Как завести номенклатуру в 1С Комплексная автоматизация: пошаговое руководство

Работа с номенклатурой в 1С: Комплексная автоматизация 2.5 — основа учета товаров, материалов и услуг. Без корректной настройки этого справочника невозможно вести складской учет, формировать документы закупки/продажи или строить аналитические отчеты. Однако многие пользователи сталкиваются с ошибками при создании карточек: дублированием позиций, неправильным выбором типов номенклатуры или проблемами с единицами измерения.

Эта статья поможет разобраться, как завести номенклатуру с нуля, настроить ее свойства для разных типов товаров (от штучных изделий до весовых материалов), а также избежать типичных ошибок, ведущих к сбоям в учете. Мы рассмотрим не только базовые действия, но и нюансы работы с характеристиками, сериями, дополнительными реквизитами и интеграцией с другими справочниками.

Особое внимание уделим различиям между простой номенклатурой (например, канцтовары) и сложной (техника с серийными номерами или одежда с размерами/цветами). Также разберем, как правильно заполнять поля для ЕГАИС-маркированных товаров и товаров с истекающим сроком годности.

Если вы только начинаете работу с 1С:КА или мигрируете с другой конфигурации (например, 1С:УТ или 1С:Бухгалтерия), эта инструкция станет вашим гидом по настройке номенклатурного учета без ошибок.

1. Подготовка к созданию номенклатуры: настройка справочников и прав

Прежде чем добавлять первые позиции, необходимо проверить и настроить вспомогательные справочники, от которых зависит корректность учета. Без этого вы рискуете получить ошибки при проведении документов или формировании отчетов.

Вот минимальный набор справочников, которые должны быть заполнены до начала работы с номенклатурой:

📦 Виды номенклатуры — определяет тип товара (продукция, материал, услуга, комплектующие и т.д.). От этого зависит аналитика в отчетах и доступные поля в карточке.
⚖️ Единицы измерения — штуки, килограммы, метры, литры. Важно завести все используемые единицы заранее, чтобы избежать проблем с пересчетом количества.
🏷️ Номенклатурные группы — нужны для распределения доходов/расходов в бухгалтерском и налоговом учете (например, "Товары для перепродажи", "Материалы для производства").
📊 Ставки НДС — если в вашей организации используются разные ставки (0%, 10%, 20%), их нужно добавить в справочник Ставки НДС.

Также проверьте права пользователей. Для работы с номенклатурой требуются права на:

🔓 Чтение и редактирование справочника Номенклатура.
🔓 Доступ к справочникам Виды номенклатуры, Единицы измерения и Номенклатурные группы.
🔓 Создание и редактирование дополнительных реквизитов (если они используются).

⚠️ Внимание: Если в вашей базе уже есть номенклатура, но она ведется хаотично (например, одни и те же товары дублируются с разными наименованиями), перед добавлением новых позиций проведите инвентаризацию справочника. Используйте отчет Анализ номенклатуры (Отчеты → Склад → Анализ номенклатуры) для поиска дублей.

Для удобства работы рекомендуем настроить предопределенные элементы в справочнике Виды номенклатуры. Например:


Товары → Одежда
Товары → Электроника
Услуги → Монтажные работы
Материалы → Сырье для производства

2. Создание простой номенклатуры: пошаговая инструкция

Простая номенклатура — это товары или услуги, которые не требуют указания дополнительных характеристик (например, канцтовары, книги, стандартные услуги). Рассмотрим, как добавить такую позицию в справочник.

Откройте справочник Номенклатура через меню: Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.

Нажмите Создать и заполните обязательные поля:

📌 Наименование — полное название товара (например, "Бумага офсетная А4, 80 г/м²"). Используйте единый стиль наименований для упрощения поиска.
🏷️ Вид номенклатуры — выберите из справочника (например, "Товар" или "Услуга").
⚖️ Основная единица измерения — укажите единицу, в которой будет учитываться товар (шт., кг, м и т.д.).
💰 Номенклатурная группа — выберите группу для аналитики доходов/расходов.
📊 Ставка НДС — укажите актуальную ставку (20%, 10%, 0% или "Без НДС").

Дополнительно можно заполнить:

🔖 Артикул — внутренний или производителя (важно для интеграции с сайтом или ЕГАИС).
📦 Вес — для логистических расчетов.
💎 Полное название — если требуется более детальное описание (например, для печатных форм документов).

Проверить наличие вида номенклатуры в справочнике

Указать корректную единицу измерения

Заполнить номенклатурную группу для учета

Проверить ставку НДС

Сохранить и проверить отображение в списке-->

После сохранения проверьте, что номенклатура отображается в списке и доступна для выбора в документах (например, в Поступлении товаров или Реализации).

⚠️ Внимание: Если вы работаете с маркированными товарами (например, обувь, одежда, духи), сразу укажите код маркировки в карточке номенклатуры. Без этого невозможно будет оформить приход или продажу таких товаров в Честном ЗНАКе.

3. Работа с характеристиками: размеры, цвета, серийные номера

Для товаров, у которых есть вариации (например, одежда разных цветов и размеров, техника с серийными номерами), одной карточки номенклатуры недостаточно. Здесь используются характеристики — дополнительные параметры, которые позволяют учитывать каждый вариант отдельно.

Чтобы включить работу с характеристиками:

Откройте карточку номенклатуры.
Перейдите на закладку Характеристики.
Установите флаг Использовать характеристики.
Нажмите Добавить и укажите наименование характеристики (например, "Цвет: Черный, Размер: M").

Для удобства можно создать шаблоны характеристик. Например, для одежды:


Характеристика 1: Цвет = Красный
Характеристика 2: Размер = 44
Характеристика 3: Материал = Хлопок

Если товар требует указания серийных номеров (например, телефоны или ноутбуки), включите флаг Серии в карточке номенклатуры. При поступлении таких товаров придется вручную вводить каждый серийный номер или загружать их из файла.

Как массово загрузить серийные номера?

Для массовой загрузки серийных номеров используйте обработку "Загрузка серийных номеров" (Сервис → Загрузка данных → Серийные номера). Формат файла: CSV или Excel с колонками "Номенклатура", "Серийный номер", "Срок годности" (если применимо).

Важно: если вы ведете учет по характеристикам, в документах (например, Поступление товаров) нужно будет указывать не только номенклатуру, но и конкретную характеристику. Это усложняет работу, но обеспечивает точный учет.

Тип товара	Нужны характеристики?	Нужны серии?	Пример
Одежда/обувь	Да (цвет, размер)	Нет	Кроссовки Nike, размер 42, цвет черный
Электроника	Да (модель, комплектация)	Да	iPhone 15 Pro, 256 ГБ, серийный номер XYZ123
Продукты питания	Нет	Да (если срок годности)	Молоко "Простоквашино", срок годности 01.06.2026
Строительные материалы	Да (длина, ширина)	Нет	Ламинат Kronostar, 1285x192 мм

4. Настройка дополнительных реквизитов и сведений

Иногда стандартных полей в карточке номенклатуры недостаточно. Например, вам может потребоваться учитывать:

🔧 Страну происхождения (для декларирования).
📦 Вес брутто/нетто (для логистики).
📅 Гарантийный срок.
🔗 Ссылку на карточку товара на сайте.

Для этого в 1С:КА предусмотрены дополнительные реквизиты и сведения. Чтобы их добавить:

Откройте справочник Номенклатура.
Перейдите в меню Действия → Дополнительные реквизиты и сведения.
Нажмите Создать и укажите:
- 📌 Наименование (например, "Страна происхождения").
- 📌 Тип значения (строка, число, дата, справочник).
- 📌 Где используется (например, "Для всех элементов справочника").

После создания реквизит будет доступен в карточке каждой номенклатуры на закладке Дополнительно.

Критично важно: если вы ведете внешнеэкономическую деятельность (импорт/экспорт), обязательно добавьте дополнительные реквизиты для кода ТН ВЭД, страны происхождения и номера ГТД. Без этого невозможно корректно оформить таможенные декларации в 1С.

💡

Используйте группы дополнительных реквизитов для логического разделения полей. Например, создайте группы "Логистика" (вес, габариты), "Таможня" (код ТН ВЭД, страна) и "Маркетинг" (описание для сайта, ключевые слова).

5. Интеграция с другими справочниками: контрагенты, склады, цены

Номенклатура в 1С:КА тесно связана с другими справочниками. Без правильной настройки этих связей вы не сможете:

📦 Вести учет остатков на складах.
💰 Устанавливать индивидуальные цены для контрагентов.
📊 Формировать отчеты по продажам по группам товаров.

Ключевые интеграции:

🏢 Склады — для каждой номенклатуры можно указать Основной склад, где она хранится по умолчанию. Это упрощает оформление документов.
💰 Типы цен — свяжите номенклатуру с типами цен (розничная, оптовая, закупочная) в справочнике Типы цен номенклатуры.
📈 Номенклатурные группы — используются для распределения доходов/расходов в бухгалтерском учете.
🔗 Контрагенты — можно назначать Поставщика по умолчанию для автоматического подставления в документы закупки.

Для настройки цен перейдите в Справочники → Товары и услуги → Установка цен номенклатуры. Здесь можно:

📌 Задать цены вручную для каждой позиции.
📌 Загрузить цены из Excel (Действия → Загрузить из файла).
📌 Настроить автоматический пересчет цен по формулам (например, "Оптовая цена = Закупочная + 20%").

⚠️ Внимание: Если вы работаете с розничной торговлей, проверьте настройку видов цен для розницы в справочнике Типы цен. Неправильная привязка может привести к ошибкам при пробивке чеков через 1С:Розница или ККТ.

Вручную для каждой позиции

Массово через обработку "Установка цен"

Загружаю из Excel

Использую автоматический пересчет по формулам-->

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С:КА иногда допускают ошибки при работе с номенклатурой. Вот самые распространенные из них и способы их предотвращения:

🔄 Дублирование позиций — когда один и тот же товар добавляется с разными наименованиями (например, "Бумага А4" и "Бумага офсетная А4"). Решение: используйте Поиск дублей (Отчеты → Склад → Анализ номенклатуры) и настройте уникальные артикулы.
⚖️ Неправильные единицы измерения — например, весовой товар учитывается в штуках. Решение: проверяйте единицы при создании номенклатуры и используйте Пересчет единиц (Справочники → Классификаторы → Пересчет единиц).
📊 Отсутствие номенклатурных групп — ведет к ошибкам в бухгалтерских проводках. Решение: заполняйте группу обязательно, даже если она одна.
🔗 Несвязанные дополнительные реквизиты — например, код ТН ВЭД не привязан к номенклатуре. Решение: проверяйте заполнение реквизитов через отчет Анализ заполнения реквизитов.

Еще одна частая проблема — некорректные остатки после миграции данных из другой системы. Чтобы этого избежать:

Перед переносом номенклатуры сверьте остатки в старой и новой базе.
Используйте обработку Помощник переноса данных (Сервис → Перенос данных).
После переноса запустите Проверку остатков (Отчеты → Склад → Ведомость по товарам на складах).

💡

Всегда проверяйте номенклатуру на дубли перед массовым импортом. Один дубль может привести к ошибкам в учете на тысячи рублей!

7. Автоматизация и массовые операции с номенклатурой

Если вам нужно добавить или изменить сотни позиций, ручной ввод займет слишком много времени. В 1С:КА есть инструменты для автоматизации:

📤 Импорт из Excel — подходит для первичного заполнения справочника. Используйте обработку Универсальный обмен данными (Сервис → Обмен данными → Универсальный обмен).
🔄 Групповое изменение — позволяет массово редактировать поля (например, изменить номенклатурную группу для всех товаров категории). Путь: Справочники → Номенклатура → Действия → Групповое изменение.
🤖 Обработки для автозаполнения — например, автоматическое проставление артикулов по шаблону или заполнение дополнительных реквизитов по правилам.

Для импорта из Excel подготовьте файл с колонками:


Наименование | Вид номенклатуры | Единица измерения | Номенклатурная группа | Ставка НДС
Бумага А4    | Товар           | шт                | Канцтовары            | 20%

При массовых операциях следите за:

🔹 Совпадением наименований — если в файле и базе есть одинаковые позиции, данные могут перезаписаться.
🔹 Кодировками — файл должен быть в UTF-8, иначе русские символы отобразятся кракозябрами.
🔹 Правами доступа — для массовых операций нужны права на редактирование справочника.

⚠️ Внимание: Перед массовым импортом сделайте резервную копию базы (Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование). Это позволит откатиться в случае ошибок.

8. Проверка и контроль номенклатуры

После добавления номенклатуры важно убедиться, что она корректно отображается в документах и отчетах. Вот что нужно проверить:

📋 Отображение в списке — откройте справочник Номенклатура и убедитесь, что новая позиция видна и доступна для редактирования.
📦 Доступность в документах — создайте тестовое Поступление товаров и проверьте, что номенклатура подтягивается без ошибок.
📊 Корректность отчетов — сформируйте Ведомость по товарам на складах и убедитесь, что новая позиция отображается с правильными остатками.
🔍 Поиск по артикулу — проверьте, что номенклатуру можно найти по артикулу в глобальном поиске (Ctrl+F).

Для комплексного анализа используйте отчеты:

📈 Анализ номенклатуры — показывает дубли, незаполненные реквизиты.
📊 Ведомость по товарам — проверка остатков и движений.
💰 Анализ цен — контроль актуальности цен.

Если обнаружите ошибки (например, номенклатура не подтягивается в документы), проверьте:

Правильно ли указан вид номенклатуры?
Заполнена ли номенклатурная группа?
Нет ли ограничений по складам (проверьте настройки прав пользователя).

💡

Настройте периодический автоматический контроль номенклатуры через регламентные задания. Например, еженедельную проверку дублей или незаполненных артикулов. Путь: Администрирование → Регламентные задания

🔹 Как исправить ошибку "Номенклатура не найдена" при создании документа?

Эта ошибка возникает, если:

Номенклатура не сохранена в справочнике.
У пользователя нет прав на просмотр этой номенклатуры.
Номенклатура помечена на удаление.
В документе указан неверный склад, на котором нет остатков.

Решение: проверьте статус номенклатуры в справочнике, права пользователя и остатки на складе.

🔹 Можно ли изменить вид номенклатуры после создания?

Да, но с оговорками:

Если номенклатура не использовалась в документах, вид можно изменить без последствий.
Если номенклатура уже использовалась, изменение вида может привести к ошибкам в проводках. В этом случае лучше создать новую номенклатуру и сделать замену в документах через обработку Замена номенклатуры.

🔹 Как настроить автоматическое заполнение артикулов?

Для этого:

Откройте справочник Номенклатура.
Перейдите в Действия → Настройка номенклатуры.
На закладке Нумерация настройте шаблон артикула (например, ТОВ-{НомерПоПорядку:0000}).
Установите флаг Автоматическое заполнение артикула.

Теперь при создании новой номенклатуры артикул будет формироваться автоматически.

🔹 Что делать, если в отчетах не отображаются остатки по номенклатуре?

Проверьте:

Есть ли движения по складу (проверьте документы Поступление и Реализация).
Правильно ли указана номенклатурная группа?
Нет ли фильтров в отчете по дате или складу?
Не сбились ли остатки после обнуления или переноса данных?

Если проблема остается, запустите Проверку последовательности документов (Администрирование → Обслуживание → Проверка последовательности).

🔹 Как перенести номенклатуру из 1С:Бухгалтерии в 1С:КА?

Для переноса:

В 1С:Бухгалтерии выгрузите номенклатуру через Администрирование → Выгрузка данных (формат: XML или Excel).
В 1С:КА используйте обработку Универсальный обмен данными (Сервис → Обмен данными).
Сопоставьте поля (наименование, артикул, вид номенклатуры и т.д.).
Загрузите данные и проверьте на дубли.

Для сложных переносов (с историей движений) лучше использовать типовую обработку миграции от фирмы 1С или обратиться к специалистам.

Как правильно завести номенклатуру в 1С: Комплексная автоматизация 2.5 — полное руководство с примерами