Прием нового сотрудника — это не только подписание трудового договора, но и правильное отражение всех данных в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия. Ошибки на этом этапе приводят к проблемам с налогами, отчетностью и выплатой зарплаты. В этой статье разберем, как оформить прием сотрудника в 1С по шагам: от создания карточки до формирования проводок.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают даже опытные пользователи: неправильное заполнение графиков работы, неверное указание ставки или забытые налоговые вычеты. Также рассмотрим, как автоматизировать процесс с помощью шаблонов и групповых операций, если вы принимаете сразу нескольких сотрудников.

Статья актуальна для 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:ERP (редакции 2023–2026 гг.). Если вы работаете с облачной версией, некоторые пункты меню могут отличаться — проверяйте их в своем личном кабинете.

1. Подготовка справочников перед приемом сотрудника

Прежде чем оформлять прием, убедитесь, что в 1С заполнены все необходимые справочники. Без этого вы не сможете корректно создать карточку сотрудника или сформировать документы.

Основные справочники, которые нужно проверить:

  • 📁 Организации — здесь должна быть ваша компания с правильным ИНН, КПП и реквизитами. Если сотрудников принимаете в филиал, проверьте, что он тоже добавлен.
  • 👥 Физические лица — сюда вносятся паспортные данные сотрудника. Если человек уже работал в компании раньше, его карточка может сохраниться.
  • 💼 Подразделения — укажите отдел, в который принимаете сотрудника (например, "Бухгалтерия" или "Отдел продаж").
  • 📅 Графики работы — стандартный график (5/2), сменный, гибкий и т.д. Если графика нет, его нужно создать заранее.
  • 💰 Вид расчета — оклад, сдельная оплата, премия. Здесь же настраиваются налоговые вычеты (например, на детей).

Если какого-то справочника нет, его можно добавить вручную. Например, для создания нового подразделения перейдите в Справочники → Организации → [Ваша организация] → Подразделения и нажмите "Создать". Укажите название и, при необходимости, головное подразделение.

⚠️ Внимание: Если вы принимаете сотрудника на 0,5 ставки или по совместительству, обязательно проверьте, что в справочнике Виды занятости есть соответствующие записи. Иначе в отчетах ФСС и ПФР данные могут отразиться некорректно.
📊 Какую версию 1С вы используете для кадрового учета?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:ERP
1С:УНФ
Другую

2. Создание карточки сотрудника: пошаговая инструкция

Карточка сотрудника — это основной документ, где хранятся все его данные: от паспортных до информации о зарплате. Чтобы создать ее правильно, следуйте этому алгоритму:

  1. Откройте раздел Кадры → Прием на работу (в 1С:ЗУП) или Зарплата → Кадры → Прием на работу (в 1С:Бухгалтерия).

  2. Нажмите "Создать" и выберите тип документа — обычно это Прием на работу или Прием на работу в организацию.

  3. Заполните основные поля:

    • 📌 Организация — выберите вашу компанию из справочника.
    • 👤 Физическое лицо — если сотрудник новый, нажмите "Создать" и введите его ФИО, дату рождения, паспортные данные.
    • 📅 Дата приема — укажите первый рабочий день (не дату подписания договора!).
    • 🏢 Подразделение и Должность — выберите из справочников.

  4. Перейдите на вкладку Оплата труда и укажите:

    • 💵 Вид расчета (оклад, тарифная ставка).
    • 📊 Размер оклада — сумма до вычета НДФЛ.
    • 🕒 График работы — если сотрудник работает по сменам, выберите соответствующий график.

  • На вкладке Налоги и взносы проверьте:

    • 👶 Налоговые вычеты — если у сотрудника есть дети, укажите их количество.
    • 📉 Ставка НДФЛ — обычно 13%, но для нерезидентов может быть 30%.

    • Сохраните документ кнопкой "Провести и закрыть".

    После создания карточки система автоматически сформирует запись в справочнике Сотрудники. Чтобы проверить, что все сохранилось правильно, откройте Справочники → Сотрудники и найдите нового сотрудника по ФИО.

    ФИО и паспортные данные совпадают с документами|

    Дата приема = первый рабочий день, а не дата договора|

    Указан правильный оклад (без НДФЛ)|

    График работы соответствует трудовому договору|

    Налоговые вычеты заполнены (если есть дети)

    -->

    3. Особенности оформления приема на неполную ставку или по совместительству

    Если сотрудник работает на 0,5 ставки, по совместительству или на гибком графике, стандартная карточка не подойдет. В таких случаях нужно:

    1. В поле Вид занятости выбрать соответствующий вариант:

    • 🔹 Основное место работы — для полной ставки.
    • 🔹 Внутреннее совместительство — если сотрудник работает в той же компании на другой должности.
    • 🔹 Внешнее совместительство — если основное место работы у другого работодателя.

    2. Указать коэффициент ставки (например, 0,5 для половины ставки). Это повлияет на расчет зарплаты и отпускных.

    3. Если график ненормированный или сменный, создайте отдельный график в справочнике Графики работы и привяжите его к сотруднику.

    Пример заполнения для совместителя:

    Поле Значение Примечание
    Вид занятости Внешнее совместительство Если основная работа в другой компании
    Коэффициент ставки 0,5 Для половины оклада
    График работы Сменный (2/2) Если сотрудник работает через день
    НДФЛ 13% Для резидентов РФ
    ⚠️ Внимание: При приеме на внешнее совместительство не забудьте запросить у сотрудника справку с основного места работы о доходах (форма 2-НДФЛ). Это нужно для правильного расчета налоговых вычетов.
    Что будет, если не указать коэффициент ставки?

    Если забыть проставить коэффициент (например, 0,5 для половины ставки), 1С рассчитает зарплату и отпускные как для полной занятости. Это приведет к:

    • 💸 Переплате зарплаты (сотрудник получит больше, чем положено).
    • 📊 Ошибкам в отчетах ФСС и ПФР (неверное количество ставок).
    • 📅 Неправильному расчету отпускных (будут начисляться исходя из полного оклада).

    Исправить это можно только пересчетом документов за прошлые периоды.

    4. Формирование кадровых документов: приказ и трудовой договор

    В 1С прием сотрудника оформляется не только карточкой, но и кадровыми документами:

    • 📄 Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а).
    • 📜 Трудовой договор — если он заключается впервые.

    Чтобы сгенерировать эти документы автоматически:

    1. Откройте созданный документ Прием на работу.

    2. Нажмите кнопку "Печать" и выберите:

      • 🖨️ Приказ (Т-1) — для одного сотрудника.
      • 🖨️ Приказ (Т-1а) — если принимаете группу сотрудников.
      • 🖨️ Трудовой договор — шаблон можно настроить заранее в Настройки → Кадровый учет → Шаблоны документов.

  • Проверьте автоматически подставленные данные (ФИО, должность, оклад) и при необходимости отредактируйте.

  • Распечатайте документы, подпишите их у руководителя и сотрудника, а затем сохраните сканы в 1С (вкладка Файлы).

    • Если в вашей компании используются типовой трудовой договор или дополнительные соглашения, их шаблоны можно загрузить в 1С заранее. Для этого:

    1. Перейдите в Настройки → Кадровый учет → Шаблоны документов.
    2. Нажмите "Создать" и загрузите файл в формате .docx или .pdf.
    3. Привяжите шаблон к типу документа (например, "Трудовой договор").
      4. ⚠️ Внимание: Если в трудовом договоре указаны дополнительные выплаты (например, премия или компенсация мобильной связи), их нужно отразить в 1С отдельно. Для этого используйте документ Начисление зарплаты и взносов с видом расчета Прочие начисления.

      5. Проверка проводок и налогов после приема сотрудника

      После оформления приема проверьте, что в 1С автоматически сформировались правильные проводки. Это особенно важно для:

      • 💰 Налога на доходы (НДФЛ) — должен удерживаться с первой зарплаты.
      • 📉 Страховых взносов (ПФР, ФСС, ФОМС) — начисляются с оклада.
      • 📊 Резервов на отпуск — если в компании ведется резервирование.

    Чтобы увидеть проводки:

    1. Откройте документ Прием на работу.
    2. Нажмите кнопку "Проводки" (или "Дт-Кт" в зависимости от версии).
    3. Проверьте, что сформировались записи по дебету 20 (26, 44) и кредиту 70 (начисление зарплаты), а также удержания по 68.01 (НДФЛ).

    Пример корректных проводок для оклада 50 000 ₽ (НДФЛ 13%):

    Счет Дт Счет Кт Сумма (₽) Назначение
    26 70 50 000 Начисление зарплаты
    70 68.01 6 500 Удержан НДФЛ (13%)
    26 69.01 11 000 ПФР (22%)
    26 69.03 1 275 ФСС (2,9%)

    Если проводок нет или суммы неверные, проверьте настройки учета зарплаты в разделе Настройки → Зарплата → Учетная политика. Частая ошибка — неверно указан счет затрат (например, 20 вместо 26 для управленческого персонала).

    -->

    6. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при оформлении приема сотрудников. Вот самые распространенные:

    • 🚫 Несовпадение дат — в документе Прием на работу указана одна дата, а в трудовом договоре другая. 1С берет дату из документа, поэтому проверяйте оба источника.
    • 🚫 Неверный оклад — указан оклад "чистыми" (без НДФЛ). В 1С всегда вводится грязная сумма (до вычета налогов).
    • 🚫 Отсутствие графика работы — если не указать график, система будет считать, что сотрудник работает по стандартному графику (5/2), даже если у него сменный режим.
    • 🚫 Забытые налоговые вычеты — если у сотрудника есть дети, но вычеты не указаны, НДФЛ будет удерживаться в большем размере.
    • 🚫 Неправильный счет затрат — например, зарплату продавца списали на 26 (управленческие расходы) вместо 44 (расходы на продажу).

    Чтобы избежать ошибок, используйте этот чек-лист перед сохранением документа:

    Дата приема = дата первого рабочего дня|

    Оклад указан "грязный" (включает НДФЛ)|

    График работы соответствует трудовому договору|

    Налоговые вычеты заполнены (если есть дети)|

    Счет затрат (20, 26, 44) выбран правильно

    -->

    Если ошибка все же произошла, ее можно исправить:

    • 🔄 Для неверного оклада или графика — откройте документ Прием на работу, исправьте данные и перепроведите.
    • 🔄 Для неправильных проводок — создайте документ Корректировка записей регистров (раздел Операции).
    • 🔄 Для ошибок в отчетах — сформируйте уточненные расчеты по страховым взносам (РСВ) или 6-НДФЛ.

    -->

    7. Автоматизация приема сотрудников: шаблоны и групповые операции

    Если вы принимаете сразу нескольких сотрудников (например, при расширении отдела), оформлять каждого вручную неэффективно. В 1С есть инструменты для автоматизации:

    1. Шаблоны документов

    Создайте шаблон для типовой должности (например, "Менеджер по продажам"):

    1. Оформите прием одного сотрудника с нужными параметрами (оклад, график, вычеты).
    2. Сохраните документ как шаблон: кнопка "Еще" → "Сохранить как шаблон".
    3. При приеме нового сотрудника на ту же должность выберите этот шаблон — большая часть полей заполнится автоматически.

    2. Групповой прием

    Если нужно принять сразу несколько человек (например, после рекрутинга), используйте документ Групповой прием на работу:

    1. Перейдите в Кадры → Групповой прием на работу.
    2. Добавьте список сотрудников из файла Excel или введите данные вручную.
    3. Укажите общие параметры (организация, подразделение, график).
    4. Сохраните и проведите документ — 1С создаст индивидуальные карточки для каждого сотрудника.

    3. Интеграция с сайтами вакансий

    Некоторые версии 1С (например, 1С:ЗУП КОРП) поддерживают интеграцию с hh.ru, SuperJob и другими площадками. Это позволяет:

    • 📥 Автоматически загружать резюме кандидатов в 1С.
    • 📝 Создавать карточки сотрудников на основе данных из резюме.
    • 📅 Планировать собеседования в календаре 1С.
    ⚠️ Внимание: При групповом приеме проверяйте уникальность табельных номеров. Если двум сотрудникам присвоить одинаковый номер, это приведет к ошибкам в расчете зарплаты.

    8. Отчетность после приема сотрудника: что и когда сдавать

    Прием нового сотрудника влечет за собой изменения в отчетности. Вот какие документы нужно сдать и в какие сроки:

    Отчет Срок сдачи Куда сдавать Что изменится
    СЗВ-ТД Не позднее следующего дня после приема ПФР Добавлена запись о приеме
    ЕФС-1 (СЗВ-СТАЖ) Ежемесячно, до 15 числа ПФР Учтено новое место работы
    6-НДФЛ Ежеквартально Налоговая Удержан НДФЛ с первой зарплаты
    РСВ (расчет по страховым взносам) Ежеквартально, до 30 числа Налоговая Начислены взносы с оклада
    4-ФСС Ежеквартально, до 20 числа ФСС Учтено новое застрахованное лицо

    Чтобы сформировать отчеты в 1С:

    1. Перейдите в раздел Отчеты → Регламентированные отчеты.
    2. Выберите нужный отчет (например, СЗВ-ТД).
    3. Укажите период и нажмите "Заполнить".
    4. Проверьте, что новый сотрудник отобразился в отчете, и отправьте его в контролирующий орган.

    Если вы сдаете отчетность через 1С-Отчетность или Контур.Экстерн, данные можно выгрузить прямо из 1С в эти сервисы. Для этого:

    1. В отчете нажмите "Выгрузить".
    2. Выберите формат (обычно XML для Экстерна или DBF для 1С-Отчетности).
    3. Загрузите файл в сервис и отправьте отчет.
    ⚠️ Внимание: Если вы забыли сдать СЗВ-ТД в день приема сотрудника, ПФР может оштрафовать компанию на 500 ₽ за каждого сотрудника (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).

    -->

    FAQ: Частые вопросы о приеме сотрудников в 1С

    🔹 Как отразить в 1С прием сотрудника на испытательный срок?

    Испытательный срок указывается в документе Прием на работу на вкладке Трудовой договор. В поле Испытание выберите Да и укажите срок (обычно 3 месяца). После окончания испытания создайте документ Кадровое перемещение с типом Окончание испытательного срока.

    🔹 Можно ли принять сотрудника задним числом?

    Технически да, но это нарушает трудовое законодательство. Дата приема в 1С должна совпадать с датой фактического выхода на работу. Если ошиблись, исправьте документ и перепроведите его. В отчетность (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ) внесите корректировки.

    🔹 Как в 1С отразить прием иностранного сотрудника?

    Для иностранцев в карточке сотрудника укажите:

    • 🛂 Гражданство — страна из справочника.
    • 📄 Документ, подтверждающий право на работу (патент, разрешение на работу).
    • 💰 Ставка НДФЛ — для нерезидентов 30% (если нет патента), для резидентов 13%.

    Также проверьте, что в настройках учета (раздел Настройки → Зарплата) включена опция Вести учет иностранных сотрудников.

    🔹 Что делать, если после приема сотрудника не начисляется зарплата?

    Проверьте:

    • 🔹 Правильно ли указан счет затрат (20, 26, 44) в документе Прием на работу.
    • 🔹 Есть ли у сотрудника график работы — без него начисления не формируются.
    • 🔹 Создан ли документ Начисление зарплаты за месяц (раздел Зарплата → Начисление зарплаты).

    Если проблема остается, проверьте настройки учета зарплаты в Настройки → Зарплата → Учетная политика.

    🔹 Как перенести данные о сотруднике из Excel в 1С?

    Для группового заполнения:

    1. Подготовьте файл Excel с колонками: ФИО, дата рождения, паспорт, должность, оклад.
    2. В 1С перейдите в Кадры → Групповой прием на работу.
    3. Нажмите "Загрузить из файла" и выберите ваш Excel.
    4. Сопоставьте колонки файла с полями 1С и завершите загрузку.

    Для этого может понадобиться обработка "Загрузка данных из табличных документов" (доступна в профессиональных редакциях 1С).