С 2020 года электронные трудовые книжки (ЭТК) стали обязательным форматом ведения кадровой документации в России. Для компаний, использующих 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:ERP, просмотр этих данных напрямую в системе значительно упрощает работу с кадровым учетом. Однако не все пользователи знают, где именно хранятся сведения об ЭТК и как их правильно извлечь.

В этой статье вы найдете пошаговые инструкции для разных версий 1С, включая 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP 2.5, а также разберем типичные ошибки, которые мешают отобразить данные. Отдельное внимание уделим настройке прав доступа — без них даже опытный бухгалтер не сможет увидеть запись о приеме или увольнении сотрудника.

Если вы впервые сталкиваетесь с ЭТК в 1С, начните с раздела о подготовке системы. Если же вам нужно срочно найти конкретную запись — переходите сразу к поиску данных.

Подготовка 1С для работы с электронными трудовыми книжками

Прежде чем искать сведения об ЭТК, убедитесь, что ваша конфигурация 1С поддерживает работу с электронными трудовыми. Для этого:

  • 🔹 Проверьте версию платформы: минимальная — 8.3.18 (для полноценной работы с ЭТК через ФНС). Узнать версию можно в меню Справка → О программе.
  • 🔹 Обновите конфигурацию: для 1С:ЗУП 3.1 требуется релиз не ниже 3.1.12.146, для 1С:ERP 2.5 — 2.5.10.90.
  • 🔹 Настройте обмен с ГИС ГМП (Госуслуги): без этого система не сможет получать данные об ЭТК от ФНС. Путь: Администрирование → Настройки программы → Интеграция с госорганами.

Если ваша организация еще не перешла на ЭТК, в 1С все равно будут отображаться сведения о трудовых книжках в бумажном формате. Чтобы активировать работу с электронным форматом, выполните первичную настройку в разделе Кадры → Настройки кадрового учета → Электронные трудовые книжки.

📊 Какую версию 1С вы используете для кадрового учета?
1С:ЗУП 3.1
1С:ERP 2.5
1С:Бухгалтерия 8.3
Другую конфигурацию
Не знаю
⚠️ Внимание: Если в вашей базе не настроен обмен с ФНС, данные об ЭТК будут отображаться только для тех записей, которые были внесены вручную в 1С. Автоматическое обновление сведений из реестра ФНС работать не будет.

Настройка прав доступа для просмотра ЭТК

Частая проблема при работе с ЭТК в 1С — отсутствие прав у пользователя. Даже если вы видите раздел "Кадры", это не гарантирует доступ к электронным трудовым. Проверьте настройки:

  1. Перейдите в Администрирование → Пользователи и права.
  2. Выберите свою учетную запись или запись сотрудника, которому нужны права.
  3. Откройте вкладку Права доступа и найдите раздел Кадровый учет.
  4. Убедитесь, что стоят галочки:
    • 📋 Просмотр сведений о сотрудниках
    • 📋 Чтение электронных трудовых книжек (в некоторых конфигурациях называется "Просмотр ЭТК")
    • 📋 Обмен с ГИС ГМП (если требуется автоматическое обновление данных)

Если вы администрируете права для других пользователей, рекомендуем создать отдельную роль Кадровик (ЭТК) с ограниченным доступом только к просмотру электронных трудовых. Это снизит риски случайного изменения данных.

💡

Если после настройки прав ЭТК все равно не отображаются, попробуйте выйти из 1С и зайти заново — иногда права применяются только после повторной авторизации.

Роль в 1С Минимальные права для ЭТК Дополнительные права (опционально)
Бухгалтер по зарплате Просмотр кадровых данных Редактирование записей (если ведет кадровый учет)
Кадровый специалист Просмотр и редактирование ЭТК Обмен с ГИС ГМП, печать отчетов
Руководитель отдела Просмотр ЭТК своих подчиненных —
Администратор 1С Полный доступ Настройка обмена, обновление конфигурации

Поиск электронной трудовой книжки в 1С

Когда права настроены, можно приступать к поиску данных. В зависимости от конфигурации путь к ЭТК может отличаться. Рассмотрим два основных сценария:

Способ 1: Через карточку сотрудника (1С:ЗУП 3.1)

  1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
  2. Найдите нужного сотрудника через поиск или список. Дважды кликните по его ФИО, чтобы открыть карточку.
  3. Перейдите на вкладку Трудовая деятельность (в некоторых версиях — Кадровая история).
  4. Внизу вкладки будет блок Электронная трудовая книжка. Здесь отображаются все записи, полученные из ФНС или внесенные вручную.

    5. Способ 2: Через отчет "Сведения об ЭТК" (1С:ERP 2.5)

    1. Перейдите в Кадры → Отчеты по кадрам → Сведения об электронных трудовых книжках.
    2. Укажите период и организацию (если их несколько).
    3. Нажмите Сформировать. В отчете будут данные по всем сотрудникам с разбивкой по типам записей (прием, перевод, увольнение).
    4. Чтобы увидеть детали по конкретному сотруднику, дважды кликните по строке с его ФИО.

      5. Если в карточке сотрудника нет блока с ЭТК, проверьте:

      • 🔍 Версию конфигурации (обновите при необходимости).
      • 🔍 Настройки отображения: иногда блок скрыт. Нажмите правой кнопкой на свободное место в карточке и выберите Настроить форму, затем найдите пункт Электронная трудовая книжка и отметьте его галочкой.
      • 🔍 Наличие данных в ФНС: если запись не передавалась в ГИС ГМП, она не отобразится в 1С.

    Проверьте версию 1С и конфигурации|Обновите права доступа|Убедитесь, что запись передавалась в ФНС|Настройте обмен с ГИС ГМП|Перезагрузите 1С-->

    Просмотр детальной информации о записях ЭТК

    Когда вы нашли электронную трудовую книжку, можно изучить детали каждой записи. В 1С отображаются следующие ключевые данные:

    • 📅 Дата записи — когда было внесено изменение (прием, перевод, увольнение).
    • 🏢 Работодатель — наименование организации, которая сделала запись. Если сотрудник работал в нескольких местах, здесь будут данные по каждому работодателю.
    • 📝 Тип записи — прием на работу, перевод, увольнение, изменение условий труда и т.д.
    • 🔢 Номер записи — уникальный идентификатор, присваиваемый ФНС.
    • 📄 Документ-основание — приказ или распоряжение, на основании которого внесена запись.

Чтобы увидеть полную историю изменений (например, кто и когда вносил правки в запись), кликните по строке с записью правой кнопкой мыши и выберите История изменений. Это поможет отследить, не было ли ошибок при передаче данных в ФНС.

Если вам нужна официальная выписка для сотрудника, ее можно сформировать прямо из 1С:

  1. В карточке сотрудника перейдите на вкладку с ЭТК.
  2. Нажмите кнопку Печать → Выписка из электронной трудовой книжки.
  3. Выберите период и нажмите Сформировать. Готовый документ можно сохранить в PDF или распечатать.
⚠️ Внимание: Выписка из ЭТК, сформированная в 1С, не является официальным документом, если не подписана электронной подписью. Для предоставления в госорганы или суд потребуется выписка из личного кабинета на Госуслугах или через работодателя с ЭЦП.

Обновление данных ЭТК из ФНС

Если в 1С отображаются не все записи или данные устарели, необходимо выполнить обновление из Федеральной налоговой службы. Для этого:

  1. Перейдите в Кадры → Обмен с ГИС ГМП → Загрузка сведений об ЭТК.
  2. Укажите период, за который нужно обновить данные (например, с 01.01.2020 по текущую дату).
  3. Выберите сотрудников: можно обновить данные по одному человеку или по всей организации.
  4. Нажмите Выполнить обмен. Система отправит запрос в ФНС и получит актуальные сведения.

    5. Процесс обновления может занять от нескольких минут до часа — это зависит от нагрузки на серверы ФНС. После завершения в 1С появятся новые записи или скорректируются старые.

    Если при обновлении возникает ошибка Не удалось получить данные из ГИС ГМП, проверьте:

    • 🔌 Подключение к интернету и настройки прокси-сервера (если используете).
    • 🔑 Действительность сертификата электронной подписи, который используется для обмена.
    • 📅 Дату последнего успешного обмена — возможно, истек срок действия токена авторизации.
Что делать, если обмен с ФНС постоянно сбоит?

Если ошибки при обмене с ГИС ГМП повторяются, попробуйте следующие шаги:

1. Обновите корневые сертификаты в 1С через Администрирование → Поддержка и обслуживание → Обновление сертификатов.

2. Проверьте, не блокирует ли антивирус или фаервол соединение с серверами ФНС (добавьте исключение для 1Cv8.exe).

3. Обратитесь в поддержку 1С с логами обмена — они хранятся в %APPDATA%\1C\1Cv8\logs (путь может отличаться в зависимости от ОС).

Типичные ошибки и их решения

При работе с ЭТК в 1С пользователи часто сталкиваются с типовыми проблемами. Рассмотрим самые распространенные и способы их устранения:

Ошибка Возможная причина Решение
Нет блока "Электронная трудовая книжка" в карточке сотрудника Устаревшая версия конфигурации или скрытые настройки формы Обновите 1С и настройте отображение блока через Настроить форму
Ошибка "Нет прав на просмотр ЭТК" Недостаточные права пользователя Настройте права, как описано в разделе "Настройка прав доступа"
Данные в 1С и на Госуслугах не совпадают Не выполнен обмен с ФНС или ошибка при передаче Запустите ручное обновление через Обмен с ГИС ГМП
Не отображаются записи о работе в другой организации ФНС еще не передала данные или ошибка в СНИЛС сотрудника Проверьте СНИЛС в карточке сотрудника и повторите обмен

Если ни один из способов не помог, воспользуйтесь журналом регистрации 1С, чтобы найти подробности об ошибке:

  1. Откройте Администрирование → Поддержка и обслуживание → Журналы регистрации.
  2. Установите фильтр по дате и ключевому слову ЭТК или ГИС ГМП.
  3. Изучите ошибки с кодом ОшибкаОбменаСГИСГМП — они содержат детали для диагностики.

Экспорт и архивирование данных ЭТК

Для долговременного хранения или передачи данных в другие системы можно экспортировать сведения об ЭТК. В 1С предусмотрено несколько форматов выгрузки:

  • 📄 PDF — удобно для печати и отправки сотруднику.
  • 📥 Excel — подходит для анализа данных в табличном виде.
  • 🗄️ XML — используется для обмена с другими программами или архивного хранения.
  • 🔗 JSON — актуально для интеграции с веб-сервисами.

Чтобы экспортировать данные:

  1. Сформируйте отчет Сведения об электронных трудовых книжках (как описано в разделе "Поиск ЭТК").
  2. Нажмите кнопку Еще → Выгрузить и выберите нужный формат.
  3. Укажите путь для сохранения файла и подтвердите экспорт.

Для архивного хранения рекомендуем использовать XML-формат — он сохраняет всю структуру данных и может быть загружен обратно в 1С при необходимости. Пример пути для загрузки архива:

Кадры → Обмен данными → Загрузка данных из XML
⚠️ Внимание: При экспорте в Excel данные об ЭТК могут быть разбиты на несколько листов, если история трудовой деятельности объемная. Перед отправкой файла сотруднику проверьте целостность данных.
💡

Регулярно архивируйте данные ЭТК (хотя бы раз в квартал) — это поможет восстановить информацию при сбоях или потере доступа к 1С.

FAQ: Частые вопросы по работе с ЭТК в 1С

Можно ли в 1С увидеть записи об ЭТК, сделанные предыдущим работодателем?

Да, но только если эти данные были переданы в ФНС и успешно загружены в вашу базу 1С. Для этого:

  1. Обновите данные через Обмен с ГИС ГМП.
  2. Проверьте, что СНИЛС сотрудника указан верно — без него ФНС не сможет сопоставить записи.

Если данные не появились, запросите выписку из ЭТК напрямую у сотрудника (он может получить ее на Госуслугах).

Почему в 1С не отображается запись об увольнении, хотя сотрудник уволился?

Вероятные причины:

  • Запись еще не передали в ФНС (работодатель обязан сделать это в течение 3 дней после увольнения).
  • Ошибка при обмене данными между 1С и ГИС ГМП.
  • В карточке сотрудника неверно указан СНИЛС.

Решение: обновите данные через Обмен с ГИС ГМП и проверьте СНИЛС. Если проблема сохраняется, свяжитесь с предыдущим работодателем.

Как исправить ошибку в записи ЭТК, если она неверная?

Исправить запись можно только через работодателя, который ее внес:

  1. Если ошибка в текущей организации: отмените документ (приказ) в 1С, который сформировал неверную запись, и создайте новый.
  2. Если ошибка у предыдущего работодателя: сотрудник должен обратиться к нему с заявлением об исправлении. После корректировки данные обновятся в ФНС и затем в вашей 1С.

В 1С исправления вносятся через документы Кадровый приказ или Корректировка сведений об ЭТК (в зависимости от конфигурации).

Можно ли в 1С увидеть, кто именно вносил изменения в ЭТК?

Да, если в вашей базе ведется журнал изменений. Для этого:

  1. Откройте карточку сотрудника и найдите нужную запись в ЭТК.
  2. Кликните по ней правой кнопкой и выберите История изменений.
  3. В открывшемся окне будут даты, время и имена пользователей, которые редактировали запись.

Если история не ведется, включите ее в настройках: Администрирование → Настройки программы → Журналы регистрации.

Нужно ли обновлять 1С для работы с ЭТК, если у нас старая версия?

Да, без обновления вы не сможете:

  • Получать данные из ФНС автоматически.
  • Формировать выписки в актуальном формате.
  • Видеть записи, сделанные после 2020 года (в старых версиях поддержка ЭТК отсутствует).

Минимальные требования:

  • Платформа 1С не ниже 8.3.18.
  • Конфигурация 1С:ЗУП 3.1.12 или 1С:ERP 2.5.10.

Если обновление невозможно, рассмотрите вариант ручного ввода данных на основании выписок от сотрудников.