Увольнение сотрудника с неиспользованными днями отпуска — одна из самых «больных» тем для бухгалтеров и кадровиков. С одной стороны, работник имеет право на компенсацию за все неотгулянные дни, с другой — ошибка в расчётах или документах может привести к претензиям со стороны трудовой инспекции или судебным спорам. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия процесс оформления отпускных при увольнении автоматизирован, но требует внимательного подхода к настройкам и проверке данных.

В этой статье разберём пошаговый алгоритм — от проверки остатков отпуска до формирования приказа и выплаты компенсации. Особый акцент сделаем на типичные ошибки, которые приводят к недоплатам или переплатам, а также на нюансы расчёта среднего заработка в 2026 году. Если вы работаете с 1С:ЗУП 2.5, принципы аналогичны, но путь в меню может отличаться — уточняйте в документации к вашей версии.

1. Проверка остатков отпуска перед увольнением

Прежде чем начислять компенсацию, необходимо точно знать, сколько дней отпуска «накопил» сотрудник. В 1С:ЗУП 3.1 эту информацию можно получить несколькими способами:

  • 📊 Отчёт «Анализ отпусков» — показывает остатки, начисления и использованные дни по каждому сотруднику. Путь: Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ отпусков.
  • 🔍 Карточка сотрудника — в разделе Отпуска отображаются все начисленные и использованные периоды. Путь: Кадры → Сотрудники → [Выбрать сотрудника] → Отпуска.
  • 📑 Документ «Отпуск» — если сотрудник уже брал отпуск, проверьте корректность закрытия предыдущих периодов.

Важно: если сотрудник работал неполный год (например, устроился 1 марта 2026 и уволился 15 октября 2026), отпускные дни рассчитываются пропорционально отработанному времени. Формула:

Количество дней = (Отработанные месяцы / 12) × 28 (или другой норматива отпуска по договору)

При этом неполный месяц округляется:

- до полного, если отработано ≥15 дней;

- исключается, если <15 дней.

⚠️ Внимание: Если в организации действует увеличенный отпуск (например, 35 дней для педагогов), в настройках 1С:ЗУП должен быть указан корректный норматив. Проверьте это в справочнике Виды отпусков (Настройки → Виды расчётов → Отпуска).
📊 Какую версию 1С вы используете для расчёта зарплаты?
1С:ЗУП 3.1
1С:ЗУП 2.5
1С:Бухгалтерия 8.3
Другую версию

2. Настройка параметров расчёта компенсации

Перед тем как начислять компенсацию, убедитесь, что в 1С:ЗУП корректно настроены:

  1. Виды расчётов — проверьте, что в справочнике Виды расчётов (Настройки → Виды расчётов) есть запись «Компенсация за неиспользованный отпуск» с правильным Кодом дохода (обычно 2013 для НДФЛ).
  2. Параметры отпусков — в настройках организации (Настройки → Организации → [Выбрать организацию] → Зарплата и кадры) должен быть указан:

    - норматив отпуска (28 дней или другой);

    - порядок округления дней (в пользу сотрудника или математически).

  3. Средний заработок — в Настройках расчёта зарплаты (Настройки → Расчёт зарплаты) проверьте период для расчёта среднего (обычно 12 месяцев).

Если сотрудник уволился в день отпуска (например, последним днём отпуска), компенсация не начисляется — вместо этого в документе Увольнение указывается дата окончания отпуска как дата увольнения.

💡

Если сотрудник брал отпуск авансом (например, отгулял 28 дней за год вперёд, а уволился через 3 месяца), излишне выплаченные отпускные удерживаются из финального расчёта. В 1С это оформляется документом Удержание по исполнительному листу с типом «Возврат излишне выплаченных отпускных».

3. Пошаговая инструкция: начисление компенсации в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим процесс на примере сотрудника Иванова И.И., который уволился 10 октября 2026 года с неиспользованными 14 днями отпуска.

Создать документ «Увольнение»|Проверить остатки отпуска в карточке сотрудника|Добавить строку «Компенсация за неиспользованный отпуск»|Указать количество дней и период компенсации|Провести документ и сформировать ведомость на выплату-->

Шаг 1. Создание документа «Увольнение»

Перейдите в раздел Кадры → Увольнения и создайте новый документ. Заполните:

  • 👤 Сотрудника — выберите Иванова И.И.
  • 📅 Дата увольнения — 10.10.2026.
  • 📝 Основание — укажите статью ТК РФ (например, по собственному желанию, ст. 80).

Шаг 2. Добавление компенсации

В табличной части документа нажмите Добавить и выберите Компенсация за неиспользованный отпуск. Заполните:

  • 📅 Период компенсации — с 01.10.2026 по 10.10.2026 (если отпускной год совпадает с календарным).
  • 🏖️ Количество дней — 14 (по данным отчёта «Анализ отпусков»).
  • 💰 Сумма — рассчитается автоматически после проведения.

Шаг 3. Проверка и проведение

Перед проведением документа:

  • Проверьте средний заработок в разделе Расчёт — он должен включать все выплаты за последние 12 месяцев (исключая больничные и материальную помощь).
  • Убедитесь, что НДФЛ рассчитан по ставке 13% (для резидентов РФ).
  • Если есть алименты или другие удержания, они применятся автоматически.

После проведения документа сформируйте Ведомость в банк или Расходный кассовый ордер для выплаты.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволился в последний день месяца (например, 31 октября), а отпускной год заканчивается 30 сентября, компенсация рассчитывается за два периода: с 01.10.2026 по 30.09.2026 и с 01.10.2026 по 31.10.2026. В 1С это оформляется двумя строками в документе «Увольнение».

4. Особенности расчёта среднего заработка в 2026 году

Средний заработок для компенсации отпуска рассчитывается по правилам Постановления Правительства РФ № 922 (с изменениями на 2026 год). В 1С:ЗУП 3.1 алгоритм заложен в программу, но важно контролировать:

Параметр Правило Пример
Расчётный период 12 календарных месяцев перед увольнением С 01.10.2026 по 30.09.2026 для увольнения 10.10.2026
Исключаемые периоды Больничные, отпуска, командировки Если сотрудник болел в мае 2026, эти дни исключаются
Премиальные выплаты Учитываются пропорционально отработанному времени Ежемесячная премия за октябрь 2026 — 100%, за сентябрь 2026 — 50% (если отработано половину месяца)
Повышение окладов Корректируется средний заработок, если оклад вырос Оклад с 01.01.2026 увеличен на 10% → пересчёт за предыдущие месяцы

Если в расчётном периоде были повышения окладов, в 1С необходимо:

  1. Создать документ Изменение окладов (Зарплата → Изменение окладов).
  2. В документе «Увольнение» нажать Рассчитать средний заработок и убедиться, что коэффициент индексации применён.
Что делать, если средний заработок рассчитан неправильно?

Если 1С рассчитала средний заработок с ошибкой (например, не учла премию или неправильно применила коэффициент индексации), исправьте это вручную:

1. Откройте документ «Увольнение».

2. Перейдите на закладку «Расчёт среднего заработка».

3. Нажмите «Изменить данные для расчёта» и скорректируйте суммы или периоды.

4. Повторно проведите документ.

Если ошибка критичная (например, неверный расчётный период), создайте новый документ «Увольнение» с правильными данными и проведите его с датой, следующей за ошибочным.

5. Оформление документов: приказ, записка-расчёт, СЗВ-ТД

Помимо начисления в 1С, при увольнении с компенсацией отпуска необходимо оформить:

  • 📄 Приказ об увольнении (форма Т-8) — формируется автоматически при проведении документа «Увольнение» в 1С. Проверьте, чтобы в нём была строка о компенсации отпуска.
  • 💰 Записка-расчёт (форма Т-61) — создаётся документом Записка-расчёт при увольнении (Зарплата → Записки-расчёты). В ней должны быть:
    • Сумма компенсации за отпуск;
    • Удержанный НДФЛ;
    • Итоговая сумма к выплате.
  • 📋 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности. В 1С формируется отчётом СЗВ-ТД (Зарплата → Отчёты → СЗВ-ТД). В нём указывается:
    • Дата увольнения;
    • Основание (статья ТК РФ);
    • Количество дней компенсации отпуска (если они не были отгуляны).

Все документы должны быть подписаны руководителем и сотрудником (или иметь отметку об отказе от подписи). В 1С их можно распечатать прямо из формы документа «Увольнение»:

Кнопка «Печать» → Выбрать форму (Т-8, Т-61) → «Печать» или «Сохранить в PDF».
⚠️ Внимание: Если сотрудник уволился дистанционно (по электронной почте или через ЕСИА), приказ и записка-расчёт отправляются ему в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью (по 63-ФЗ). В 1С для этого используется модуль «1С-Отчётность» или внешние сервисы (например, Контур.Диадок).

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при расчёте компенсации отпуска. Вот самые распространённые:

  • 🔄 Неправильный расчётный период — например, берут 12 месяцев от даты приёма, а не от даты увольнения. Как избежать: всегда проверяйте период в документе «Увольнение» на закладке «Расчёт среднего».
  • 💸 Неучтённые премии — ежемесячные премии включаются в расчёт полностью, а разовые (например, по итогам года) — только если они начислены в расчётном периоде. Как избежать: используйте отчёт Анализ начислений сотрудника (Зарплата → Отчёты → Анализ начислений).
  • 📅 Ошибка в количестве дней — например, забывают округлить неполный месяц или не учитывают отпуск авансом. Как избежать: сверяйтесь с отчётом «Анализ отпусков».
  • 📉 Неприменённый коэффициент индексации — если оклад повышался, средний заработок за прошлые месяцы нужно скорректировать. Как избежать: в документе «Увольнение» нажмите Рассчитать средний заработок с учётом повышения окладов.

Критическая ошибка: если сотрудник уволился в день отпуска, но в 1С не указано, что это «отпуск с последующим увольнением», программа может неверно рассчитать компенсацию. В этом случае создайте два документа: сначала «Отпуск» с датой увольнения, затем «Увольнение» с той же датой.

💡

Всегда проверяйте компенсацию отпуска через отчёт «Анализ расчётов по сотрудникам» (Зарплата → Отчёты → Анализ расчётов). Если сумма компенсации не совпадает с ручным расчётом, значит, в 1С неверно настроены параметры отпусков или среднего заработка.

7. Выплата компенсации: сроки и нюансы

Согласно статье 140 ТК РФ, все причитающиеся сотруднику суммы (включая компенсацию за отпуск) должны быть выплачены в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, выплата производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте.

В 1С:ЗУП 3.1 выплата оформляется документом:

  • Ведомость в банк — если перечисляете на карту (Зарплата → Ведомости в банк).
  • Расходный кассовый ордер — если выдаёте наличными (Зарплата → Выплата зарплаты).

Если выплата задерживается (например, из-за ошибки в расчётах), в 1С необходимо:

  1. Создать документ Депонирование (Зарплата → Депонирование) — это зафиксирует задолженность перед сотрудником.
  2. После устранения причины задержки выплатить сумму документом Выплата депонированной зарплаты.
⚠️ Внимание: За задержку выплаты компенсации отпуска организация обязана выплатить сотруднику проценты по ставке 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). В 1С это оформляется документом Начисление процентов по ст. 236 ТК РФ.

8. Отчётность после увольнения: что сдавать в налоговую и ПФР

После увольнения с компенсацией отпуска необходимо сдать:

Отчёт Срок сдачи Что проверять в 1С
6-НДФЛ Не позднее последнего числа месяца, следующего за кварталом Раздел 2: сумма компенсации (код 2013) и удержанный НДФЛ
РСВ (расчёт по страховым взносам) До 30-го числа месяца, следующего за кварталом Приложение 1: сумма компенсации включается в базу для взносов (кроме случаев, когда она превышает лимит)
СЗВ-ТД Не позднее рабочего дня, следующего за днём увольнения Раздел 3: дата и основание увольнения, количество дней компенсации
4-ФСС (если были больничные) До 25-го числа месяца, следующего за кварталом Раздел 1: сумма компенсации не включается в базу для взносов на травматизм

В 1С:ЗУП 3.1 все эти отчёты формируются автоматически:

  • 📊 6-НДФЛ: Зарплата → Отчёты → 6-НДФЛ.
  • 📈 РСВ: Зарплата → Отчёты → РСВ.
  • 📄 СЗВ-ТД: Зарплата → Отчёты → СЗВ-ТД.

Перед отправкой отчётности проверьте:

  • Код дохода для компенсации отпуска — должен быть 2013.
  • Сумма НДФЛ — 13% от компенсации (для резидентов РФ).
  • Взносы — компенсация отпуска облагается взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ (кроме случаев, когда сумма превышает лимит).
💡

Если сотрудник уволился в декабре, а компенсация выплачена в январе следующего года, в 6-НДФЛ за 4 квартал сумма компенсации попадёт в раздел 2 с датой получения дохода «декабрь», а в раздел 1 — с датой удержания НДФЛ «январь».

FAQ: Частые вопросы о компенсации отпуска при увольнении

🔹 Можно ли выплатить компенсацию за отпуск частями?

Нет, согласно статье 127 ТК РФ, компенсация выплачивается одной суммой в день увольнения. Исключение — если сотрудник согласен на рассрочку (например, при большой сумме), но это должно быть оформлено дополнительным соглашением.

🔹 Как оформить компенсацию, если сотрудник уволился во время отпуска?

В этом случае:

  1. Создайте документ Отпуск с датой увольнения как последним днём отпуска.
  2. Затем оформите Увольнение с той же датой. Компенсация не начисляется, так как отпуск уже «отгулян».

Если отпуск был авансом (сотрудник отгулял больше, чем заработал), излишне выплаченные отпускные удерживаются из финального расчёта.

🔹 Нужно ли платить НДФЛ с компенсации за отпуск?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ по ставке 13% (для резидентов РФ). В 1С это происходит автоматически при проведении документа «Увольнение».

🔹 Что делать, если сотрудник не согласен с суммой компенсации?

Если сотрудник оспаривает расчёт:

  1. Предоставьте ему письменную расшифровку (можно сформировать в 1С отчёт «Расчёт среднего заработка»).
  2. Если ошибка подтвердится, скорректируйте документ «Увольнение» и проведите перерасчёт.
  3. Если спор не разрешается — направьте сотрудника в трудовую инспекцию или суд.

В 1С все изменения фиксируйте документом Корректировка зарплаты.

🔹 Как оформить компенсацию, если сотрудник уволился по соглашению сторон?

Процесс не отличается от увольнения по другим основаниям:

  1. В документе «Увольнение» укажите основание по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).
  2. Добавьте строку «Компенсация за неиспользованный отпуск» и укажите количество дней.
  3. Проведите документ и выплатите сумму.

Единственный нюанс: если в соглашении прописана дополнительная компенсация (например, «выходное пособие»), её нужно начислить отдельной строкой с кодом дохода 4800.