Списание товара в 1С: полная инструкция с примерами и проводками

Списание товаров в 1С:Предприятие — рутинная, но критически важная операция для любого бизнеса. Ошибки здесь обходятся дорого: от искажения остатков на складе до проблем с налоговой отчётностью. Эта статья поможет разобраться, как правильно оформить списание в разных версиях 1С (8.3, 8.2, УТ 11, БП 3.0), какие документы использовать, и как избежать типичных ошибок при работе с товарными запасами, браком или уценкой.

Мы детально разберём:

• 📄 Какие документы нужны для списания в зависимости от причины (порча, истечение срока годности, кража)
• 🔄 Как списание отражается в бухгалтерском и налоговом учёте (с проводками)
• ⚠️ Типичные ошибки, из-за которых «сходятся» остатки в 1С, но не сходятся с фактическим наличием
• 🔧 Нюансы работы с серийными номерами, партиями и характеристиками товаров

Инструкция подойдёт как для начинающих пользователей 1С, так и для опытных бухгалтеров, которые хотят систематизировать знания. Все примеры приведены для актуальных релизов 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерия 3.0, но принципы применимы и к другим конфигурациям.

1. Когда требуется списание товара: законные основания

Списание товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в 1С должно иметь документально подтверждённую причину. Без неё операция может быть признана налоговой инспекцией необоснованной, что приведёт к доначислению налогов. Вот законные основания для списания:

• 🗑️ Истечение срока годности — актуально для продуктов питания, лекарств, косметики. Требуется акт списания с указанием даты окончания срока.
• 🔥 Порча или боя — например, бьющиеся товары (стекло, керамика) или продукты, испорченные при хранении.
• 🚨 Кража или недостача — только после инвентаризации и составления акта о недостаче (форма ТОРГ-16).
• 📉 Уценка до нулевой стоимости — если товар морально устарел (например, электроника прошлых поколений).
• 🔄 Пересортица — когда товар потерял первоначальные свойства (например, одежда с дефектами после стирки).

Важно: для налогового учёта списание должно быть экономически обоснованным. Например, если вы списываете товар как «испорченный», но не можете предъявить акт о браке или фото-дефекты, налоговая может не признать расходы.

⚠️ Внимание: Списание товаров без документального подтверждения (актов, фотографий, заключений экспертизы) может быть расценено как сокрытие доходов. В 1С такие операции лучше проводить через документ «Прочее списание товаров» с прикреплёнными сканами подтверждающих документов.

2. Документы для списания в 1С: какой выбрать?

В 1С есть несколько документов для списания, и выбор зависит от причины и конфигурации программы. Рассмотрим основные:

Документ в 1С	Когда использовать	Особенности
Списание товаров	Порча, истечение срока годности, пересортица	Формирует проводки по счёту 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Инвентаризация товаров + Списание товаров	Недостача по результатам инвентаризации	Сначала фиксируется недостача, затем списывается
Оприходование товаров (с отрицательным количеством)	Ручная корректировка остатков (не рекомендуется!)	Может нарушить учётную политику, лучше использовать специализированные документы
Прочее списание товаров	Универсальный документ для любых случаев	Позволяет указать статью затрат и счёт учёта

В 1С:Управление торговлей 11 чаще всего используется документ Списание товаров (раздел Склад → Списание товаров). В 1С:Бухгалтерия 3.0 аналогичный документ находится в разделе Склад → Товары → Списание товаров.

Проверить остатки товара по регистру Товары на складах

Собрать подтверждающие документы (акты, фото, экспертные заключения)

Определить статью затрат (например, «Потери от порчи»)

Указать ответственное лицо (кладовщик, бухгалтер)

Проверить настройки учёта НДС для списываемого товара-->

3. Пошаговая инструкция: как списать товар в 1С 8.3

Рассмотрим процесс на примере 1С:Управление торговлей 11.5. Аналогичные действия применимы и к другим конфигурациям с незначительными отличиями.

Шаг 1. Откройте документ списания

Перейдите в раздел Склад → Списание товаров и нажмите «Создать». В открывшемся окне укажите:

• 📅 Дата документа — дата фактического списания (важно для корректного отражения в отчётности).
• 🏠 Склад — место хранения списываемого товара.
• 📝 Статья затрат — выберите из справочника (например, «Потери от порчи» или «Естественная убыль»).

Шаг 2. Добавьте товары в табличную часть

Нажмите «Добавить» и выберите товары из справочника. Заполните поля:

• 📦 Номенклатура — название товара.
• 🔢 Количество — сколько единиц списываете.
• 💰 Сумма — автоматически рассчитывается по себестоимости (можно скорректировать вручную при необходимости).
• 📌 Партия/Серийный номер — если ведётся партионный учёт.

Шаг 3. Укажите дополнительную информацию

На вкладке «Дополнительно» можно:

• 📎 Прикрепить сканы документов (акты, фото).
• 💬 Добавить комментарий (например, «Списание по акту №12 от 15.05.2026»).
• 🔄 Указать счёт затрат (по умолчанию 94, но может быть 20, 26, 44 в зависимости от учётной политики).

Шаг 4. Проведите и распечатайте документ

Нажмите «Провести и закрыть». После проведения документ сформирует:

• 📄 Печатную форму акта списания (можно распечатать и подписать).
• 🔄 Проводки в бухгалтерском и налоговом учёте.

Что будет, если не указать статью затрат?

Если не выбрать статью затрат, документ всё равно проведётся, но:

1. В бухгалтерском учёте списание может попасть на неправильный счёт (например, 91.2 вместо 94).

2. В аналитических отчётах (например, «Анализ затрат») операция не будет корректно классифицирована.

3. Налоговая инспекция может запросить пояснения, почему расходы не обоснованы.

4. Проводки при списании товара: бухгалтерский и налоговый учёт

Списание товара всегда отражается в учёте проводками. Их вид зависит от причины списания и учётной политики организации. Рассмотримные варианты:

4.1. Списание по причине порчи или истечения срока годности

В этом случае товар списывается на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем относится на финансовые результаты (счёт 91.2) или на виновных лиц (счёт 73).

Дебет 94 Кредит 41.01 — списана себестоимость испорченного товара
Дебет 91.2 Кредит 94 — потери от порчи списаны на прочие расходы

4.2. Списание недостачи по результатам инвентаризации

Если недостача выявлена при инвентаризации, сначала фиксируется разница между фактическими и учётными остатками, а затем списывается:

Дебет 94 Кредит 41.01 — отражена недостача товара
Дебет 73.02 Кредит 94 — недостача отнесена на виновное лицо (если виновник установлен)
или
Дебет 91.2 Кредит 94 — недостача списана на расходы (если виновник не установлен)

4.3. Списание товара при уценке до нулевой стоимости

Если товар уценяется до нуля (например, морально устаревшая электроника), его стоимость списывается на расходы:

Дебет 91.2 Кредит 41.01 — списана остаточная стоимость уценённого товара

Важно: Если товар списывается как брак по вине поставщика, сначала оформляется претензия (документ «Претензия поставщику» в 1С), и только после её удовлетворения (или отказа) товар списывается на расходы.

⚠️ Внимание: При списании товаров с НДС необходимо корректировать налоговые обязательства. В 1С это делается автоматически при проведении документа, но если НДС был принят к вычету ранее, требуется восстановить его (проводка Дебет 91.2 Кредит 68.02).

5. Типичные ошибки при списании и как их избежать

Ошибки при списании товаров в 1С могут привести к расхождениям в учёте, проблемам с налоговой и даже штрафам. Вот самые распространённые:

• 🔴 Списание без документального подтверждения — отсутствуют акты, фото или заключения экспертизы. Как избежать: всегда прикрепляйте сканы к документу в 1С.
• 🔴 Неправильный выбор статьи затрат — например, списание брака на статью «Естественная убыль». Как избежать: заведите в справочнике отдельные статьи для каждого типа потерь.
• 🔴 Списание по нулевой стоимости — если товар числится в учёте по себестоимости 0 руб. Как избежать: проверяйте остатки по регистру Товары на складах перед списанием.
• 🔴 Игнорирование партионного учёта — списание без указания партии, если учёт ведётся по партиям. Как избежать: используйте отчёт «Анализ доступности товаров по партиям» перед списанием.
• 🔴 Несвоевременное списание — например, списание просроченного товара через полгода после истечения срока. Как избежать: настройте в 1С напоминания о приближении срока годности (модуль «Контроль сроков годности»).

Ещё одна частая ошибка — списывание товаров, которые уже были проданы или перемещены. Это происходит, если не обновлены остатки перед списанием. Чтобы избежать такой ситуации, всегда проверяйте:

1. Остатки по регистру Товары на складах (отчёт «Ведомость по товарам на складах»).
2. Движения документа списания (кнопка «Дт/Кт» в форме документа).
3. Сопоставление с данными инвентаризации (если списание связано с недостачей).

6. Особенности списания в разных конфигурациях 1С

Процесс списания товара может отличаться в зависимости от конфигурации 1С. Рассмотрим ключевые нюансы для популярных решений.

6.1. 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 списание оформляется документом Списание товаров (раздел Склад). Особенности:

• 📌 Поддерживается списание по сериям, характеристикам и дополнительным реквизитам.
• 📊 Автоматически формируется отчёт «Ведомость по товарам к списанию».
• 🔄 Интеграция с 1С:Бухгалтерией: проводки передаются автоматически при обмене данными.

6.2. 1С:Бухгалтерия 3.0

В БП 3.0 списание оформляется документом Списание товаров (раздел Склад → Товары). Отличия от УТ 11:

• 💰 Больше внимания уделяется бухгалтерским проводкам и налоговому учёту.
• 📑 Поддерживаются печатные формы для налоговой отчётности (например, акт на списание ТМЦ).
• 🔧 Настройки учёта НДС более гибкие (можно выбрать, восстанавливать НДС или нет).

6.3. 1С:Розница

В 1С:Розница списание оформляется документом Списание товаров (раздел Товары → Списание). Особенности:

• 🛒 Поддерживается списание с розничных складов (магазинов).
• 📦 Учитываются особенности розничной торговли (например, списание упаковки).
• 💳 Интеграция с кассовым оборудованием (можно списывать товары прямо с кассы).

⚠️ Внимание: В 1С:ERP списание товаров может требовать дополнительного согласования (например, через модуль «Управление затратами»). Перед списанием проверьте настройки прав доступа в вашей конфигурации.

7. Автоматизация списания: как уменьшить ручную работу

Ручное списание товаров — трудоёмкий процесс, особенно если речь идёт о большом количестве позиций. В 1С есть инструменты для автоматизации:

• 🤖 Регламентные задания — можно настроить автоматическое списание просроченных товаров (например, раз в месяц).
• 📊 Отчёты по срокам годности — в 1С:УТ 11 есть отчёт «Контроль сроков годности», который показывает товары, требующие списания.
• 🔄 Обмен данными с WMS-системами — если на складе используется WMS, списание можно инициализировать прямо из складской системы.
• 📌 Штрихкодирование — списание по штрихкодам ускоряет процесс (особенно актуально для розницы).

Пример настройки регламентного задания для автоматического списания:

1. Перейдите в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание с типом «Списание товаров».
3. Укажите параметры отбора (например, «Срок годности истёк»).
4. Настройте расписание (например, каждое 1-е число месяца).
5. Укажите ответственного пользователя, который будет подтверждать списание.

Важно: Автоматическое списание должно быть согласовано с учётной политикой. Например, если в вашей организации требуется подпись директора на актах списания, полная автоматизация может быть невозможна.

8. Проверка корректности списания: отчёты и контроль

После списания товара необходимо убедиться, что операция отражена корректно. Для этого в 1С есть несколько полезных отчётов:

• 📈 Ведомость по товарам на складах — показывает остатки до и после списания.
• 💰 Карточка счёта 41.01 — отображает все движения по товарам (приход, расход, списание).
• 📊 Анализ субконто — если ведётся учёт по партиям или серийным номерам.
• 📑 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94 — для контроля списания на потери.

Пример проверки:

1. Откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» (Отчёты → Склад → Ведомость по товарам).
2. Установите фильтр по складу и номенклатуре списанного товара.
3. Проверьте, что количество товара уменьшилось на списанную величину.
4. Сверьте данные с актом списания.

Если расхождения, проверьте:

• 🔍 Правильность заполнения документа списания (особенно поля «Количество» и «Склад»).
• 🔄 Наличие других документов, которые могли изменить остатки (например, перемещения или продажи).
• 📌 Корректность проводок (кнопка «Дт/Кт» в документе списания).

⚠️ Внимание: Если после списания остатки товара в 1С стали отрицательными, это признак ошибки. Чаще всего такое происходит, если:

• Товар был списан дважды.
• Не учтено предыдущее перемещение или продажа.
• В документе списания указано количество, превышающее фактические остатки.

FAQ: Частые вопросы по списанию товара в 1С

Можно ли списать товар без акта?

Технически в 1С документ списания проведётся и без прикреплённого акта, но это нарушает требования бухгалтерского и налогового учёта. Без документального подтверждения (акта, фото, экспертного заключения) налоговая инспекция может не признать расходы, что приведёт к доначислению налогов. Рекомендуем всегда прикреплять сканы подтверждающих документов к электронной копии акта списания в 1С.

Как списать товар, если он числится по нулевой себестоимости?

Если товар учтён по нулевой стоимости (например, был оприходован по ошибке или получен безвозмездно), списывать его нужно документально, но в бухгалтерском учёте это не отразится на расходах. В 1С:

1. Создайте документ «Списание товаров».
2. Укажите количество и номенклатуру.
3. В поле «Сумма» оставьте 0 руб.
4. В комментарии укажите причину (например, «Списание неликвида по нулевой стоимости»).

Проводки в этом случае не формируются, но документ фиксирует факт списания.

Что делать, если списанный товарSuddenly оказался на складе?

Если товар был списан по ошибке, ноLater обнаружен на складе, необходимо:

1. Оформить документ «Оприходование товаров» на найденное количество (с указанием причины «Возврат ранее списанного товара»).
2. Связать его с документом списания (указать в комментарии номер акта списания).
3. Скорректировать бухгалтерские проводки (если списание уже отразилось на расходах).

Если списание было в прошлом периоде, может потребоваться внесение исправлений в бухгалтерскую отчётность.

Как списать товар с серийными номерами?

При списании товаров с серийными номерами в 1С необходимо:

1. В документе «Списание товаров» выбрать номенклатуру с типом «Серийный учёт».
2. Нажать «Заполнить серийные номера» и указать конкретные номера списываемых единиц.
3. Если серийные номера не указаны, 1С спишет товар «вслепую», что может привести к расхождениям при дальнейшей продаже или инвентаризации.

Для контроля используйте отчёт «Серийные номера товаров» (Отчёты → Склад → Серийные номера).

Можно ли списать товар задним числом?

Технически в 1С можно создать документ списания с любой датой, но это чревато:

• 🔴 Искажением отчётности за прошлые периоды.
• 🔴 Проблемами при сдаче налоговой отчётности (если списание повлияло на налоговую базу).
• 🔴 Расхождениями с данными инвентаризации.

Если необходимо списать товар retroactively, лучше:

1. Оформить списание текущей датой.
2. В комментарии указать фактическую дату списания.
3. При необходимости скорректировать отчётность дополнительными проводками.