В процессе ведения складского учета в системах 1С:Предприятие нередко возникают ситуации, когда часть товарно-материальных ценностей (ТМЦ) теряет свои потребительские свойства. Это может быть бой стекла, порча упаковки, истечение срока годности или естественная убыль. Для корректного отражения этих фактов в бухгалтерском и управленческом учете необходимо грамотно провести документацию.
Операция списания товаров в розничной торговле и опте регулируется унифицированной формой ТОРГ-16 (Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей), однако в обиходе часто говорят"оформить торг 2", подразумевая именно процесс фиксации потерь. Важно понимать, что в современных конфигурациях 1С нет отдельного документа с названием"Торг-2", но функционал полностью покрывает требования законодательства через специализированные механизмы списания.
Корректное проведение этой процедуры критически важно не только для соблюдения порядка на складе, но и для правильного расчета налога на прибыль. Неподтвержденные списания могут быть сняты налоговыми органами при проверке, что повлечет доначисления. Поэтому каждый шаг в программе должен быть обоснован и задокументирован.
Подготовка к проведению инвентаризации и выявлению брака
Прежде чем приступать к созданию документов в программе, необходимо провести физическую проверку товаров на складе. Комиссия, назначенная приказом руководителя, осматривает ТМЦ и выявляет единицы, которые невозможно реализовать по стандартной цене. Именно на этом этапе формируется первичная информация для ввода данных в 1С.
В системе важно заранее убедиться, что все приходные операции по данным товарам проведены и оприходованы. Списание невозможно выполнить, если на остатках числится меньше единиц, чем планируется списать. Проверьте актуальность остатков через отчет"Оборотно-сальдовая ведомость по товарам на складах".
Если выявленные повреждения касаются только части партии, например, нарушена упаковка, но сам товар цел, возможно проведение уценки вместо полного списания. Однако если товар полностью утратил свои свойства, его необходимо вывести из оборота. Бой и лом фиксируются актом, который станет основанием для проводок.
⚠️ Внимание! Для списания товаров с истекшим сроком годности в некоторых отраслях (например, продукты питания или фармацевтика) требуется обязательное участие санитарного врача или составление отдельного акта утилизации согласно СанПиН. Программа 1С технически позволит списать товар, но юридическую силу документу придают подписи ответственных лиц и акты утилизации.
⚠️ Внимание! Интерфейсы и названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации (УТ 11, Розница 2/3, КА 2) и обновления платформы. Всегда сверяйтесь с актуальной документацией к вашей конкретной редакции 1С.
Создание документа"Списание товаров" в 1С
Основным инструментом для отражения потерь в программе является документ Списание товаров. Найти его можно в разделе Склад и доставка или Запасы, в зависимости от используемой подсистемы. Этот документ заменяет собой бумажный аналог и автоматически формирует необходимые бухгалтерские записи.
При создании нового документа первым делом указывается склад, на котором были обнаружены поврежденные ценности. Затем в табличную часть добавляются номенклатурные позиции. Для каждой позиции необходимо указать количество, подлежащее списанию, и, что крайне важно, статью затрат.
Выбор статьи затрат определяет, на какой счет бухгалтерского учета будут отнесены потери. Это может быть счет 91.02"Прочие расходы" или 44.01"Издержки обращения". Статья затрат также влияет на то, будет ли сумма потерь учитываться при расчете налога на прибыль или останется на счете финансовых результатов без уменьшения налоговой базы.
- 📦 Выберите правильный склад из списка, чтобы не ошибиться с местом хранения.
- 📝 Укажите причину списания в поле"Комментарий" для внутренней аналитики.
- 💰 Проверьте цену списания — обычно она берется по средней себестоимости на момент операции.
Используйте кнопку"Заполнить" в документе, чтобы автоматически подобрать товары, если у вас настроены правила отбора или если вы проводите массовое списание по результатам инвентаризации.
Выбор статьи затрат и влияние на налоги
Наиболее ответственным моментом при оформлении операции является выбор статьи затрат. В справочнике статей затрат необходимо заранее создать или выбрать подходящую статью с указанием вида операции"Списание товаров". От настроек этой статьи зависит дальнейшая судьба суммы в налоговом учете.
Если списание происходит по причинам, не зависящим от воли организации (бой, порча при транспортировке, истечение срока годности), и это подтверждено документально, расходы могут быть признаны в налоговом учете. В противном случае, если вина лежит на материально ответственном лице (МОЛ), сумма списывается за его счет.
В карточке статьи затрат есть переключатель, определяющий порядок учета. Для корректного формирования отчетности убедитесь, что выбрано значение, разрешающее принятие расходов. Налоговый учет требует строгого соответствия первичных документов требованиям НК РФ.
| Тип потери | Счет учета | Влияние на налог на прибыль | Необходимые документы |
|---|---|---|---|
| Естественная убыль | 44.01 | Уменьшает базу | Акт инвентаризации |
| Бой и порча (без вины МОЛ) | 91.02 | Уменьшает базу | Акт ТОРГ-16, фотофиксация |
| Порча по вине МОЛ | 73.02 | Не уменьшает (возмещение) | Приказ о взыскании, объяснительная |
| Истечение срока годности | 91.02 | Уменьшает базу | Акт списания, журнал температур |
Правильный выбор статьи затрат — это 90% успеха в прохождении налоговой проверки по списанным товарам. Ошибка здесь приведет к доначислению налогов и штрафам.
Печать печатной формы Акта ТОРГ-16
Хотя документ в 1С является основанием для проводок, для склада и бухгалтерии часто требуется бумажный носитель. Система позволяет сформировать печатную форму унифицированного акта ТОРГ-16 непосредственно из документа"Списание товаров".
Для этого откройте проведенный документ и нажмите кнопку Печать (или иконку принтера). В выпадающем списке выберите форму"Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-16)". Программа автоматически подставит данные о комиссии, складе и списанных позициях.
В форме акта необходимо проверить наличие всех подписей. Согласно правилам документооборота, акт должен быть подписан членами комиссии, материально ответственным лицом и утвержден руководителем организации. 1С формирует шаблон, но живые подписи ставятся на распечатанном экземпляре.
- 🖨️ Убедитесь, что в настройках печати выбран правильный шрифт и масштаб для читаемости.
- ✍️ Распечатайте акт в двух экземплярах: один для бухгалтерии, второй остается на складе.
- 📎 Приложите к акту фотографии поврежденного товара, если это предусмотрено внутренним регламентом.
Что делать, если форма ТОРГ-16 не находится в списке?
Если стандартная форма отсутствует, возможно, она не подключена в макетах вашей версии конфигурации. В этом случае можно использовать универсальную печатную форму"Акт списания" или выгрузить данные в Excel для ручной верстки, однако использование унифицированной формы предпочтительнее для проверяющих органов.
Отражение операции в бухгалтерском и налоговом учете
После проведения документа Списание товаров система автоматически формирует бухгалтерские проводки. Движения можно посмотреть по ссылке"Движения документа" в верхней панели формы. Основными проводками будут дебет счета затрат (91.02 или 44.01) и кредит счета учета товаров (41.01).
Особое внимание следует уделить НДС. Если товары были списаны в пределах норм естественной убыли или вследствие порчи, входной НДС по ним ранее был принят к вычету. При списании восстановление НДС не производится, если порча произошла не по вине налогоплательщика и подтверждена документально.
В налоговом учете сумма потерь отражается в составе внереализационных расходов или расходов на продажу. Для корректного закрытия месяца убедитесь, что документ проведен датой, относящейся к текущему отчетному периоду. Ошибки с датами могут исказить финансовый результат квартала или года.
⚠️ Внимание! Если вы используете УСН (Упрощенную систему налогообложения) с объектом"Доходы минус расходы", списание товаров из-за порчи или истечения срока годности, как правило, не уменьшает налоговую базу, так как эти расходы не поименованы в закрытом перечне ст. 346.16 НК РФ. Исключение составляет естественная убыль в пределах норм.
Анализ причин и профилактика потерь
Регулярное оформление списаний — это сигнал для руководства о проблемах в логистике или хранении. Используйте отчеты 1С для анализа динамики потерь. Отчет"Валовая прибыль по товарам" или специализированные отчеты по складским потерям помогут выявить проблемные группы номенклатуры.
Если процент списания по конкретной категории товаров превышает плановые значения, необходимо пересмотреть условия хранения или работы с поставщиками. Аналитика в 1С позволяет группировать данные по статьям затрат, что дает четкую картину: преобладает ли бой при доставке или порча на полке.
Своевременное выявление товаров с подходящим сроком годности позволяет провести предпродажную подготовку или уценку, избежав полного списания. Настройте в системе отчеты по срокам годности, чтобы менеджеры получали уведомления заранее.
☑️ Контрольный список перед закрытием месяца
Можно ли списать товар задним числом в 1С?
Технически программа позволяет ввести документ датой в прошлом, если период не закрыт для редактирования. Однако нарушает хронологию документооборота. Списание должно оформляться датой составления акта комиссии. Ввод задним числом возможен только в случаях исправления ошибок предыдущих периодов через механизм дополнительных проводок или сторно, но требует обоснования.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании товаров?
Восстанавливать НДС при списании товаров вследствие порчи, боя или истечения срока годности не нужно, если эти факты подтверждены документально (актами, заключениями) и произошли не по вине налогоплательщика. Это позиция Минфина и арбитражной практики. Если же товар украден или утерян по вине сотрудников, восстановление НДС обязательно.
Как отразить в 1С, что виновник найден и должен возместить ущерб?
Если комиссией установлена вина конкретного сотрудника, в документе списания или отдельным документом"Взыскание ущерба" сумма относится на счет 73.02"Расчеты по возмещению материального ущерба". В этом случае расходы не списываются на финансовый результат организации, а числятся как дебиторская задолженность сотрудника до момента погашения.
Можно ли использовать документ"Списание товаров" для подарков клиентам?
Нет, для передачи товаров в качестве подарков (рекламных целей) следует использовать документ"Передача товаров" или"Реализация" с видом операции"Безвозмездная передача". Списание товаров предназначено исключительно для утраты потребительских свойств. Подарки имеют иную налоговую природу и требуют начисления НДС (в большинстве случаев) и учета нормируемых расходов на рекламу.
Где хранится история всех списаний в программе?
Вся история операций доступна в журнале документов"Списание товаров", который находится в разделе"Склад и доставка". Также можно воспользоваться универсальным отчетом или отчетом"Анализ состояния запасов", где можно отфильтровать движения по конкретным статьям затрат и складам за любой период времени.