Увольнение сотрудника в 1С 8.3: полная инструкция от А до Я

Увольнение сотрудника — одна из самых ответственных операций в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3. Ошибка на любом этапе может привести к проблемам с налоговой, недочетам в отчетности или конфликтам с уволенным работником. Эта статья поможет разобраться, как правильно провести процедуру: от оформления приказа до закрытия личной карточки и расчета окончательных выплат.

Мы рассмотрим все ключевые шаги: какие документы нужно создать в 1С 8.3, как проверить корректность расчетов, какие настройки влияют на процесс, и что делать, если система выдает ошибку. Особое внимание уделим автоматическому заполнению реквизитов увольнения на основе ТК РФ — это сэкономит время и минимизирует риск ошибок.

Инструкция актуальна для последних релизов 1С:ЗУП 8.3 (включая версию 3.1.25) и учитывает изменения в трудовом законодательстве. Если вы работаете с другой конфигурацией (например, 1С:Бухгалтерия 8.3), часть шагов может отличаться — об этом мы тоже упомянем.

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Прежде чем оформлять увольнение, убедитесь, что в 1С обновляемые материалы о сотруднике. Откройте его Личную карточку (раздел Кадры → Сотрудники) и проверьте:

• 📅 Дата приема на работу — влияет на расчет компенсации за неиспользованный отпуск.
• 📝 Должность и подразделение — должны совпадать с приказом о приеме.
• 💰 Оклад и надбавки — актуальные на дату увольнения.
• 📊 График работы — нужен для корректного расчета отпускных.

Если данные устарели, обновите их до создания документа об увольнении. Например, если сотрудник переводился на другую должность, но это не отражено в системе, расчет компенсации будет неверным.

Обратите внимание на неиспользованные отпуска. В 1С:ЗУП 8.3 есть отчет Остатки отпусков (раздел Кадры → Отчеты по кадрам), который покажет, сколько дней отпуска числится за сотрудником. Если там ошибка, исправьте ее документом Корректировка отпусков.

⚠️ Внимание: Если сотрудник брал аванс или у него есть задолженность по подотчетным суммам, увольнение заблокируется до погашения долга. Проверьте это в отчете Взаиморасчеты с сотрудниками.

2. Создание приказа об увольнении (Т-8)

Основной документ для увольнения — приказ по форме Т-8. В 1С:ЗУП 8.3 он создается автоматически на основе шаблона. Чтобы его оформить:

1. Перейдите в раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать → Увольнение.
3. Выберите сотрудника из справочника.
4. Укажите дату увольнения (по умолчанию — текущая дата, но ее можно изменить).
5. Выберите основание увольнения из списка (например, По соглашению сторон (п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ)).

Система автоматически подтянет реквизиты из Трудового кодекса, но их можно отредактировать вручную. Например, если увольнение по статье 78 ТК РФ (собственное желание), укажите дату предупреждения — она должна быть не позднее чем за 2 недели до увольнения.

Указаны ФИО и табельный номер сотрудника|

Дата увольнения совпадает с последним рабочим днем|

Основание увольнения выбрано из актуального списка ТК РФ|

Причина увольнения (если требуется) заполнена корректно|

Подразделение и должность совпадают с текущими данными сотрудника-->

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Документ сформирует печатную форму приказа Т-8, которую нужно распечатать для подписи сотрудником и руководителем. В 1С также автоматически создастся запись в Личной карточке (раздел Трудовая деятельность).

⚠️ Внимание: Если дата увольнения попадает на выходной или праздничный день, система может выдавать предупреждение. В этом случае перенесите дату на ближайший рабочий день или подтвердите действие вручную.

3. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

При увольнении сотрудник имеет право на компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. В 1С:ЗУП 8.3 этот расчет выполняется автоматически при проведении документа Увольнение, но его можно скорректировать.

Чтобы проверить или изменить сумму компенсации:

1. Откройте документ Увольнение (если он уже создан) или создайте новый.
2. Перейдите на вкладку Отпуска.
3. Система покажет количество неиспользованных дней и сумму компенсации. Если нужно, отредактируйте количество дней вручную (например, если сотрудник брал отпуск за свой счет, который не учитывается автоматически).
4. Нажмите Рассчитать, чтобы пересчитать сумму.

Формула расчета компенсации в 1С:

Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска

Средний дневной заработок рассчитывается за последние 12 месяцев по правилам ст. 139 ТК РФ. Если сотрудник работал менее года, берется фактический период. В 1С это учитывается автоматически, но при нестандартных ситуациях (например, если были больничные) может потребоваться ручная корректировка.

Ситуация	Действие в 1С	Документ для корректировки
Сотрудник брал отпуск авансом	Уменьшить количество дней компенсации	Корректировка отпусков
Есть неучтенные больничные	Добавить период в расчет среднего заработка	Начисление по больничному листу
Изменился оклад за расчетный период	Пересчитать средний заработок	Изменение окладов + перерасчет в документе увольнения

Что делать, если компенсация рассчитана неверно?

Если сумма компенсации в документе Увольнение кажется завышенной или заниженной, проверьте:

1. Период расчета среднего заработка — в 1С по умолчанию берется 12 месяцев, но если сотрудник работал меньше, нужно скорректировать даты вручную.

2. Исключаемые периоды — больничные, отпуска по уходу за ребенком и другие неоплачиваемые дни не должны учитываться в расчете.

3. Настройки расчета отпусков — в разделе Настройки → Кадровый учет проверьте, включен ли флаг Учитывать отпуска при увольнении.

Если ошибка остается, создайте Документ-корректировку (раздел Зарплата → Корректировки) и укажите правильную сумму.

4. Закрытие зарплатных начислений и удержаний

Перед увольнением нужно закрыть все начисления и удержания за текущий месяц. В 1С:ЗУП 8.3 это делается документом Начисление зарплаты и взносов:

1. Перейдите в раздел Зарплата → Начисление зарплаты.
2. Создайте документ за месяц увольнения (если он еще не создан).
3. Убедитесь, что сотрудник включен в список начислений. Если его там нет, добавьте вручную.
4. Проверьте все начисления (оклад, премии, надбавки) и удержания (НДФЛ, алименты, кредиты).
5. Проведите документ.

После этого создайте документ Увольнение (если не сделали этого раньше). Система автоматически:

• 💸 Рассчитает окончательный расчет (зарплата за отработанные дни + компенсация отпуска).
• 📉 Удержит НДФЛ с компенсации (13% для резидентов РФ).
• 📋 Сформирует записи для 6-НДФЛ и РСВ.

Если сотрудник имеет задолженность перед компанией (например, по подотчетным суммам), система предложит удержать ее из окончательного расчета. Для этого в документе Увольнение на вкладке Удержания отметьте соответствующие суммы.

⚠️ Внимание: Если окончательный расчет превышает 20 000 рублей, выдавайте его через кассу или переводом на банковскую карту. Наличные выплаты свыше этого лимита запрещены (Указание ЦБ РФ № 3073-У).

Наличными через кассу|

Переводом на банковскую карту|

Через бухгалтерию (зарплатный проект)|

Иное-->

5. Формирование записей в ЕГАИС и отчетности

Увольнение сотрудника влияет на несколько видов отчетности:

• 📄 6-НДФЛ — компенсация отпуска и окончательный расчет попадают в раздел 2.
• 📊 РСВ (расчет по страховым взносам) — увольнение отражается в разделе 3.
• 👥 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (с 2020 года заменил бумажную трудовую книжку).
• 💼 4-ФСС — если были начисления по больничным.

В 1С:ЗУП 8.3 большая часть записей формируется автоматически, но некоторые данные нужно проверить:

1. Откройте отчет 6-НДФЛ (раздел Зарплата → Отчеты → 6-НДФЛ) и найдите строку с уволенным сотрудником. Убедитесь, что дата получения дохода совпадает с датой увольнения, а сумма НДФЛ удержана корректно.
2. Проверьте СЗВ-ТД (раздел Кадры → Отчеты по кадрам → СЗВ-ТД). Документ должен содержать запись о увольнении с правильным основанием.
3. Если сотрудник уволен в середине месяца, убедитесь, что в РСВ не попали "лишние" начисления за неотработанные дни.

Для СЗВ-ТД в 1С есть отдельный документ Сведения о трудовой деятельности (раздел Кадры → Сведения о трудовой деятельности). Он формируется автоматически при увольнении, но его нужно отправить в ПФР не позднее следующего рабочего дня после увольнения.

6. Закрытие личной карточки и архивирование данных

После увольнения личная карточка сотрудника остается в базе, но ее статус меняется на Уволен. Чтобы завершить процесс:

1. Откройте Личную карточку сотрудника (раздел Кадры → Сотрудники).
2. Проверьте, что в разделе Трудовая деятельность появилась запись об увольнении с правильной датой и основанием.
3. На вкладке Дополнительно убедитесь, что поле Дата увольнения заполнено.
4. Если нужно, добавьте пометку в поле Примечание (например, "Уволен по соглашению сторон, трудовая книжка выдана").

Для архивации данных:

• 🗃️ Создайте резервную копию базы (раздел Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование).
• 📂 Экспортируйте личную карточку в PDF или Excel (кнопка Печать → Экспорт в Excel).
• 🔒 Если в компании действует политика удаления данных уволенных сотрудников через определенный срок, поставьте пометку в справочнике (например, создайте реквизит Дата архивации).

В 1С:ЗУП 8.3 есть отчет Уволенные сотрудники (раздел Кадры → Отчеты по кадрам), который поможет отслеживать историю увольнений. Его можно настроить по периодам, подразделениям или основаниям увольнения.

⚠️ Внимание: Если сотрудник был уволен ошибочно, не создавайте новый документ приема. Вместо этого отмените увольнение документом Отмена увольнения (раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения). Это сохранит историю изменений и избежит дублирования записей.

7. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при увольнении. Вот самые распространенные:

Ошибка	Последствия	Как исправить
Неверная дата увольнения	Расхождение в отчетности (6-НДФЛ, СЗВ-ТД)	Создать Корректировку даты увольнения или отменить документ и пересоздать
Не учтены больничные в расчетном периоде	Заниженная компенсация отпуска	Добавить период вручную в документе Увольнение на вкладке Расчет среднего
Не закрыты подотчетные суммы	Блокировка увольнения	Оформить Авансовый отчет или Возврат подотчета
Ошибка в основании увольнения	Проблемы при проверке трудовой инспекцией	Отменить документ и создать новый с правильным основанием

Чтобы минимизировать риски:

• 🔍 Проверяйте отчеты перед отправкой в налоговую (особенно 6-НДФЛ и СЗВ-ТД).
• 📅 Соблюдайте сроки: СЗВ-ТД нужно отправить в ПФР в день увольнения, окончательный расчет — выдать в последний рабочий день.
• 📑 Архивируйте документы: приказ об увольнении, расчетные листки и копию трудовой книжки (если ведется в бумажном виде) храните не менее 5 лет.

Если после увольнения обнаружилась ошибка (например, недоплачена компенсация), оформите Документ-корректировку (раздел Зарплата → Корректировки) и пересчитайте отчетность.

8. Особенности увольнения в разных ситуациях

Некоторые случаи увольнения требуют дополнительных действий в 1С:ЗУП 8.3:

Увольнение по сокращению штата

При увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение) в документе Увольнение нужно:

1. Указать основание Сокращение численности или штата.

2. На вкладке Дополнительно выбрать пункт Выплата выходного пособия.

3. В поле Количество месяцев выплаты указать период (обычно 2 месяца, но может быть и 3 по решению службы занятости).

4. Проверить расчет среднего заработка для пособия (он может отличаться от расчета компенсации отпуска).

Система автоматически создаст график выплат пособия, но его нужно подтвердить документами Выплата выходного пособия в следующие месяцы.

Увольнение в период испытательного срока оформляется так же, как и обычное, но в документе Увольнение выбирается основание Не прошел испытание (ст. 71 ТК РФ). Обратите внимание, что:

• 📅 Увольнение возможно только до истечения испытательного срока.
• 💰 Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется пропорционально отработанному времени.
• 📋 В СЗВ-ТД указывается код ИСП (испытательный срок).

Увольнение иностранного гражданина имеет дополнительные нюансы:

• 🛂 Проверьте срок действия патента или разрешения на работу (в 1С это отражается в справочнике Сотрудники на вкладке Дополнительно).
• 📑 Убедитесь, что в документе Увольнение указано правильное основание (например, Истечение срока действия разрешения на работу).
• 💸 Для иностранцев из ЕАЭС (Беларусь, Казахстан и др.) расчет компенсации отпуска производится по общим правилам. Для остальных — проверьте, не действуют ли ограничения по трудовому договору.

Увольнение совместителя требует указания в документе Увольнение флага Внешний совместитель (если сотрудник работал по совместительству в другой организации). Компенсация отпуска рассчитывается пропорционально отработанному времени.

⚠️ Внимание: При увольнении директора или главного бухгалтера в 1С может потребоваться дополнительное подтверждение прав доступа. Если система блокирует создание документа, проверьте настройки ролей в разделе Администрирование → Пользователи и права.

FAQ: Частые вопросы по увольнению в 1С 8.3

Как уволить сотрудника задним числом, если забыли сделать это вовремя?

В 1С:ЗУП 8.3 можно создать документ Увольнение с любой датой, но:

1. Убедитесь, что за этот период не сформированы отчеты (6-НДФЛ, РСВ). Если сформированы — их нужно переделать.
2. Проверьте, не блокируется ли увольнение задним числом настройками учетной политики (раздел Настройки → Кадровый учет).
3. Если сотрудник уже получил зарплату за месяц, в котором вы уволите его задним числом, оформите Корректировку начислений.

После создания документа обязательно переформируйте отчетность за тот период, на который приходится дата увольнения.

Что делать, если при увольнении 1С пишет "Есть невыданные авансы"?

Эта ошибка означает, что у сотрудника есть невыданные суммы по зарплате или подотчетным средствам. Чтобы уволить его:

1. Проверьте отчет Взаиморасчеты с сотрудниками (раздел Зарплата → Отчеты).
2. Если есть невыданный аванс, оформите документ Выплата зарплаты или Возврат аванса.
3. Если сумма небольшая и ее можно списать, создайте документ Списание дебиторской задолженности (раздел Зарплата → Корректировки).

Только после этого система позволит провести увольнение.

Как в 1С рассчитать компенсацию за отпуск, если сотрудник отработал менее половины месяца?

По правилам ст. 121 ТК РФ, если сотрудник отработал менее 15 дней в месяце, этот месяц не учитывается при расчете компенсации за отпуск. В 1С:ЗУП 8.3 это учитывается автоматически, но можно проверить:

1. Откройте документ Увольнение и перейдите на вкладку Отпуска.
2. Нажмите Расчет среднего заработка и проверьте, какие месяцы включены в расчетный период.
3. Если месяц с отработкой менее 15 дней попал в расчет, исключите его вручную.

Компенсация будет рассчитана пропорционально отработанным месяцам.

Можно ли уволить сотрудника, если он в отпуске или на больничном?

По ст. 81 ТК РФ, уволить сотрудника в период его временной нетрудоспособности или отпуска можно только при ликвидации организации. В остальных случаях:

• Если сотрудник в отпуске, дождитесь его выхода и уволите в первый рабочий день.
• Если сотрудник на больничном, увольнение возможно только по его инициативе (по собственному желанию) или по соглашению сторон.

В 1С система заблокирует создание документа Увольнение, если дата попадает на период больничного или отпуска. Чтобы обойти это, нужно либо перенести дату увольнения, либо изменить основание (например, на По соглашению сторон).

Как проверить, что все данные об увольнении попали в СЗВ-ТД?

После увольнения:

1. Откройте отчет СЗВ-ТД (раздел Кадры → Отчеты по кадрам).
2. Найдите уволенного сотрудника по ФИО или табельному номеру.
3. Проверьте, что в отчете есть запись с типом УВОЛ и правильным основанием.
4. Убедитесь, что дата записи совпадает с датой увольнения.

Если записи нет, переформируйте документ Сведения о трудовой деятельности вручную (раздел Кадры → Сведения о трудовой деятельности) и отправьте его в ПФР.