Изменение рабочего периода в 1С ЗУП: инструкция с примерами

Рабочий период в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) — это основа для расчета зарплаты, отпусков и больничных. Его корректная настройка влияет на все кадровые процессы: от табельного учета до начисления премий. Однако при смене графика работы, переводе сотрудника или ошибках в первоначальных настройках требуется оперативно вносить изменения. В этой статье разберем, как правильно редактировать рабочие периоды без риска искажения расчетов.

Особенность 1С ЗУП заключается в том, что система хранит историю изменений кадровых данных. Это означает, что при корректировке рабочего периода важно не только внести новые параметры, но и правильно закрыть предыдущий интервал. Мы рассмотрим все этапы: от подготовки документов до проверки корректности изменений в отчетах.

Статья актуальна для версий 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗУП КОРП 3.1 (редакции 3.1.20 и новее). Если вы работаете с более ранними версиями или конфигурацией 1С:ЗУП 2.5, некоторые пункты меню могут отличаться — проверяйте их в справочнике вашей версии.

1. Когда требуется изменять рабочий период

Рабочий период в 1С ЗУП — это интервал времени, в течение которого сотрудник работает по определенному графику. Его изменение необходимо в нескольких случаях:

• 🔄 Смена графика работы (например, переход с 5-дневки на сменный график или наоборот).
• 📅 Изменение режима рабочего времени (сокращенный день, гибкий график, удаленная работа).
• 🏢 Перевод сотрудника на другую должность с иным режимом труда.
• ⚠️ Исправление ошибок в ранее введенных данных (например, неверно указанный график при приеме на работу).
• 📉 Временные изменения (декретный отпуск, учебный отпуск с сохранением рабочего места).

Важно понимать, что рабочий период тесно связан с табельным учетом и начислением зарплаты. Например, если сотрудник перешел на сменный график, но в системе не обновлен его рабочий период, табель будет формироваться по старым правилам, а расчет зарплаты — с ошибками.

Особое внимание требуется при изменении рабочего периода "задним числом" — например, если кадровые документы оформлены позднее фактического перевода. В этом случае необходимо не только создать новый период, но и пересчитать зарплату за прошлые месяцы.

⚠️ Внимание: Если изменение рабочего периода связано с переводом на другую должность, сначала оформите Кадровый перевод, а затем корректируйте график. Порядок действий важен для корректного отражения в отчетах СЗВ-ТД и РСВ.

2. Подготовка к изменению рабочего периода

Перед тем как вносить изменения, выполните несколько обязательных шагов:

1. Проверьте текущий рабочий период сотрудника. Для этого откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и перейдите на вкладку Графики работы.
2. Уточните дату изменения. Она должна совпадать с датой кадрового приказа (например, при переводе на другой график).
3. Создайте резервную копию базы (если работаете в файловом варианте) или точку восстановления (для клиент-серверного варианта). Это защитит от потери данных при ошибках.
4. Проверьте связанные документы:
   • 📄 Приказы о переводе (если изменение связано с кадровым перемещением).
   • 📊 Табели учета рабочего времени за текущий и прошлый месяцы.
   • 💰 Документы начисления зарплаты (если требуется перерасчет).

Если изменение рабочего периода затрагивает несколько сотрудников (например, весь отдел переходит на новый график), целесообразно использовать групповую обработку. Для этого в 1С ЗУП предусмотрен документ Изменение плановых начислений и удержаний (Зарплата → Изменение плановых начислений).

Уточнить дату начала нового периода|Проверить наличие кадрового приказа|Создать резервную копию базы|Просмотреть текущий график сотрудника|Подготовить список сотрудников для группового изменения-->

Если вы работаете с 1С:ЗУП КОРП, обратите внимание на настройку Правила совмещения графиков (Настройки → Графики работы). В корпоративной версии доступны расширенные возможности по управлению графиками, включая автоматическое распределение смен.

3. Пошаговая инструкция по изменению рабочего периода

Рассмотрим процесс на примере изменения графика работы для одного сотрудника. Допустим, сотрудник Иванов И.И. переходит с 5-дневной рабочей недели на сменный график "2 через 2" с 10 июня 2026 года.

Шаг 1. Открытие карточки сотрудника

Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники, найдите нужного сотрудника и откройте его карточку двойным кликом. Перейдите на вкладку Графики работы.

Шаг 2. Завершение текущего рабочего периода

В таблице графиков работы найдите текущий период и нажмите Завершить (или Изменить, если требуется корректировка). Укажите дату завершения — день перед началом нового периода (в нашем примере — 09.06.2026).

Текущий график: "Пятидневка (40 часов)"
Дата начала: 01.01.2026
Дата окончания: 09.06.2026  

Шаг 3. Создание нового рабочего периода

Нажмите Добавить и выберите новый график работы из справочника (Сменный график "2 через 2"). Укажите дату начала — 10.06.2026. Если график отсутствует в справочнике, предварительно создайте его в разделе Настройки → Графики работы.

При создании нового периода система автоматически проверит его на пересечение с другими периодами. Если возникнет конфликт (например, два графика действуют в один день), 1С ЗУП выдаст предупреждение.

Шаг 4. Сохранение и проверка

Сохраните изменения и проверьте корректность ввода:

• 📅 Даты начала и окончания периодов должны стыковаться (без разрывов).
• 🔄 В карточке сотрудника на вкладке Графики работы должен отображаться новый период.
• 📊 В табеле учета рабочего времени (Зарплата → Табель) за июнь должен учитываться новый график.

Шаг 5. Перерасчет зарплаты (при необходимости)

Если изменение рабочего периода повлияло на уже начисленную зарплату (например, при исправлении ошибки "задним числом"), выполните перерасчет:

1. Откройте документ Начисление зарплаты и взносов за нужный месяц.
2. Нажмите Перерасчет и выберите сотрудника.
3. Проверьте результаты перерасчета в отчете Анализ зарплаты по сотрудникам.

⚠️ Внимание: При перерасчете за прошлые периоды учитывайте сроки давности для исправления ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. В некоторых случаях может потребоваться уточненная отчетность в ФНС и фонды.

4. Особенности изменения рабочего периода для группы сотрудников

Если новый график работы затрагивает нескольких сотрудников (например, весь отдел или смену), удобнее использовать групповую обработку. Для этого:

1. Перейдите в раздел Зарплата → Изменение плановых начислений.
2. Создайте новый документ и укажите:
   • 📅 Дата изменения (с которой вступает в силу новый график).
   • 👥 Список сотрудников (можно загрузить из файла или выбрать по подразделению).
   • 🔄 Новый график работы (выбирается из справочника).
3. Нажмите Заполнить и проверьте список сотрудников. При необходимости исключите тех, кого не нужно изменять.
4. Проводите документ и проверьте результаты в отчете Свод по плановым начислениям.

Групповая обработка экономит время, но требует особой внимательности:

• 🔍 Проверьте, что все сотрудники в списке действительно должны перейти на новый график.
• 📋 Убедитесь, что дата изменения совпадает с датой кадрового приказа (если он есть).
• 📊 После проведения документа сверьте данные в отчете Табель учета рабочего времени.

Действие	Индивидуальное изменение	Групповое изменение
Время на обработку	2-5 минут на сотрудника	5-10 минут на группу (до 100 человек)
Риск ошибок	Низкий (контроль за каждым сотрудником)	Средний (требуется проверка списка)
Перерасчет зарплаты	Выборочно для каждого	Массовый перерасчет по документу
Применение исключений	Да (настраивается в карточке)	Нет (требуется донастройка)

💡

Групповое изменение удобно для массовых кадровых перемещений, но индивидуальная настройка дает больше контроля над исключениями (например, для сотрудников с особыми условиями труда).

5. Типичные ошибки и как их избежать

При изменении рабочего периода пользователи 1С ЗУП часто допускают ошибки, которые приводят к искажению расчетов. Рассмотрим самые распространенные из них и способы их предотвращения:

• 🔴 Разрыв между периодами. Если между окончанием старого и началом нового периода есть хотя бы один день, система не сможет корректно рассчитать табель. Решение: всегда проверяйте стыковку дат.
• 🔴 Некорректный график. Например, сотрудник работает по сменному графику, но в системе указан "Пятидневка". Решение: сверяйте график с кадровым приказом.
• 🔴 Изменение "задним числом" без перерасчета. Если график изменили ретроактивно, но не пересчитали зарплату, в отчетах будут неточности. Решение: всегда выполняйте перерасчет за затронутые периоды.
• 🔴 Игнорирование исключений. Например, не учтены праздничные дни или индивидуальные условия труда. Решение: настраивайте исключения в карточке сотрудника.
• 🔴 Несогласованность с табелем. В табеле отражен один график, а в карточке сотрудника — другой. Решение: после изменения графика обновляйте табель.

Одна из самых коварных ошибок — неверное указание даты изменения. Например, если в кадровом приказе указано, что новый график действует с 10 июня, а в 1С ЗУП проставлена дата 1 июня, это приведет к:

• 📉 Неправильному начислению зарплаты за период с 1 по 9 июня.
• 📊 Ошибкам в отчетах 6-НДФЛ и РСВ (если изменение повлияло на налоги).
• ⚖️ Рискам при проверках трудовой инспекцией (несоответствие приказа и фактических данных).
Что делать, если ошибка уже допущена?

Если вы обнаружили ошибку после проведения расчетов (например, неверный график за прошлый месяц), выполните следующие шаги:

1. Отмените проведение документов начисления зарплаты за затронутый период.

2. Исправьте рабочий период в карточке сотрудника.

3. Перепроведите документы начисления и проверьте результаты в отчете Анализ зарплаты по сотрудникам.

4. Сформируйте уточненную отчетность (если ошибка повлияла на налоги или взносы).

Если ошибка затрагивает несколько месяцев, может потребоваться помощь специалиста по 1С для корректного исправления без потери данных.

Чтобы минимизировать риски, используйте отчет "Контроль рабочих периодов" (Кадры → Отчеты по кадрам → Контроль рабочих периодов). Он показывает:

• 🔍 Сотрудников с разрывами в рабочих периодах.
• 🔄 Пересечения графиков (когда на один день назначены два разных графика).
• 📅 Периоды без графика (если забыли указать график при приеме на работу).

6. Как изменить рабочий период для совместителей

Для совместителей (внутренних и внешних) изменение рабочего периода имеет свои нюансы. Основное отличие — необходимо учитывать ограничения по рабочему времени (не более 0,5 ставки для внешних совместителей) и совпадение графиков с основным местом работы.

Рассмотрим процесс на примере внутреннего совместителя, который переходит на другой график:

1. Откройте карточку сотрудника и перейдите на вкладку Трудовые договоры.
2. Выберите договор по совместительству (если их несколько, ориентируйтесь по должности или подразделению).
3. Перейдите на вкладку Графики работы для выбранного договора.
4. Завершите текущий период и создайте новый (аналогично основному сотруднику).
5. Проверьте ограничения:
   • 📏 Для внешних совместителей: рабочее время не должно превышать 0,5 ставки (20 часов в неделю).
   • 🔄 Для внутренних совместителей: графики по основному месту и совместительству не должны пересекаться (если это не разрешено внутренними нормативными актами).

Особое внимание уделите настройке Вид занятости в карточке сотрудника. Для совместителей он должен быть указан как Совместительство (внутреннее) или Совместительство (внешнее). Это влияет на:

• 📊 Расчет страховых взносов (для внешних совместителей применяются пониженные тарифы, если они работают в другой организации).
• 📅 Учет рабочего времени в табеле (совместители могут иметь отдельный график).
• 💰 Начисление отпускных (стаж для отпуска по совместительству может отличаться).

⚠️ Внимание: При изменении графика для совместителя проверьте, не превышает ли общее рабочее время (по основному месту + совместительство) норматив 40 часов в неделю. В противном случае это может быть расценено как нарушение трудового законодательства.

7. Проверка корректности изменений

После изменения рабочего периода необходимо убедиться, что все настройки применены корректно. Для этого используйте следующие отчеты и инструменты:

Отчет / Инструмент	Что проверять	Путь в 1С ЗУП
Табель учета рабочего времени	Сопоставление фактического графика с новым рабочим периодом	Зарплата → Табель
Анализ зарплаты по сотрудникам	Корректность начислений после изменения графика	Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ зарплаты
Контроль рабочих периодов	Отсутствие разрывов и пересечений в периодах	Кадры → Отчеты по кадрам → Контроль рабочих периодов
Свод по плановым начислениям	Актуальные графики и тарифы для группы сотрудников	Зарплата → Отчеты по зарплате → Свод по плановым начислениям
Кадровая история сотрудника	Документы, подтверждающие изменение графика (приказы, соглашения)	Кадры → Сотрудники → [Выбрать сотрудника] → История

Особое внимание уделите проверке перерасчетов. Если изменение рабочего периода повлияло на уже закрытые периоды, выполните следующие шаги:

1. Сформируйте отчет Анализ зарплаты по сотрудникам за месяц, предшествующий изменению.
2. Сравните суммы начислений до и после корректировки графика.
3. Если обнаружены расхождения, выполните перерасчет и сформируйте уточненные отчеты для ФНС и фондов.

Для проверки корректности графиков в разрезе подразделений используйте отчет Свод графиков работы (Кадры → Отчеты по кадрам → Свод графиков работы). Он позволяет:

• 📊 Сравнить графики сотрудников одного отдела.
• 🔍 Выявить сотрудников с нестандартными графиками.
• 📅 Проверить соблюдение норм рабочего времени.
💡

Если после изменения рабочего периода в отчетах появляются ошибки (например, отрицательные значения в табеле), скорее всего, проблема в настройках графика. Проверьте параметры смен, выходных дней и нормы рабочего времени в справочнике графиков.

8. Автоматизация изменения рабочих периодов

Если в вашей организации часто меняются графики работы (например, в сменных производствах или сезонных бизнесах), ручное изменение рабочих периодов может занимать много времени. В этом случае целесообразно использовать инструменты автоматизации:

• 🤖 Регламентные задания. В 1С:ЗУП КОРП можно настроить автоматическое изменение графиков по расписанию (например, ежемесячное обновление сменных графиков).
• 📥 Обмен данными. Если графики формируются во внешней системе (например, в 1С:ERP или 1С:Управление производственным предприятием), настройте обмен данными для синхронизации.
• 📊 Шаблоны графиков. Заведите в справочнике шаблоны для типичных графиков (например, "Сменный 2/2", "Гибкий график") и применяйте их групповым изменением.
• 🔄 Интеграция с системами контроля доступа. Некоторые организации синхронизируют графики в 1С ЗУП с данными из систем СКУД (например, Perco или Parsec).

Для настройки регламентных заданий:

1. Перейдите в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание типа Изменение плановых начислений.
3. Укажите параметры:
   • 📅 Расписание выполнения (например, ежемесячно 25-го числа).
   • 👥 Группа сотрудников (по подразделению, должности или фильтру).
   • 🔄 Новый график работы (выбирается из справочника).
4. Сохраните и запустите задание в тестовом режиме.

При использовании обмена данными убедитесь, что:

• 🔗 Форматы обмена совместимы (например, XML или JSON).
• 📋 Правила конвертации корректно сопоставляют графики из внешней системы с графиками в 1С ЗУП.
• 🔄 После обмена выполняется проверка данных (например, отчет Контроль рабочих периодов).

⚠️ Внимание: Автоматизированные изменения рабочих периодов требуют предварительного тестирования. Запускайте новые регламентные задания или обмены данными сначала в тестовой базе, чтобы избежать массовых ошибок в рабочей системе.

Если в вашей организации используются нестандартные графики (например, вахтовый метод или скользящий график), рассмотрите возможность доработки конфигурации. Специалисты 1С могут добавить:

• 📅 Кастомизированные графики с учетом специфики вашего производства.
• 🔄 Автоматическое распределение смен по алгоритму.
• 📊 Дополнительные отчеты для анализа соблюдения норм рабочего времени.

FAQ: Частые вопросы по изменению рабочего периода в 1С ЗУП

🔹 Можно ли изменить рабочий период за прошлый год? Как это отразится на отчетах?
Да, можно, но это потребует перерасчета зарплаты и уточненной отчетности. При изменении рабочего периода "задним числом":
1. Исправьте период в карточке сотрудника.
2. Перепроведите документы начисления зарплаты за затронутые месяцы.
3. Сформируйте уточненные отчеты:
   • 6-НДФЛ (если изменение повлияло на налоги).
   • РСВ (если изменились страховые взносы).
   • СЗВ-М и СЗВ-ТД (если изменение связано с кадровым переводом).

Если период закрыт более года назад, может потребоваться согласование с бухгалтерией и инспекцией по труду.

Период 1: 01.01.2026 — 30.06.2026
Период 2: 01.07.2026 — 31.12.2026