налогом на общих основаниях (13% для резидентов).
    • 🏥 Страховые взносы: начисляются на доплату (22% в ПФР, 2.9% в ФСС, 5.1% в ФОМС).
    • 📊 6-НДФЛ и РСВ: доплата включается в базу для расчёта.
    • 📑 Трудовая книжка: запись о совмещении не вносится (исключение — если сотрудник писал заявление о внесении записи).

    Чтобы проверить, правильно ли 1С учитывает доплату:

    1. Откройте Зарплата → Все начисления.
    2. Найдите сотрудника и проверьте строку с доплатой за совмещение.
    3. Сравните сумму с приказом — она должна совпадать (или пересчитываться по проценту, если выбрана процентная доплата).

    Если доплата не отображается:

    • 🔍 Проверьте, проведён ли приказ (статус должен быть Проведён).
    • 🔄 Обновите данные в документе Начисление зарплаты (кнопка Заполнить → По сотрудникам).
    • 📅 Убедитесь, что период начисления зарплаты включает дату начала совмещения.
    💡

    Если сотрудник совмещает должность в другом подразделении, в отчётности по страховым взносам (РСВ) доплата может распределиться по разным кодам подчиненности. Проверьте это в Отчёты → РСВ → Проверка данных.

    6. Отмена совмещения: как правильно закрыть приказ

    Совмещение может быть отменено по инициативе работодателя или сотрудника. В 1С для этого есть два способа:

    1. Автоматическая отмена по дате — если в приказе был указан срок окончания, 1С сама перестанет начислять доплату после этой даты. Никаких дополнительных действий не требуется.

    2. Ручная отмена — если совмещение прекращается досрочно:

    1. Откройте исходный приказ на совмещение.
    2. Нажмите Создать на основании → Отмена совмещения должностей.
    3. Укажите дату прекращения совмещения (не раньше даты начала!).
    4. Сохраните и проведите документ.

    После отмены:

    • 📉 Доплата перестанет начисляться с указанной даты.
    • 📄 В кадровой истории появится запись об отмене.
    • 💰 Если доплата была начислена ошибочно после отмены, придётся делать Корректировку зарплаты.
    Что делать, если сотрудник уволился, а приказ на совмещение не отменён?

    1С не блокирует увольнение, даже если у сотрудника есть действующие приказы на совмещение. Однако после увольнения:

    - Доплата перестанет начисляться автоматически (так как сотрудник больше не числится в организации).

    - Приказ останется в базе как «незакрытый», что может сбивать с толку при аудите.

    Рекомендация: перед увольнением проверяйте все активные приказы сотрудника и отменяйте их вручную, если они потеряли актуальность.

    7. Особенности для внешнего совмещения и совместительства

    Важно не путать совмещение должностей (внутреннее) и совместительство (внешнее). В 1С они оформляются по-разному:

    Параметр Совмещение (внутреннее) Совместительство (внешнее)
    Документ в 1С Совмещение должностей Приём на работу (совместитель)
    Трудовая книжка Запись не вносится Вносится по желанию сотрудника
    Оплата Доплата к основному окладу Отдельный оклад (может быть ниже основного)
    Страховые взносы Начисляются на доплату Начисляются на весь оклад

    Если сотрудник совмещает должность в другой организации холдинга, в приказе выберите вид Внешнее совмещение. В этом случае:

    • 🏢 Укажите организацию, где происходит совмещение.
    • 💰 Доплата будет учитываться в отчётности той организации, где сотрудник совмещает должность.
    • 📑 В трудовой книжке основной организации запись не вносится.
    💡

    При внешнем совмещении в 1С автоматически формируется межорганизационный акт для передачи данных между компаниями холдинга. Проверьте его в Отчёты → Акты сверки.

    FAQ: Частые вопросы по оформлению совмещения в 1С

    Можно ли оформить совмещение задним числом?

    Технически в 1С можно указать любую дату приказа, но задним числом оформлять совмещение нельзя. Это нарушает трудовой кодекс (ст. 60.2 ТК РФ) и может привести к штрафам от трудовой инспекции. Если доплата уже выплачена без приказа, оформите его текущей датой и укажите в комментарии, что действие распространяется на прошлый период (но это рискованно — лучше согласовать с юристом).

    Как в 1С посчитать доплату за совмещение, если сотрудник был в отпуске?

    1С автоматически учитывает периоды отпуска при расчёте доплаты:

    • Если доплата фиксированная — она начисляется за все дни совмещения, включая отпуск.
    • Если доплата процентная — она рассчитывается пропорционально отработанным дням (в отпуске начисление идёт по среднему).

    Проверьте начисления в Зарплата → Начисления → по сотруднику.

    Нужно ли вносить запись о совмещении в трудовую книжку?

    Нет, запись о совмещении должностей в трудовую книжку не вносится (п. 20 Постановления Правительства РФ № 225). Исключение — если сотрудник написал заявление с просьбой внести запись. В этом случае оформите дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись в раздел «Сведения о работе» с указанием реквизитов приказа.

    Как в 1С отразить совмещение с почасовой оплатой?

    Для почасовой оплаты совмещения:

    1. В приказе выберите Вид доплаты → Почасовая оплата.
    2. Укажите тарифную ставку за час.
    3. В документе Табель учёта рабочего времени отметьте часы, отработанные по совмещению (код С или СМ).

    1С автоматически рассчитает доплату исходя из отработанных часов.

    Что делать, если в 1С нет кнопки «Совмещение должностей»?

    Если в списке приказов нет пункта Совмещение должностей, проверьте:

    • 🔹 Версию 1С: в 1С:ЗУП 2.5 совмещение оформляется через Дополнительное соглашение.
    • 🔹 Настройки ролей: у вашего пользователя должны быть права на кадровые документы.
    • 🔹 Конфигурацию: возможно, функционал отключён в настройках (Администрирование → Настройки программы → Кадровый учёт).

    Если проблема остаётся, обновите конфигурацию или обратитесь к 1С-программисту.

    Оформление совмещения в 1С только кажется сложным на первый взгляд. Следуя этой инструкции, вы сможете избежать 90% типичных ошибок и сэкономить время на переделках. Главное — внимательно проверять данные перед проведением приказа и сверять начисления с реальными выплатами.