Сдача отчётности в Фонд социального страхования (ФСС) — обязательная процедура для всех работодателей, имеющих наёмных сотрудников. Одним из ключевых документов является сведения о застрахованных лицах, которые подаются в составе формы 4-ФСС или отдельно как СЗВ-СТАЖ. Многие бухгалтеры теряются, когда нужно быстро найти и распечатать эти данные в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (или 1С:Бухгалтерия с модулем кадрового учёта).

В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию с учётом последних изменений в интерфейсе 1С 8.3, а также разберём типичные ошибки, которые приводят к отказам ФСС в приёме отчётности. Мы покажем, где именно скрывается нужный отчёт, как его правильно сформировать для разных версий программы (включая 1С:ЗУП 3.1 и 1С:БП 3.0), и дадим советы по проверке данных перед печатью. Если вы впервые сталкиваетесь с этой задачей или хотите обновить знания — читайте дальше.

1. Какие сведения о застрахованных лицах требует ФСС в 2026–2026 годах

Прежде чем искать отчёт в 1С, важно понять, какие именно данные запрашивает ФСС. С 2023 года действуют обновлённые правила подачи сведений, и теперь в отчётности должны быть:

  • 📝 Персональные данные сотрудников (ФИО, СНИЛС, ИНН — при наличии).
  • 📅 Периоды работы (даты приёма, увольнения, переводов).
  • 💰 Суммы начисленных взносов на травматизм и социальное страхование.
  • 📊 Коды категорий застрахованных лиц (например, "основные работники", "внешние совместители").
  • 🔄 Сведения о переходах между страхователями (если сотрудник уволился и устроился в другую компанию).

Основные формы, где эти данные фиксируются:

  • 📄 4-ФСС — расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам (сдаётся ежеквартально).
  • 📄 СЗВ-СТАЖ — индивидуальные сведения о стаже (сдаётся ежегодно до 1 марта).

Если вы работаете в 1С:ЗУП, программа автоматически формирует эти отчёты на основе введённых кадровых данных. Однако перед печатью необходимо убедиться, что:

⚠️ Внимание: С 2026 года ФСС ужесточил контроль за корректностью СНИЛС. Если у сотрудника указан неверный номер, отчёт не примут. Проверьте данные в справочнике Физические лица!
📊 Какую отчётность для ФСС вы сдаёте чаще?
4-ФСС (ежеквартально)
СЗВ-СТАЖ (ежегодно)
Обе формы
Не сдаю, нет сотрудников

2. Где в 1С найти отчёт "Сведения о застрахованных лицах"

Путь к отчёту зависит от конфигурации 1С и её версии. Ниже приведём актуальные инструкции для самых распространённых решений:

🔹 Для 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1

  1. Откройте раздел Зарплата → Отчёты по страховым взносам.
  2. Выберите пункт 4-ФСС (расчёт) или СЗВ-СТАЖ (в зависимости от нужной формы).
  3. Нажмите кнопку Сформировать — программа автоматически подтянет данные за текущий отчётный период.

🔹 Для 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (с модулем зарплаты)

  1. Перейдите в Зарплата и кадры → Страховые взносы.
  2. В списке отчётов найдите 4-ФСС или Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-СТАЖ).
  3. Укажите период и организацию, затем нажмите Сформировать.

Если вы не видите нужный отчёт в меню, возможно, у вас:

  • 🔧 Не установлен модуль страховых взносов (актуально для 1С:БП).
  • 🔄 Устаревшая версия программы (обновите конфигурацию через Администрирование → Обновление программы).
  • 👥 Отсутствуют права доступа (проверьте роль пользователя в Администрирование → Пользователи).

☑️ Подготовка к формированию отчёта

Выполнено: 0 / 4

3. Пошаговая инструкция: как распечатать сведения для ФСС

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1. Если у вас другая конфигурация, путь может незначительно отличаться, но логика остаётся той же.

📌 Шаг 1. Формирование отчёта

  1. Зайдите в раздел Зарплата → Отчёты по страховым взносам → 4-ФСС.
  2. В открывшемся окне выберите:
    • 📅 Период отчётности (квартал или год).
    • 🏢 Организацию (если их несколько).
    • 📄 Вид отчёта — "Для передачи в ФСС" или "Для проверки".
  3. Нажмите Сформировать и дождитесь завершения обработки.

    4. 📌 Шаг 2. Проверка данных перед печатью

    После формирования отчёта 1С покажет предварительный просмотр. Обратите внимание на:

    • 🔍 Красные пометки — программа выделяет ошибки (например, отсутствие СНИЛС).
    • ⚠️ Предупреждения — жёлтые значки сигнализируют о возможных несоответствиях (например, несовпадение дат в трудовом договоре и кадровых документах).
    • 📊 Итоговые суммы — сверьте их с бухгалтерскими регистрами.

    Если ошибок нет, нажмите Печать и выберите формат:

    • 🖨️ На принтер — для бумажной версии.
    • 💾 В файл (PDF/Excel) — для электронной сдачи через Личный кабинет ФСС или операторов ЭДО.
💡

Если при формировании отчёта 1С "зависает", попробуйте уменьшить период или разделить сотрудников на группы (например, по подразделениям). Это часто помогает при большом объёме данных.

📌 Шаг 3. Экспорт в XML для электронной сдачи

ФСС принимает отчётность в электронном виде только в формате .xml. Чтобы его получить:

  1. В окне отчёта нажмите Выгрузить (или Экспорт → В файл XML).
  2. Укажите путь сохранения (например, Рабочий стол).
  3. Заархивируйте файл (ФСС требует формат .zip или .rar).
⚠️ Внимание: При экспорте в XML проверьте кодировку файла — она должна быть Windows-1251 (а не UTF-8). Иначе ФСС не сможет прочитать данные.

4. Типичные ошибки при формировании отчёта и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда сталкиваются с проблемами при подготовке сведений для ФСС. Вот TOP-5 ошибок и способы их решения:

Ошибка Причина Как исправить
Отсутствует СНИЛС у сотрудника Не заполнено поле в карточке физического лица Откройте Справочники → Физические лица, найдите сотрудника и внесите СНИЛС
Несовпадение сумм взносов с бухгалтерией Ошибки в начислениях или ручные корректировки Проверьте регистр Начисления страховых взносов за период
Отчёт не формируется (пустой) Не указаны данные о страхователе (регистрационный номер в ФСС) Заполните реквизиты организации в Справочники → Организации
Ошибка при выгрузке в XML Устаревшая версия 1С или повреждён шаблон отчёта Обновите конфигурацию или восстановите шаблон через Все функции → Стандартные отчёты
ФСС отказывается принимать отчёт Неверный формат файла или несоответствие контрольным соотношениям Используйте программу CheckXML от ФСС для предварительной проверки

Если после исправлений ошибки остаются, попробуйте:

  • 🔄 Переформировать отчёт с нуля (иногда помогает сброс кеша).
  • 📞 Обратиться в поддержку 1С (приложите скриншот ошибки и лог формирования).
  • 📖 Проверьте актуальность шаблонов на сайте its.1c.ru (раздел "Отчётность").
Что делать, если 1С не видит нового сотрудника в отчёте?

Если сотрудник не появляется в сведениях для ФСС, проверьте:

1. Дату его приёма на работу (должна быть в текущем отчётном периоде).

2. Наличие записи в регистре Страховые взносы (иногда начисления не попадают из-за ошибок в документах).

3. Статус "Застрахованное лицо" в карточке сотрудника (раздел Страхование).

5. Как настроить автоматическое формирование отчётов для ФСС

Если вам приходится сдавать 4-ФСС или СЗВ-СТАЖ регулярно, можно автоматизировать процесс в 1С:

🤖 Настройка регламентных заданий

  1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
  2. Создайте новое задание с типом Формирование отчётности.
  3. Укажите параметры:
    • 📅 Расписание (например, за 5 дней до срока сдачи).
    • 📄 Шаблон отчёта — выберите 4-ФСС или СЗВ-СТАЖ.
    • 📧 Отправка на email — укажите адрес бухгалтера.
  • Сохраните и запустите задание в тестовом режиме.

    • 🔄 Интеграция с операторами ЭДО

    Многие компании сдают отчётность через операторов электронного документооборота (Контур.Экстерн, СБИС, Такском). Чтобы настроить автоматическую выгрузку из 1С:

    1. Установите обработку обмена для вашего оператора (скачайте с сайта 1С или разработчика ЭДО).
    2. Настройте соединение в Администрирование → Обмен данными.
    3. В параметрах отчёта 4-ФСС выберите опцию Выгрузить в ЭДО.
    ⚠️ Внимание: При автоматической отправке проверяйте лог обмена! Иногда файлы "застревают" в очереди из-за проблем с соединением.
    💡

    Автоматизация экономит до 70% времени на подготовку отчётности, но требует первоначальной настройки. Начните с тестового режима, чтобы избежать ошибок при реальной сдаче.

    6. Особенности формирования отчёта в облачной версии 1С

    Если вы работаете в 1С:Fresh или другой облачной версии, процесс формирования сведений для ФСС имеет нюансы:

    • ☁️ Отчёты доступны в веб-интерфейсе — путь: Зарплата → Отчётность → ФСС.
    • 🔒 Печать настраивается через браузер — используйте функцию "Печать" (Ctrl+P) или экспорт в PDF.
    • 📲 Мобильное приложение 1С не поддерживает формирование 4-ФСС — только просмотр готовых отчётов.
    • 🔄 Обновления шаблонов происходят автоматически, но иногда требуется перезагрузка страницы.

      • В облаке также доступна предварительная проверка отчётности через встроенный валидатор. Чтобы ею воспользоваться:

      1. После формирования отчёта нажмите Проверить.
      2. Дождитесь результата — программа укажет на критические ошибки и предупреждения.
      3. Исправьте данные и повторите проверку.

      Если вам нужно распечатать отчёт на бумаге из облачной версии:

      1. Экспортируйте его в PDF через кнопку Сохранить как.
      2. Откройте файл на компьютере и распечатайте.

    7. Проверка отчётности перед сдачей в ФСС: чек-лист

    Чтобы избежать отказа от ФСС, используйте этот контрольный список перед отправкой отчётности:

    ☑️ Проверка сведений о застрахованных лицах

    Выполнено: 0 / 5

    Дополнительно рекомендуем:

    • 🔍 Сверить количество застрахованных лиц с данными по штатному расписанию.
    • 📅 Убедиться, что даты отчётного периода совпадают с требованиями ФСС (например, СЗВ-СТАЖ сдаётся за календарный год).
    • 📋 Проверить реквизиты страхователя (регистрационный номер в ФСС, ИНН/КПП).

      • Если вы сдаёте отчётность впервые, отправьте тестовый файл в ФСС через Личный кабинет и дождитесь результата проверки. Это поможет выявить скрытые ошибки.

      FAQ: Частые вопросы по формированию сведений для ФСС в 1С

      🔹 Можно ли сформировать отчёт за прошлый год, если период закрыт?

      Да, в 1С можно сформировать отчёт за любой период, даже если он закрыт. Для этого при создании отчёта укажите нужный интервал дат (например, 2023 год для СЗВ-СТАЖ). Однако убедитесь, что данные за этот период не были изменены после закрытия — иначе возможны расхождения.

      🔹 Почему в отчёте не отображаются внешние совместители?

      Это типичная проблема, если в карточке сотрудника не указан вид занятости. Проверьте:

      1. Откройте Справочники → Сотрудники.
      2. Найдите совместителя и перейдите в его карточку.
      3. В разделе Трудовой договор убедитесь, что стоит галочка Внешний совместитель.

      После корректировки переформируйте отчёт.

      🔹 Как исправить ошибку "Неверный формат СНИЛС"?

      Ошибка возникает, если в карточке сотрудника указан некорректный СНИЛС (например, с пробелами или неверным контрольным числом). Чтобы исправить:

      1. Откройте Справочники → Физические лица.
      2. Найдите сотрудника и проверьте поле СНИЛС.
      3. Формат должен быть: 123-456-789 01 (без пробелов между группами цифр).
      4. Если СНИЛС неизвестен, оставьте поле пустым — но тогда ФСС может вернуть отчёт.

      Для массовой проверки используйте обработку Проверка СНИЛС (доступна в 1С:ИТС).

      🔹 Нужно ли сдавать сведения по сотрудникам, которые уволились в отчётном периоде?

      Да, в СЗВ-СТАЖ включаются все застрахованные лица, которые работали в организации в отчётном году, даже если они уволились. Для них указываются:

      • Период работы (дата приёма и увольнения).
      • Суммы начисленных взносов за время работы.

      В 4-ФСС увольнения также отражаются, но только если в отчётном квартале были начисления.

      🔹 Можно ли распечатать отчёт в Excel для удобства?

      Да, в 1С есть возможность экспорта отчёта в Excel:

      1. После формирования отчёта нажмите Ещё → Выгрузить.
      2. Выберите формат Excel (.xlsx).
      3. Укажите путь сохранения и откройте файл.

      Однако помните, что ФСС принимает отчётность только в XML! Excel-провинция подходит только для внутреннего анализа.