Прохождение диспансеризации — это не только забота о здоровье сотрудников, но и корректное оформление рабочего времени в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия 8. С 2021 года работодатели обязаны предоставлять работникам один оплачиваемый день раз в три года для прохождения медицинского осмотра (ст. 185.1 ТК РФ), но на практике многие компании делают это ежегодно. Однако даже опытные кадровики и бухгалтеры сталкиваются с вопросами: как правильно отразить этот день в программе, чтобы избежать ошибок в расчете зарплаты, больничных и налогов?
В этой статье разберем пошаговый алгоритм оформления дня диспансеризации в 1С:ЗУП 3.1 (редакция 3.1.24 и новее), включая нюансы для разных категорий сотрудников (совместители, сменный график, удаленщики). Особое внимание уделим распространенной ошибке с кодом вида времени "Д" (диспансеризация), которая может привести к неверному начислению страховых взносов. Также приведём актуальные примеры проводок для бухгалтерии и разъясним, как избежать претензий от ФСС и налоговой.
1. Нормативная база: что говорит закон о диспансеризации в 2026 году
С 1 января 2022 года в Трудовой кодекс РФ внесены изменения (Федеральный закон № 309-ФЗ), которые закрепили право работников на оплачиваемый день для диспансеризации. Ключевые моменты:
- 📅 Периодичность: 1 раз в 3 года (но работодатель может предоставлять чаще по внутренним правилам).
- 💰 Оплата: за день сохраняется средний заработок (как за рабочий день).
- 📝 Документы: работник должен предоставить справку из медучреждения (форма не регламентирована, но должна содержать дату и печать).
- 🚫 Запреты: нельзя переносить день на выходной или отпуск, нельзя заменять денежной компенсацией.
Важно: если сотрудник проходит диспансеризацию вне рабочего времени (например, в субботу), оплачивать такой день не требуется. Однако в 1С его всё равно нужно зафиксировать для корректного учета периодичности.
⚠️ Внимание: Региональные власти могут устанавливать дополнительные льготы для диспансеризации (например, в Москве с 2026 года действует программа "Здоровье москвичей", предусматривающая 2 оплачиваемых дня). Уточните местные нормативы на сайте трудовой инспекции вашего субъекта РФ.
2. Подготовка 1С:ЗУП к оформлению диспансеризации
Перед тем как вносить данные о диспансеризации, проверьте настройки программы:
- Обновите конфигурацию до актуальной версии (не ниже 3.1.24.хх для ЗУП или 3.0.130.хх для Бухгалтерии). В старых редакциях может отсутствовать код вида времени "Д" (диспансеризация).
- Настройте справочники:
- 📌 В
Справочники → Виды использования рабочего временидолжен быть элемент с кодомДи наименованием "Диспансеризация". - 📌 В
Справочники → Виды начисленийпроверьте наличие начисления "Оплата диспансеризации" (обычно создаётся автоматически при обновлении).
- 📌 В
Индивидуальные графики в карточке сотрудника.Если в вашей базе отсутствует код "Д", добавьте его вручную:
Справочники → Виды использования рабочего времени → Создать
Код: Д
Наименование: Диспансеризация (ст. 185.1 ТК РФ)
Вид времени: Оплачиваемый нерабочий день
Код для ЭВР: 03 (если интеграция с внешними системами)
3. Пошаговая инструкция: как оформить день диспансеризации в 1С:ЗУП
Рассмотрим процесс на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (редакция 3.1.25). Алгоритм подходит и для 1С:Бухгалтерия 8 с модулем "Зарплата".
Получить от сотрудника заявление и справку из медучреждения|
Создать документ "Отсутствие сотрудника" с видом "Диспансеризация"|
Проверить корректность расчета среднего заработка|
Сформировать проводки в бухучете (Дт 20/26 Кт 70)|
Проконтролировать отражение в отчетах (РСВ, 6-НДФЛ)-->
Шаг 1. Создание документа "Отсутствие сотрудника"
Перейдите в раздел Зарплата → Отсутствия сотрудников и нажмите Создать. Заполните поля:
- 📅 Дата документа: текущая дата.
- 👤 Сотрудник: выберите из справочника.
- 📝 Вид отсутствия: "Диспансеризация (ст. 185.1 ТК РФ)".
- ⏰ Период: укажите дату прохождения (один день).
- 💵 Оплата: отметьте "Оплачивается по среднему заработку".
Шаг 2. Проверка расчета среднего заработка
После проведения документа система автоматически рассчитает сумму оплаты. Формула:
Средний дневной заработок × Количество дней диспансеризации
Если сумма кажется неверной, проверьте:
- 🔹 Расчетный период: по умолчанию 12 месяцев, но для новых сотрудников может быть меньше.
- 🔹 Исключаемые периоды: больничные, отпуска, командировки (не должны учитываться в расчете).
- 🔹 Настройки политики учета: в
Настройки → Расчет зарплатыдолжен быть включен флажок "Учитывать диспансеризацию как оплачиваемый день".
Если сотрудник проходит диспансеризацию в день, когда по графику у него выходной, оформлять отсутствие не нужно — оплата не полагается. Достаточно зафиксировать факт в личной карточке для контроля периодичности.
Шаг 3. Проводки в бухгалтерском учете
После расчета зарплаты в бухучете формируются проводки:
| Счет Дебет | Счет Кредит | Сумма | Описание |
|---|---|---|---|
| 20 (26, 44) | 70 | ХХХ,ХХ | Начислена оплата за день диспансеризации |
| 70 | 68.01 | ХХ,ХХ | Удержан НДФЛ (13%) |
| 20 (26, 44) | 69.01 | ХХ,ХХ | Начислены страховые взносы (30%) |
| 69.01 | 69.01.1 | Х,ХХ | Разделение взносов на ОПС (22%) |
⚠️ Внимание: Если день диспансеризации попадает на период временной нетрудоспособности (больничный), оплачивать его отдельно не нужно. В 1С сначала оформляется больничный лист, а затем (при необходимости) корректируется документ "Отсутствие".
4. Особенности для разных категорий сотрудников
Не все сотрудники оформляются одинаково. Рассмотрим нюансы для специфических случаев:
🔹 Совместители
Для внешних совместителей день диспансеризации оформляется только у основного работодателя. В 1С компании-совместителя такой день отмечается как НВ (невыход) без оплаты. Исключение — если в трудовом договоре прописано иное.
🔹 Сменный график работы
Если сотрудник работает по сменному графику (например, "сутки через трое"), день диспансеризации должен приходиться на рабочую смену. В противном случае оплата не полагается. В 1С проверьте индивидуальный график сотрудника в карточке (Кадры → Сотрудники → График работы).
🔹 Удаленные сотрудники
Для дистанционных работников порядок тот же, но требуется дополнительное подтверждение:
- 📄 Заявление в свободной форме (можно в электронном виде с ЭЦП).
- 🏥 Справка из медучреждения (скан или фото с четкой датой).
В 1С оформляется стандартным документом "Отсутствие", но в комментарии укажите: "Дистанционная работа. Справка №ХХ от ДД.ММ.ГГГГ".
Что делать, если сотрудник не предоставил справку?
Если сотрудник не предоставил справку из медучреждения в течение 5 рабочих дней после диспансеризации, работодатель вправе:
1. Переоформить день как неоплачиваемый (вид "НВ").
2. Удержать излишне начисленную сумму (ст. 137 ТК РФ) в следующем расчетном периоде.
3. Применить дисциплинарное взыскание (замечание или выговор) за нарушение порядка оформления.
В 1С для этого создается документ "Корректировка зарплаты" с типом "Сторно начисления".
5. Отражение диспансеризации в отчетности
День диспансеризации влияет на несколько ключевых отчетов. Проверьте корректность данных перед сдачей:
📊 РСВ (Расчет по страховым взносам)
Оплата за диспансеризацию включается в базу для начисления страховых взносов (кроме взносов на травматизм). В РСВ сумма отражается:
- 🔘 В Разделе 3 (по каждому сотруднику).
- 🔘 В Приложении 1 к Разделу 1 (строка 030 "Выплаты в пользу физических лиц").
📊 6-НДФЛ
Сумма оплаты включается в Раздел 2 6-НДФЛ:
- 📌 Строка 100: дата фактического получения дохода (день начисления зарплаты).
- 📌 Строка 130: сумма дохода (без вычета НДФЛ).
- 📌 Строка 140: сумма удержанного НДФЛ (13%).
📊 4-ФСС
В Расчете 4-ФСС день диспансеризации не включается в количество дней нетрудоспособности (таблица 2). Однако сумма оплаты попадает в таблицу 3 как выплата, на которую начисляются взносы на травматизм (если они предусмотрены для данного сотрудника).
⚠️ Внимание: ФСС может запросить подтверждающие документы (справку из медучреждения и заявление сотрудника) при камеральной проверке. Храните их в течение 5 лет (ст. 23 НК РФ).
6. Типичные ошибки и как их избежать
Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при оформлении диспансеризации. Вот самые распространенные:
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Использование кода "ОВ" (отпуск без сохранения) вместо "Д" | Не начисляется оплата, ошибка в РСВ и 6-НДФЛ | Переоформить документ "Отсутствие" с правильным кодом |
| Оформление диспансеризации в выходной день | Лишние начисления, претензии от ФСС | Сторнировать начисление документом "Корректировка зарплаты" |
| Неверный расчетный период для среднего заработка | Занижение/завышение суммы оплаты | Проверьте настройки в Настройки → Расчет зарплаты → Средний заработок |
| Отсутствие справки от сотрудника | Риск доначисления взносов при проверке | Запросите справку или переоформите день как "НВ" |
Чтобы избежать ошибок, используйте контрольный чек-лист:
- Проверьте, что в справочнике есть код "Д".
- Убедитесь, что день диспансеризации попадает на рабочий день по графику сотрудника.
- Сверьте сумму оплаты с расчетом среднего заработка вручную.
- Проконтролируйте формирование проводок в бухучете.
- Проверьте отражение в отчетах (РСВ, 6-НДФЛ, 4-ФСС) перед сдачей.
Если день диспансеризации совпал с праздничным днем, оплачивать его не нужно — даже если сотрудник фактически проходил медосмотр. Праздничные дни оплачиваются по правилам ст. 112 ТК РФ (в двойном размере за работу), а диспансеризация в этот день не предусмотрена.
7. Интеграция с другими системами (ЭДО, кадровые программы)
Если ваша компания использует электронный документооборот (ЭДО) или сторонние кадровые системы (например, Контур-Персонал, СБИС), настройте автоматический обмен данными:
🔄 Обмен с ЭДО (Диадок, СБИС)
Чтобы справки о диспансеризации поступали напрямую в 1С:
- В 1С перейдите в
Администрирование → Обмен данными → Настройки обмена. - Добавьте новый обмен с типом "Электронные документы (ЭДО)".
- В настройках укажите, что документы типа "Справка о диспансеризации" должны сохраняться в папку
Документы сотрудников.
🔄 Синхронизация с кадровыми системами
При интеграции с Контур-Персонал или Босс-Кадровик:
- 🔹 Настройте правило обмена для документа "Отсутствие сотрудника" с видом "Диспансеризация".
- 🔹 Убедитесь, что в внешней системе используется тот же код ("Д"), что и в 1С.
- 🔹 Проверьте сопоставление справочников сотрудников (по табельному номеру или СНИЛС).
Для тестирования обмена используйте режим отладки в 1С:
Администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации
Фильтр: Тип события = "Обмен данными"
8. Автоматизация: как упростить оформление диспансеризации
Если в компании более 50 сотрудников, ручное оформление диспансеризации становится трудоемким. Автоматизируйте процесс с помощью:
🤖 Регламентные задания
Настройте в 1С автоматическое напоминание о диспансеризации:
- Перейдите в
Администрирование → Регламентные задания. - Создайте новое задание с типом "Оповещение".
- Укажите условие: "Дата последней диспансеризации + 3 года < Текущая дата".
- Настройте шаблон письма для сотрудника и кадровика.
📊 Отчеты для контроля
Используйте стандартные отчеты 1С для мониторинга:
- 📈 "Анализ использования рабочего времени" (
Зарплата → Отчеты) — показывает, кто не проходил диспансеризацию более 3 лет. - 📈 "Свод по отсутствиям" — группирует все случаи диспансеризации по подразделениям.
Для удобства создайте внешнюю обработку с кнопкой "Массовое оформление диспансеризации". Пример кода для разработчиков:
&НаКлиенте
Процедура МассоваяДиспансеризация(Команда)
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Сотрудники.Ссылка КАК Ссылка
|ИЗ
| Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
|ГДЕ
| НЕ Сотрудники.ПомеченНаУдаление
| И НЕ СуществуетТЗ(
| ВЫБРАТЬ
| ОтсутствияСотрудников.Ссылка
| ИЗ
| Документ.ОтсутствиеСотрудников КАК ОтсутствияСотрудников
| ГДЕ
| ОтсутствияСотрудников.Сотрудник = Сотрудники.Ссылка
| И ОтсутствияСотрудников.ВидОтсутствия = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ВидыОтсутствий.Диспансеризация)
| И ОтсутствияСотрудников.Дата > ДобавитьМесяц(ТекущаяДата(), -36)
| )";
Результат = Запрос.Выполнить();
// Далее код для создания документов "Отсутствие"
КонецПроцедуры
Автоматизация оформления диспансеризации сокращает время обработки на 70% и снижает риск ошибок в отчетности. Однако перед массовым оформлением всегда проверяйте актуальность графиков работы сотрудников!
FAQ: Частые вопросы по оформлению диспансеризации в 1С
🔹 Нужно ли оформлять диспансеризацию, если сотрудник проходит её в выходной день?
Нет, оплачивается только день диспансеризации, приходящийся на рабочий день по графику сотрудника. Если медосмотр проходит в выходной или праздничный день, оформлять его в 1С не требуется (исключение — если сотрудник вышел на работу в выходной по графику).
🔹 Как оформить диспансеризацию для сотрудника на испытательном сроке?
Порядок тот же: сотрудник на испытательном сроке имеет право на оплачиваемый день диспансеризации (ст. 70 ТК РФ не ограничивает это право). В 1С оформляется стандартным документом "Отсутствие" с кодом "Д".
🔹 Можно ли перенести день диспансеризации на другой месяц, если сотрудник заболел?
Да, перенос возможен по согласованию с работодателем. В 1С сначала оформляется больничный лист, а затем создается новый документ "Отсутствие" на перенесенную дату. Предыдущий документ аннулируется.
🔹 Как отразить диспансеризацию в 1С:Бухгалтерия 8 без модуля "Зарплата"?
В 1С:Бухгалтерия 8 без модуля "Зарплата" день диспансеризации оформляется вручную:
- Создайте документ "Операция" (
Операции → Операции, введенные вручную). - Сформируйте проводки:
- Дт 20 (26) Кт 70 — начисление оплаты.
- Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ.
- Дт 20 (26) Кт 69 — начисление взносов.
Для корректного учета в отчетах рекомендуется донастроить план счетов или подключить модуль "Зарплата".
🔹 Что делать, если в 1С нет кода "Д" для диспансеризации?
Если в вашей версии 1С отсутствует код "Д", выполните одно из действий:
- Обновите конфигурацию до актуальной версии (не ниже 3.1.24 для ЗУП).
- Добавьте код вручную:
- Перейдите в
Справочники → Виды использования рабочего времени. - Создайте новый элемент с кодом "Д" и наименованием "Диспансеризация".
- Укажите вид времени: "Оплачиваемый нерабочий день".
- Перейдите в