Инструкция: как посмотреть сотрудников в 1С

Работа с кадровым учетом в системах 1С:Предприятие требует четкого понимания структуры хранения данных. Пользователи часто сталкиваются с необходимостью быстро найти информацию о конкретном работнике, проверить его текущий статус или проанализировать кадровую историю всего штата. В интерфейсе современных конфигураций, таких как 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Кадры, реализовано несколько способов просмотра сведений о физических лицах, каждый из которых решает свои задачи.

Существует принципиальная разница между просмотром списка физических лиц и просмотром списка именно сотрудников, принятых в организацию. Физическое лицо — это справочник людей, с которыми организация когда-либо взаимодействовала, тогда как Сотрудник — это запись о трудовом договоре, привязанном к конкретному периоду времени. Непонимание этой разницы часто приводит к ошибкам при формировании отчетов или начислении заработной платы. В данной статье мы разберем, как корректно работать с этими данными в различных версиях интерфейса.

Навигация по кадровым данным может осуществляться через стандартные разделы меню, использование глобального поиска или специализированные отчеты. Выбор конкретного метода зависит от того, ищете ли вы одного человека по фамилии или вам нужен сводный список всего подразделения для проведения массовых операций. Важно учитывать права доступа пользователя, так как некоторые разделы могут быть скрыты для рядовых исполнителей.

Различия между физическими лицами и сотрудниками

Первым шагом к грамотной работе с кадрами является понимание архитектуры данных. В системе Справочник"Физические лица" хранит уникальные записи о людях: паспортные данные, ИНН, СНИЛС и адрес проживания. Один человек может быть записан здесь только один раз, даже если он работал в компании десять лет назад, ушел и вернулся снова.

В то же время, раздел Сотрудники содержит информацию о трудовых отношениях. Здесь фиксируются даты приема, увольнения, перевода и изменения условий труда. Если работник увольняется и принимается вновь, в справочнике физических лиц запись остается прежней, а в списке сотрудников появляется новая карточка с новым периодом действия.

• 👤 Физическое лицо — это паспорт и личные данные, неизменные в рамках системы.
• 💼 Сотрудник — это трудовая функция, должность и период работы в конкретной организации.
• 📅 Кадровая история — цепочка документов, привязанных к карточке сотрудника.

⚠️ Внимание: При поиске уволенных работников не ищите их в текущем списке активных сотрудников. Необходимо включить отображение архивных записей или искать через общий справочник физических лиц, где история сохраняется бессрочно.

Поиск сотрудника через раздел"Кадры"

Основной инструмент для работы со штатным расписанием и личным составом находится в разделе Кадры. В типовых конфигурациях ЗУП 3.1 и Кадры 3.1 этот пункт меню вынесен на главную панель навигации. Для просмотра полного списка необходимо перейти по пути Кадры → Сотрудники → Сотрудники.

Открывшийся список по умолчанию показывает только тех работников, с которыми действуют трудовые договоры на текущую дату. Это сделано для удобства повседневной работы бухгалтера или кадровика, чтобы не загромождать экран данными об уволенных. Однако интерфейс позволяет гибко настраивать отображаемые данные.

В верхней части списка расположена панель отборов. Здесь можно фильтровать сотрудников по подразделениям, должностям или статусу. Если вам нужно найти человека, который был принят в прошлом году, но уже уволен, используйте кнопку Показать историю или настройте отбор по дате увольнения.

Двойной щелчок по строке с фамилией открывает карточку сотрудника. Внутри вы увидите вкладки с основной информацией, плановыми начислениями и графиками работы. Именно здесь формируется Кадровая история, доступная для просмотра в хронологическом порядке.

Просмотр карточки и кадровой истории

Карточка сотрудника является центральным узлом, где собираются все данные о трудовом пути человека в компании. При открытии формы вы попадаете на вкладку Основное, где отображаются ФИО, дата рождения и текущая должность. Для глубокого анализа необходимо переключиться на вкладку Кадровая история.

На этой вкладке представлен список всех кадровых документов, проведенных по данному работнику. Система автоматически выстраивает их в хронологическую цепочку. Вы можете увидеть приказы о приеме, переводах на другую должность, изменениях оклада и увольнении.

Вид документа	Назначение	Влияние на расчеты
Прием на работу	Начало трудовых отношений	Запуск начисления зарплаты
Перевод	Изменение должности или отдела	Изменение статьи затрат и оклада
Изменение оплаты	Корректировка тарифной ставки	Пересчет будущих начислений
Увольнение	Прекращение договора	Формирование расчетного листа

Каждая строка в истории является ссылкой на исходный документ. Нажав на нее, вы откроете форму приказа, где можно проверить основания, подписанты и введенные данные. Это критически важно при аудите кадрового делопроизводства.

Использование отчетов для анализа списков

Когда требуется получить сводную информацию не по одному человеку, а по целому отделу или организации в целом, удобнее использовать механизмы отчетности. Стандартные списки хороши для оперативной работы, но отчеты дают возможность выгрузки данных в удобном табличном виде.

В разделе Отчеты группы Кадры или Персонифицированные сведения находятся мощные инструменты анализа. Например, отчет Список сотрудников позволяет вывести данные с детализацией по любым реквизитам: от стажа работы до текущего состояния военного учета.

Главное преимущество отчетов — возможность настройки группировок и отборов. Вы можете сгруппировать список по подразделениям, чтобы увидеть численность каждого отдела, или отфильтровать только тех сотрудников, у которых истекает срок трудового договора в текущем месяце.

⚠️ Внимание: Интерфейс и названия отчетов могут отличаться в зависимости от версии конфигурации (ЗУП 2.5, ЗУП 3.1, Кадры 3.1). Если вы не находите нужный отчет в стандартном меню, проверьте раздел"Дополнительные отчеты и обработки".

Для формирования сложной выборки используйте кнопку Настройки в отчете. Здесь можно добавить поля, которые не отображаются в стандартном списке сотрудников, например, номер телефонного аппарата или дату окончания повышения квалификации.

Как выгрузить список в Excel?

В форме отчета нажмите кнопку"Еще" в верхнем меню, выберите пункт"Сохранить как" или"Вывести список", затем укажите формат файла XLSX или CSV.

Глобальный поиск и быстрые способы нахождения

В больших организациях, где штат превышает несколько сотен человек, ручная прокрутка списков становится неэффективной. Для таких случаев в платформе 1С:Предприятие реализован механизм глобального поиска. Он позволяет находить объекты метаданных по любому часть наименования или реквизиту.

Активировать поиск можно нажатием клавиши F3 или щелчком по значку лупы в верхней панели интерфейса. Введите фамилию сотрудника, и система предложит варианты из всех доступных справочников. Это особенно полезно, когда вы не помните точно, в каком подразделении числится работник.

Результаты поиска ранжируются по релевантности. Если в системе есть несколько людей с одинаковой фамилией, поиск покажет их всех, дополнив именем и отчеством для идентификации. Переход к найденному объекту осуществляется двойным кликом.

• 🔍 Быстрый поиск срабатывает сразу при вводе первых букв фамилии.
• 📂 Контекстный поиск ищет только внутри открытого в данный момент раздела.
• 📝 Поиск по реквизитам позволяет найти человека по номеру паспорта или ИНН.

Использование горячих клавиш значительно ускоряет работу оператора. Запомните комбинацию Ctrl+F для вызова поиска внутри текущего списка и F3 для глобального поиска по всей базе.

Настройка отображения и работа с архивом

По умолчанию система скрывает уволенных сотрудников, чтобы не захламлять рабочее пространство. Однако для кадрового делопроизводства доступ к архиву обязателен. Управление видимостью записей осуществляется через настройки списка.

В форме списка сотрудников найдите кнопку Еще или значок шестеренки. В выпадающем меню выберите пункт Изменить форму или Настройки. Здесь можно снять галочку с фильтра"Только действующие" или явно указать период, за который нужно показать данные.

Также можно настроить состав отображаемых колонок. Добавьте поля"Дата увольнения" или"Основание увольнения", чтобы сразу видеть статус работника в общем списке. Это избавляет от необходимости открывать карточку каждого человека для проверки его активности.

Для массового просмотра личных дел уволенных сотрудников удобнее использовать отдельный отчет или создать свой вариант отбора в списке, установив условие"Дата увольнения" между двумя датами.

⚠️ Внимание: Права доступа могут ограничивать возможность просмотра данных уволенных сотрудников или доступа к персональным данным (ПДн). Если вы не видите нужных полей, обратитесь к администратору базы для расширения прав.

Почему я не вижу сотрудника в списке, хотя знаю, что он работает?

Скорее всего, в списке установлен отбор по подразделению, отличному от того, где числится работник, или включен фильтр"Только действующие", а документ о приеме еще не проведен датой, меньшей или равной текущей. Проверьте дату начала действия документа о приеме.

Как посмотреть сотрудников, которые были приняты в прошлом году?

Используйте отчет"Список сотрудников" с настройкой отбора по дате приема. Установите период с 1 января по 31 декабря нужного года. В обычном списке сотрудников это сделать сложнее, так как он ориентирован на текущее состояние.

Можно ли посмотреть фото сотрудника в 1С?

Да, если в карточке физического лица или сотрудника было загружено изображение. Обычно оно отображается в левой части формы карточки. Для массового просмотра фото в списке необходимо добавить соответствующее поле в настройки отображения колонок.

В чем разница между 1С:ЗУП и 1С:Кадры при просмотре сотрудников?

Визуально интерфейсы очень похожи, так как используют общую подсистему кадров. Основное отличие в наборе доступных отчетов и детализации финансовых данных. В ЗУП карточка сотрудника содержит больше вкладок, связанных с оплатой труда и удержаниями.