Как рассчитать учебный отпуск в 1С: пошаговая инструкция с примерами

Учебный отпуск — это период, когда сотрудник освобождается от работы для обучения, но сохраняет за собой рабочее место и средний заработок. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия расчет такого отпуска имеет свои особенности: требуется правильно настроить вид отпуска, учесть специфику оплаты и сформировать корректные проводки. Ошибки здесь чреваты не только переплатами, но и претензиями со стороны проверяющих органов.

В этой статье разберем весь процесс — от настройки справочников до формирования отчетности. Особое внимание уделим расчету среднего заработка, который отличается от обычного отпуска, и типовым ошибкам, из-за которых программы 1С часто выдают некорректные результаты. Все примеры актуальны для последних релизах платформы 1С:Предприятие 8.3 (конфигурации ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 3.0).

1. Виды учебных отпусков: что учитывать в 1С

Прежде чем приступать к расчетам, важно понять, какие именно учебные отпуска существуют с точки зрения законодательства и как они классифицируются в 1С. Согласно ст. 173-176 ТК РФ, выделяют:

• 📚 Оплачиваемые учебные отпуска — для сдачи сессии, защиты диплома, госэкзаменов (оплачиваются по среднему заработку).
• 🎓 Неоплачиваемые учебные отпуска — для обучения без отрыва от производства (например, вечернее или заочное образование).
• 📝 Отпуска для поступления — краткосрочные (обычно 10-15 дней) для сдачи вступительных экзаменов.

В 1С:ЗУП эти виды отпусков настраиваются через справочник Виды отпусков (раздел Настройка → Кадровый учет → Виды отпусков). Если нужного вида нет, его придется создать вручную. Например, для сессии обычно используется вид Учебный отпуск (оплачиваемый) с соответствующими настройками оплаты.

⚠️ Внимание: Если в вашей базе отсутствует вид отпуска Учебный (оплачиваемый), не используйте вместо него Основной оплачиваемый отпуск — это приведет к неправильному расчету среднего заработка и ошибкам в отчетности (например, в форме 6-НДФЛ).

Также важно учитывать, что оплачиваемые учебные отпуска предоставляются только при первом образовании (бакалавриат, специалитет, магистратура) и только если учебное заведение имеет государственную аккредитацию. В противном случае отпуск будет неоплачиваемым.

2. Настройка видов отпусков в 1С:ЗУП

Чтобы программа корректно рассчитывала учебный отпуск, необходимо:

1. Проверить наличие нужных видов отпусков в справочнике (Настройка → Кадровый учет → Виды отпусков).
2. Для оплачиваемых учебных отпусков установить флаг Оплачиваемый и выбрать способ расчета Средний заработок.
3. Указать код вида отпуска для отчетности (например, 11 для учебного отпуска в расчете страховых взносов).

Если требуемого вида нет, создайте его вручную:

1. Нажмите Создать в справочнике Виды отпусков.
2. Заполните поля:
   • 🔹 Наименование: «Учебный отпуск (сессия)»
   • 🔹 Код: Укажите уникальный код (например, УЧ_СЕССИЯ)
   • 🔹 Оплачиваемый: Поставьте галочку
   • 🔹 Способ расчета: Выберите Средний заработок
   • 🔹 Код для страховых взносов: 11 (для учебных отпусков)

Для неоплачиваемых учебных отпусков флаг Оплачиваемый снимается, а способ расчета устанавливается в Без оплаты.

Создан отдельный вид отпуска для учебных целей|

Указан корректный код для страховых взносов (11 для оплачиваемых)|

Для оплачиваемых отпусков выбран способ расчета "Средний заработок"|

Для неоплачиваемых снята галочка "Оплачиваемый"-->

3. Расчет среднего заработка: формулы и особенности

Оплата учебного отпуска рассчитывается исходя из среднего дневного заработка, но с важными нюансами:

• 📅 Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (в отличие от основного отпуска, где учитываются выплаты за фактически отработанные дни).
• 💰 Учитываемые выплаты — только те, которые предусмотрены системой оплаты труда (зарплата, премии, надбавки). Компенсации (например, за питание или проезд) не включаются.
• ❌ Исключаемые периоды — дни болезни, предыдущие учебные отпуска, отпуска без сохранения зарплаты.

Формула расчета:

Средний дневной заработок = (Сумма учитываемых выплат за 12 месяцев) / (Количество фактически отработанных дней за этот период)
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней учебного отпуска

Пример: Сотрудник уходит в учебный отпуск с 10 по 23 июня 2026 года (14 дней). За расчетный период (июнь 2026 — май 2026) его зарплата составила 720 000 руб., а отработанных дней — 240. Тогда:

Средний дневной заработок = 720 000 / 240 = 3 000 руб.
Отпускные = 3 000 × 14 = 42 000 руб.

⚠️ Внимание: Если сотрудник в расчетном периоде не имел заработка (например, только устроился), средний заработок рассчитывается исходя из оклада или тарифной ставки. В 1С:ЗУП это настраивается в параметрах расчета среднего (Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний).

В 1С:ЗУП 3.1 при расчете учебного отпуска автоматически применяется коэффициент 1.15 к среднему заработку, если отпуск приходится на период с 1 мая по 30 сентября (постановление Правительства РФ № 922). Однако этот коэффициент НЕ применяется к учебным отпускам — проверьте настройки, чтобы избежать переплаты!

4. Оформление учебного отпуска в 1С: пошаговая инструкция

Рассмотрим процесс оформления на примере 1С:ЗУП 3.1:

1. Создание документа "Отпуск":
   • Перейдите в раздел Зарплата → Отпуска.
   • Нажмите Создать → Отпуск.
   • Выберите сотрудника и укажите вид отпуска (Учебный (оплачиваемый) или Учебный (без сохранения зарплаты)).
2. Заполнение периода отпуска:
   • Укажите даты начала и окончания (например, с 10.06.2026 по 23.06.2026).
   • Проверьте количество дней — программа рассчитает его автоматически.
3. Прикрепление справки-вызова:
   • В поле Основание укажите номер и дату справки-вызова из учебного заведения.
   • Прикрепите скан документа (если ведется электронный документооборот).

Дт 20 (26, 44) — Кт 70 — Начислены отпускные
Дт 70 — Кт 68.01 — Удержан НДФЛ (13%)
Дт 20 (26, 44) — Кт 69.01 — Начислены страховые взносы (30%)