С 2020 года в Российской Федерации начался масштабный переход на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Для кадровых специалистов и бухгалтеров это означает кардинальное изменение процессов учета: бумажные трудовые книжки уходят в прошлое, уступая место цифровым записям. Программные продукты 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия были оперативно обновлены для поддержки новых требований законодательства. Однако, несмотря на автоматизацию, процесс переноса исторических данных и настройки системы требует внимательного подхода.
Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) затрагивает не только момент приема на работу новых сотрудников, но и требует корректного отражения данных о стаже всех работников, числящихся в штате на 1 января 2020 года. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам при сдаче отчетности в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР). В данной статье мы подробно разберем, как технически реализовать переход в интерфейсе 1С, какие формы использовать и как избежать распространенных ошибок при формировании отчета ЕФС-1.
⚠️ Внимание! С 2023 года отчетность по трудовым книжкам сдается не в ПФР, а в Социальный фонд России (СФР) в составе единого расчета ЕФС-1. Интерфейсы программ 1С могли измениться в соответствии с новыми релизами.
Предварительная настройка программы и функционала
Перед тем как начать вносить данные о выборе способа ведения трудовой книжки, необходимо убедиться, что в вашей конфигурации 1С активирован соответствующий функционал. Без включения этой опции необходимые поля в карточках сотрудников будут скрыты, а отчеты не сформируются. Обычно эта настройка находится в разделе администрирования или параметров системы.
Зайдите в раздел Настройка и выберите пункт Параметры учета. В открывшемся окне перейдите на вкладку Кадровый учет. Здесь вы увидите перечень возможностей программы, связанных с работой с персоналом. Найдите опцию Ведение электронных трудовых книжек и установите флаг (галочку) напротив нее. Это действие сделает доступными все необходимые механизмы для работы с электронным стажем.
После активации функционала программа предложит указать дату начала ведения электронных книжек. По умолчанию это 1 января 2020 года, однако, если вы настраиваете систему задним числом или в тестовой базе, дата может отличаться. Также в этом разделе можно настроить виды событий, которые будут автоматически попадать в отчетность. Убедитесь, что все виды кадровых перемещений, такие как прием, увольнение и перевод, помечены для отражения в ЭТК.
Перед включением функционала сделайте резервную копию базы данных. Это позволит откатить изменения, если в процессе настройки будут допущены критические ошибки.
Фиксация способа ведения трудовой книжки для сотрудников
Самым важным этапом перехода является фиксация выбора каждого сотрудника: хочет ли он продолжать вести бумажную трудовую книжку или полностью переходит на электронный формат. Согласно законодательству, работники должны были подать соответствующее заявление до конца 2020 года. В программе 1С эта информация вносится в карточку физического лица.
Откройте карточку сотрудника и перейдите в раздел, посвященный трудовым отношениям. Там вы найдете поле Способ ведения трудовой книжки. Для тех, кто отказался от бумажного носителя, необходимо выбрать значение Только электронная. Если сотрудник решил сохранить бумажный вариант, выбирается значение Бумажная и электронная. Для новых работников, принятых после 1 января 2021 года, бумажные книжки не заводятся, поэтому для них сразу устанавливается электронный формат.
Важно отметить, что изменение этого параметра задним числом возможно, но требует обоснования. Если вы обнаружите, что для кого-то из сотрудников способ ведения не указан, это может заблокировать сдачу отчетности. Массовое заполнение этого реквизита можно выполнить через специальную обработку или групповое изменение данных, если в вашей версии 1С поддерживается такая возможность.
Ввод сведений о стаже до 2020 года
Для корректного перехода необходимо перенести в систему 1С все записи о трудовой деятельности сотрудников, накопленные до 1 января 2020 года. Эти данные станут основой для будущего электронного стажа. Программа позволяет ввести эти сведения как вручную, так и загрузить из внешних источников, если у вас есть выгрузки из предыдущих систем учета.
В разделе Кадры выберите пункт Электронные трудовые книжки. Далее откройте документ Сведения о трудовой деятельности (начальные сведения). В этом документе указываются все периоды работы сотрудника до начала реформы. Особое внимание следует уделить датам приема и увольнения, а также наименованиям должностей, так как они должны строго соответствовать записям в бумажной трудовой книжке.
При вводе данных система может запросить подтверждение оснований для записей. Убедитесь, что документы-основания (приказы) корректно прикреплены к соответствующим кадровым событиям в базе. Это упростит проверку данных в случае возникновения вопросов со стороны контролирующих органов. После заполнения всех полей документ необходимо провести и зафиксировать.
Что делать, если в бумажной книжке есть ошибки?
Если вы обнаружили ошибку в бумажной трудовой книжке при переносе данных, сначала внесите исправления в бумажный документ в установленном порядке, и только затем вносите корректные данные в 1С. Ввод заведомо неверных данных в ЭТК недопустим.
Формирование и сдача отчета ЕФС-1
Основным инструментом передачи данных в СФР является отчет ЕФС-1. В конфигурациях 1С этот отчет заменил ранее используемую форму СЗВ-ТД. Формирование отчета происходит на основании введенных кадровых документов и начальных сведений. Система автоматически подтягивает данные о приемах, увольнениях и переводах за отчетный период.
Для создания отчета перейдите в раздел Отчеты и выберите ЕФС-1. Укажите период формирования и организацию. При нажатии кнопки Создать программа проанализирует все изменения в кадровом учете. Если вы вводили начальные сведения о стаже, они также должны быть отражены в отдельном подразделе отчета при первой сдаче.
Перед выгрузкой обязательно выполните проверку отчета. Встроенный контроллер 1С проверит заполнение обязательных полей, соответствие кодов мероприятий и формат данных. Если будут найдены ошибки, программа подсветит их красным цветом и предложит варианты исправления. Только после успешной проверки отчет можно выгружать в формате XML для отправки через операторов ЭДО.
| Тип события | Код мероприятия | Срок сдачи в СФР | Ответственное лицо |
|---|---|---|---|
| Прием на работу | ПРИЕМ | Не позднее 25 числа след. месяца | Кадровик |
| Увольнение | УВОЛЬНЕНИЕ | Не позднее следующего рабочего дня | Кадровик |
| Перевод | ПЕРЕВОД | Не позднее 25 числа след. месяца | Кадровик |
| Название должности | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Не позднее 25 числа след. месяца | Кадровик |
Работа с ошибками и корректировка данных
В процессе работы с электронными трудовыми книжками могут возникать ситуации, когда в уже отправленный отчет необходимо внести исправления. Это может быть связано с технической ошибкой при выгрузке или выявлением неточности в исходных данных. В 1С предусмотрена возможность формирования корректирующих отчетов.
Если СФР вернул отчет с ошибкой, в карточке отчета в 1С появится соответствующий статус. Вам необходимо открыть документ, исправить неверные данные и сформировать отчет заново. Важно выбрать режим Корректирующий, чтобы система поняла, что эти данные заменяют ранее отправленные. Оригинальный номер отчета при этом указывается автоматически.
Для исправления ошибок в начальных сведениях (стаж до 2020 года) используется тот же документ Сведения о трудовой деятельности (начальные сведения), но с признаком корректировки. Будьте предельно осторожны при изменении исторических данных, так как это влияет на расчет пенсионных прав сотрудников. Любое изменение должно быть документально обосновано.
⚠️ Внимание! При увольнении сотрудника отчет ЕФС-1 необходимо сдать не позднее следующего рабочего дня. Пропуск этого срока влечет за собой штрафные санкции для работодателя.
☑️ Проверка перед сдачей ЕФС-1
Выдача сведений о трудовой деятельности сотруднику
Помимо передачи данных в государственный фонд, работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности самим сотрудникам. По запросу работника ему должна быть выдана выписка из электронной трудовой книжки. В 1С эта функция реализована в виде печатной формы.
Чтобы сформировать выписку, откройте карточку сотрудника или список кадровых документов. Выберите нужного работника и нажмите кнопку Печать. В списке доступных форм выберите Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Программа сформирует документ, содержащий всю историю работы сотрудника в данной организации, включая периоды до и после перехода на ЭТК.
Сформированный документ необходимо подписать у руководителя и заверить печатью организации (при ее наличии). Выдача производится под роспись в журнале учета или путем направления по почте заказным письмом, если сотрудник уволился и не может забрать документ лично. Хранение копий выданных выписок также является частью кадрового делопроизводства.
Форма СТД-Р, сформированная в 1С, является официальным документом, подтверждающим стаж сотрудника, и имеет равную юридическую силу с записью в бумажной трудовой книжке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли изменить способ ведения трудовой книжки после 2020 года?
Изменить выбор, сделанный до конца 2020 года, можно только в одну сторону: сотрудники, оставившие бумажную книжку, могут впоследствии отказаться от нее, подав новое заявление. Обратный переход (с электронной на бумажную) законодательством не предусмотрен.
Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?
Отсутствие СНИЛС не является основанием для отказа в приеме на работу, но работодатель обязан оформить его самостоятельно. Для сдачи отчета ЕФС-1 номер СНИЛС является обязательным реквизитом, поэтому его необходимо получить в СФР как можно быстрее.
Нужно ли вносить в 1С записи о награждениях и поощрениях?
В электронную трудовую книжку вносятся только сведения о трудовой деятельности: приемы, переводы, увольнения. Записи о награждениях и поощрениях в ЭТК не отражаются, за исключением случаев, когда награждение влечет за собой изменение должности или категории.
Как быть с совместителями при сдаче ЕФС-1?
Работодатель сдает отчет ЕФС-1 только по тем сотрудникам, которые работают у него по основному месту работы или по совместительству именно в этой организации. Сведения о работе у других работодателей в ваш отчет не включаются.
Может ли 1С автоматически отправлять отчет в СФР?
Да, при наличии настроенного сервиса 1С-Отчетность и действующего договора с оператором ЭДО, отправка отчета ЕФС-1 может происходить прямо из интерфейса программы 1С без необходимости выгрузки файла во внешние системы.