Внедрение цифровых технологий в кадровое делопроизводство кардинально изменило правила игры для работодателей. С 2020 года организации обязаны передавать сведения о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд (ныне СФР) в электронном виде. Для пользователей программного обеспечения 1С:Зарплата и управление персоналом это означает необходимость корректной настройки системы, чтобы избежать штрафов и обеспечить юридическую чистоту данных.
Процесс изменения способа ведения трудовой книжки — это не просто переключение флага в настройках, а комплексная процедура, затрагивающая архивы, отчетность и взаимодействие с сотрудниками. Система 1С:ЗУП предоставляет все необходимые инструменты для фиксации выбора сотрудника и последующей передачи данных, однако неверная конфигурация может привести к ошибкам в формировании обязательных отчетов.
Рассмотрим детально алгоритм действий, который позволит вам грамотно организовать работу с электронными трудовыми книжками (ЭТК) прямо в интерфейсе программы. Мы разберем, где хранятся заявления, как сформировать отчетность и что делать с бумажными дубликатами после перехода на цифровой формат.
Нормативная база и выбор формата хранения
Федеральный закон № 439-ФЗ установил, что работники должны сделать осознанный выбор: оставить бумажную трудовую книжку или перейти исключительно на электронный формат. Этот выбор должен быть зафиксирован документально до конца 2020 года для действующих сотрудников, а для новых работников с 2021 года бумажные книжки вообще не заводятся.
В системе 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3.1 этот процесс автоматизирован. Главная задача кадровика — своевременно внести полученные от сотрудников заявления в базу. Если работник не подал заявление о сохранении бумажной книжки, он по умолчанию считается выбравшим электронный формат. Однако отсутствие заявления не освобождает работодателя от обязанности уведомить сотрудника об этом факте.
Для правильного учета необходимо понимать разницу между статусами. Сотрудник может продолжать вести бумажную книжку параллельно с электронной (если подал заявление о сохранении), либо полностью перейти на ЭТК. Ошибка в определении этого статуса ведет к неверному формированию отчета СЗВ-ТД.
⚠️ Внимание: Если сотрудник уволился до 31 декабря 2020 года и не подал заявление, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки. Внести сведения о таком выборе в 1С задним числом для уже уволенных сотрудников может потребовать ручной корректировки регистров.
Настройка раздела"Трудовые книжки" в 1С
Прежде чем вносить данные о конкретных людях, убедитесь, что в вашей конфигурации включена функциональность работы с электронными трудовыми. Обычно в актуальных версиях 1С:ЗУП эти настройки активны по умолчанию, но проверка лишней не будет.
Перейдите в раздел Настройка и выберите пункт Кадровый учет. В открывшемся окне найдите ссылку на настройки трудовых книжек. Здесь необходимо проверить, стоит ли галочка напротив опции ведения электронных сведений. Именно этот параметр активирует появление новых полей в карточках сотрудников и новых печатных форм.
Также в этом разделе настраиваются виды сведений, которые будут передаваться в СФР. Система позволяет гибко конфигурировать список событий: прием, перевод, увольнение, присвоение новой профессии или подача заявления о выборе способа ведения трудовой. Убедитесь, что все необходимые виды событий отмечены для отражения в отчетности.
☑️ Проверка готовности системы
Важно отметить, что интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии платформы 1С:Предприятие и конкретного релиза конфигурации. Если вы не находите указанных пунктов, возможно, ваша версия программы требует обновления до актуального релиза, поддерживающего законодательство 2026-2026 годов.
Регистрация заявлений сотрудников о выборе формата
Центральным элементом учета является документ, фиксирующий волю работника. В 1С для этого предназначен специальный документ, который создается в разделе Кадровый учет -> Трудовые книжки. Называется он "Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки".
При создании нового документа система предложит выбрать сотрудника из списка. После выбора откроется форма, где необходимо указать дату подачи заявления и сам факт выбора. Если работник хочет оставить бумажную книжку, выбирается соответствующая опция. Если работник отказывается от бумажного формата или является новым сотрудником, принятым после 2020 года, выбирается вариант перехода на ЭТК.
Документ имеет важное юридическое значение. На его основании формируется отчетность. Поэтому дата в документе должна строго соответствовать дате, указанной в бумажном заявлении, подшитом в личном деле. Ошибки в датах могут привести к расхождениям между данными в 1С и сведениями, ожидаемыми в фонде.
| Тип ситуации | Действие в 1С | Срок подачи в СФР |
|---|---|---|
| Сотрудник выбрал бумажную ТК | Создать документ"Заявление..." с флагом сохранения | До конца месяца, следующего за месяцем подачи |
| Сотрудник выбрал электронную ТК | Создать документ"Заявление..." с флагом перехода | До конца месяца, следующего за месяцем подачи |
| Новый сотрудник (после 2020 г.) | Заявление не требуется, выбор по умолчанию | Сведения о приеме передаются в общем отчете |
| Уведомление об отсутствии заявления | Печать уведомления для вручения сотруднику | До конца 2020 года (для действующих на тот момент) |
Используйте групповое создание заявлений, если вам нужно массово обработать выбор большого количества сотрудников. Это сэкономит время и снизит риск опечаток в датах.
После проведения документа сведения автоматически попадают в регистры накопления. Это означает, что при формировании ежемесячного отчета СЗВ-ТД данные о выборе способа ведения трудовой будут учтены корректно. Не забудьте распечатать уведомление из системы и вручить его сотруднику под роспись, если того требует законодательство в вашей конкретной ситуации.
Формирование и выгрузка отчета СЗВ-ТД
Основным инструментом передачи данных является отчет СЗВ-ТД. В 1С он формируется в разделе Отчеты -> Отчеты по персонифицированному учету. Этот документ объединяет в себе все кадровые события за отчетный период, включая прием, увольнение и, что важно для нашей темы, заявления о выборе формата трудовой книжки.
При формировании отчета необходимо указать период и организацию. Система автоматически подтянет все документы, проведенные за это время. Особое внимание следует уделить разделу"Сведения о трудовой деятельности". Именно здесь отражаются коды мероприятий. Для заявления о выборе способа ведения используется специальный код мероприятия, который система подставляет автоматически на основании ранее введенного документа заявления.
Перед выгрузкой обязательно нажмите кнопку Проверить. Программа проведет автоматическую валидацию данных: проверит наличие СНИЛС, корректность дат, соответствие кодов должностей и подразделений. Ошибки, найденные на этом этапе, критичны, так как файл с ошибками будет отклонен принимающей стороной.
Если проверка прошла успешно, становится активной кнопка Выгрузить. Вы можете сохранить файл в формате XML для последующей загрузки через сервисы телекоммуникации (например, СБИС, Контур или напрямую через сайт СФР). Также в современных версиях 1С реализована возможность прямой отправки отчета из интерфейса программы, если настроен сервис 1С-Отчетность.
⚠️ Внимание: С 2021 года отчет СЗВ-ТД сдается ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца. При приеме или увольнении сотрудника отчет необходимо сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Нарушение этих сроков влечет административную ответственность.
Работа с архивом бумажных трудовых книжек
Переход на электронный формат не означает мгновенное уничтожение бумажных носителей. Для сотрудников, которые выбрали сохранение бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести её в обычном режиме, внося все записи о приемах, переводах и увольнениях.
В 1С для таких сотрудников продолжайте использовать документ Трудовая книжка для внесения записей. Система будет параллельно вести два потока данных: электронный для отправки в СФР и бумажный для хранения в сейфе организации. Важно, чтобы записи в обоих форматах были идентичны.
Для сотрудников, отказавшихся от бумажной книжки, работодатель вносит в неё запись об отказе и возвращает документ на руки работнику. После этого обязанность по хранению и ведению этой конкретной книжки у работодателя прекращается. В 1С в карточке такого сотрудника появится отметка о том, что бумажный носитель выдан.
Что делать с выданными книжками?
Выданные сотрудникам бумажные трудовые книжки не нужно хранить в архиве предприятия. Достаточно получить от сотрудника расписку в получении документа. Эта расписка подшивается в личное дело и хранится 75 лет (для документов по личному составу).
Организуйте надежное хранение оставшихся бумажных трудовых книжек. Несмотря на цифровизацию, они остаются документами строгой отчетности до момента выдачи их владельцам при увольнении или по заявлению. (утрата) бумажной трудовой книжки, даже если данные есть в электронном виде, может создать проблемы для сотрудника при подтверждении стажа в будущем.
Внесение сведений о стаже до 2020 года
Один из самых сложных вопросов — это отражение стажа, накопленного до начала цифровой эры. Законодательство не обязывает работодателей срочно вносить в СФР весь исторический стаж сотрудников. Эти данные передаются только при возникновении определенных событий.
Сведения о трудовой деятельности за периоды до 1 января 2020 года передаются в СФР только в двух случаях: при первом приеме на работу сотрудника, у которого ранее не было ЭТК, или при подаче сотрудником заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности. В остальных случаях исторические данные остаются в бумажных архивах до момента увольнения или запроса.
В 1С для внесения исторического стажа используется документ СЗВ-ТД (исходная) или аналогичный механизм в зависимости от версии конфигурации. При приеме нового сотрудника, который ранее работал, необходимо запросить у него форму СТД-Р от предыдущего работодателя. На основании этого документа вы вносите данные в 1С, чтобы сформировать непрерывную электронную историю.
Если сотрудник не предоставил сведения о предыдущем стаже, вы формируете отчет только на свои данные. Сотрудник впоследствии сможет самостоятельно дополнить свою электронную трудовую книжку, обратившись в ПФР или к предыдущим работодателям. Ваша задача в 1С — корректно отразить только те периоды, за которые вы несете ответственность.
Внесение стажа до 2020 года в 1С осуществляется только по факту предоставления сотрудником документов (СТД-Р) или при его запросе. Самостоятельная инициатива работодателя по оцифровке всего архива не требуется и может привести к дублированию данных.
Частые ошибки и способы их устранения
Практика работы в 1С показывает, что пользователи часто сталкиваются с типовыми проблемами при настройке ЭТК. Одна из распространенных ошибок — несоответствие кодов мероприятий. Например, попытка передать сведения о приеме без предварительной фиксации выбора способа ведения трудовой для старых сотрудников (хотя технически система часто позволяет это сделать, логически это неверно).
Другая проблема связана с дублированием СНИЛС или ошибочным указанием фамилии. Поскольку отчет СЗВ-ТД проходит строгую проверку в фонде, любая опечатка ведет к отказу в приеме файла. Используйте встроенные механизмы проверки контрагентов и справочников физических лиц в 1С, чтобы минимизировать такие риски.
Также встречается проблема с"зависшими" заявлениями. Если документ"Заявление о выборе..." был создан, но не проведен, или проведен задним числом после формирования отчета, сведения не попадут в выгрузку. Всегда проверяйте статус документов перед генерацией отчетности.
⚠️ Внимание: Интерфейс и логика работы программных продуктов 1С могут изменяться с выходом новых релизов и обновлением законодательства. Всегда сверяйте свои действия с актуальными материалами на официальном сайте 1С:ИТС или в справке вашей конфигурации перед массовыми операциями.
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить выбор способа ведения трудовой книжки позже?
Нет, законодательство РФ не предусматривает возможности изменения выбора, сделанного до конца 2020 года. Если сотрудник решил оставить бумажную книжку, он будет вести её параллельно с электронной. Если отказался — бумажная ему возвращена и больше не заводится. Для новых сотрудников с 2021 года выбор не предоставляется — только электронный формат.
Что делать, если в 1С нет кнопки для формирования СЗВ-ТД?
Скорее всего, ваша версия конфигурации устарела или не обновлен релиз платформы. Обратитесь к вашему партнеру 1С для обновления программы до версии, поддерживающей персонифицированный учет в соответствии с текущим законодательством. Также проверьте права доступа пользователя.
Нужно ли печатать СЗВ-ТД для сотрудника?
По требованию сотрудника работодатель обязан выдать ему заверенную копию отчета СЗВ-ТД (форма СТД-Р). В 1С это делается через печать из формы отчета. Выдавать отчет всем сотрудникам автоматически по закону не требуется, только по заявлению или при увольнении.
Как отразить в 1С совместительство?
Сведения о работе по совместительству передаются в СФР основным работодателем (по месту хранения трудовой) только если сотрудник написал соответствующее заявление. Если трудовая книжка ведется у другого работодателя, то в 1С по месту совместительства отчет СЗВ-ТД с кадровыми событиями обычно не формируется, за исключением случаев, когда сотрудник попросил передать данные.
Какой штраф грозит за несдачу отчета?
За непредставление сведений в срок или представление неполных/недостоверных данных предусмотрена административная ответственность по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц составляет от 300 до 500 рублей. Хотя сумма кажется небольшой, при массовых нарушениях риски репутационных потерь и проверок возрастают.