Оформление отпуска без сохранения ЗП в 1С: пошаговая инструкция

Трудовой кодекс РФ предусматривает право сотрудника на отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ), но его оформление в 1С:Зарплата и Управление Персоналом часто вызывает вопросы у кадровиков и бухгалтеров. В отличие от оплачиваемого отпуска, здесь нет автоматических начислений, зато есть нюансы с документооборотом, отражением в табеле и проверкой лимитов по категориям работников.

Ошибки при оформлении такого отпуска могут привести к конфликтам с сотрудниками, штрафам от трудовой инспекции или искажению данных в отчётности. Например, если неверно указать вид отпуска в документе Отпуска организаций, система может сгенерировать лишние проводки по начислению среднего заработка. А отсутствие приказа в личном деле сделает отпуск нелегитимным с точки зрения закона.

В этой статье разберём пошаговое оформление отпуска без содержания в 1С:ЗУП 3.1 и 2.5, покажем, как избежать типовых ошибок, и объясним, почему некоторые настройки программы требуют ручной корректировки даже при автоматическом заполнении документов.

⚠️ Внимание: Правила предоставления отпусков без сохранения ЗП зависят от категории сотрудника (инвалиды, пенсионеры, работники в чрезвычайных ситуациях и др.). 1С не проверяет соблюдение лимитов по дням автоматически — эту ответственность несёт кадровая служба.

1. Нормативная база: когда можно дать отпуск за свой счёт

Отпуск без сохранения зарплаты регулируется ст. 128 ТК РФ и внутренними локальными актами компании. Работодатель обязан предоставить такой отпуск только в случаях, прямо указанных в законе:

👵 Участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году.
🦽 Работающим пенсионерам по старости — до 14 дней.
👨‍👩‍👧‍👦 Родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших при исполнении — до 14 дней.
🏥 Работающим инвалидам — до 60 дней.
🎓 В других случаях (например, для сдачи экзаменов) — по соглашению сторон.

Во всех остальных ситуациях предоставление отпуска без содержания — право, а не обязанность работодателя. Например, если сотрудник просит отпуск для поездки за границу, компания может отказать без объяснения причин.

В 1С:ЗУП нет встроенной проверки на соответствие нормам ТК РФ. Программа лишь фиксирует факт отпуска, поэтому кадровый специалист должен самостоятельно контролировать:

📅 Соблюдение лимитов дней по категориям сотрудников.
📝 Наличие письменного заявления работника.
🏢 Согласование с руководством (если требуется).

2. Подготовка к оформлению: документы и настройки 1С

Перед тем как создать документ в 1С, необходимо подготовить пакет бумаг и настроить программу. Без этого отпуск может не отразиться в отчётности или привести к ошибкам при закрытии месяца.

Документы для оформления:

📄 Заявление сотрудника (обязательно! без него отпуск незаконен).
📋 Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или произвольная).
📊 Согласование с руководством (если требуется по внутренним правилам).

В 1С:ЗУП 3.1 проверьте настройки:

Откройте Настройки → Кадровый учёт.
Убедитесь, что в разделе Отпуска включена опция Использовать отпуска без сохранения заработной платы.
В справочнике Виды отпусков должен быть элемент с названием Без сохранения заработной платы (код ОтпускБезСохрЗП).

Если вида отпуска нет — создайте его вручную:

Справочники → Виды отпусков → Создать Название: Отпуск без сохранения заработной платы Код: ОтпускБезСохрЗП Тип: Отпуск без сохранения заработной платы

Видимость: Для всех сотрудников

💡

Если в вашей базе 1С:ЗУП 2.5, путь к настройкам будет другим: Сервис → Настройки учётной политики → Кадровый учёт → Отпуска.

3. Пошаговая инструкция: как создать документ в 1С

Оформление отпуска без содержания в 1С:ЗУП 3.1 состоит из 5 шагов. Если пропустить хотя бы один, документ может не провестись или исказить данные в отчётности.

Шаг 1. Создание документа

Перейдите в раздел Кадры → Отпуска → Отпуска организаций и нажмите Создать. Выберите тип документа Отпуск.

Шаг 2. Заполнение шапки

📅 Дата документа — текущая или дата начала отпуска.
🏢 Организация — юрлицо, где работает сотрудник.
👤 Сотрудник — выберите из справочника.

Шаг 3. Указание вида отпуска

В табличной части документа:

Добавьте новую строку.
В колонке Вид отпуска выберите Отпуск без сохранения заработной платы.
Укажите Дата начала и Дата окончания (система автоматически посчитает количество дней).

Шаг 4. Проверка и проведение

Нажмите Провести и закрыть. Система сгенерирует:

📄 Приказ по форме Т-6 (если настроена печатная форма).
📊 Записи в табеле учёта рабочего времени (код ДО или 16).

Шаг 5. Печать приказа

Чтобы распечатать приказ, откройте документ и выберите Печать → Приказ о предоставлении отпуска (Т-6). Подпишите его у руководителя и передайте в кадровую службу.

Заявление сотрудника получено|Вид отпуска выбран правильно|Дата начала не раньше даты документа|Количество дней соответствует заявлению|Приказ сформирован без ошибок-->

4. Типовые ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при оформлении отпусков без сохранения ЗП. Вот самые распространённые из них и способы исправления:

Ошибка	Последствия	Как исправить
Неверный вид отпуска (выбран "Ежегодный оплачиваемый")	Система начислит средний заработок, исказит данные для ФСС	Отменить проведение, исправить вид отпуска, перепровести
Отсутствует запись в табеле (код `ДО`)	Нарушение учёта рабочего времени, штрафы при проверке	Проверить настройки табеля в `Настройки → Кадровый учёт`
Дата документа позже даты начала отпуска	Отпуск не отразится в отчётности за нужный период	Создать новый документ с правильной датой, старый удалить
Не указано основание (заявление сотрудника)	Отпуск может быть признан нелегитимным	Добавить скан заявления в приложение к документу

⚠️ Внимание: Если отпуск без сохранения ЗП оформлен с ошибкой и уже закрыт расчётный месяц, исправления потребуют перерасчёта зарплаты и повторной сдачи отчётности в ФСС и ПФР. В некоторых случаях проще создать Корректировку записей регистров, чем переделывать документ.

Что будет, если не исправить ошибку вовремя?

Если ошибка в виде отпуска (например, вместо "без сохранения ЗП" указан "ежегодный оплачиваемый") обнаружена после закрытия месяца, придётся:

Сторнировать начисления по зарплате.
Перепровести все документы по сотруднику за период.
Сдать уточнённые формы СЗВ-М, РСВ и 4-ФСС.

В некоторых случаях инспекция может расценить это как занижение базы для страховых взносов и наложить штраф до 20% от неучтённых сумм.

5. Отражение в табеле и отчётности

Отпуск без сохранения зарплаты должен быть корректно отражён в табеле учёта рабочего времени (форма Т-13 или Т-12). В 1С:ЗУП это происходит автоматически при проведении документа Отпуска организаций, но иногда требуется ручная корректировка.

Коды для табеля:

📌 ДО или 16 — отпуск без сохранения заработной платы (основной код).
📌 ОЗ или 17 — дополнительный отпуск без оплаты (если предусмотрен внутренними актами).

Проверьте отражение в табеле:

Откройте Кадры → Табель учёта рабочего времени.
Найдите сотрудника и период отпуска.
Убедитесь, что стоят правильные коды (ДО или 16).

⚠️ Внимание: Если в табеле вместо ДО стоит ОТ (ежегодный отпуск), это означает, что документ был создан с неверным видом отпуска. Исправьте его и перепроведите табель.

Отчётность:

Отпуск без сохранения ЗП не включается в:

📊 Расчёт среднего заработка (не учитывается при расчёте отпускных или больничных).
📊 Базу для начисления страховых взносов (нет начислений — нет взносов).

Но он влияет на:

📅 Стаж работы (входит в общий трудовой стаж, но не всегда в стаж для ежегодного отпуска).
📊 Отчёт СЗВ-М (сотрудник числится в организации, но без начислений).

💡

Отпуск без сохранения ЗП не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но должен быть корректно отражён в табеле и отчётности по персоналу (например, в форме П-4).

6. Особенности для 1С:ЗУП 2.5 и 8.2

Если вы работаете в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 или 8.2, процесс оформления отпуска без содержания имеет несколько ключевых отличий:

1. Путь к документу:

В старых версиях документ создаётся через Документы → Отпуска → Отпуск сотрудников. Интерфейс менее интуитивный, поэтому легко ошибиться с выбором вида отпуска.

2. Настройки видов отпусков:

В 1С:ЗУП 2.5 справочник видов отпусков называется Виды отпусков сотрудников и находится в Справочники → Кадровый учёт. Если нужного вида нет, его придётся создавать вручную с указанием:

📌 Кода для табеля (ДО).
📌 Флага Без сохранения заработной платы.

3. Проверка проводок:

После проведения документа проверьте регистр Начисления сотрудников (через Отчёты → Анализ начислений). Если там появились суммы по отпуску — вид отпуска выбран неверно.

4. Печатные формы:

В старых версиях формы Т-6 может не быть в стандартном наборе. Чтобы её добавить:

Скачайте внешнюю печатную форму с сайта 1С или партнёров.
Подключите её через Сервис → Дополнительные отчёты и обработки.

💡

В 1С:ЗУП 2.5 при оформлении отпуска без сохранения ЗП иногда "забываются" записи в табеле. После проведения документа обязательно проверьте табель через отчёт Табель учёта рабочего времени (Т-13) (путь: Отчёты → Кадровые отчёты).

7. Как исправить ошибки retrospectтивно

Если отпуск без сохранения ЗП был оформлен с ошибкой и месяц уже закрыт, исправления потребуют особого подхода. Вот алгоритм действий:

Сценарий 1: Неверный вид отпуска (начислили средний заработок)

Создайте документ Корректировка записей регистров (Зарплата → Корректировки).
Укажите регистр Начисления сотрудников.
Найдите ошибочную запись по отпуску и сторнируйте её.
Создайте новый документ Отпуск с правильным видом.

Сценарий 2: Отсутствует запись в табеле

Откройте Табель учёта рабочего времени за нужный период.
Добавьте строку вручную с кодом ДО.
Перепроведите документ.

Сценарий 3: Ошибка в отчётности (СЗВ-М, РСВ)

Если ошибка повлияла на отчётность:

📌 Сдайте уточнённую форму СЗВ-М с правильными данными.
📌 В РСВ укажите исправления в разделе 3 (если были лишние начисления).
📌 При необходимости подайте письменное пояснение в ФНС или ПФР.

⚠️ Внимание: Если ошибка привела к занижению базы для страховых взносов (например, ошибочно не начислен НДФЛ на "лишние" отпускные), инспекция может доначислить взносы + пени + штраф 20%. Исправляйте такие ошибки до камеральной проверки.

FAQ: Частые вопросы по оформлению

Можно ли оформить отпуск без сохранения ЗП задним числом?

Да, но с оговорками:

📅 Документ в 1С можно создать с любой датой, но приказ должен быть подписан до начала отпуска (иначе нарушение ТК РФ).
📊 Если месяц уже закрыт, потребуется перерасчёт зарплаты и уточнённая отчётность.

Как отразить отпуск без сохранения ЗП в 6-НДФЛ?

Такой отпуск не отражается в 6-НДФЛ, так как:

💰 Нет начислений зарплаты → нет дохода.
📝 Нет удержанного НДФЛ.

Но сотрудник остаётся в списке работающих (раздел 1 формы 6-НДФЛ).

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска без сохранения ЗП?

По закону больничный не оплачивается, если болезнь наступила в период отпуска без содержания (ст. 9 ФЗ №255). В 1С:

Создайте документ Больничный лист.
В поле Оплачивать выберите Не оплачивать.
В табеле проставьте код Б (болезнь) вместо ДО.

Можно ли разделить отпуск без сохранения ЗП на части?

Да, но:

📅 Каждая часть оформляется отдельными документами в 1С.
📝 Суммарная продолжительность не должна превышать лимиты по ТК РФ.

Как в 1С проверить, сколько дней отпуска без сохранения ЗП уже использовал сотрудник?

Используйте отчёт Отпуска сотрудников (Кадры → Отчёты по кадровому учёту):

Укажите период (например, текущий год).
В настройках отбора выберите Вид отпуска = Без сохранения заработной платы.
Система покажет все случаи с количеством дней.

Отпуск без сохранения зарплаты в 1С: полное руководство от документа до проводок