Акт сверки взаимных расчётов — это не просто формальность, а ключевой документ для подтверждения долгов между вами и контрагентом. В 1С:Торговля и Склад (ред. 11.4 и 11.5) его формирование занимает всего несколько минут, но многие пользователи сталкиваются с ошибками: от отсутствия данных в отчёте до некорректного отображения остатков. Эта статья поможет разобраться, как правильно создать акт сверки, настроить его под нужды вашей компании и избежать типичных проблем.

Мы рассмотрим два основных способа формирования акта: через стандартный отчёт «Акт сверки расчётов» и с помощью обработки «Печатные формы документов» (если требуется нестандартный шаблон). Также вы узнаете, как исправить расхождения в остатках, экспортировать акт в Excel и Word, и почему иногда суммы в акте не сходятся с бухгалтерскими данными. В конце статьи — уникальный чек-лист для проверки акта перед отправкой контрагенту.

1. Подготовка к формированию акта сверки: проверка данных в 1С

Прежде чем создавать акт, убедитесь, что в базе 1С:Торговля корректно отражены все операции с контрагентом. Чаще всего ошибки в акте сверки возникают из-за:

  • 📄 Непроводённых документов (накладные, платежки, корректировки)
  • 🔄 Незакрытых авансов или предоплат
  • 📅 Несовпадения дат в документах и фактических платежах
  • 👥 Ошибок в карточке контрагента (неверный ИНН, договор)

Проверить актуальность данных можно через отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (раздел Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость). Выберите счёт расчётов (обычно 60.01 или 62.01) и укажите нужного контрагента. Если остатки не сходятся с вашими ожиданиями, ищите ошибку в последних документах.

💡

Если в акте сверки не отображаются платежи, проверьте, привязаны ли они к конкретному договору с контрагентом. В 1С платежи без указания договора могут "зависать" в общем остатке.

⚠️ Внимание: Если вы работаете с 1С:ERP или 1С:КА 2.4, алгоритм формирования акта сверки может отличаться. В этих конфигурациях используется механизм «Регламентированные отчёты», и шаблоны акта хранятся в разделе Администрирование → Печатные формы.

2. Способ 1: Формирование акта через стандартный отчёт

Это самый быстрый метод, подходящий для большинства пользователей. Инструкция актуальна для 1С:Торговля и Склад 11.4/11.5:

  1. Перейдите в раздел Отчёты → Акт сверки расчётов.
  2. В поле «Контрагент» выберите организацию, с которой сверяетесь. Если список пуст, проверьте, добавлен ли контрагент в справочник Контрагенты.
  3. Укажите «Договор» (если с контрагентом заключено несколько соглашений).
  4. Задайте «Период» — дату, на которую нужно сформировать акт. По умолчанию ставится текущая дата.
  5. Нажмите Сформировать. Система автоматически подтянет все операции за выбранный период.

Если акт пустой или содержит неполные данные, проверьте:

  • 🔍 Фильтры по организациям (возможно, выбран не тот юрлицо)
  • 📌 Настройки учёта (в карточке договора должен быть указан правильный счёт расчётов)
  • 🗓️ Даты документов (операции вне указанного периода не попадут в акт)

Проверить проводки последних платежей|Убедиться, что все накладные проведены|Сверить остатки по счёту 60/62|Проверить корректность ИНН контрагента|Выбрать нужный договор (если их несколько)-->

3. Способ 2: Создание акта через печатные формы (для нестандартных шаблонов)

Если стандартный акт не подходит (например, требуется логотип компании или дополнительные реквизиты), используйте обработку «Печатные формы документов»:

  1. Откройте любой документ расчётов с контрагентом (например, реализацию или платежку).
  2. Нажмите Печать → Акт сверки расчётов.
  3. В открывшемся окне выберите «Настроить», чтобы изменить шаблон:
    • Добавьте логотип через Вставить → Картинка.
    • Измените шрифты или цвета в разделе Форматирование.
    • Настройте вывод дополнительных реквизитов (например, банковские реквизиты).
  4. Сохраните шаблон под уникальным именем (например, Акт сверки (с лого)).

    5. Готовый шаблон можно экспортировать в файл (.mxl) и использовать на других рабочих местах. Для этого в окне печатной формы нажмите Файл → Сохранить как.

    Как вернуть стандартный шаблон акта сверки?

    Если после редактирования шаблон "сломался", удалите его в списке печатных форм (Администрирование → Печатные формы → Акт сверки расчётов) и перезагрузите 1С. Система восстановит стандартный вариант.

    4. Типичные ошибки и как их исправить

    Даже опытные пользователи сталкиваются с проблемами при формировании акта сверки. Вот самые распространённые из них и способы решения:

    Ошибка Причина Решение
    В акте не отображаются платежи Платежи не привязаны к договору или счёту Откройте платежку и проверьте поля Договор и Счёт расчётов
    Суммы в акте не сходятся с бухгалтерией Разные периоды закрытия месяца Сверьте даты в настройках учёта (Администрирование → Настройки программы → Учётная политика)
    Акт пустой, хотя есть операции Неверно указан контрагент или договор Проверьте фильтры в отчёте и карточку контрагента
    Отрицательные остатки в акте Ошибка в проводках (например, двойное списание) Просмотрите движения документа через Действия → Показать проводки

    Если проблема не решена, воспользуйтесь отладчиком 1С (для опытных пользователей). Запустите 1С в режиме Конфигуратор, откройте отчёт Акт сверки расчётов и нажмите Отладка → Начать отладку. Это поможет выявить, на каком этапе формирования возникает ошибка.

    ⚠️ Внимание: В 1С:Торговля 11.4.12+ изменился алгоритм rounding сумм в актах сверки. Теперь округление происходит по правилам бухучёта (до копеек), а не математическим (до рублей). Если вам нужно вернуть старое поведение, обратитесь к программисту для правки конфигурации.

    5. Экспорт акта сверки в Excel и Word

    Чтобы отправить акт контрагенту в удобном формате, экспортируйте его в Excel или Word:

    • 📊 В Excel: В окне акта нажмите Ещё → Выгрузить в Excel. Файл откроется с сохранением структуры таблицы.
    • 📝 В Word: Используйте Печать → Сохранить как → Microsoft Word. Для корректного отображения установите шрифт Arial или Times New Roman.
    • 📎 В PDF: Нажмите Печать → Печать в файл → PDF. Это удобно для отправки по email.

    При экспорте в Excel проверьте:

    • 🔢 Формат ячеек (суммы должны быть в числовом формате, а не текстовом).
    • 📌 Защиту листа (если нужно запретить редактирование).
    • 📊 Автофильтры (добавьте их для удобства работы контрагента).

Excel|Word|PDF|Печатный вариант|Другой-->

6. Автоматизация: как ускорить создание актов сверки

Если вам приходится формировать акты для десятков контрагентов, настройте пакетное создание:

  1. Создайте групповую обработку через Администрирование → Поддержка и обслуживание → Групповая обработка справочников и документов.
  2. Выберите объект Контрагенты и добавьте фильтр (например, по группе Поставщики).
  3. В действиях укажите Формировать акт сверки и настройте параметры (период, шаблон).
  4. Запустите обработку — система сгенерирует акты для всех выбранных контрагентов.

Для ещё большей автоматизации используйте регламентные задания:

  • 📅 Настройте ежемесячное формирование актов через Администрирование → Регламентные задания.
  • 📧 Автоматически отправляйте акты по email с помощью обработки Пакетное формирование и отправка писем.
  • 🔄 Интегрируйте 1С с Диадок или Контур.Диадок для обмена актами в электронном виде.
💡

Автоматизация формирования актов сверки экономит до 70% времени бухгалтера, особенно в компаниях с большим числом контрагентов (50+).

7. Проверка акта перед отправкой: чек-лист

Перед тем как отправить акт контрагенту, обязательно проверьте:

Сверены ли остатки по счёту 60/62?|Все ли документы проведены?|Корректны ли реквизиты компании (ИНН, КПП)?|Указан ли период формирования акта?|Прикреплены ли печать и подпись (если нужны)?|Проверены ли суммы на округление?-->

Если акт отправляется впервые, сопроводите его письмом с пояснениями. Пример текста:

Уважаемые коллеги!

Направляем акт сверки взаимных расчётов по договору №___ от ___ на сумму ___ руб.

Просим подтвердить корректность данных или сообщить о расхождениях в течение 3 рабочих дней.

С уважением, [ваше имя]

FAQ: Частые вопросы по актам сверки в 1С

Можно ли сформировать акт сверки за произвольный период, а не только на текущую дату?

Да, в настройках отчёта Акт сверки расчётов вы можете указать любую дату в поле «на дату». Например, если нужно сформировать акт на 31 декабря прошлого года, просто выберите эту дату в календаре. Главное, чтобы все документы за этот период были проведены в базе.

Почему в акте сверки сумма долга не совпадает с данными бухгалтерии?

Расхождения обычно возникают из-за:

  1. Непроводённых документов (проверьте через Оборотно-сальдовую ведомость).
  2. Разных методов учёта (например, в бухгалтерии используется ФИФО, а в торговле — По средней).
  3. Ошибок в ручных проводках (просмотрите движения по счёту 60.01 или 62.01).

Если разница критичная, сверьтесь с главной книгой (Отчёты → Главная книга).

Как добавить в акт сверки логотип компании и дополнительные реквизиты?

Используйте обработку Печатные формы документов:

  1. Откройте любой документ расчётов с контрагентом.
  2. Нажмите Печать → Акт сверки расчётов → Настроить.
  3. В редакторе добавьте логотип через Вставка → Картинка.
  4. Добавьте нужные реквизиты (например, банковские счета) в шапку или подвал документа.
  5. Сохраните шаблон под новым именем.

Для массового применения шаблона настройте его как шаблон по умолчанию в Администрирование → Печатные формы.

Можно ли в 1С сформировать акт сверки по нескольким договорам с одним контрагентом?

Да, но стандартный отчёт Акт сверки расчётов формируется по одному договору. Чтобы объединить данные:

  1. Сформируйте отдельные акты по каждому договору.
  2. Экспортируйте их в Excel.
  3. Объедините данные в одном файле с помощью функции Консолидация.

Alternatively, используйте внешнюю обработку (например, «Акт сверки по нескольким договорам» из каталога 1С-совместимых решений).

Как исправить ошибку «Не найден шаблон печатной формы» при формировании акта?

Эта ошибка возникает, если:

  • Шаблон был удалён или повреждён.
  • Не установлены права доступа на печатные формы.
  • Используется неактуальная версия конфигурации.

Решение:

  1. Восстановите шаблон из резервной копии (Администрирование → Печатные формы → Восстановить).
  2. Обновите конфигурацию через Конфигуратор → Обновление конфигурации.
  3. Проверьте права пользователя в Администрирование → Пользователи (должна быть галочка Использование печатных форм).