Оформление отпуска с последующим увольнением — одна из самых сложных кадровых операций в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия. Здесь важно не только корректно провести документ, но и учесть все нюансы расчета компенсаций, налогов и страховых взносов. Ошибки на этом этапе приводят к переплатам, штрафам от ФНС или конфликтам с сотрудником.

В этой статье разберем пошаговую инструкцию для разных версий 1С (включая ЗУП 3.1, ЗУП КОРП и Бухгалтерию 3.0), покажем скриншоты ключевых моментов, укажем на подводные камни при расчете компенсации за неиспользованный отпуск и дадим рекомендации по исправлению типичных ошибок. Если вы работаете с облачной версией 1С или локальным сервером — алгоритм одинаков, но есть нюансы в интерфейсе.

Особое внимание уделим ситуациям, когда сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением в середине месяца — здесь чаще всего возникают проблемы с начислением зарплаты и удержанием НДФЛ. Также разберем, как правильно закрыть период, если дата увольнения приходится на выходной или праздничный день.

📊 Какую версию 1С вы используете для кадрового учета?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:ЗУП КОРП
1С:ERP
Другая версия

1. Подготовка к оформлению: проверка данных сотрудника

Перед тем как создавать документ об увольнении, необходимо убедиться, что в карточке сотрудника корректно заполнены все реквизиты, влияющие на расчет компенсации. Особенно важны:

  • 📅 Дата приема на работу — от нее зависит стаж для расчета отпускных.
  • 📝 График работы — если сотрудник работал на неполной ставке или по сменному графику, это повлияет на количество дней отпуска.
  • 💰 Размер оклада/тарифной ставки — база для расчета среднего заработка.
  • 📊 История отпусков — проверьте, не было ли неиспользованных дней в предыдущих периодах.

Откройте карточку сотрудника в 1С:ЗУП по пути: Кадры → Сотрудники → [Выберите сотрудника]

На вкладке Трудовой договор убедитесь, что указан правильный вид занятости (основное место работы или совместительство) и режим рабочего времени.

Если сотрудник брал отпуск за свой счет или находился на больничном, эти периоды исключаются из отпускного стажа. Проверьте это в разделе Отпуска и невыходы. Для удобства можно воспользоваться отчетом Анализ отпусков (Кадры → Отчеты по кадровому учету).

💡

Если сотрудник работал в компании менее 6 месяцев, компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается пропорционально отработанному времени. Исключение — увольнение по сокращению штата или ликвидации организации (ст. 127 ТК РФ).

2. Создание документа"Отпуск" с последующим увольнением

В 1С:ЗУП 3.1 и ЗУП КОРП оформление отпуска с увольнением происходит в два этапа: сначала создается документ Отпуск, затем — Увольнение. Однако есть способ сделать это в одном документе, что удобнее и снижает риск ошибок.

Перейдите в раздел: Кадры → Отпуска → Создать → Отпуск

В открывшейся форме:

  1. Выберите сотрудника из справочника.
  2. Укажите вид отпуска — обычно это Ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
  3. В поле Период отпуска введите даты начала и окончания. Дата окончания должна совпадать с датой увольнения.
  4. Поставьте галочку С последующим увольнением.
  5. В поле Дата увольнения автоматически проставится последняя дата отпуска. При необходимости откорректируйте ее.
  6. Укажите основание увольнения (например, По собственному желанию или Соглашение сторон).

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Система автоматически сгенерирует два документа: Отпуск и Увольнение, связанные между собой. Это можно увидеть в журнале документов по кнопке Перейти → Связанные документы.

Что делать, если галочка"С последующим увольнением" неактивна?

Эта опция становится доступной только если дата окончания отпуска совпадает с датой увольнения. Также проверьте, что у сотрудника нет действующих отпусков или больничных на эту дату.

3. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается автоматически при проведении документа Увольнение. Однако алгоритм расчета зависит от нескольких факторов:

  • 📅 Отпускной стаж — количество полных месяцев работы (неполный месяц округляется: ≥15 дней = полный месяц, <15 дней = исключается).
  • 💼 Количество дней отпуска — по умолчанию 28 календарных дней в год, но может отличаться для отдельных категорий сотрудников.
  • 💰 Средний заработок — рассчитывается за последние 12 месяцев по правилам ст. 139 ТК РФ.

Формула расчета компенсации: 

Компенсация = (Средний дневной заработок) × (Количество неиспользованных дней отпуска)

Где средний дневной заработок = (Сумма начислений за расчетный период) / (12 × 29.3).

29.3 — среднемесячное число календарных дней (постановление Правительства РФ №922).

Чтобы проверить правильность расчета в 1С:

  1. Откройте документ Увольнение.
  2. Перейдите на вкладку Начисления.
  3. Нажмите Рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск.
  4. Проверьте данные в колонках Количество дней и Сумма.

Сверить отпускной стаж сотрудника|Убедиться, что в расчетный период не попали больничные/отпуска за свой счет|Проверить корректность среднего дневного заработка|Сопоставить количество дней отпуска с нормативом (28 дней или иной)

-->

Ситуация Количество дней компенсации Особенности расчета
Стаж < 11 месяцев 2.33 дня за каждый полный месяц Округление до целых дней не производится
Стаж ≥ 11 месяцев Полная компенсация (28 дней) Если стаж 11 месяцев, но сотрудник отработал <15 дней в последнем месяце — компенсация не полная
Увольнение по сокращению Полная компенсация независимо от стажа Только при ликвидации организации или сокращении штата (ст. 127 ТК РФ)
Работа на неполной ставке Пропорционально ставке Например, при ставке 0.5 компенсация составит 14 дней
⚠️ Внимание: Если сотрудник брал аванс или отпуск"авансом" (до отработки 6 месяцев), при увольнении может возникнуть переплата по отпускным. В этом случае сумму удержаний нельзя превышать 20% от окончательного расчета (ст. 138 ТК РФ). В 1С это контролируется автоматически при проведении документа Увольнение.

4. Начисление зарплаты и удержание НДФЛ

При увольнении в середине месяца возникает вопрос: как рассчитать зарплату за неполный период? В 1С это делается автоматически при проведении документа Начисление зарплаты и взносов, но есть нюансы:

  • 📅 Дата начисления — должна совпадать с датой увольнения.
  • 💵 НДФЛ — удерживается со всех выплат (зарплата + компенсация) по ставке 13% (для резидентов РФ).
  • 📊 Страховые взносы — начисляются только на компенсацию за неиспользованный отпуск (не более 2-х средних заработков).

Порядок действий:

  1. Создайте документ Начисление зарплаты и взносов (Зарплата → Начисление зарплаты).
  2. Укажите период, включающий дату увольнения.
  3. В табличной части найдите сотрудника и проверьте начисления:
    • Оклад за отработанные дни;
    • Компенсация за неиспользованный отпуск;
    • Удержанный НДФЛ;
    • Страховые взносы (только на компенсацию).
  4. Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату (Зарплата → Выплата зарплаты).

    5. Если дата увольнения приходится на выходной или праздничный день, день увольнения переносится на предыдущий рабочий день (ст. 14 ТК РФ). В 1С это учитывается автоматически при заполнении документа Увольнение, но лучше перепроверить дату вручную.

    💡

    При увольнении в середине месяца зарплата рассчитывается пропорционально отработанным дням, а компенсация за отпуск — исходя из полного среднего заработка за 12 месяцев.

    5. Типичные ошибки и как их исправить

    Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при оформлении отпуска с увольнением. Вот самые распространенные:

    • ❌ Несовпадение дат — если дата окончания отпуска не равна дате увольнения, система не даст поставить галочку С последующим увольнением.
    • ❌ Неучтенные больничные — периоды временной нетрудоспособности исключаются из отпускного стажа, но иногда забывают это проверить.
    • ❌ Ошибка в среднем заработке — если в расчетный период попали премиальные или другие нерегулярные выплаты, средний дневной заработок может быть завышен.
    • ❌ Неправильное удержание НДФЛ — если компенсация и зарплата начислены в разных документах, налог может быть удержан дважды.

Как исправить ошибки:

  1. Несовпадение дат: отредактируйте документ Отпуск, установив корректную дату окончания, совпадающую с датой увольнения.
  2. Неучтенные больничные: проверьте историю больничных листов сотрудника в разделе Кадры → Больничные листы и при необходимости пересчитайте компенсацию вручную.
  3. Ошибка в среднем заработке: откройте документ Увольнение, нажмите Рассчитать компенсацию и вручную скорректируйте базу для расчета, исключив нерегулярные выплаты.
  4. Двойное удержание НДФЛ: сформируйте Справку 2-НДФЛ (Зарплата → Справки → 2-НДФЛ) и проверьте суммы удержанного налога. При необходимости сделайте перерасчет через документ Корректировка зарплаты.
⚠️ Внимание: Если ошибка обнаружена после выплаты денег сотруднику, исправления вносятся через документ Корректировка зарплаты с типом операции Исправление ошибок прошлых периодов. Это повлияет на налоговую базу, поэтому может потребоваться уточненная отчетность в ФНС.

6. Формирование отчетности после увольнения

После увольнения сотрудника необходимо сдать отчетность в контролирующие органы. В 1С большинство отчетов формируется автоматически, но некоторые данные требуют ручной проверки.

Основные отчеты:

  • 📄 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (сдается в ПФР не позднее следующего рабочего дня после увольнения).
  • 📄 СЗВ-М — ежемесячная отчетность по застрахованным лицам.
  • 📄 2-НДФЛ или 6-НДФЛ — отчетность по налогам (если увольнение произошло в последнем месяце квартала, данные включаются в текущий отчет).
  • 📄 РСВ (Расчет по страховым взносам) — если компенсация за отпуск превышает 2 средних заработка, взносы не начисляются.

Чтобы сформировать отчеты в 1С:

  1. Перейдите в раздел Отчеты → 1С-Отчетность (или Отчеты → Регламентированные отчеты в старых версиях).
  2. Выберите нужный отчет (например, СЗВ-ТД).
  3. Укажите период и нажмите Заполнить.
  4. Проверьте данные по увольняемому сотруднику (особенно коды причины увольнения и даты).
  5. Экспортируйте отчет в XML и отправьте через Контур.Экстерн, СБИС или напрямую через личный кабинет ПФР/ФНС.

Для СЗВ-ТД важно правильно указать код причины увольнения. Например:

  • Увольнение по собственному желанию — код СВ;
  • Сокращение штата — код ТР;
  • Соглашение сторон — код СО.

Ошибка в коде может привести к штрафу от ПФР (до 500 руб. за каждого сотрудника).

7. Особенности для разных версий 1С

Алгоритм оформления отпуска с увольнением в целом одинаков для всех версий 1С, но есть нюансы в интерфейсе и функционале:

Версия 1С Особенности оформления Нюансы расчета
1С:ЗУП 3.1 Галочка С последующим увольнением доступна в документе Отпуск. Автоматический пересчет компенсации при изменении даты увольнения.
1С:ЗУП КОРП Требуется дополнительное подтверждение при создании связанного документа Увольнение. Поддержка сложных схем начислений (например, для топ-менеджеров).
1С:Бухгалтерия 3.0 Отсутствует отдельный документ Отпуск — оформляется через Начисление зарплаты с типом Отпуск с увольнением. Менее гибкие настройки расчета компенсации (может потребоваться ручная корректировка).
1С:ERP Интеграция с модулем Управление персоналом — данные синхронизируются автоматически. Поддержка международных стандартов учета (если компания работает с иностранными сотрудниками).

В 1С:Бухгалтерия 3.0 процесс упрощен, но менее гибок. Например, чтобы оформить отпуск с увольнением:

  1. Перейдите в Зарплата → Начисление зарплаты.
  2. Создайте новый документ и выберите тип Отпуск с последующим увольнением.
  3. Заполните даты и суммы вручную (автоматический расчет компенсации может отсутствовать).
⚠️ Внимание: В 1С:Бухгалтерия 3.0 нет отдельного кадрового учета, поэтому все начисления (включая компенсацию за отпуск) отражаются в бухгалтерском и налоговом учете одновременно. Это может привести к ошибкам в аналитике по центрам затрат или статьям расходов. Рекомендуем использовать 1С:ЗУП для компаний с числом сотрудников более 10 человек.

8. Проверка и архивирование документов

После оформления отпуска с увольнением необходимо:

  1. Проверить связанные документы:
    • Откройте журнал Кадровые документы (Кадры → Журналы документов).
    • Найдите документ Увольнение и через кнопку Перейти откройте связанные документы (Отпуск, Начисление зарплаты).
  • Сформировать личную карточку:
    • Перейдите в Кадры → Сотрудники → [Выберите сотрудника] → Печать → Личная карточка (Т-2).
    • Проверьте, что запись об увольнении отражена в разделе Трудовая деятельность.
    • Архивировать документы:
      • Экспортируйте документы в PDF (кнопка Печать → Сохранить как PDF).
      • Сохраните копии в облачное хранилище или локальный архив (например, \\Сервер\Архив\Уволенные\2026\ФИО).

    Для удобства можно создать папку-шаблон для хранения документов увольнения. В ней должны быть:

    • 📑 Приказ об увольнении (форма Т-8);
    • 📑 Расчетный листок;
    • 📑 Справка 2-НДФЛ;
    • 📑 Выписка из лицевого счета (по запросу сотрудника).

    Если сотрудник запросил справку о среднем заработке для центра занятости, ее можно сформировать в 1С через: Зарплата → Справки → Справка о среднем заработке

    Укажите период (обычно 3 месяца перед увольнением) и нажмите Сформировать.

    💡

    Храните документы об увольнении не менее 5 лет (ст. 22.1 Федерального закона №125-ФЗ). Для судебных споров может потребоваться предъявить расчетные листки и приказы.

    FAQ: Частые вопросы по оформлению

    ❓ Можно ли оформить отпуск с увольнением, если сотрудник уже в отпуске?

    Нет, если сотрудник уже находится в отпуске, оформить увольнение"задним числом" нельзя. В этом случае придется:

    1. Дождаться окончания текущего отпуска.
    2. Оформить новый документ Отпуск с датой начала, следующей за текущим отпуском, и поставить галочку С последующим увольнением.

    Исключение — если текущий отпуск был оформлен как"отпуск с последующим увольнением" изначально.

    ❓ Как рассчитать компенсацию, если сотрудник отработал 10 месяцев и 10 дней?

    По правилам округления (ст. 121 ТК РФ):

    • Если в последнем месяце отработано ≥15 дней — он учитывается как полный.
    • Если <15 дней — исключается из расчета.

    В вашем случае 10 дней < 15, поэтому стаж составит 10 месяцев, а компенсация — 10/12 × 28 = 23.33 дня (округление не производится).

    ❓ Что делать, если при увольнении возникла переплата по отпускным?

    Если сотрудник брал авансом больше дней, чем заработал, сумму переплаты можно удержать из окончательного расчета, но не более 20% от выплаты (ст. 138 ТК РФ). Если сумма больше, придется:

    1. Получить письменное согласие сотрудника на удержание.
    2. Оформить документ Удержание из зарплаты в 1С.
    3. Если сотрудник отказывается возмещать переплату — списать долг как убыток компании (через документ Списание дебиторской задолженности).
    ❓ Нужно ли платить страховые взносы с компенсации за отпуск?

    Да, но только в пределах двух средних месячных заработков (п. 2 ст. 422 НК РФ). С суммы, превышающей этот лимит, взносы не начисляются. В 1С это учитывается автоматически при проведении документа Начисление зарплаты.

    ❓ Можно ли отозвать сотрудника из отпуска с последующим увольнением?

    Нет, отзыв из такого отпуска запрещен (ст. 125 ТК РФ). Единственный вариант — если сотрудник сам отзывает заявление об увольнении до начала отпуска. В этом случае:

    1. Удалите документы Отпуск и Увольнение в 1С.
    2. Создайте новый документ Отпуск без галочки С последующим увольнением.