Возвращение ранее уволенного сотрудника на работу — ситуация, с которой сталкивается каждая вторая компания. По данным Росстата, до 30% увольнений заканчиваются повторным трудоустройством в течение года. В 1С:Бухгалтерия 8.3 эта процедура требует не только кадровых действий, но и корректного отражения в бухгалтерском и налоговом учете. Ошибки на этом этапе ведут к искажению отчетности по НДФЛ, страховым взносам и фонду оплаты труда.

Основная сложность заключается в том, что программа «не знает» о предстоящем возвращении сотрудника — его карточка остается в архиве с пометкой «Уволен». Просто создать нового сотрудника с теми же данными нельзя: это приведет к дубляжу в Регистре сведений "Сотрудники организаций" и ошибкам при формировании 6-НДФЛ или СЗВ-ТД. В статье разберем единственно верный алгоритм восстановления сотрудника через механизм «приема на работу», который сохраняет историю его трудовой деятельности в базе.

Важно учитывать, что процедура отличается в зависимости от:

  • 🔹 Причины увольнения (по собственному желанию, сокращение, соглашение сторон)
  • 🔹 Срока между увольнением и повторным приемом (менее 1 месяца или более)
  • 🔹 Наличия невыплаченных сумм (зарплата, компенсации, отпускные)
📊 Как часто в вашей компании возвращают уволенных сотрудников?
Часто (раз в квартал)
Рядом (раз в полгода)
Редко (раз в год)
Никогда

1. Подготовка к повторному приему: проверка данных сотрудника

Прежде чем восстанавливать сотрудника в базе, необходимо убедиться, что его карточка не содержит ошибок, которые могут помешать корректному приему. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Сотрудники и найдите фамилию сотрудника через фильтр «Уволенные».

Обратите внимание на следующие критерии:

  • 📌 Дата увольнения — если с момента увольнения прошло более 3 месяцев, может потребоваться повторное оформление трудовой книжки.
  • 📌 Причина увольнения — код в поле Основание увольнения должен соответствовать статье ТК РФ (например, 80 — по собственному желанию).
  • 📌 Незакрытые начисления — проверьте вкладку Начисления на наличие невыплаченных сумм (например, компенсация за неиспользованный отпуск).

Если в карточке сотрудника отсутствуют критические ошибки, можно приступать к процедуре восстановления. В противном случае потребуется предварительная корректировка данных через документ Кадровый перевод или Исправление записей регистров.

💡

Сохраните скриншот карточки сотрудника перед изменениями — это поможет восстановить данные, если произойдет сбой при приеме.

2. Пошаговая инструкция: прием уволенного сотрудника в 1С

В 1С:Бухгалтерия 8.3 повторный прием уволенного сотрудника осуществляется через документ Прием на работу, но с особенностями. Следуйте алгоритму:

  1. Создайте новый документ:

    Перейдите в Зарплата и кадры → Прием на работу и нажмите «Создать». В поле Сотрудник выберите уволенного работника из справочника. Система автоматически подтянет его данные.

  2. Заполните реквизиты приема:

    Укажите:

    • 📅 Дата приема — должна быть позже даты увольнения.
    • 🏢 Подразделение — может отличаться от предыдущего.
    • 💼 Должность — если сотрудник возвращается на другую позицию, создайте новую запись в справочнике Должности.
    • 💰 Оклад — даже если сумма не изменилась, повторите ввод для корректного отражения в Регистре сведений "Оклады сотрудников".

  3. Настройте параметры трудового договора:

    На вкладке Трудовой договор проверьте:

    • 📄 Вид договора (срочный/бессрочный).
    • 🔄 Условия оплаты труда — если изменились, укажите новые.
    • 📅 Испытательный срок — при повторном приеме его можно не устанавливать (ст. 70 ТК РФ).

  • Сохраните и проведите документ:

    После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Система автоматически:

    • 🔄 Снимет пометку «Уволен» в карточке сотрудника.
    • 📊 Создаст запись в Регистре сведений "Сотрудники организаций" с новым периодом действия.
    • 📈 Обновит данные в Регистре накопления "Начисления сотрудников".

    Указан верный сотрудник|Дата приема позже даты увольнения|Заполнены все обязательные поля (подразделение, должность, оклад)|Проверены настройки трудового договора-->

    Если при проведении документа возникает ошибка "Сотрудник уже уволен на указанную дату", значит, в базе есть некорректная запись в регистре Кадровые данные сотрудников. Решение — использовать обработку Проверка и исправление данных кадрового учета (доступна в Сервис → Обслуживание).

    3. Особенности начисления зарплаты и взносов

    При повторном приеме сотрудника 1С:Бухгалтерия 8.3 автоматически учитывает его предыдущий стаж в компании для расчета:

    • 💰 Отпускных — стаж для отпуска не обнуляется, если перерыв между увольнением и приемом составил менее 2 недель (ст. 121 ТК РФ).
    • 🏥 Пособий по временной нетрудоспособности — если сотрудник уволился и был принят обратно в течение 30 дней, стаж для больничных суммируется.
    • 📉 НДФЛ и взносов — налоговые начисления начинаются заново, но с учетом предельной базы по взносам за текущий год.

    Для корректного расчета зарплаты в первом месяце после возвращения:

    1. Проверьте настройку графиков работы в карточке сотрудника (вкладка График). Если график изменился, создайте новый документ Кадровый перевод.
    2. Убедитесь, что в документе Начисление зарплаты указан правильный период начисления (с даты приема).
    3. Если сотрудник имеет неиспользованный отпуск с прошлого периода, оформите документ Перенос отпуска (раздел Зарплата и кадры → Отпуска).
    Что делать, если сотрудник был уволен с компенсацией за отпуск?

    Если при увольнении сотруднику выплатили компенсацию за неиспользованный отпуск, а затем приняли его обратно, то при повторном увольнении компенсацию за этот период начислять не нужно. В 1С это отражается через документ Корректировка долга по отпускам (раздел Зарплата и кадры → Отпуска → Корректировка долга).

    Особый случай — если сотрудник был уволен в декабре, а принят обратно в январе. В этом случае:

    • 📅 Предельную базу по взносам (1 917 000 руб. в 2026 г.) нужно учитывать с начала года.
    • 💸 НДФЛ будет удерживаться с первой выплаты, даже если в декабре был произведен окончательный расчет.

    4. Корректировка данных в регистрах и отчетности

    После приема сотрудника необходимо проверить, как изменения отразились в ключевых регистрах 1С:Бухгалтерия 8.3:

    Регистр/Отчет Что проверять Как исправить ошибки
    Сотрудники организаций Наличие двух записей: одна с пометкой «Уволен», вторая — активная. Если записей нет — повторите прием. Если дубль — удалите лишнюю через Все функции → Регистры сведений.
    Начисления сотрудников Отсутствие начислений за период между увольнением и приемом. Если есть лишние начисления — оформите Корректировку зарплаты.
    6-НДФЛ (раздел 2) Даты удержания НДФЛ должны соответствовать фактическим выплатам. При ошибках — перепроведите документы Начисление зарплаты и Выплата зарплаты.
    СЗВ-ТД Наличие записи о приеме (код «ПРИЕМ») с корректной датой. Если записи нет — перепроведите документ Прием на работу.

    Для проверки корректности данных используйте отчет Анализ учета по сотрудникам (Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате). Особое внимание уделите:

    • 🔍 Сальдо по отпускам — если сотрудник не отгулял отпуск до увольнения, стаж должен учитываться.
    • 🔍 Налоговые вычеты — если сотрудник подавал заявление на вычеты (например, стандартные или имущественные), их нужно восстановить вручную.
    💡

    Если сотрудник был уволен и принят обратно в одном налоговом периоде (годе), то предельная база по взносам (1 917 000 руб. в 2026 г.) учитывается совокупно за весь год, а не раздельно по периодам работы.

    5. Ошибки при повторном приеме и способы их исправления

    Даже опытные пользователи 1С:Бухгалтерия 8.3 сталкиваются с типичными ошибками при восстановлении уволенных сотрудников. Рассмотрим самые распространенные:

    ⚠️ Внимание! Если после приема сотрудника в документе Начисление зарплаты не отображаются его данные, проверьте настройки фильтра по подразделениям. Часто проблема кроется в том, что сотрудник прикреплен к другому подразделению, чем то, которое указано в фильтре.

    Ошибка 1: «Сотрудник уже уволен на указанную дату»

    Причина: в регистре Кадровые данные сотрудников осталась запись об увольнении с более поздней датой, чем дата нового приема.

    Решение:

    1. Откройте Все функции → Регистры сведений → Кадровые данные сотрудников.
    2. Найдите запись с датой увольнения, превышающей дату нового приема.
    3. Удалите или откорректируйте запись через документ Кадровый перевод.

    Ошибка 2: Дубль в справочнике «Сотрудники»

    Причина: пользователь создал нового сотрудника вместо восстановления старого.

    Решение:

    • 🔄 Объедините карточки через обработку Поиск и замена дублей (доступна в Сервис → Обслуживание).
    • 📝 Перенесите историю начислений из дубля в основную карточку вручную.

    Ошибка 3: Некорректный расчет стажа для отпуска

    Причина: программа не учитывает предыдущий период работы из-за разрыва более 2 недель.

    Решение:

    • 📅 Вручную скорректируйте дату приема на работу в документе Прием на работу, чтобы разрыв составил менее 14 дней.
    • 🔧 Используйте документ Корректировка стажа (Зарплата и кадры → Корректировка стажа).

    6. Формирование отчетности после повторного приема

    Возвращение сотрудника влияет на несколько видов отчетности. Рассмотрим, какие документы нужно скорректировать:

    1. Отчетность в ПФР и ФСС:

    • 📋 СЗВ-ТД — должна содержать запись о приеме (код «ПРИЕМ») с новой датой. Если отчет уже сдан, подайте корректирующий.
    • 📋 СЗВ-М — сотрудник должен появиться в отчете за месяц, в котором был принят.
    • 📋 4-ФСС — проверьте, что база для начисления взносов на травматизм учитывает новый оклад.

    2. Налоговая отчетность:

    • 📊 6-НДФЛ — в разделе 2 должна быть отражена дата удержания НДФЛ с первой выплаты после приема.
    • 📊 2-НДФЛ/Справка о доходах — если сотрудник был уволен и принят обратно в одном году, справка должна содержать данные за оба периода.

    3. Внутренняя отчетность:

    • 📈 Отчет по фонду оплаты труда — убедитесь, что оклад сотрудника включен в расчет средней зарплаты.
    • 📊 Штатное расписание — если должность или оклад изменились, обновите данные в Справочнике "Штатное расписание".
    💡

    Перед сдачей отчетности проверьте данные сотрудника в отчете Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Он формируется в разделе Зарплата и кадры → Отчеты по кадрам и должен содержать обе записи: об увольнении и новом приеме.

    7. Автоматизация процесса: обработки и внешние отчеты

    Для упрощения работы с повторным приемом сотрудников можно использовать:

    1. Стандартные обработки 1С:

    • 🔧 Проверка и исправление данных кадрового учета — исправляет ошибки в регистрах.
    • 🔧 Поиск и замена дублей — устраняет повторные записи о сотрудниках.
    • 🔧 Анализ учета по сотрудникам — проверяет корректность начислений.

    2. Внешние обработки (доступны на портале 1С:ИТС):

    • 📥 «Кадровый учет: восстановление уволенных» — автоматизирует прием сотрудников с сохранением истории.
    • 📥 «Массовый прием на работу» — удобна, если нужно восстановить нескольких сотрудников.

    3. Настройки для упрощения работы:

    • 🔄 Создайте шаблон документа «Прием на работу» для уволенных сотрудников (через Сервис → Настройки → Шаблоны документов).
    • 📌 Настройте уведомления о повторном приеме в Сервис → Настройки → Уведомления.

    8. Юридические нюансы: что говорит Трудовой кодекс

    При возвращении уволенного сотрудника важно соблюдать нормы Трудового кодекса РФ:

    1. Трудовой договор (ст. 57 ТК РФ):

    • 📜 Если сотрудник возвращается на ту же должность с прежними условиями, можно оформить дополнительное соглашение к старому договору.
    • 📜 Если условия изменились (оклад, график, должность), заключается новый трудовой договор.

    2. Испытательный срок (ст. 70 ТК РФ):

    • ⏳ При повторном приеме в течение года после увольнения устанавливать испытательный срок нельзя.
    • ⏳ Если перерыв составил более года, работодатель вправе назначить испытание.

    3. Трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ):

    • 📖 Если сотрудник был уволен по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ), запись о новом приеме вносится как обычно.
    • 📖 Если увольнение было по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) или сокращению (ст. 81 ТК РФ), уточните у сотрудника, нужна ли ему новая запись (иногда достаточно дополнительного соглашения).
    ⚠️ Внимание! Если сотрудник был уволен по статье 81 ТК РФ (сокращение) и принят обратно в течение 2 месяцев, работодатель обязан восстановить его на прежней должности (ст. 178 ТК РФ). В этом случае оформляется не прием, а отмена увольнения через документ Кадровый перевод с датой, предшествующей увольнению.

    Для отражения этих нюансов в 1С:Бухгалтерия 8.3:

    • Используйте документ Кадровый перевод для изменения условий труда.
    • В документе Прием на работу укажите в поле Основание ссылку на трудовой договор или дополнительное соглашение.
    💡

    При приеме сотрудника после увольнения по сокращению в течение 2 месяцев работодатель обязан вернуть ему прежнюю должность и оклад (ст. 178 ТК РФ). В 1С это отражается через документ Кадровый перевод с датой, предшествующей увольнению.

    FAQ: Частые вопросы о повторном приеме сотрудников

    Можно ли принять сотрудника обратно, если он был уволен за прогул?

    Да, но с оговорками. Если увольнение по ст. 81 ТК РФ (прогул) было оформлено корректно, повторный прием возможен только по новому трудовому договору. Предыдущая запись об увольнении остается в трудовой книжке. В 1С создайте нового сотрудника с пометкой «Повторный прием после увольнения по статье».

    Как в 1С отразить возвращение сотрудника, если он уволился в декабре, а принят обратно в январе?

    В этом случае:

    1. Создайте документ Прием на работу с датой января.
    2. В документе Начисление зарплаты за декабрь проверьте, чтобы сотрудник не числился в списке (если расчет был окончательный).
    3. При формировании 6-НДФЛ за год укажите дату удержания НДФЛ в январе (даже если декабрьская зарплата была выплачена в декабре).

    Предельную базу по взносам (1 917 000 руб. в 2026 г.) учитывайте с января, так как декабрьские начисления закрыты.

    Что делать, если после приема сотрудника в 1С не отображаются его начисления за прошлые периоды?

    Это означает, что история начислений не связана с новой записью о приеме. Решение:

    1. Откройте Регистр накопления "Начисления сотрудников" (Все функции → Регистры накопления).
    2. Найдите записи по сотруднику и проверьте поле Период действия.
    3. Если периоды разорваны, создайте документ Корректировка зарплаты и перенесите данные вручную.
    Нужно ли сдавать корректирующий СЗВ-ТД, если сотрудник был принят обратно?

    Да, если:

    • 🔹 Отчет СЗВ-ТД за месяц увольнения уже был сдан в ПФР.
    • 🔹 Сотрудник был принят обратно в том же месяце, когда был уволен.

    В корректирующем отчете укажите:

    • 📅 Дату увольнения (с кодом «УВОЛ»).
    • 📅 Дату приема (с кодом «ПРИЕМ»).

    Если прием произошел в следующем месяце, корректировка не требуется — достаточно подать новый отчет с записью о приеме.

    Как в 1С отразить компенсацию за неиспользованный отпуск, если сотрудник вернулся?

    Если при увольнении сотрудник получил компенсацию за отпуск, а затем был принят обратно, то:

    1. Создайте документ Корректировка долга по отпускам (Зарплата и кадры → Отпуска).
    2. Укажите сумму компенсации со знаком «минус» (как возвращенную).
    3. В документе Начисление отпуска при следующем уходе сотрудника в отпуск укажите, что дни компенсированы ранее.

    Это позволит избежать двойного начисления компенсации при будущем увольнении.