Отражение пособия на погребение в 1С: пошаговый алгоритм для бухгалтера

Выплата пособия на погребение — обязанность работодателя, закрепленная в ст. 9 Федерального закона №8-ФЗ. Однако бухгалтеры часто сталкиваются с вопросами: как правильно оформить эту выплату в 1С:Бухгалтерия или 1С:Зарплата и Управление Персоналом, какие счета использовать, нужно ли удерживать НДФЛ и страховые взносы? В этой статье разберем единственный корректный способ отражения пособия на погребение в 1С с учетом актуальных требований 2026 года, избегая типичных ошибок при проводках.

Особенность этой выплаты в том, что она не относится ни к зарплате, ни к социальным пособиям в классическом понимании. Это целевая компенсация, которая имеет свой уникальный порядок учета. Если ошибиться с проводками, можно исказить данные по фонду оплаты труда или неправильно заполнить отчетность в ФСС. Далее — подробная инструкция с примерами документов, счетами бухгалтерского учета и нюансами налогообложения.

1. Нормативная база: что говорит закон о пособии на погребение

Перед тем как приступать к отражению выплаты в 1С, важно понять ее правовую природу. Пособие на погребение регулируется:

• 📜 Федеральный закон №8-ФЗ от 12.01.1996 — основной документ, устанавливающий право на пособие и его размер (в 2026 году — 7 042,34 руб. с учетом индексации).
• 📄 Приказ Минтруда №1031н от 22.12.2023 — определяет порядок выплаты и документы, подтверждающие право на пособие.
• 💼 Письмо ФСС №02-09-11/04-03-2402 от 15.02.2026 — разъясняет, что пособие не облагается страховыми взносами.

Ключевые моменты для бухгалтера:

• 🔹 Пособие выплачивается в день обращения (не позднее следующего дня после предоставления документов).
• 🔹 Работодатель компенсирует расходы за счет средств ФСС (если работник был застрахован).
• 🔹 Выплата не облагается НДФЛ (пп. 1 п. 1 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Если работник не был застрахован в системе обязательного социального страхования (например, работал по гражданско-правовому договору), пособие выплачивается за счет средств работодателя. В этом случае порядок учета будет иным — об этом расскажем в разделе про проводки.

2. Документы для оформления пособия: что запросить у сотрудника

Чтобы отразить выплату в 1С, сначала нужно собрать полный пакет документов. Без них бухгалтер не имеет права проводить операцию. В стандартный комплект входят:

• 📋 Заявление работника на выплату пособия (образец можно скачать в 1С:ЗУП → Кадры → Шаблоны документов).
• 📄 Свидетельство о смерти (оригинал или нотариально заверенная копия).
• 💳 Документ, подтверждающий расходы на погребение (чеки, квитанции, договор с ритуальной службой).
• 👤 Справка с места работы умершего (если пособие выплачивается другому лицу, например, родственнику).

Если пособие выплачивается не работнику, а его родственнику (например, супругу), дополнительно потребуется:

• 👨‍👩‍👧‍👦 Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении и т.д.).
• 📝 Справка о том, что пособие не было получено по другому месту работы (если умерший работал в нескольких организациях).

Все документы сканируются и прикрепляются к карточке сотрудника в 1С. Для этого в 1С:ЗУП перейдите в раздел Кадры → Личные карточки → выберите сотрудника → вкладка "Документы". Это поможет избежать претензий при проверках.

3. Пошаговая инструкция: как отразить пособие в 1С:ЗУП

Рассмотрим процесс на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (редакция 3.1.24). Алгоритм актуален и для 1С:Бухгалтерия 8.3 с небольшими корректировками.

Шаг 1. Создание документа "Начисление по среднему заработку"

Несмотря на то что пособие на погребение не связано со средним заработком, в 1С для его отражения используется именно этот документ. Это техническая особенность программы.

1. Перейдите в раздел Зарплата → Начисления → Начисление по среднему заработку.
2. Нажмите Создать и выберите вид начисления "Пособие на погребение" (если его нет в списке, нужно добавить через Настройки → Виды начислений).
3. Укажите сотрудника, за которого выплачивается пособие (или его родственника, если выплата производится другому лицу).
4. В поле Сумма введите размер пособия — 7 042,34 руб. (на 2026 год).
5. На вкладке НДФЛ и взносы убедитесь, что стоят галочки "Не облагается НДФЛ" и "Не облагается страховыми взносами".

Шаг 2. Проводки и счета учета

После проведения документа в 1С автоматически формируются проводки. Проверьте их корректность:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Назначение
20 (26, 44)	70	7 042,34	Начислено пособие на погребение сотруднику
70	68.01	0,00	НДФЛ не удерживается (пп. 1 п. 1 ст. 217 НК РФ)
70	50 (51)	7 042,34	Выплата пособия через кассу (или перевод на карту)
69.01	70	7 042,34	Возмещение ФСС (если работник был застрахован)

Если работник не был застрахован, вместо счета 69.01 используется счет 91.02 ("Прочие расходы").

Шаг 3. Возмещение из ФСС

Если пособие выплачивается за счет средств ФСС, после начисления нужно сформировать реестр для возмещения:

1. Перейдите в Зарплата → Отчетность по страховым взносам → Реестры для ФСС.
2. Создайте новый реестр, выбрав тип "Пособия за счет ФСС".
3. Добавьте в реестр документ начисления пособия на погребение.
4. Сформируйте и отправьте реестр в ФСС через 1С:Отчетность или вручную через личный кабинет на сайте ФСС.

Что делать, если ФСС отказывает в возмещении?

Если ФСС вернул реестр с ошибкой, проверьте:

1. Правильность заполнения данных умершего (ФИО, СНИЛС).

2. Наличие всех подтверждающих документов (свидетельство о смерти, чеки на ритуальные услуги).

3. Соответствие суммы актуальному размеру пособия (на 2026 год — 7 042,34 руб.).

Если ошибок нет, обратитесь в ФСС с письменным запросом о причине отказа.

4. Пособие на погребение в 1С:Бухгалтерия 8.3 — особенности учета

В 1С:Бухгалтерия 8.3 алгоритм немного отличается, так как здесь нет специализированного документа для пособий. Вместо этого используется универсальный документ "Операция" или "Начисление зарплаты".

Способ 1: Через документ "Начисление зарплаты"

Этот метод удобен, если пособие выплачивается действующему сотруднику:

1. Перейдите в Зарплата → Начисление зарплаты.
2. Создайте новый документ за текущий месяц.
3. Добавьте строку с видом начисления "Прочие начисления".
4. В поле Наименование укажите "Пособие на погребение".
5. Введите сумму 7 042,34 руб. и снимите флаги налогообложения.

Способ 2: Через документ "Операция" (ручные проводки)

Если пособие выплачивается родственнику умершего сотрудника, удобнее использовать ручные проводки:

1. Перейдите в Операции → Операции, введенные вручную.
2. Создайте новую операцию с датой выплаты.
3. Добавьте проводки согласно таблице из предыдущего раздела (Дебет 20/26/44, Кредит 70).
4. Укажите в назначении платежа: "Выплата пособия на погребение [ФИО умершего]".

5. Типичные ошибки при отражении пособия и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при учете пособия на погребение. Вот самые распространенные:

• 🚫 Начисление НДФЛ. Пособие не облагается налогом, но в 1С по умолчанию может стоять галочка "Облагается НДФЛ". Всегда проверяйте этот параметр!
• 🚫 Неправильный счет учета. Если работник не был застрахован, пособие списывается на 91.02, а не на 69.01.
• 🚫 Несвоевременная выплата. По закону пособие должно быть выплачено не позднее следующего дня после предоставления документов. В 1С дата документа должна совпадать с датой фактической выплаты.
• 🚫 Отсутствие подтверждающих документов. Без чеков на ритуальные услуги ФСС может отказать в возмещении.

Еще одна частая ошибка — неверное заполнение реестра для ФСС. Например, бухгалтеры иногда указывают пособие как "больничный лист" или "декретные". В результате ФСС возвращает реестр с ошибкой "Несоответствие вида пособия".

6. Налогообложение и отчетность: что нужно знать

Пособие на погребение имеет льготный режим налогообложения:

• 📌 НДФЛ: не облагается (пп. 1 п. 1 ст. 217 НК РФ).
• 📌 Страховые взносы: не облагаются (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ).
• 📌 Учет в расходах: если пособие выплачено за счет работодателя (незастрахованный сотрудник), сумма включается в прочие расходы (ст. 264 НК РФ).

В отчетности пособие на погребение отражается следующим образом:

Отчет	Раздел	Как отражается
6-НДФЛ	Раздел 1 (стр. 020, 030)	Не включается (не облагается НДФЛ)
РСВ (расчет по страховым взносам)	Приложение 1	Не включается в базу для взносов
4-ФСС	Таблица 3	Указывается в строке 10 (пособия за счет ФСС)

Если пособие выплачено за счет средств работодателя (незастрахованный сотрудник), сумма включается в декларацию по налогу на прибыль как прочий расход (строка 040 Приложения №2 к Листу 02).

7. Если пособие выплачивается не работнику: нюансы учета

Ситуация усложняется, если пособие получает не сотрудник компании, а его родственник (например, супруг или ребенок). В этом случае алгоритм следующий:

1. Создайте в 1С карточку физического лица (не сотрудника!) через Справочники → Физические лица.
2. Оформите выплату через документ "Расходный кассовый ордер" (если выплата наличными) или "Списание с расчетного счета" (если перевод на карту).
3. В назначении платежа укажите: "Выплата пособия на погребение [ФИО умершего сотрудника] по заявлению [ФИО получателя]".
4. Проводки:
   • Дебет 20/26/44 Кредит 76.09 — начислено пособие.
   • Дебет 76.09 Кредит 50/51 — выплачено пособие.
   • Дебет 69.01 Кредит 76.09 — возмещение ФСС (если работник был застрахован).

Если умерший сотрудник не был застрахован, вместо счета 69.01 используйте 91.02.

Можно ли выплатить пособие на погребение бывшему сотруднику?

Да, если смерть наступила в течение 30 календарных дней после увольнения. В этом случае пособие выплачивается по последнему месту работы (ст. 9 ФЗ №8-ФЗ). В 1С оформите выплату через документ "Операция" с проводкой Дебет 91.02 Кредит 76.09.

8. Автоматизация процесса: как настроить 1С для быстрого учета пособий

Если в вашей компании пособия на погребение выплачиваются регулярно (например, в крупных организациях), имеет смысл автоматизировать процесс:

• 🛠 Создайте шаблон документа:
  1. В 1С:ЗУП перейдите в Настройки → Шаблоны документов.
  2. Создайте шаблон для "Начисления по среднему заработку" с предварительно заполненными полями (вид начисления, сумма, флаги налогообложения).
• 📁 Настройте печатную форму заявления:
  1. В разделе Администрирование → Печатные формы добавьте шаблон заявления на пособие.
  2. Привяжите его к документу "Начисление по среднему заработку".

🔄 Автоматизируйте возмещение из ФСС:

1. В настройках обмена с ФСС (Зарплата → Настройки → Обмен с ФСС) добавьте правило для автоматического включения пособий на погребение в реестры.

Для ускорения работы можно также настроить быстрый ввод документов через панель инструментов. Например, добавить кнопку "Пособие на погребение" на главную страницу раздела "Зарплата".

FAQ: Ответы на частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с пособия на погребение?

Нет, пособие на погребение не облагается НДФЛ на основании пп. 1 п. 1 ст. 217 НК РФ. В 1С при оформлении документа обязательно снимите галочку "Облагается НДФЛ".

Можно ли выплатить пособие наличными из кассы?

Да, но только если в вашей организации ведется кассовый учет. В этом случае оформите документ "Расходный кассовый ордер" с указанием основания (заявление сотрудника и свидетельство о смерти). Максимальная сумма наличной выплаты — 100 000 руб. по одному договору (Указание Банка России №3073-У).

Как отразить пособие, если сотрудник умер в командировке?

Порядок выплаты не меняется, но дополнительно нужно:

1. Оформить акт о несчастном случае (если смерть наступила по причине, связанной с работой).
2. Включить пособие в отчет по форме 4-ФСС как выплату по страхованию от несчастных случаев.

В 1С используйте счет 69.02 (расчеты по страхованию от НС и ПЗ) вместо 69.01.

Что делать, если ФСС отказал в возмещении пособия?

Сначала проверьте:

• Правильность заполнения реестра (соответствие ФИО, СНИЛС, суммы).
• Наличие всех подтверждающих документов (свидетельство о смерти, чеки).
• Сроки подачи реестра (не позднее 6 месяцев с даты выплаты).

Если ошибок нет, направьте в ФСС письменный запрос с просьбой разъяснить причину отказа. В 1С отражение пособия остается без изменений — корректировать проводки не нужно.

Нужно ли включать пособие на погребение в средний заработок для расчета отпускных?

Нет, пособие на погребение не включается в расчет среднего заработка для отпускных, больничных и других выплат (п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства №922).

Отражение пособия на погребение в 1С требует внимания к деталям, но при правильной настройке программы процесс занимает не более 10-15 минут. Главное — следить за актуальным размером пособия (в 2026 году — 7 042,34 руб.), корректно оформлять документы и не забывать про возмещение из ФСС. Если выплату получает не сотрудник, а его родственник, используйте счет 76.09 для расчетов с физическими лицами.

Если в вашей организации пособия выплачиваются регулярно, рекомендуем настроить шаблоны документов и автоматизировать обмен с ФСС. Это сэкономит время и снизит риск ошибок.