Приём сотрудника на две должности — распространённая практика в компаниях, где требуется совмещение функций или временное замещение. Однако оформление такого кадрового манёвра в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (или 1С:Бухгалтерия) имеет свои нюансы: от корректного заполнения документов до правильного начисления зарплаты и уплаты страховых взносов. Ошибки здесь чреваты претензиями от налоговой или фондов, поэтому важно чётко следовать алгоритму.

В этой статье разберём три ключевых сценария: 1) Совмещение должностей (внутреннее) — когда сотрудник выполняет дополнительные обязанности на основной работе. 2) Совместительство (внешнее/внутреннее) — когда заключается отдельный трудовой договор. 3) Замещение временно отсутствующего сотрудника.

Для каждого случая приведём пошаговые инструкции с скриншотами, разберём настройки программы и укажем на «подводные камни» в учёте.

Особое внимание уделим автоматическому распределению страховых взносов между должностями в 1С 8.3 — это самая частая ошибка, из-за которой компании получают требования о доплате в ПФР. Также рассмотрим, как избежать дублирования данных в отчётах РСВ и 6-НДФЛ.

1. Подготовка программы: проверка настроек перед приёмом

Прежде чем оформлять сотрудника на вторую должность, убедитесь, что в 1С:ЗУП (или 1С:Бухгалтерии) включены необходимые параметры учёта. Без этого программа может некорректно обрабатывать совмещение или совместительство.

Откройте раздел Настройки → Кадровый учёт и проверьте:

  • 🔹 Флаг «Вести учёт по нескольким должностям» — должен быть активен (в 1С:ЗУП 3.1 находится в Настройки → Кадровый учёт → Учёт по нескольким должностям).
  • 🔹 Настройка видов занятости — в справочнике Виды занятости должны быть созданы элементы «Основная работа», «Внутреннее совместительство», «Внешнее совместительство».
  • 🔹 Параметры расчёта зарплаты — в Настройки → Расчёт зарплаты проверьте, что включено распределение страховых взносов по видам занятости.

Включён учёт по нескольким должностям|

Созданы виды занятости (основная, совместительство)|

Активировано распределение страховых взносов|

Проверены реквизиты организации в настройках ФСС и ПФР-->

Если вы используете 1С:Бухгалтерию 8.3 (без модуля «Зарплата»), некоторые настройки могут отсутствовать. В этом случае придётся вручную корректировать проводки по налогам — об этом расскажем в разделе про отчётность.

⚠️ Внимание: Если в вашей версии 1С нет возможности вести учёт по нескольким должностям, обновите конфигурацию или используйте обходной путь: создайте второго «виртуального» сотрудника с той же фамилией, но другим табельным номером. Однако это усложнит отчётность — лучше доработать программу.

2. Сценарий 1: Совмещение должностей (дополнительная работа)

Совмещение — это выполнение дополнительных обязанностей в рамках основного трудового договора (ст. 60.2 ТК РФ). В 1С такой случай оформляется через документ Дополнительное соглашение или Кадровый перевод.

Пошаговая инструкция:

  1. Создайте новую должность в справочнике Должности (если её ещё нет). Например, «Менеджер по продажам» + «Администратор».
  2. Оформите дополнительное соглашение:
    • Перейдите в Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
    • Выберите сотрудника и нажмите Создать → Дополнительное соглашение.
    • В поле «Вид изменения» укажите Совмещение должностей.
    • Добавьте вторую должность и укажите размер доплаты (фиксированная сумма или процент от оклада).
  • Настройте начисления зарплаты:
    • В документе Начисление зарплаты добавьте новую строку с видом начисления «Совмещение» и укажите сумму.
    • Проверьте, что в настройках вида начисления стоит флаг Учитывать при расчёте среднего (важно для больничных и отпускных).

    • Пример заполнения документа:

    Поле Значение Пояснение
    Тип изменения Совмещение должностей Выбирается из справочника «Виды кадровых изменений»
    Должность Администратор (0,5 ставки) Указывается вторая должность и её объём
    Доплата 10 000 руб. Фиксированная сумма или % от оклада основной должности
    Срок действия 01.07.2026 — 31.12.2026 Если совмещение временное, укажите дату окончания
    💡

    Если совмещение оформляется на неопределённый срок, оставьте поле «Дата окончания» пустым. Но помните: по ТК РФ работодатель может расторгнуть соглашение, предупредив сотрудника за 3 дня.

    ⚠️ Внимание: При совмещении не заключается отдельный трудовой договор — это ошибка, которая приведёт к проблемам с трудовой инспекцией. Все изменения вносятся в основной договор через дополнительное соглашение.

    3. Сценарий 2: Внутреннее совместительство (отдельный договор)

    Внутреннее совместительство подразумевает заключение второго трудового договора с тем же работодателем (ст. 60.1 ТК РФ). В 1С такой случай оформляется как приём на вторую должность с видом занятости «Внутреннее совместительство».

    Алгоритм действий:

    1. Создайте новый документ «Приём на работу»:
      • Перейдите в Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
      • Нажмите Создать → Приём на работу и выберите того же сотрудника.
      • В поле «Вид занятости» укажите Внутреннее совместительство.
  • Заполните данные второй должности:
    • Укажите должность, подразделение, оклад и график работы (например, 0,5 ставки).
    • В поле «Тарифная ставка» пропишите сумму, соответствующую объёму работы.
    • Настройте начисления:
      • В документе Начисление зарплаты появится вторая строка для совместительства.
      • Проверьте, что в настройках вида начисления стоит флаг Совместительство — это важно для правильного распределения взносов.

    Ключевые отличия от совмещения:

    • 📝 Отдельный трудовой договор — обязателен для совместительства.
    • 💰 Отдельный оклад — зарплата начисляется по двум позициям.
    • 📅 Отдельный график работы — время работы по совместительству не должно превышать 4 часа в день (ст. 284 ТК РФ).

    Совмещение должностей (доп. соглашение)|

    Внутреннее совместительство (второй договор)|

    Внешнее совместительство (у другого работодателя)|

    Ещё не определился-->

    ⚠️ Внимание: При внутреннем совместительстве страховые взносы начисляются на каждую должность отдельно, но с учётом лимитов по базам (в 2026 году — 1 917 000 руб. для ПФР). 1С должна автоматически распределять взносы, но лучше проверить это вручную в отчёте РСВ.

    4. Сценарий 3: Замещение временно отсутствующего сотрудника

    Замещение оформляется, когда сотрудник временно выполняет обязанности коллеги (например, во время декрета или отпуска). В 1С это делается через документ Кадровый перевод с указанием срока замещения.

    Пошаговая инструкция:

    1. Создайте документ «Кадровый перевод»:
      • В Кадры → Приёмы, переводы, увольнения выберите Создать → Кадровый перевод.
      • Укажите сотрудника, которого переводят на замещение.
      • В поле «Должность» выберите временную должность (например, «И.о. начальника отдела»).
  • Укажите срок замещения:
    • В поле «Дата перевода» пропишите дату начала замещения.
    • В поле «Дата окончания» — дату возвращения основного сотрудника.
    • Настройте доплату:
      • В документе Начисление зарплаты добавьте вид начисления «Замещение» с указанием суммы.

    Что делать, если замещение продлевается?

    • 🔄 Создайте новый документ Кадровый перевод с новой датой окончания.
    • 📄 Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору.
    Чем замещение отличается от совмещения?

    При замещении сотрудник полностью заменяет отсутствующего коллегу на его должности (например, во время декрета). При совмещении он выполняет дополнительные обязанности параллельно с основной работой (например, бухгалтер ведёт ещё и кадровый учёт). Замещение всегда временное, совмещение может быть бессрочным.

    5. Начисление зарплаты и страховых взносов: избегаем ошибок

    Самая сложная часть — правильный расчёт зарплаты и взносов по двум должностям. Ошибки здесь приводят к переплатам в фонды или штрафам. Разберём ключевые моменты.

    Как 1С распределяет взносы:

    • 💵 ПФР и ФОМС — взносы начисляются на каждую должность отдельно, но с учётом лимита базы (1 917 000 руб. в 2026 году).
    • 🩺 ФСС (болезни и травмы) — лимит базы 1 150 000 руб. (2026 год). Взносы также распределяются пропорционально зарплате по должностям.
    • 📊 НДФЛ — удерживается со всей суммы зарплаты (без разделения по должностям).

    Проблемы и решения:

    Проблема Причина Решение
    Взносы в ПФР превышают лимит 1С не учитывает совокупный доход по двум должностям Вручную скорректировать базу в документе Начисление взносов
    Дублирование данных в РСВ Неверно указан вид занятости Проверьте флаг «Совместительство» в настройках начислений
    Некорректный расчёт больничного Не учтён доход по второй должности В документе Больничный лист добавьте обе должности в расчёт

    Как проверить правильность расчётов:

    1. Сформируйте отчёт Анализ начислений по сотрудникам (раздел Зарплата → Отчёты).
    2. Посмотрите, как распределились взносы по видам занятости.
    3. Сверьте суммы с лимитами баз для 2026 года.
    💡

    Если сотрудник работает на двух должностях, его совокупный доход для расчёта взносов в ПФР не должен превышать 1 917 000 руб. (в 2026 году). 1С должна автоматически ограничивать базу, но лучше проверить это вручную!

    6. Отчётность: как избежать претензий от налоговой

    При работе на двух должностях важно правильно заполнить отчёты РСВ, 6-НДФЛ и СЗВ-ТД. Ошибки здесь — самая частая причина требований от фондов.

    Что проверяют инспекторы:

    • 📋 РСВ (Расчёт по страховым взносам) — правильность распределения базы по видам занятости.
    • 💰 6-НДФЛ — общая сумма дохода и удержанного налога (без разделения по должностям).
    • 📝 СЗВ-ТД — указание обеих должностей в кадровых данных.

    Типичные ошибки и как их избежать:

    Ошибка Последствия Как исправить
    Не указан вид занятости в РСВ Требование о доплате взносов Проверьте заполнение раздела 3 в РСВ
    Дублирование сотрудника в СЗВ-ТД Штраф за неверные сведения Объедините записи по одному СНИЛС
    Некорректный код категории в 6-НДФЛ Претензии от налоговой Для совместительства используйте код «2»

    Как проверить отчёты перед сдачей:

    1. В 1С:Отчётность откройте форму проверки отчётов.
    2. Запустите тест Проверка логической целостности.
    3. Обратите внимание на предупреждения по разделу 3 РСВ (там отражаются взносы по видам занятости).
    ⚠️ Внимание: Если сотрудник уволен с одной должности, но продолжает работать на второй, не забудьте закрыть первую запись в СЗВ-ТД. Иначе фонды посчитают, что он числится на двух местах одновременно.

    7. Нюансы для разных версий 1С

    Алгоритм оформления двух должностей может отличаться в зависимости от версии программы. Рассмотрим ключевые особенности.

    1С:ЗУП 3.1 (последняя редакция):

    • 🔹 Полная поддержка учёта по нескольким должностям.
    • 🔹 Автоматическое распределение взносов (при правильных настройках).
    • 🔹 Возможность вести графики работы отдельно для каждой должности.

    1С:Бухгалтерия 8.3 (без модуля «Зарплата»):

    • 🔹 Нет автоматического распределения взносов — придётся корректировать вручную.
    • 🔹 Совместительство оформляется как приём на работу с пометкой «Вторая должность».
    • 🔹 Для РСВ потребуется ручная правка раздела 3.

    1С:УНФ (Упрощённая система):

    • 🔹 Минимальный функционал для кадрового учёта.
    • 🔹 Совмещение оформляется через документ Изменение условий труда.
    • 🔹 Взносы придётся рассчитывать вне программы (например, в Excel).
    💡

    Если вы используете 1С:Бухгалтерию без модуля «Зарплата», перед сдачей РСВ экспортируйте данные в Excel и проверьте суммы взносов по каждой должности вручную. Это займёт время, но избавит от штрафов.

    8. Частые вопросы и ошибки

    Разберём типичные ситуации, с которыми сталкиваются пользователи 1С при оформлении двух должностей.

    ❓ Можно ли оформить сотрудника на две должности с разными системами налогообложения (например, одна должность на УСН, другая на ОСНО)?

    Нет, такой вариант невозможен. Система налогообложения привязана к организации, а не к должности. Если компания на УСН, все начисления сотрудникам будут облагаться налогами по правилам УСН. Исключение — если одна должность оформлена в головной организации (на ОСНО), а вторая — в обособленном подразделении (на УСН), но это требует сложной настройки в 1С.

    ❓ Как в 1С указать, что вторая должность — это 0,5 ставки?

    При оформлении приёма на работу или дополнительного соглашения в поле Занятость укажите 0,5. Также проверьте, что в справочнике Графики работы создан график с соответствующим количеством часов (например, 20 часов в неделю вместо 40). Это важно для правильного расчёта зарплаты и взносов.

    ❓ Что делать, если 1С не распределяет страховые взносы по двум должностям?

    Проблема возникает, если не настроены виды занятости. Решение:

    1. Проверьте, что в справочнике Виды занятости есть элементы «Основная работа» и «Совместительство».
    2. В документе Начисление зарплаты для каждой должности укажите правильный вид занятости.
    3. Перепроведите документы по начислению взносов за текущий период.

    Если проблема остаётся, обновите конфигурацию или обратитесь к программисту для доработки.

    ❓ Нужно ли в трудовой книжке указывать вторую должность?

    Да, но только если это внутреннее совместительство (отдельный трудовой договор). При совмещении (дополнительное соглашение) запись в трудовой не вносится — достаточно приказа о совмещении. В 1С:ЗУП запись в трудовую формируется автоматически при создании документа Приём на работу с видом занятости «Совместительство».

    ❓ Как уволить сотрудника с одной должности, если он продолжает работать на второй?

    Оформите документ Увольнение только для одной должности:

    1. В Кадры → Приёмы, переводы, увольнения создайте Увольнение.
    2. В поле «Должность» выберите ту, с которой увольняете сотрудника.
    3. Укажите дату и основание увольнения (например, «Соглашение сторон»).
    4. Проверьте, что вторая должность остаётся активной в карточке сотрудника.

    В СЗВ-ТД будет две записи: одна с кодом «УВОЛ» для закрытой должности, вторая — с кодом «ПРИЁМ» или «ПЕРЕВОД» для действующей.