Работа с кадровым учетом в 1С часто требует оперативно получать данные о вакантных ставках — будь то для планирования найма, анализа штатного расписания или подготовки отчетности. Однако не все пользователи знают, где именно в программе хранится эта информация и как ее быстро извлечь. В зависимости от конфигурации (1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, 1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:ERP) пути доступа к свободным ставкам могут отличаться, а иногда данные приходится "вытягивать" через отчеты или дополнительные обработки.

В этой статье мы разберем 5 рабочих способов просмотра свободных ставок — от стандартных отчетов до SQL-запросов для опытных пользователей. Вы узнаете, как фильтровать данные по подразделениям, должностям или периодам, а также как избежать типичных ошибок при анализе штатного расписания. Особое внимание уделим нюансам для 1С:ЗУП КОРП и 1С:ЗУП для Казахстана, где логика учета ставок имеет специфику.

1. Стандартный отчет «Штатное расписание» — базовый метод

Самый простой способ увидеть свободные ставки — воспользоваться встроенным отчетом Штатное расписание. Он доступен во всех актуальных версиях 1С:ЗУП и позволяет быстро оценить текущую загрузку штата. Чтобы открыть его:

  1. Перейдите в раздел Кадры (или Зарплата и кадры в 1С:ERP).
  2. Выберите пункт Отчеты по кадровому учету → Штатное расписание.
  3. В настройках отчета установите период (обычно текущий месяц) и нажмите Сформировать.

В полученной таблице обратите внимание на колонки:

  • 📌 Количество штатных единиц — общее число ставок по должности.
  • 👥 Занято штатных единиц — сколько из них занято сотрудниками.
  • 🔍 Свободно — разница между первыми двумя колонками (искомые свободные ставки).

💡

Если колонка "Свободно" отсутствует, добавьте ее через настройки отчета: нажмите "Еще" → "Настройки" → перетащите поле "Свободно" в область колонок.

В 1С:ЗУП КОРП 3.1 отчет поддерживает дополнительные фильтры:

  • 🏢 По подразделениям (можно выбрать несколько)
  • 💼 По должностям или категориям персонала
  • 📅 По датам (актуально для анализа динамики)

⚠️ Внимание: В некоторых релизах 1С:Бухгалтерия 3.0 отчет "Штатное расписание" может отсутствовать. В этом случае используйте методы из разделов 3 или 4 этой статьи.

2. Отчет «Анализ штатного расписания» — расширенные возможности

Для более детального анализа подходит отчет Анализ штатного расписания, который доступен в 1С:ЗУП и 1С:ERP. Его ключевое преимущество — возможность увидеть не только количество свободных ставок, но и:

  • 📊 Динамику изменения штата по периодам (полезно для планирования).
  • 💰 Фонд оплаты труда по вакантным ставкам.
  • 📈 Сравнение с плановыми показателями (если ведется планирование).

Чтобы сформировать отчет:

  1. Откройте раздел Кадры → Отчеты по кадровому учету.
  2. Выберите Анализ штатного расписания.
  3. В настройках укажите:
    • Период (например, с начала года по текущий месяц).
    • Группировку по подразделениям или должностям.
    • Флаг Показывать свободные ставки (если есть).

Поле отчета Что показывает Пример значения
Количество ставок Общее число ставок по позиции 5
Занято Число занятых ставок 3
Свободно Разница (свободные ставки) 2
ФОТ по ставке Планируемый фонд оплаты на 1 ставку 50 000 ₽

В отчете "Анализ штатного расписания" можно выгрузить данные в Excel — это удобно для дальнейшей аналитики или презентации руководству. Для этого нажмите кнопку Еще → Выгрузить и выберите формат Excel.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для кадрового учета?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:ERP
1С:ЗУП КОРП
Другая

3. Просмотр через справочник «Штатное расписание»

Если отчеты не дают нужной детализации, можно обратиться непосредственно к справочнику Штатное расписание. Здесь хранятся все позиции с указанием количества ставок и текущей занятости. Инструкция:

  1. Перейдите в раздел Кадры → Штатное расписание (или Настройки и справочники → Штатное расписание в 1С:ERP).
  2. Откройте нужную должность или подразделение.
  3. В карточке позиции обратите внимание на поля:
    • Количество штатных единиц — общее число ставок.
    • Занято — сколько ставок занято сотрудниками.

Чтобы увидеть только свободные ставки, отсортируйте справочник по колонке Свободно (если она есть) или экспортируйте данные в таблицу и рассчитайте разницу вручную.

Открыть раздел "Кадры"|Найти справочник "Штатное расписание"|Отфильтровать по подразделению/должности|Просмотреть колонку "Свободно" или рассчитать вручную|Экспортировать данные при необходимости-->

⚠️ Внимание: В 1С:Бухгалтерия 3.0 справочник "Штатное расписание" может называться Штатные позиции и иметь упрощенный функционал. Для детального анализа используйте отчет Кадровый учет → Штатное расписание.

4. Использование отчета «Сводные данные по штатному расписанию»

Для пользователей 1С:ЗУП КОРП и 1С:ERP доступен отчет Сводные данные по штатному расписанию, который объединяет информацию из нескольких источников. Его особенности:

  • 📌 Показывает историю изменений штатного расписания (кто и когда вносил правки).
  • 🔄 Позволяет сравнить плановые и фактические данные.
  • 📊 Поддерживает многомерный анализ (например, по подразделениям + должностям + периодам).

Чтобы сформировать отчет: 

Кадры → Отчеты по кадровому учету → Сводные данные по штатному расписанию

В настройках выберите:

  • Период (например, Текущий месяц или Квартал).
  • Группировку по Подразделениям и Должностям.
  • Показатели: Количество ставок, Занято, Свободно.

Пример вывода отчета:

Подразделение Должность Количество ставок Занято Свободно
Отдел продаж Менеджер 10 7 3
Бухгалтерия Главный бухгалтер 1 1 0
IT-отдел Системный администратор 2 1 1
💡

Отчет "Сводные данные по штатному расписанию" — лучший выбор для анализа динамики изменений штата и планирования найма.

5. SQL-запросы для опытных пользователей

Если стандартные отчеты не покрывают ваши потребности (например, нужно получить данные по сложному фильтру или интегрировать с внешней системой), можно использовать SQL-запросы. Этот метод подходит для 1С:ЗУП на платформе 8.3 с доступом к конфигуратору.

Пример запроса для получения свободных ставок по подразделениям:

ВЫБРАТЬ

Подразделение.Наименование КАК Подразделение,


Должность.Наименование КАК Должность,


ШтатноеРасписание.КоличествоСтавок КАК ВсегоСтавок,


(ШтатноеРасписание.КоличествоСтавок - ШтатноеРасписание.ЗанятоСтавок) КАК СвободныеСтавки


ИЗ


Справочник.ШтатноеРасписание КАК ШтатноеРасписание


ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Подразделения КАК Подразделение


ПО ШтатноеРасписание.Подразделение = Подразделение.Ссылка


ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Должности КАК Должность


ПО ШтатноеРасписание.Должность = Должность.Ссылка


ГДЕ


(ШтатноеРасписание.КоличествоСтавок - ШтатноеРасписание.ЗанятоСтавок) > 0


УПОРЯДОЧИТЬ ПО


Подразделение.Наименование,


Должность.Наименование

Чтобы выполнить запрос:

  1. Откройте конфигуратор 1С (правой кнопкой по ярлыку программы → Конфигуратор).
  2. Перейдите в Сервис → Запросы (Консоль запросов).
  3. Вставьте код запроса и нажмите Выполнить.
  4. Экспортируйте результаты в Excel или Табличный документ.

⚠️ Внимание: Структура таблиц может отличаться в разных релизах 1С. Перед выполнением запроса проверьте актуальные имена полей в метаданных (через Конфигуратор → Метаданные).
Как узнать имена таблиц для SQL-запроса?

Откройте конфигуратор → перейдите в Метаданные → найдите справочник "Штатное расписание" → посмотрите его полное имя (например, Справочник.ШтатноеРасписание). Аналогично проверьте поля (КоличествоСтавок, ЗанятоСтавок и др.).

6. Дополнительные инструменты: обработки и внешние отчеты

Если в вашей конфигурации отсутствуют нужные отчеты или требуется специфическая логика (например, анализ свободных ставок с учетом будущих увольнений), можно воспользоваться:

  • 📄 Внешними обработками — готовые решения от партнеров 1С (например, "Анализ штатного расписания PRO" от Корпус).
  • 🛠️ Самостоятельно разработанными отчетами — если в штате есть программист 1С.
  • 🔗 Интеграцией с BI-системами (например, Power BI или Tableau) для визуализации данных.

Пример внешней обработки для анализа свободных ставок:

Название обработки Функционал Стоимость (примерно)
"Штатное расписание +" Анализ свободных ставок, прогнозирование, экспорт в Excel 3 000 ₽
"Кадровый аналитик" Многомерный анализ штата, сравнение с планом, графики 5 000 ₽
"HR-Дашборд" Визуализация свободных ставок, текучесть, ФОТ 7 000 ₽

Где искать обработки:

  • 🛒 На сайте Infostart (раздел "Обработки для 1С").
  • 🛒 В каталоге решений 1С:ИТС.
  • 🛒 У партнеров-франчайзи 1С в вашем регионе.

⚠️ Внимание: Перед установкой внешней обработки сделайте резервную копию базы и проверьте совместимость с вашей версией 1С. Некоторые решения требуют доработки под специфику учетной политики.

Типичные ошибки и как их избежать

При работе со свободными ставками пользователи часто сталкиваются с следующими проблемами:

  • 🔴 Отсутствие данных в отчетах — проверьте, что штатное расписание заполнено корректно (количество ставок > 0).
  • 🔴 Несовпадение данных с фактической занятостью — синхронизируйте данные кадрового учета и штатного расписания (запустите обработку Проверка и исправление данных кадрового учета).
  • 🔴 Ошибки в SQL-запросах — используйте конструктор запросов в конфигураторе для проверки синтаксиса.
  • 🔴 Неактуальные данные — обновите штатное расписание перед формированием отчетов.

Чтобы избежать ошибок:

  1. Регулярно обновляйте штатное расписание (не реже 1 раза в квартал).
  2. Проверяйте права доступа пользователей — для просмотра отчетов могут потребоваться роли Кадровик или Администратор.
  3. Используйте тестовый контур для проверки SQL-запросов перед выполнением на рабочей базе.

💡

Самая частая ошибка — несовпадение данных в штатном расписании и фактической занятости. Решается запуском обработки "Проверка и исправление данных кадрового учета" (раздел "Администрирование").

FAQ: Частые вопросы о свободных ставках в 1С

Как увидеть свободные ставки по конкретному подразделению?

В отчете Штатное расписание или Анализ штатного расписания установите фильтр по нужному подразделению. В 1С:ЗУП 3.1 это делается через кнопку Настройки → вкладка Отбор → поле Подразделение.

Почему в отчете показываются отрицательные свободные ставки?

Это означает, что в штатном расписании указано меньшее количество ставок, чем фактически занято сотрудниками. Исправьте данные в справочнике Штатное расписание или перепроведите кадровые документы (приемы, переводы).

Можно ли экспортировать свободные ставки в Excel?

Да, в любом отчете нажмите Еще → Выгрузить и выберите формат Excel. Для SQL-запросов используйте кнопку Экспорт в консоли запросов.

Как посчитать свободные ставки с учетом будущих увольнений?

Стандартные отчеты этого не умеют. Используйте внешнюю обработку (например, "Планирование штата" от Корпус) или доработайте SQL-запрос, добавив join с таблицей КадровыеПеремещения (фильтр по дате увольнения).

Где в 1С:Бухгалтерия 3.0 посмотреть свободные ставки?

В 1С:Бухгалтерия 3.0 нет полноценного штатного расписания. Используйте отчет Кадровый учет → Список сотрудников и вручную сверяйте с планом или ведите учет ставок в отдельном справочнике.