Как оформить в 1С эквайринг: полная инструкция

Интеграция банковских платежей в учетную систему — критически важный этап автоматизации розничной торговли. Эквайринг в 1С позволяет не просто фиксировать факт оплаты картой, но и автоматически сверять данные с банком, корректно отражать комиссии и формировать отчеты для бухгалтерии. Правильная настройка избавляет кассиров от ручного ввода сумм и снижает риск ошибок при закрытии смены.

Процесс настройки зависит от используемой конфигурации: будь то 1С:Розница, Управление торговлей или специализированное рабочее место кассира 1С:РМК. В любом случае, архитектура взаимодействия строится на обмене данными между платежным терминалом, сервером банка-эквайера и базой данных вашей учетной системы. Вам предстоит настроить справочники, параметры подключения и схемы документооборота.

В этой статье мы детально разберем, как оформить эквайринг в информационной базе, начиная от создания договора с банком и заканчивая первой успешной оплатой. Мы рассмотрим нюансы работы с разными типами терминалов и особенности учета комиссионных вознаграждений, которые часто вызывают вопросы у бухгалтеров.

Подготовительный этап и договорные отношения

Прежде чем приступать к техническим настройкам в программе, необходимо убедиться, что организационная часть вопроса решена. У вас должен быть заключен действующий договор с банком-эквайером. Именно в этом документе прописываются тарифы, условия зачисления средств и технические требования к оборудованию. Без этих данных корректно настроить эквайринг в 1С не получится, так как системе нужны конкретные цифры для расчетов.

Обратите внимание на тип подключения терминала. Существует два основных варианта: автономные терминалы, которые работают отдельно от компьютера кассира, и фискальные регистраторы со встроенным модулем или подключенные по протоколу Штрих-М, Атол. Для первых настройка в 1С сводится к ручному вводу данных о транзакции, для вторых требуется установка драйверов и настройка COM-портов или сетевого взаимодействия.

⚠️ Внимание: Тарифы банков могут изменяться в одностороннем порядке. Всегда сверяйте процент комиссии, указанный в договоре, с реальными условиями в личном кабинете банка перед окончательной настройкой справочников.

Также важно определить, как будут проходить деньги. В некоторых схемах средства зачисляются на расчетный счет организации на следующий день, в других — аккумулируются на специальном транзитном счете. От этого зависит то, как вы будете оформлять поступление денег в бухгалтерском учете впоследствии.

• 📄 Проверьте наличие подписанного договора эквайринга с печатью банка.
• 💳 Уточните тип используемых платежных терминалов (PIN-pad, стационарный, мобильный).
• 🔢 Зафиксируйте актуальный размер комиссии за каждую транзакцию.
• 🌐 Узнайте IP-адреса или порты для сетевого подключения оборудования, если оно интегрировано.

Настройка видов оплаты и справочников

Первым шагом в самой программе 1С является создание элемента в справочнике «Виды оплат». Это фундамент, на котором строится вся дальнейшая логика работы с картами. Перейдите в раздел НСИ и администрирование → Финансы и учет → Виды оплат. Здесь необходимо создать новую запись, присвоив ей имя, понятное кассирам, например, «Оплата картой» или «Эквайринг Сбербанк».

В карточке вида оплаты критически важно правильно указать тип. Выберите значение Безналичные оплаты. Именно этот флаг сигнализирует системе, что при проведении документа продажи деньги не поступают в кассу наличными, а формируют задолженность банка перед организацией. Ошибка на этом этапе приведет к неверному формированию движений по счетам бухгалтерского учета.

Далее необходимо настроить соответствие счетов учета. В большинстве типовых конфигураций при выборе типа «Безналичные оплаты» счета подставляются автоматически (обычно это счет 57 «Переводы в пути»). Однако, если ваша учетная политика требует детализации по банкам, проверьте настройки в разделе Главное → Настройки → План счетов. Убедитесь, что для созданного вида оплаты выбран верный субсчет.

Если вы используете несколько банков-эквайеров, создайте отдельный вид оплаты для каждого из них. Это упростит последующую выгрузку реестров и сверку с выписками. Разделение потоков платежей по разным видам оплат — лучшая практика для предотвращения путаницы при закрытии месяца.

Регистрация договора эквайринга в системе

Для автоматического расчета комиссии и корректного отражения затрат в 1С необходимо завести договор с контрагентом-банком. Зайдите в справочник «Контрагенты», найдите ваш банк или создайте нового. В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте новый элемент. Тип договора должен быть установлен как С покупателем или специализированный тип «Договор эквайринга», если он предусмотрен вашей версией платформы.

В настройках договора укажите валюту расчетов (обычно RUB) и статью движения денежных средств. Особое внимание уделите полю «Процент комиссии». В некоторых конфигурациях, например в 1С:Розница 2.2 и выше, есть возможность указать процент непосредственно в договоре эквайринга. Это позволяет системе автоматически рассчитывать сумму удержания при проведении документа «Отчет о розничных продажах».

Путь к настройке: Продажи → Настройки и справочники → Договоры с контрагентами → Создать → Тип: С покупателем (Эквайринг)

Если автоматический расчет комиссии не поддерживается вашей версией конфигурации, вам придется вводить сумму комиссии вручную при оформлении банковских выписок. В этом случае в договоре достаточно указать общие реквизиты для идентификации поступлений. Тем не менее, рекомендуется использовать механизмы автоматизации, чтобы минимизировать человеческий фактор.

⚠️ Внимание: При создании договора убедитесь, что выбран верный порядок расчетов. Для эквайринга характерна схема, при которой банк сначала удерживает комиссию, а остаток перечисляет на счет, либо перечисляет полную сумму, а комиссию списывает отдельным платежом.

После сохранения договора привяжите его к ранее созданному виду оплаты. Эта связка позволит программе понимать, какой именно банк обслуживает платежи, проходящие через конкретную кассу или терминал. Такая детализация необходима для формирования корректных отчетов по взаиморасчетам с каждым банком в отдельности.

Подключение оборудования и настройка РМК

Самый технически сложный этап — это обеспечение связи между программой 1С и платежным терминалом. Если вы используете интегрированное решение, где терминал подключен к кассовому компьютеру, необходимо настроить драйвер обмена. В настройках рабочего места кассира (1С:РМК) перейдите в раздел оборудования и добавьте новое устройство типа «Терминал сбора данных» или «Платежный терминал».

Выберите производителя вашего оборудования из списка (Ingenico, Verifone, PAX, Ярус) и укажите порт подключения. Для сетевых терминалов потребуется ввести IP-адрес и порт (стандартный часто бывает 10001 или 10009, но лучше уточнить в инструкции к терминалу). После сохранения настроек обязательно нажмите кнопку «Проверка связи». Успешное подключение подтверждается статусом «Готов» или зеленым индикатором.

В процессе продажи кассир выбирает вид оплаты «Картой», вводит сумму на терминале (или она передается автоматически из 1С), клиент прикладывает карту или вводит пин-код. При успешной авторизации терминал отправляет в 1С сигнал об оплате, и чек печатается автоматически. Если связь прервана, кассир должен иметь возможность провести оплату как «Безналичные» без чека терминала, чтобы не останавливать торговлю, а позже внести данные вручную.

Для автономных терминалов, не связанных с ПК, процесс выглядит иначе. Кассир принимает оплату на устройстве, получает чек, а затем в 1С вручную выбирает вид оплаты «Картой» и вводит сумму. В этом случае важно следить, чтобы сумма в базе строго соответствовала сумме на чеке терминала, иначе возникнут расхождения при инкассации.

Учет комиссий и закрытие смены

Ежедневное закрытие смены в рознице требует внимательного отношения к эквайринговым операциям. В конце дня кассир формирует «Отчет о розничных продажах». В этом документе суммы, оплаченные картами, попадают на счет 57.02 «Переводы в пути (по картам)». Бухгалтеру необходимо регулярно (обычно раз в день или раз в неделю) сверять эти данные с выпиской банка.

Когда банк перечисляет деньги на расчетный счет, он удерживает свою комиссию. В 1С это отражается документом «Поступление на расчетный счет». Сумма поступления будет меньше суммы продаж на величину комиссии. Разницу необходимо списать на расходы. Для этого используется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Услуги банка» или специальная обработка «Учет комиссии эквайринга», если она есть в вашей конфигурации.

Операция	Счет Дт	Счет Кт	Сумма	Комментарий
Продажа товара	57.02	90.01	10 000 руб.	Полная сумма чека
Поступление от банка	51	57.02	9 800 руб.	За вычетом комиссии
Списание комиссии	91.02	57.02	200 руб.	Расходы на услуги эквайринга

Что делать, если сумма не сходится?

Если сумма поступления отличается от ожидаемой не на размер комиссии, проверьте наличие возвратов. Банк может зачесть возвраты предыдущих дней в текущем платеже, что изменит итоговую цифру. Сверьте даты операций в выписке и в 1С.

Автоматизация этого процесса возможна при использовании обработки «Загрузка выписок из банка-клиента». Современные форматы выписок (например, 1C:Exchange) содержат пометки о типе платежа. Если в выписке правильно указан вид операции, 1С может сама предложить разнести сумму на погашение долга и на расходы по комиссии.

Поэтому корректное оформление документов, подтверждающих удержание комиссии (реестры, акты), обязательно для налоговой отчетности. Храните эти документы вместе с кассовыми чеками.

Загрузка выписок и автоматизация сверки

Ручной ввод данных о поступлениях от эквайринга — трудоемкий процесс, подверженный ошибкам. Гораздо эффективнее настроить автоматическую загрузку выписок из системы «Клиент-Банк». Для этого в 1С используется обработка Загрузка выписок из системы Клиент-Банк. Она позволяет импортировать файлы в форматах.txt.xml или напрямую через протокол обмена.

При загрузке выписки система анализирует каждую строку платежа. Если в назначении платежа или в специальном поле файла указан идентификатор договора эквайринга, 1С автоматически создаст документ поступления и предложит провести взаимозачет с документами продаж. Это значительно ускоряет работу бухгалтера и обеспечивает актуальность данных о долгах покупателей (в данном случае — банка).

Если автоматическая загрузка невозможна из-за несовместимости форматов, используйте универсальный формат обмена. Большинство банков позволяют выгрузить выписку в формате, понятном 1С. В крайнем случае, можно использовать технологию DirectBank, которая позволяет обмениваться документами с банком напрямую из интерфейса 1С без необходимости скачивания файлов на диск.

⚠️ Внимание: При первой настройке автозагрузки обязательно проведите тестовый прогон на небольшой сумме. Ошибки в настройке шаблонов могут привести к тому, что платежи будут падать на неверные счета или дублироваться.

Регулярная сверка данных 1С и банковской выписки — залог чистоты учета. Раз в месяц рекомендуется формировать отчет «Анализ состояния взаиморасчетов» и сравнивать остатки по счету 57 с данными банка. Любые расхождения должны быть расследованы и устранены до момента сдачи регламентированной отчетности.

Частые вопросы по настройке эквайринга

Можно ли подключить несколько терминалов разных банков к одной кассе?

Да, это возможно. В настройках рабочего места кассира (РМК) можно настроить несколько видов оплат, каждый из которых связан со своим договором эквайринга и, при необходимости, своим терминалом. Кассир будет выбирать нужный вид оплаты в чеке, а система отправит команду на соответствующее устройство или позволит ввести сумму вручную.

Что делать, если терминал выдал чек, но в 1С оплата не прошла?

В такой ситуации необходимо оформить документ «Чек ККМ» с видом операции «Возврат прихода», чтобы аннулировать ошибочную продажу в фискальном регистраторе, если чек уже закрыт. Затем проведите продажу заново, выбрав вид оплаты «Наличные» (если деньги вернули клиенту) или повторно «Картой», если терминал позволяет сделать отмену транзакции (Void).

Как отразить в 1С возврат товара, оплаченного картой?

При оформлении возврата в 1С создается документ «Чек ККМ» с признаком «Возврат прихода». Система сформирует команду на терминал для возврата денег на карту клиента. В бухгалтерии это отразится как уменьшение выручки и восстановление товара на остатках. Деньги вернутся на счет организации позже, что нужно будет отразить в банковской выписке.

Нужно ли заводить каждого держателя карты как контрагента?

Нет, этого делать не нужно и технически невозможно. В эквайринге контрагентом выступает банк-эквайер, который гарантирует платеж. Держатели карт являются конечными покупателями в рознице, и их учет ведется обезличенно в разрезе документов продаж, если только вы не ведете дисконтную программу с картами лояльности.