Оформление приема на работу — это один из самых ответственных этапов в деятельности кадровой службы и бухгалтерии. В современных условиях, когда законодательство требует строгого соблюдения сроков и форм документов, автоматизация этого процесса становится критически важной. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или комплексные конфигурации 1С:ERP позволяют пройти весь путь от поиска кандидата до выхода приказа в несколько кликов.
Многие пользователи ошибочно полагают, что «набор» в 1С — это просто создание одного документа. На самом деле, это целый бизнес-процесс, включающий предварительный список кандидатов, оформление трудового договора, создание штатного расписания и начисление первой зарплаты. Ошибки на этапе ввода данных могут привести к проблемам при сдаче отчетности в СФР или налоговую инспекцию.
В этой статье мы детально разберем, как правильно реализовать процедуру приема сотрудника, какие документы необходимо создать и на какие настройки системы обратить особое внимание, чтобы учет велся корректно с первого дня работы специалиста.
Подготовка инфраструктуры и штатного расписания
Прежде чем вносить данные о конкретном человеке, необходимо убедиться, что в системе подготовлена почва для его появления. Это касается структуры организации и позиций, на которые планируется набор. Если в базе еще не заведены подразделения или должности, система не позволит корректно оформить трудовой договор.
Первым шагом является проверка или создание Штатного расписания. Этот документ определяет, сколько единиц той или иной должности предусмотрено в компании и какая тарифная ставка установлена. Без утвержденной ставки невозможно рассчитать будущую зарплату сотрудника.
Для работы со штатным расписанием перейдите в раздел Настройка и выберите пункт Штатное расписание. Здесь вы увидите список всех действующих позиций. Если нужной должности нет, её необходимо создать, указав код, наименование и количество ставок.
Перед началом массового набора сотрудников проверьте актуальность кодов подразделений в справочнике «Подразделения организаций», чтобы избежать путаницы в отчетностях по среднесписочной численности.
Также важно проверить настройки самой организации. В карточке организации должны быть корректно заполнены реквизиты, включая код по ОКПО и регистрационные номера в фондах. Эти данные автоматически подставляются в печатные формы приказов и трудовых договоров.
⚠️ Внимание: Если вы работаете в конфигурации с разделенным учетом (например, несколько юридических лиц в одной базе), убедитесь, что при создании штатного расписания выбрана правильная организация. Ошибка в выборе юрлица приведет к невозможности проведения документов по начислению зарплаты.
Ведение базы кандидатов и предварительный отбор
Процесс «набора» начинается задолго до подписания приказа. В современных версиях 1С:ЗУП существует функционал для управления вакансиями и кандидатами. Это позволяет вести историю взаимодействий с соискателями прямо в программе, не используя сторонние таблицы или CRM-системы.
Для начала работы с кандидатами необходимо создать документ Вакансия. В нем указывается требуемая должность, желаемый уровень дохода, требования к квалификации и плановая дата закрытия вакансии. Это помогает планировать бюджет на фонд оплаты труда.
После создания вакансии в систему заносятся данные о претендентах. Для каждого кандидата создается отдельная карточка в справочнике Физические лица или специализированном регистре кандидатов. Здесь фиксируются контактные данные, результаты собеседований и статус рассмотрения.
- 📋 Создание карточки вакансии с указанием требований и бюджета.
- 👥 Внесение данных кандидатов и фиксация этапов собеседования.
- 📄 Формирование предварительного списка лиц, допущенных к оформлению.
- ✅ Согласование кандидатуры с руководителем подразделения.
Использование встроенного механизма работы с вакансиями позволяет аналитикам по персоналу видеть «воронку найма». Вы можете отследить, сколько человек откликнулось, сколько прошло собеседование и сколько в итоге было принято на работу. Это ценная статистика для оптимизации процесса рекрутинга.
Оформление приема на работу: создание документа
Когда кандидат утвержден, наступает этап юридического оформления. В 1С этот процесс стандартизирован и выполняется через документ Прием на работу. Данный документ является основным источником данных для всех последующих расчетов и отчетов.
Создать документ можно через раздел Кадры -> Приемы, переводы, увольнения. При нажатии кнопки «Создать» система предложит выбрать тип события. Для нового сотрудника выбираем пункт «Прием на работу». Если человек уже числился в компании ранее, система может предложить восстановить его из архива.
В форме документа необходимо заполнить несколько ключевых блоков. Во-первых, это данные о сотруднике: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС. Во-вторых, параметры приема: подразделение, должность, вид занятости (полная или неполная) и дата начала работы.
Путь к документу: Кадры -> Прием на работу -> Создать -> Прием на работуОсобое внимание следует уделить вкладке Оплата труда. Здесь указывается способ расчета зарплаты (оклад, тарифная ставка, сдельная оплата) и конкретная сумма. Также здесь настраиваются авансы и надбавки, если они предусмотрены трудовым договором.
⚠️ Внимание: Дата приема на работу в документе 1С должна строго соответствовать дате, указанной в бумажном трудовом договоре и приказе. Расхождение даже в один день может привести к ошибкам при расчете стажа и отпускных.
Настройка условий труда и графиков работы
Корректный расчет рабочего времени невозможен без правильно настроенного графика. В 1С существует множество видов графиков: пятидневка, сменный график, гибкое время, вахтовый метод. Выбор неверного графика приведет к тому, что система будет неправильно рассчитывать норму часов и, как следствие, зарплату.
График работы указывается непосредственно в документе приема на работу или в личном деле сотрудника. Если в компании используется типовой график «Пятидневная 40-часовая рабочая неделя», его можно выбрать из предустановленного списка. Для сложных режимов может потребоваться создание индивидуального графика.
При работе со сменным графиком важно правильно указать период действия и чередование смен. Система 1С позволяет задавать графики с плавающим выходным или суммированным учетом рабочего времени. В последнем случае критически важно правильно указать учетный период (месяц, квартал, год).
| Тип графика | Норма часов (месяц) | Особенности учетаПрименение | |
|---|---|---|---|
| Пятидневка | ~160-170 | Фиксированные выходные | Офисный персонал |
| Сменный 2/2 | ~150-180 | Суммированный учет | Производство, охрана |
| Гибкий | По факту | Требуется табель | Удаленные сотрудники |
| Неполное время | Пропорционально | Оплата пропорционально | Декретницы, студенты |
Если сотрудник работает удаленно или по гибкому графику, в настройках приема стоит отметить галочку «Ведется учет рабочего времени». Это обяжет ответственных лиц ежемесячно вносить данные в табель, иначе зарплата не рассчитается автоматически.
Что делать, если нужного графика нет в списке?
Вы можете создать собственный график в разделе «Настройка» -> «Графики работы». Укажите название, тип периода и раскрасьте рабочие и выходные дни в календаре графика. После сохранения он появится в списке доступных при приеме на работу.
Печатные формы и кадровое делопроизводство
После проведения документа «Прием на работу» 1С автоматически генерирует необходимые печатные формы. Это значительно экономит время кадровика, избавляя от необходимости вручную набирать текст приказа или трудового договора в Word.
Из карточки приема на работу можно сформировать Приказ о приеме на работу (форма Т-1). В современных версиях 1С также доступна генерация самого Трудового договора, дополнительных соглашений и личных карточек (форма Т-2). Все эти документы подтягивают данные из заполненных полей.
Для вывода документов на печать нажмите кнопку «Печать» в нижней части формы документа приема. Откроется меню со списком доступных форм. Выберите нужные документы и сформируйте их для просмотра или отправки на принтер.
- 📄 Приказ о приеме на работу (форма Т-1).
- ✍️ Трудовой договор с индивидуальными условиями.
- 📋 Личная карточка сотрудника (форма Т-2).
- 📝 Должностная инструкция (при наличии шаблона в базе).
Важно отметить, что шаблоны печатных форм в 1С можно редактировать. Если ваша организация использует собственные формы договоров, отличные от типовых, их можно загрузить в систему через механизм внешних печатных форм или отредактировать макет в встроенном редакторе.
⚠️ Внимание: После подписания бумажных версий документов не забудьте в 1С проставить даты и реквизиты подписания в соответствующих полях документа приема. Это необходимо для корректного формирования архива и прохождения аудиторских проверок.
Автоматическая генерация печатных форм из документа приема на работу гарантирует отсутствие опечаток в реквизитах и полное соответствие данных в приказе и трудовом договоре.
Контроль и проверка введенных данных
Завершающим этапом процедуры «набора» является верификация введенных данных. Ошибки, допущенные при приеме, могут «аукнуться» через несколько месяцев при расчете отпускных или больничных листов. Поэтому sebelum закрывать месяц, необходимо провести аудит новых сотрудников.
Проверку стоит начать с отчета Список сотрудников. Он позволяет быстро просмотреть список всех принятых за период, их должности и оклады. Сверьте эти данные с бумажными оригиналами приказов. Особое внимание уделите датам начала работы и кодам подразделений.
Далее рекомендуется запустить отчет «Анализ состояния расчета зарплаты». Этот инструмент подскажет, всем ли новым сотрудникам назначены графики работы и планы начисления. Если система обнаружит сотрудника без графика, она выдаст предупреждение, что позволит вовремя исправить ситуацию.
Также стоит проверить корректность удержаний. Если с сотрудника нужно удерживать алименты или исполнительные листы, эти данные вводятся отдельным документом «Исполнительный лист» после оформления приема. Убедитесь, что процент удержания не превышает законодательно установленный лимит.
☑️ Чек-лист проверки нового сотрудника в 1С
Регулярный контроль качества ввода данных — залог спокойной работы бухгалтерии. Лучше потратить 15 минут на проверку сразу после приема, чем тратить дни на перерасчет зарплаты и подачу корректирующей отчетности в конце квартала.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли принять сотрудника задним числом в 1С?
Технически программает указать дату приема в прошлом. Однако это влечет за собой необходимость пересчета всех начислений и взносов за прошедшие периоды, а также сдачу корректирующей отчетности в СФР и ФНС. Делать это следует только в случае реальной ошибки или восстановления учета.
Что делать, если при приеме на работу система пишет «Нет свободного места в штатном расписании»?
Это означает, что количество принятых сотрудников на данную должность превысило количество ставок, утвержденных в штатном расписании. Вам необходимо либо уволить кого-то с этой должности, либо изменить штатное расписание, увеличив количество ставок, и провести его заново.
Как оформить совместительство в 1С?
При создании документа «Прием на работу» в поле «Вид занятости» необходимо выбрать значение «Совместительство». Также нужно указать, является ли оно внутренним (в той же организации) или внешним (в другой организации). Для внешних совместителей учет ведется в упрощенном виде.
Обязательно ли заполнять ИНН и СНИЛС при приеме?
Для корректной сдачи отчетности (РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1) наличие ИНН и СНИЛС критически важно. Без этих номеров отчеты не пройдут проверку в контролирующих органах. Если данных нет, их нужно запросить у сотрудника в первый же день работы и внести в карточку физического лица.
Можно ли автоматически отправить данные о приеме в СФР из 1С?
Да, современные версии 1С:ЗУП поддерживают прямой обмен данными с СФР через сервис 1С-Отчетность. Форма ЕФС-1 (подраздел 1.1 о приеме) формируется автоматически на основании документа «Прием на работу» и может быть отправлена одним кликом после подписания электронной подписью.