Трудоустройство сотрудников, работающих на условиях внешнего совместительства, является стандартной операцией для кадровых служб, однако в программах класса 1С:Зарплата и управление персоналом этот процесс имеет ряд специфических нюансов.
Некорректное заполнение данных о виде занятости может привести к ошибкам в расчете стажа, неверному формированию отчетов для государственных органов и проблемам с исчислением налогов.
В данном материале мы детально разберем алгоритм приема на работу внешнего совместителя, начиная от настройки справочников и заканчивая первичным начислением заработной платы в актуальных версиях конфигурации.
Подготовка справочников и настройка видов занятости
Прежде чем приступать к оформлению конкретного сотрудника, необходимо убедиться, что в системе корректно настроены справочники, отвечающие за классификацию трудовых отношений.
Ключевым элементом здесь является справочник Виды занятости, который определяет, как система будет учитывать рабочее время и начислять выплаты.
По умолчанию в программе уже предустановлен элемент «Внешнее совместительство», но администратору следует проверить его настройки, чтобы исключить возможные конфликты при расчете.
Для проверки перейдите в раздел Настройка и выберите пункт Справочники и настройки, затем откройте группу Кадровые данные.
В открывшемся списке найдите нужный вид занятости и убедитесь, что флаг «Совместительство» установлен, а поле «Вид совместительства» содержит значение «Внешнее».
Если вы используете нестандартные схемы оплаты или графики работы, именно на этом этапе можно создать дополнительные виды занятости с уникальными параметрами.
⚠️ Внимание: Изменение настроек видов занятости после того, как по ним уже были проведены документы приема или начисления, может потребовать перепроведения всех связанных документов для корректного пересчета данных.
Также стоит проверить справочник Организации, если в вашей базе ведется учет по нескольким юридическим лицам.
Внешний совместитель оформляется в ту организацию, с которой он заключает трудовой договор, независимо от того, где находится его основное место работы.
Убедитесь, что у выбранной организации заполнены все необходимые реквизиты, включая коды статистики и регистрационные номера в фондах.
Периодически проводите аудит справочника «Виды занятости», удаляя дубли и неиспользуемые элементы, чтобы не запутаться при выборе в документах кадрового учета.
Создание карточки физического лица и сотрудника
Процесс оформления начинается с регистрации человека в информационной базе как физического лица, даже если он ранее не числился в вашей компании.
Откройте раздел Кадры и выберите ссылку Физические лица, затем нажмите кнопку Создать.
Заполните паспортные данные, ИНН и СНИЛС — эти поля являются обязательными для корректного формирования отчетности в контролирующие органы.
Особое внимание уделите адресу регистрации и фактическому месту жительства, так как от этого зависит код ОКТМО и ставка НДФЛ в некоторых регионах.
После сохранения карточки физического лица необходимо создать карточку Сотрудника, которая связывает человека с конкретной организацией и должностью.
В форме создания сотрудника в поле «Вид занятости» обязательно выберите ранее проверенное значение «Внешнее совместительство».
Система автоматически подставит необходимые признаки, влияющие на расчет среднего заработка и учет рабочего времени.
Важно правильно указать дату приема на работу, так как она станет точкой отсчета для формирования стажа и права на отпуск.
- 👤 Проверьте актуальность паспортных данных, сверив их с оригиналом документа.
- 📄 Убедитесь, что ИНН и СНИЛС введены без опечаток, иначе отчетность не пройдет проверку.
- 🏢 Выберите правильную организацию из списка, если в базе их несколько.
- 📅 Дата приема должна совпадать с датой, указанной в приказе о приеме на работу.
После заполнения всех полей сохраните документ и переходите к оформлению кадрового приказа.
| Поле в карточке | Значение для внешнего совместителя | Влияние на расчеты |
|---|---|---|
| Вид занятости | Внешнее совместительство | Не учитывается в табеле основного места, особый расчет стажа |
| График работы | Индивидуальный или сокращенный | Определяет норму часов для оплаты |
| Подразделение | Фактическое место работы | Влияет на аналитику затрат по статьям |
| Оплата по | Окладу / Тарифной ставке | База для начисления зарплаты пропорционально времени |
Оформление приема на работу документом «Прием на работу»
Центральным документом, фиксирующим факт трудоустройства, является документ Прием на работу, который формируется в разделе Кадры.
При создании нового документа система предложит выбрать сотрудника — найдите в списке созданную ранее карточку внешнего совместителя.
Автоматически подставятся данные о подразделении и должности, но их можно изменить вручную, если произошло перераспределение обязанностей.
Критически важным этапом является настройка вкладки Оплата труда, где указывается размер оклада или часовой ставки.
Для внешних совместителей часто устанавливается неполный рабочий день, поэтому обязательно проверьте вкладку Рабочее время.
Здесь можно установить индивидуальный график работы, отличный от стандартной пятидневки, что актуально для почасовой оплаты.
Если совместитель работает по гибкому графику, выберите соответствующий вариант в поле «Режим рабочего времени».
⚠️ Внимание: При выборе индивидуального графика работы необходимо заранее создать этот график в справочнике «Графики работы», иначе документ не проведется.
После заполнения всех вкладок нажмите кнопку Провести и закрыть.
На основании этого документа автоматически сформируется приказ по форме Т-1 (или собственной форме организации), который можно распечатать для подписания.
Также система создаст запись в регистре сведений о приеме на работу, что отразится в кадровых отчетах.
Проверьте сформированный приказ на наличие ошибок в фамилиях и должностях перед подписанием у руководителя.
☑️ Проверка документа «Прием на работу»
Настройка графика работы и табелирования
Особенностью работы внешних совместителей является то, что их рабочее время не всегда совпадает с режимом работы основной организации.
В 1С:ЗУП учет рабочего времени таких сотрудников ведется отдельно, и данные из табеля основного места работы не переносятся автоматически.
Для корректного начисления зарплаты необходимо, чтобы в документе «Прием на работу» или в последующих изменениях был указан актуальный график.
Если сотрудник работает по сменному графику, убедитесь, что смены правильно распределены в календаре на текущий месяц.
При вводе данных о фактически отработанном времени в документе Табель система будет сверять часы с установленным графиком.
Отклонения от графика, такие как работа в выходные или ночное время, должны быть отмечены специальными кодами для правильного расчета доплат.
Помните, что для внешних совместителей нормы рабочего времени рассчитываются пропорционально их занятости, если не установлено иное.
В случае болезни или отпуска данные в табель вносятся на основании предоставленных сотрудником документов, так как автоматический обмен с внешними системами не предусмотрен.
Регулярно сверяйте данные табеля с первичными документами, чтобы избежать переплат или недоплат в конце месяца.
Что делать, если график изменился?
Если режим работы внешнего совместителя изменился, создайте документ «Изменение графика работы» или внесите изменения в новый документ «Прием на работу» с новой датой, чтобы история изменений сохранялась корректно.
Начисление заработной платы и удержание НДФЛ
Расчет заработной платы для внешних совместителей производится в общем порядке, но с учетом особенностей их налогообложения и страховых взносов.
В документе Начисление зарплаты и взносов данные о совместителях попадают в общую выборку сотрудников организации.
Система автоматически рассчитает сумму оплаты исходя из отработанных часов и установленной тарифной ставки или оклада.
Страховые взносы начисляются в полном объеме, так как статус внешнего совместителя не освобождает работодателя от этих обязательств.
При формировании платежных ведомостей убедитесь, что способ выплаты (на карту или наличными) соответствует заявлению сотрудника.
Если совместитель имеет право на стандартные налоговые вычеты, они применяются только по основному месту работы, поэтому в 1С ЗУП их обычно не заявляют.
Однако, если сотрудник принес уведомление из налоговой о праве на вычет у данного работодателя, его необходимо ввести в карточку НДФЛ.
Проверьте итоговые суммы перед утверждением ведомости, сравнив их с расчетными листками.
НДФЛ и страховые взносы с зарплаты внешнего совместителя уплачиваются в том же порядке и в те же сроки, что и с доходов основных сотрудников организации.
Формирование отчетности и кадровый учет
Внешние совместители обязательно включаются в различные формы статистической и налоговой отчетности, подаваемые организацией.
В отчете 6-НДФЛ доходы таких сотрудников отражаются в разделе 1 и разделе 2 на общих основаниях.
При заполнении расчета по страховым взносам данные о совместителях попадают в приложения к расчету, увеличивая базу для начислений.
В персонифицированной отчетности (например, ЕФС-1) сведения о приеме и увольнении внешних совместителей передаются в Социальный фонд России.
Необходимо следить за актуальностью форм отчетов в вашей версии конфигурации, так как законодательство часто меняется.
Для внутреннего учета можно сформировать отчет «Кадровые документы», где будут видны все приказы и договоры по совместителям.
Регулярная выгрузка данных в системы сдачи отчетности поможет избежать штрафов за недостоверные сведения.
Храните копии трудовых договоров и приказов в электронном виде, прикрепляя их к соответствующим документам в 1С через механизм присоединенных файлов.
⚠️ Внимание: Формы отчетности и сроки их сдачи могут изменяться законодательно. Всегда сверяйтесь с официальными источниками или обновляйте конфигурацию 1С перед сдачей квартальных и годовых отчетов.
Своевременное обновление программного обеспечения гарантирует, что все новые требования законодательства будут учтены в алгоритмах расчета.
Используйте встроенные проверки перед выгрузкой отчетов, чтобы выявить возможные ошибки в данных сотрудников.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заводить внешнему совместителю личную карточку Т-2 в 1С?
В современных версиях 1С:ЗУП печатная форма Т-2 формируется автоматически на основании данных карточки сотрудника. Для внешних совместителей она заполняется так же, как и для основных работников, но с указанием вида занятости.
Может ли внешний совместитель работать на полную ставку?
Да, законодательство не ограничивает продолжительность работы по совместительству в дни, свободные от основной работы. В 1С это реализуется установкой графика работы, соответствующего полной норме часов.
Как уволить внешнего совместителя в программе?
Увольнение оформляется документом «Увольнение» в разделе Кадры. Важно выбрать правильное основание увольнения и убедиться, что все начисления произведены до даты увольнения.
Влияет ли работа по совместительству на северный стаж в 1С?
Да, если работа выполняется в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, время работы по совместительству включается в стаж для начисления северных надбавок, что отражается в расчетах 1С.
Нужен ли табель учета рабочего времени на внешнего совместителя?
Да, ведение табеля обязательно для всех сотрудников, включая внешних совместителей, так как именно на его основании производится начисление заработной платы пропорционально отработанному времени.